林妍瓊

摘 要：農(nóng)墾系統(tǒng)企業(yè)內(nèi)設(shè)辦公室是綜合辦事機(jī)構(gòu)，起著承上啟下、溝通內(nèi)外的樞紐作用，辦公室服務(wù)好基層就是展示企業(yè)良好形象的窗口，是企業(yè)高效運(yùn)轉(zhuǎn)的“潤(rùn)滑劑”。為此，要化解企業(yè)辦公室服務(wù)好基層在認(rèn)識(shí)上的一些誤區(qū)，轉(zhuǎn)變思想觀念，提高企業(yè)辦公室綜合素質(zhì)和服務(wù)能力，使服務(wù)好基層的職能得到全面發(fā)揮，促進(jìn)企業(yè)持續(xù)、高效發(fā)展。

關(guān)鍵詞：企業(yè)辦公室 基層 服務(wù)工作 體會(huì)

廣西南寧綠墾現(xiàn)代農(nóng)業(yè)有限責(zé)任公司是由廣西農(nóng)墾集團(tuán)有限責(zé)任公司和10個(gè)貧困農(nóng)場(chǎng)共同出資組建的股份制企業(yè)，成立于1996年5月，是一家集“技術(shù)型、專業(yè)型、規(guī)?；庇谝惑w的具有現(xiàn)代化管理模式的園林綠化專業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)企業(yè)，現(xiàn)有3個(gè)生產(chǎn)基地和園林綠化工程部、基地分別位于南寧市郊三塘鎮(zhèn)、賓陽縣王靈鎮(zhèn)和上林縣白圩鎮(zhèn)；地域分散，遠(yuǎn)離城市。公司辦公室是綜合辦事機(jī)構(gòu)，起著承上啟下、聯(lián)系左右、協(xié)調(diào)各方、溝通內(nèi)外的“樞紐”職能，是展示企業(yè)形象的窗口，是企業(yè)高效運(yùn)轉(zhuǎn)的“潤(rùn)滑劑”。因此，筆者就如何做好辦公室為基層服務(wù)工作，真正發(fā)揮辦公室的“樞紐”功能、“窗口”作用和“潤(rùn)滑劑”效果，談幾點(diǎn)體會(huì)。

1 企業(yè)辦公室服務(wù)基層在認(rèn)識(shí)上的一些誤區(qū)

1.1 “上傳下達(dá)”的誤區(qū)

辦公室主要擔(dān)負(fù)著上情下達(dá)、下情上報(bào)，協(xié)調(diào)各單位、各部門、連接領(lǐng)導(dǎo)和基層組織的樞紐。中央的方針政策和上級(jí)的指示精神要靠辦公室傳達(dá)貫徹，基層的情況和呼聲要靠辦公室向上反映。但一些辦公室人員認(rèn)為，辦公室做好上傳下達(dá)工作就是做好服務(wù)基層工作，把上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的指示原版下發(fā)到基層，把基層反映的情況原樣提供給領(lǐng)導(dǎo)或上級(jí)就是服務(wù)好了基層。確實(shí)不錯(cuò)，“上傳下達(dá)”是辦公室的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，但如果把“上傳下達(dá)”簡(jiǎn)單化或形式化，服務(wù)工作就容易變成“機(jī)械”工作，就會(huì)失去了服務(wù)的意義。對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的指示沒有經(jīng)過思考就直接傳達(dá)下去有時(shí)不但起不到積極的作用反而起到消極作用。

1.2 “鎖碎工作”的誤區(qū)

在很多人看來，辦公室工作無非是每天上班打掃衛(wèi)生、收發(fā)文件、倒倒茶水、跑上跑下、發(fā)發(fā)報(bào)紙雜志等鎖碎的工作而與，只要做好這些鎖碎的工作就是服務(wù)好基層。同時(shí)一些人也認(rèn)為，辦公室工作目標(biāo)無量化，前途無奔頭，工作積極性受到影響，嚴(yán)重時(shí)就會(huì)影響企業(yè)的整體積極性，結(jié)果堪憂。筆者在長(zhǎng)期的辦公室工作中曾經(jīng)遇到這樣一件事：早些年，一位女性應(yīng)屆大學(xué)畢業(yè)生應(yīng)聘到該公司辦公室工作，上班伊始，感覺一切都很新鮮，精力充沛，干勁十足，主動(dòng)、勤快，給同事的印象很不錯(cuò)，可上班1個(gè)月后，她感到辦公室的工作太鎖碎了，一天到晚忙個(gè)不停，都是些雞毛蒜皮的事，沒什么技術(shù)含量，感覺她一個(gè)大學(xué)生來做這樣的工作簡(jiǎn)直是大材小用，更讓她感到郁悶的是，經(jīng)常不能按時(shí)下班，有時(shí)休息日還在加班，最終選擇了辭職。這件事說明，對(duì)辦公工作沒有正確的認(rèn)識(shí)，不但影響了個(gè)人的發(fā)展，也對(duì)企業(yè)造成了不良的影響。

