□鄧植祥（東莞市水務(wù)工程質(zhì)量安全監(jiān)督站）

0 前言

對(duì)于水利工程建設(shè)來(lái)說(shuō)，驗(yàn)收檔案是十分珍貴的紀(jì)實(shí)資料，記載著項(xiàng)目管理的過(guò)程與結(jié)果，不但對(duì)項(xiàng)目施工全程進(jìn)行了詳盡記錄，還再現(xiàn)了施工單位履行合同的實(shí)際情況。隨著我國(guó)建筑行業(yè)不斷擴(kuò)大，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈，規(guī)范管理驗(yàn)收檔案，采用專(zhuān)業(yè)技術(shù)對(duì)資料進(jìn)行整理，是施工建設(shè)企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力發(fā)展的需要。在水利建設(shè)不斷進(jìn)步的過(guò)程中，驗(yàn)收檔案資料越來(lái)越多，整理難度不斷提高。筆者簡(jiǎn)要闡述整理水利項(xiàng)目建設(shè)驗(yàn)收檔案的內(nèi)容分類(lèi)和整理注意事項(xiàng)，并結(jié)合施工實(shí)際情況，對(duì)當(dāng)前檔案管理工作提出一些優(yōu)化措施。

1 管理驗(yàn)收資料的準(zhǔn)則

1.1 確保驗(yàn)收資料真實(shí)可靠

工程驗(yàn)收資料是隨時(shí)更新的，與工程進(jìn)度保持著較高的同步性。驗(yàn)收檔案管理人員要管理好工程施工單位、監(jiān)理單位和工程建設(shè)單位的資料，檢查三方資料計(jì)算的工程量數(shù)據(jù)是否一致，確保三方資料與工程進(jìn)度統(tǒng)一，這樣才能提高驗(yàn)收資料的真實(shí)性與可靠性，使驗(yàn)收資料準(zhǔn)確地反映項(xiàng)目工程的實(shí)際情況。

1.2 確保資料完整全面

驗(yàn)收檔案管理人員要隨時(shí)檢查檔案的完整情況，將檔案按照項(xiàng)目建設(shè)的時(shí)間順序進(jìn)行排列，確保檔案記錄的時(shí)間點(diǎn)連續(xù)完整。如果在檢查檔案的過(guò)程中發(fā)現(xiàn)某一部分檔案有缺漏，管理人員要及時(shí)向上級(jí)反映，并盡快補(bǔ)全缺漏的材料。驗(yàn)收檔案是工程項(xiàng)目后期評(píng)定的重要參考材料，同時(shí)驗(yàn)收檔案還是工程造價(jià)核算的輔助材料，如果驗(yàn)收檔案記錄不齊全，很有可能會(huì)影響工程結(jié)算的結(jié)果，使承包商蒙受經(jīng)濟(jì)損失。

1.3 對(duì)檔案進(jìn)行規(guī)范、統(tǒng)一管理

由于項(xiàng)目工程驗(yàn)收檔案十分重要，因此每一份驗(yàn)收檔案上都要有項(xiàng)目工程負(fù)責(zé)人的簽字或建設(shè)單位的公章才能確保檔案的真實(shí)性。檔案管理人員在整理檔案時(shí)，要仔細(xì)檢查驗(yàn)收檔案后面加蓋的印章是否與建設(shè)單位的公章相符，并且要檢查檔案上的負(fù)責(zé)人簽字是否清晰有效。在整理好檔案后要將檔案統(tǒng)一裝訂成冊(cè)，并制作檔案封面，在封面上注明檔案內(nèi)容，還要編寫(xiě)檔案目錄，標(biāo)注具體內(nèi)容的頁(yè)碼。

2 驗(yàn)收檔案的內(nèi)容分類(lèi)

按照工程進(jìn)行階段劃分，筆者將水利工程驗(yàn)收檔案進(jìn)行如下分類(lèi)：

2.1 工程前期的調(diào)查資料

建設(shè)項(xiàng)目立案文件以及獲批文件、工程項(xiàng)目招標(biāo)企業(yè)的信息文件、項(xiàng)目可行性分析文件以及項(xiàng)目動(dòng)工獲批文件、施工地點(diǎn)地理?xiàng)l件調(diào)查報(bào)告、項(xiàng)目工程設(shè)計(jì)草圖等。

2.2 工程施工階段資料

項(xiàng)目建設(shè)承包企業(yè)的資料文件、工程開(kāi)工獲批文件、項(xiàng)目管理及施工人員的信息文件、建設(shè)機(jī)械設(shè)備簽證報(bào)告、工程設(shè)計(jì)變更報(bào)告及相關(guān)變更圖紙等。

