張元科

摘 要：企業(yè)推行現(xiàn)代化管理， 人力資源和企業(yè)檔案資料作為企業(yè)單位兩大財富，特別是企業(yè)檔案資料作用企業(yè)廣大職工辛勤勞動的結晶，研究企業(yè)管理中應該怎樣提高檔案工作的地位和作用，對于企業(yè)實行現(xiàn)代化管理具有非常重要的意義。

關鍵詞：企業(yè)；檔案；信息管理

一個企業(yè)從創(chuàng)立到不斷的發(fā)展壯大，在這過程中所形成的文件文書、財務報表、人事資料、信用憑證、科技成果、企業(yè)活動圖片、錄音、錄像、實物等有關企業(yè)的資料，這些資料反映了企業(yè)的發(fā)展歷程，也是企業(yè)發(fā)展過程中積累的經(jīng)驗財富。隨著我國計劃經(jīng)濟體制向社會主義市場經(jīng)濟體制轉變，要想在激烈的市場經(jīng)濟競爭中站穩(wěn)腳跟，開拓市場，必須改變事業(yè)單位計劃經(jīng)濟模式，轉換經(jīng)營機制，推行現(xiàn)代企業(yè)管理。企業(yè)檔案資料對企業(yè)發(fā)展具有良好的促進作用，良好的檔案管理可以在企業(yè)科技發(fā)展過程中起到催化劑作用

一、檔案在企業(yè)管理中的作用

1.可以提高企業(yè)的科學決策，在競爭日益激烈的市場經(jīng)濟時代，優(yōu)秀的企業(yè)家可以通過匯集各面信息，然后通過分析企業(yè)檔案中的各種資料、數(shù)據(jù)、信息，總結經(jīng)驗和教訓，查找不足，可以對企業(yè)的發(fā)展和管理做出科學決策，所以說企業(yè)如果沒有資料、數(shù)字、信息作為參考，那么企業(yè)管理者就無法在瞬息萬變的市場中捕捉機會，獲得發(fā)展優(yōu)勢。

2.通過檔案信息企業(yè)可以借鑒以往的經(jīng)驗教訓，吸取有價值的信息，最大化簡化工作程序，提高企業(yè)管理效率。對企業(yè)檔案利用已經(jīng)貫穿于企業(yè)檔案管理中的始終和各個環(huán)節(jié)，企業(yè)所開展的一切業(yè)務活動等都離不開企業(yè)檔案工作作為依據(jù)和參考。

3.企業(yè)檔案科學管理將會對企業(yè)經(jīng)營發(fā)展具有特殊的推動作用。企業(yè)在做出重大決策時可以借助過去發(fā)展中積累的檔案資料分析總結不足，使決策更為科學和及時，同時企業(yè)在日常的工作中可以借助以往檔案資料反映出來的有效經(jīng)驗財富，促進企業(yè)的科學發(fā)展。

4.企業(yè)檔案是企業(yè)發(fā)展的有效憑證。企業(yè)在經(jīng)濟發(fā)展過程難免要與其他企業(yè)或商家等發(fā)生各種糾紛。在糾紛過程中企業(yè)可以借助真實記錄企業(yè)知識創(chuàng)新的過程、內容、結果的企業(yè)檔案為憑證，特別是產(chǎn)權糾紛，這些資料就成為了企業(yè)進行維權的重要的法律憑證和企業(yè)保護知識產(chǎn)權的有力武器。

5.企業(yè)檔案管理的安全性，是對企業(yè)管理和保護，做好檔案的保密工作，遵守企業(yè)檔案中所包含的涉密事項，來保護企業(yè)的知識產(chǎn)群，防止企業(yè)檔案的丟失、泄密和失密現(xiàn)象的發(fā)生，就可以有效的保護企業(yè)合法的知識產(chǎn)權，嚴格維護企業(yè)的合法權益。