1.3 “接待工作”的誤區(qū)

接待工作是企業(yè)辦公室工作的重要環(huán)節(jié)，接待工作水平的高低能夠集中反映一個(gè)企業(yè)的整體形象，1次公務(wù)接待的紕漏有可能會(huì)給企業(yè)造成無法彌補(bǔ)的損失。在外人看來，接待工作就是倍同領(lǐng)導(dǎo)、客人吃吃喝喝，游山玩水，很瀟灑、很體面，甚至認(rèn)為只要能喝酒就能勝任辦公室工作，只要把迎來送往工作做好就是服務(wù)好基層。

以上所談對(duì)辦公室工作上的誤區(qū)，看似簡(jiǎn)單，不足以為談，但筆者認(rèn)為這些認(rèn)識(shí)上的誤區(qū)不引起重視、不加予消除，將對(duì)企業(yè)健康可持續(xù)發(fā)展產(chǎn)生嚴(yán)重的阻礙?！凹?xì)節(jié)決定成敗”，對(duì)這些誤區(qū)，必須要有清醒的認(rèn)識(shí)并予有效的改進(jìn)，推動(dòng)企業(yè)辦公室服務(wù)基層的水平全面提升。

2 把握好職能，為服務(wù)好基層提供動(dòng)力

公司的3個(gè)生產(chǎn)基地、園林綠化工程部和基地位置分散，遠(yuǎn)離城市。生產(chǎn)基地和工程部大部分技術(shù)人員長(zhǎng)年在生產(chǎn)一線工作，工作環(huán)境艱苦，文化生活饋乏，員工思想不穩(wěn)定。針對(duì)這一情況，作為公司辦公室工作人員，就應(yīng)從紛繁鎖碎的事務(wù)中解脫出來，深入到基層了解員工的生產(chǎn)、生活情況，關(guān)心員工的疾苦，及時(shí)向公司管理層反饋員工的思想動(dòng)態(tài)，為公司在制定經(jīng)營(yíng)管理方案和各項(xiàng)規(guī)章制度時(shí)提供有效的依據(jù)。同時(shí)通過服務(wù)意識(shí)的轉(zhuǎn)變，綜合服務(wù)素質(zhì)的提高，使辦公室服務(wù)好基層的工作職能得到全面的發(fā)揮。

2.1 牢固把握服務(wù)大局意識(shí)

辦公室工作人員必須立足本職，樹立全局意識(shí)，以大局為重，工作上做到瞻前顧后、知上知下、知左知右、知內(nèi)知外。既要充分理解好上級(jí)和領(lǐng)導(dǎo)的工作意圖和要求，又要了解本單位的實(shí)際情況和基層員工的意見和建議，分主次，分輕重，先急后緩、先重后輕，特別是對(duì)企業(yè)發(fā)展“大政”方針如“經(jīng)營(yíng)管理方案”和各項(xiàng)管理規(guī)章制度等都要首先學(xué)會(huì)領(lǐng)會(huì)，理清頭緒，了解目標(biāo)，在大方向上為基層學(xué)習(xí)貫徹作必要的宣傳和闡釋，使上下形成合力，為企業(yè)發(fā)展提供動(dòng)力。

2.2 強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)

辦公室人員必須樹立上為領(lǐng)導(dǎo)分憂，下為基層服務(wù)的服務(wù)意識(shí)，把服務(wù)企業(yè)、服務(wù)基層作為工作宗旨。辦公室無小事，不論是總結(jié)材料的撰寫或文件的收發(fā)，還是協(xié)調(diào)基層辦事、接待來訪，甚至斟茶倒水都要有強(qiáng)烈的服務(wù)意識(shí)，以高度負(fù)責(zé)的態(tài)度、求真務(wù)實(shí)來做好每一件事。比如，總結(jié)材料的撰寫，不能簡(jiǎn)簡(jiǎn)單單的“1、2、3……點(diǎn)”，而是要從企業(yè)的發(fā)展目標(biāo)，具體措施到各基層單位所做的工作，取得的成績(jī)以及存在的不足等進(jìn)行全面的收集和整理，再進(jìn)行分析和歸結(jié)，這樣的總結(jié)才具有全面性和針對(duì)性，才能實(shí)事求是，既激勵(lì)先進(jìn)，也鞭策惰者。對(duì)基層的工作性質(zhì)也要有基本的了解，才能對(duì)基層做好服務(wù)。如公司在《城市園林綠化企業(yè)資質(zhì)》認(rèn)證辦理上，對(duì)需要的必備條件包括注冊(cè)資金、技術(shù)人員構(gòu)成等要求，辦公室人員都能通過相關(guān)渠道加以了解和掌握，所以，為該證的有效辦理提供了極大的幫助。如果存在“辦理資質(zhì)證是工程部和生產(chǎn)基地的事，與辦公室無太多關(guān)系”的思想，那對(duì)企業(yè)將帶來不可預(yù)見的障礙和成本。