2.3 質(zhì)量監(jiān)督管理材料

施工單位施工質(zhì)量審查報(bào)告、建筑材料簽證文件、建材質(zhì)量合格證明、建材生產(chǎn)商提供的材料檢測(cè)報(bào)告、施工單位和建設(shè)單位檢測(cè)建材質(zhì)量報(bào)告以及監(jiān)管部門(mén)抽樣檢查報(bào)告等。

2.4 項(xiàng)目工程質(zhì)量評(píng)價(jià)檔案

隱蔽工程驗(yàn)收簽證表、分部工程施工質(zhì)量評(píng)定表及分部工程驗(yàn)收鑒定書(shū)、單位工程施工質(zhì)量評(píng)定表及單位工程驗(yàn)收鑒定書(shū)、工程項(xiàng)目施工質(zhì)量評(píng)定表、工程建筑外觀質(zhì)量評(píng)定表、工程合同完工驗(yàn)收鑒定書(shū)、工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收自查工作報(bào)告、建筑試用期運(yùn)行情況觀察報(bào)告等。

2.5 項(xiàng)目完工材料

工程竣工驗(yàn)收鑒定書(shū)、項(xiàng)目竣工圖紙和設(shè)計(jì)圖紙、施工過(guò)程拍攝的相片及錄像材料。

2.6 項(xiàng)目工程量核算資料

項(xiàng)目竣工時(shí)工程量核算文件、工程量證明文件、工程竣工核算統(tǒng)計(jì)報(bào)告、核算支付文件、建設(shè)項(xiàng)目的保險(xiǎn)文件、項(xiàng)目交保證明、業(yè)主審核工程量的意見(jiàn)等。

2.7 項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程的監(jiān)理單位管理檔案

項(xiàng)目工程監(jiān)理規(guī)劃及監(jiān)理實(shí)施細(xì)則、工程施工階段的監(jiān)理工作日記及旁站記錄、監(jiān)理單位下發(fā)的文件、工程監(jiān)理月度報(bào)告、工程監(jiān)理建材平行檢測(cè)報(bào)告、項(xiàng)目工程監(jiān)理管理工作報(bào)告等。

3 管理驗(yàn)收檔案的操作標(biāo)準(zhǔn)

管理驗(yàn)收檔案的正確操作以及工作要點(diǎn)：驗(yàn)收檔案必須與工程竣工藍(lán)圖一致，要符合編訂資料的相關(guān)規(guī)范；施工工藝檔案是審核項(xiàng)目工程質(zhì)量的關(guān)鍵憑證，因此要確保施工工藝檔案全面、真實(shí)，并且要將檔案裝訂成冊(cè)；要將施工過(guò)程拍攝的重要相片、錄像以及錄制的音頻進(jìn)行分類(lèi)整理，并做好標(biāo)注，方便日后調(diào)用；檢查驗(yàn)收檔案是否加蓋了部門(mén)公章、重要資料上是否有負(fù)責(zé)人的親筆簽名；要將所有驗(yàn)收資料進(jìn)行劃分管理，每一本資料都要配上相應(yīng)的封面和內(nèi)容指引目錄，要將資料按照一定順序進(jìn)行排頁(yè)，每一頁(yè)上都要有頁(yè)碼。重要的驗(yàn)收文件不能用電腦打印必須要用人工手寫(xiě)；記錄工程項(xiàng)目驗(yàn)收檔案要用A4紙，并且要在頁(yè)面的左側(cè)騰出約2.50cm的位置用棉線(xiàn)進(jìn)行裝訂。

4 優(yōu)化水利工程驗(yàn)收檔案整理的策略

4.1 加強(qiáng)教育提高檔案管理人員對(duì)驗(yàn)收檔案的重視度

在水利建設(shè)項(xiàng)目中，建設(shè)單位要加強(qiáng)宣傳，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行職業(yè)道德教育，要讓管理人員了解到驗(yàn)收檔案的重要性，讓他們認(rèn)識(shí)到自己所肩負(fù)的責(zé)任。檔案管理人員要提高對(duì)驗(yàn)收檔案的重視度，保證驗(yàn)收檔案記錄進(jìn)度與工程建設(shè)進(jìn)度同步，嚴(yán)格遵循相關(guān)規(guī)定來(lái)管理驗(yàn)收資料。

4.2 建立健全的項(xiàng)目工程驗(yàn)收資料管理規(guī)章

建設(shè)企業(yè)要設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)、調(diào)派具有較高專(zhuān)業(yè)能力的工作人員對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，并為檔案管理工作人員提供良好的工作條件。要參照水利建設(shè)項(xiàng)目的指標(biāo)來(lái)訂立一套健全完備的驗(yàn)收檔案管理?xiàng)l例，通過(guò)高效的管理方式監(jiān)督檔案管理工作的執(zhí)行情況。項(xiàng)目工程管理人員要給驗(yàn)收檔案的整理、歸納過(guò)程提供指導(dǎo)意見(jiàn)，并定期檢查檔案整理情況，檢查重要檔案是否完整真實(shí)。