2.3 樹立愛崗敬業(yè)意識(shí)

辦公室工作單調(diào)而鎖碎，枯燥又辛苦，不論是上傳下達(dá)、撰寫文稿、策劃工作、請(qǐng)示匯報(bào)還是后勤服務(wù)，要做好這些工作就必須要樹立愛崗敬業(yè)意識(shí)，任勞任怨，要把平凡的工作當(dāng)作不平凡的事業(yè)來開展，才能保持高昂的工作精神，充滿活力的工作干勁，才能把服務(wù)基層的工作做好。其實(shí)，辦公室的工作有著規(guī)律性、預(yù)見性和操作性，只要有高度負(fù)責(zé)和敬業(yè)精神，就會(huì)把服務(wù)工作做好。首先是歸類，根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況把辦公室的工作進(jìn)行歸類，如文書處理、文件上傳下達(dá)、檔案管理、會(huì)議安排、人力資源管理、綜合統(tǒng)計(jì)、接待來訪、后勤服務(wù)等。其次是分工，辦公室工作鎖碎，工作千頭萬緒，為了有條不紊的做好工作就必須做到合理分工，遵循先急后緩原則。如固定資產(chǎn)投資和招商引資項(xiàng)目是一個(gè)長(zhǎng)期的項(xiàng)目，對(duì)于這種周期長(zhǎng)、費(fèi)時(shí)多的事項(xiàng)，就要指定人員負(fù)責(zé)并跟蹤項(xiàng)目的全過程，并隨時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告進(jìn)展情況；對(duì)于時(shí)間短、任務(wù)重、難度大的事項(xiàng)要既分工又合作相結(jié)合，如每年的職稱改革工作，在短短的1～2個(gè)月內(nèi)完成職改文件的貫徹落實(shí)、宣傳動(dòng)員、申報(bào)材料的組織、上報(bào)等，就要求辦公室人員團(tuán)結(jié)協(xié)作，共同完成；對(duì)于涉及幾個(gè)部門聯(lián)合實(shí)施的事項(xiàng)，如公司《城市園林綠化企業(yè)資質(zhì)》的申報(bào)工作，需要準(zhǔn)備的材料有公司財(cái)務(wù)報(bào)表、綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)表、工商部門核發(fā)的企業(yè)營(yíng)業(yè)執(zhí)照和法人代表證書、專業(yè)技術(shù)人員與公司簽訂的《勞動(dòng)合同》、專業(yè)技術(shù)職務(wù)資格證書、園林綠化工程的業(yè)績(jī)、企業(yè)年度經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)證明材料等，所有這些都涉及到辦公室、財(cái)務(wù)部、統(tǒng)計(jì)部、人力資源部、工程部，這就要求幾個(gè)部門分工合作聯(lián)合完成。主要由辦公室牽頭，相關(guān)部門協(xié)調(diào)實(shí)施，確保工作順利開展。第三是善于檢查落實(shí)。每天上下班前對(duì)當(dāng)天和近期的工作進(jìn)行1次回顧，那件工作已經(jīng)落實(shí)，那件工作沒能得到落實(shí)，需要繼續(xù)跟蹤落實(shí)的要做到心中有數(shù)，做到事事有回音、項(xiàng)項(xiàng)有交代、件件有著落。第四是總結(jié)分析，對(duì)基層反映的情況進(jìn)行準(zhǔn)確的歸納和總結(jié)，分析問題癥結(jié)所在，將問題的要點(diǎn)和重點(diǎn)準(zhǔn)確、簡(jiǎn)潔地上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供準(zhǔn)確的依據(jù)endprint

2.4 堅(jiān)持求真務(wù)實(shí)意識(shí)

樹立求真務(wù)實(shí)的工作作風(fēng)，講實(shí)話、辦實(shí)事是辦公室服務(wù)好基層的根本。辦公室工作人員辦事說話必須實(shí)事求是，完成每一項(xiàng)工作必須有始有終是辦公室服務(wù)好基層的準(zhǔn)則。每一件看似很小的事都會(huì)因工作人員的疏忽而出現(xiàn)大的問題。因此，對(duì)企業(yè)的每件工作、每一個(gè)事務(wù)都必須以實(shí)事求是的工作態(tài)度認(rèn)真細(xì)致做好。

3 加強(qiáng)能力素質(zhì)培養(yǎng)，為服務(wù)好基層打下良好基礎(chǔ)

辦公室工作不單是要對(duì)辦公室崗位業(yè)務(wù)熟悉，而且要對(duì)單位機(jī)關(guān)、各部門、基層各單位的工作、業(yè)務(wù)性質(zhì)有所了解，對(duì)搞好與協(xié)調(diào)同級(jí)各部門、基層各單位共同推進(jìn)工作起著至關(guān)重要的作用。因此，必須加強(qiáng)辦公室工作人員素質(zhì)培養(yǎng)，才能更好為基層服務(wù)。

3.1 加強(qiáng)服務(wù)能力培養(yǎng)，把服務(wù)基層工作落到實(shí)處

辦公室工作時(shí)效性強(qiáng)，來不得半點(diǎn)等待觀望和拖泥帶水。首先，在工作上通過全心全意為基層服務(wù)觀念來強(qiáng)化服務(wù)能力，以急基層所急，想基層所想來提升服務(wù)能力；其次，對(duì)基層上報(bào)的意見和建議要充分重視，對(duì)基層人員的來訪要充滿熱情，通過分門別類按先急后緩的程序以合適的方式和渠道提供給領(lǐng)導(dǎo)決策；第三對(duì)領(lǐng)導(dǎo)交辦的任務(wù)要及時(shí)下達(dá)到各部門和基層單位，必要時(shí)輔助提出貫徹執(zhí)行的具體措施，使工作任務(wù)得到落實(shí)。

3.2 加強(qiáng)綜合協(xié)調(diào)能力培養(yǎng)，推動(dòng)企業(yè)高效運(yùn)轉(zhuǎn)

“熟悉政務(wù)、管理事務(wù)、搞好服務(wù)”的角色定位決定了辦公室工作的重要性，也決定了辦公室人員必須具備良好的綜合協(xié)調(diào)能力。第一，辦公室人員要加強(qiáng)政治理論學(xué)習(xí)，增強(qiáng)政治方向性和敏感性。對(duì)上級(jí)文件精神和領(lǐng)導(dǎo)的講話精神，必須要弄懂、熟知，并及時(shí)準(zhǔn)確傳達(dá)給相關(guān)部門和基層單位，在貫徹實(shí)施過程中做好相應(yīng)的解釋和說明工作。 第二，加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，以較高的業(yè)務(wù)水平為基層服務(wù)。首先是加強(qiáng)寫作知識(shí)學(xué)習(xí)，不斷提高個(gè)人寫作能力和公文組織能力；其次是加強(qiáng)法律知識(shí)、經(jīng)濟(jì)知識(shí)以及科技管理等方面知識(shí)的學(xué)習(xí)，在法律方面、管理方面成為基層的好助手；最后是加強(qiáng)對(duì)公司業(yè)務(wù)有關(guān)知識(shí)的學(xué)習(xí)，如熟悉生產(chǎn)基地種植的園林綠化苗木的品種名稱、規(guī)格、分類、生長(zhǎng)習(xí)性等，了解工程規(guī)劃、施工現(xiàn)場(chǎng)管理知識(shí)，為基層提供力所能及的幫助。第三，精通業(yè)務(wù)，正確對(duì)待每一項(xiàng)工作，對(duì)本單位各部門、基層單位的分工、規(guī)章制度要一清二楚，心中有數(shù)。妥善處理好各項(xiàng)工作關(guān)系和公共關(guān)系，確保單位的各項(xiàng)工作有條不紊，高效有序。

3.3 加強(qiáng)人員素質(zhì)培養(yǎng)，亮化、美化企業(yè)“窗口”

辦公室高效的辦事效率、周到的服務(wù)態(tài)度和文明的言行舉止就可以反映一個(gè)企業(yè)良好的精神面貌，就會(huì)給基層提供高效、扎實(shí)的作風(fēng)表率，就會(huì)推動(dòng)企業(yè)高效運(yùn)轉(zhuǎn)。

總之，辦公室工作人員要對(duì)辦公室工作充滿熱情，樹立全心全意為人民服務(wù)的宗旨，有良好的敬業(yè)精神，和任勞任怨的孺子牛精神，敢抓敢管，要忠于職守，始終把基層工作作為出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)，精通業(yè)務(wù)、善于溝通、公道正派，嚴(yán)守機(jī)密，講求實(shí)效，團(tuán)結(jié)協(xié)作和積極主動(dòng)。只有這樣，辦公室服務(wù)好基層才不是一句空話，企業(yè)的高效運(yùn)轉(zhuǎn)、持續(xù)發(fā)展才能得到有效的保障。endprint