4.3 加強(qiáng)檔案管理監(jiān)督考核力度

在水利建設(shè)項(xiàng)目最初動(dòng)工時(shí)，就要開(kāi)始整理相關(guān)的工程資料，并將資料歸納入檔。在每一個(gè)工程實(shí)施階段都要對(duì)檔案整理工作考察監(jiān)督，按照項(xiàng)目工程的建設(shè)進(jìn)度對(duì)資料整理工作進(jìn)行管理，要提高對(duì)資料整理監(jiān)督工作的重視，定期抽查檔案內(nèi)容，檢查檔案是否記錄準(zhǔn)確。這樣在工程完工進(jìn)行項(xiàng)目驗(yàn)收時(shí)，可以快速進(jìn)行工程檔案移交。在整理記錄驗(yàn)收檔案時(shí)，要確保檔案內(nèi)容進(jìn)度與工程施工同步，及時(shí)更新檔案內(nèi)容，充實(shí)檔案記錄。

4.4 在進(jìn)行項(xiàng)目驗(yàn)收時(shí)要將驗(yàn)收檔案作為主要參考資料

在水利工程完工進(jìn)行項(xiàng)目驗(yàn)收時(shí)，必須要整理好項(xiàng)目工程的驗(yàn)收資料，根據(jù)驗(yàn)收檔案記錄進(jìn)行工程驗(yàn)收，如果在檔案記錄中該項(xiàng)目存在施工不規(guī)范的地方，那么不能通過(guò)驗(yàn)收審核?；隍?yàn)收檔案的重要性，驗(yàn)收資料管理人員必須對(duì)驗(yàn)收檔案進(jìn)行多次反復(fù)審核，確保檔案真實(shí)有效，只有這樣才能使驗(yàn)收資料發(fā)揮出真正效力。

4.5 建立檔案管理獎(jiǎng)勵(lì)制，調(diào)動(dòng)檔案管理人員的工作積極性

長(zhǎng)期以來(lái)，檔案管理工作很少得到企業(yè)管理層的重視。但在社會(huì)發(fā)展的新時(shí)期，檔案資料對(duì)于企業(yè)發(fā)展的參考價(jià)值越來(lái)越高，因此，企業(yè)管理層應(yīng)該轉(zhuǎn)變對(duì)檔案管理工作的態(tài)度，提高對(duì)檔案管理的重視，建立檔案管理獎(jiǎng)勵(lì)制度，對(duì)于工作態(tài)度良好的檔案管理人員，要予以公開(kāi)表?yè)P(yáng)，還可以發(fā)放一定的獎(jiǎng)金以資鼓勵(lì)，這樣可以調(diào)動(dòng)管理人員的工作積極性。

4.6 將現(xiàn)代電子信息技術(shù)引入驗(yàn)收檔案管理工作

現(xiàn)代社會(huì)科學(xué)技術(shù)日新月異，尤其是電子計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展堪稱(chēng)神速，目前已經(jīng)被廣泛應(yīng)用于各個(gè)生產(chǎn)領(lǐng)域。新時(shí)代的水利工程檔案管理工作也要與時(shí)俱進(jìn)，與現(xiàn)代電子信息技術(shù)相結(jié)合，運(yùn)用電腦儲(chǔ)存器來(lái)儲(chǔ)存驗(yàn)收檔案資料，不但可以減少使用儲(chǔ)存?zhèn)}庫(kù)，還大大提高了管理人員的工作效率。并且通過(guò)電子計(jì)算機(jī)，可以快速檢索資料、檢查檔案是否完整，還可以運(yùn)用計(jì)算機(jī)來(lái)提高資料計(jì)算的準(zhǔn)確性。

5 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在當(dāng)代水利建設(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收工作中，驗(yàn)收檔案是工程項(xiàng)目驗(yàn)收的重要組成部分，其中的工程量計(jì)算資料關(guān)系到建設(shè)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益，工程的原材料、中間產(chǎn)品的檢測(cè)和工程實(shí)體的抽檢檢測(cè)報(bào)告是保證和檢查工程質(zhì)量的有效手段。因此，作為企業(yè)檔案管理工作人員，必須對(duì)竣工驗(yàn)收檔案進(jìn)行妥善管理，確保檔案資料完整統(tǒng)一、準(zhǔn)確無(wú)誤、真實(shí)可靠，并且要核對(duì)檔案是否有工程負(fù)責(zé)人的簽字、是否加蓋了建設(shè)單位的公章。除了紙質(zhì)檔案還要管理好相片、錄像和音頻檔案，將竣工驗(yàn)收資料進(jìn)行科學(xué)管理，為工程日后投入使用及維修提供有價(jià)值的參考建議。

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