二、企業(yè)檔案在管理中應遵循的基本原則

1.檔案資料科學分級，管理統(tǒng)一規(guī)范。企業(yè)檔案機構在進行檔案資料管理時要科學對企業(yè)相關資料進行統(tǒng)一分組和集中管理，為確保管理的規(guī)范性和科學性，企業(yè)管理機構要及時健全完善企業(yè)內部統(tǒng)一的檔案管理制度，注重對各種文件材料的形成和積累，對企業(yè)各部門和各種載體檔案進行管理，并且按照特定的要求科學的進行分類整理，對企業(yè)全部檔案進行統(tǒng)一綜合管理，以確保企業(yè)檔案在企業(yè)發(fā)展過程中能夠有效的被利用。

2.遵守管理標準，用真實數(shù)據(jù)說話。企業(yè)檔案管理是一個復雜的管理系統(tǒng)，不能僅依靠行政手段和憑經(jīng)驗進行管理，他需要具有統(tǒng)一的標準，不然必然會造成企業(yè)檔案管理系統(tǒng)混亂，對企業(yè)的發(fā)展造成損失。而且企業(yè)檔案在管理中必須要做到有章可循、有法可依。

3.堅持以人為本，嚴防檔案泄密。企業(yè)檔案工作是項政治性、科學性、社會性很強的工作，企業(yè)檔案管理人員在管理中必須要緊密結合企業(yè)發(fā)展實際，確立以人為本的觀念，強化強烈的事業(yè)心和責任感，堅守良好的職業(yè)道德、高度的組織性、紀律性和警惕性，從而嚴防企業(yè)檔案失密、泄密等問題發(fā)生。企業(yè)檔案管理人員在日常管理中要有堅持日常收集企業(yè)管理原始憑證、文件記錄保存的習慣；在進行收集的過程中要有嚴格按照程序制度逐級辦理的手續(xù)履行，整理收集回執(zhí)、查詢的記錄原始材料的意識，特別是要對那些記錄企業(yè)發(fā)展及管理的原始件孤本更要尤為重視。

4.堅持道德操守，維護檔案的真實性。企業(yè)管理人員在管理中要堅守操守，不能只做簡單的“保管員”或“收發(fā)員"，要注重企業(yè)的日常資料收集，收集企業(yè)真實檔案資料，如實反映企業(yè)發(fā)展歷程的資料，以確保企業(yè)在發(fā)展過程中，能更好的讓企業(yè)管理者真實的吸取企業(yè)發(fā)展中的不足和經(jīng)驗，防范企業(yè)在發(fā)展中出現(xiàn)錯誤決策，從而推進企業(yè)良性發(fā)展。

三、強化企業(yè)檔案管理信息化的要求及措施

1.建立和利用網(wǎng)上登記制度。在強化企業(yè)檔案管理過程中要及時通過先進的管理技術手段，記錄企業(yè)有關利用者對檔案信息的訪問情況，從而通過嚴格的利用效果登記制度，系統(tǒng)全面了解利用者查閱檔案材料的具體效果。

2.深入基層隨機走訪用戶。在管理過程中企業(yè)檔案人員要經(jīng)常性地深入企業(yè)基層，向企業(yè)廣大用戶直接了解利用檔案信息產(chǎn)生的效果，以及廣大用戶對檔案管理機構各種提供利用方式的滿意程度和對檔案部門管理的意見和建議，以方便及時改進企業(yè)檔案管理的措施。

3.對反饋工作定期總結。企業(yè)檔案管理機構要定期向用戶發(fā)放利用情況調查表，并定期對用戶反饋信息進行總結分析，以便對檔案信息化系統(tǒng)進行更為科學的管理，從而控制和消除系統(tǒng)反饋控制執(zhí)行中的誤差，保證實現(xiàn)企業(yè)預期目標。

四、結束語

綜上所述，企業(yè)檔案機構為了確保企業(yè)檔案在企業(yè)發(fā)展發(fā)揮更大的作用，就必須要在傳統(tǒng)管理模式上，積極創(chuàng)新管理模式，使企業(yè)檔案信息化，通過網(wǎng)絡及時、準確地向企業(yè)各業(yè)務部門提供以有效的數(shù)字信息服務，使檔案管理工作在真正意義上為企業(yè)經(jīng)濟獲得利益最大化而服務。

參考文獻：

[1]韓寶安.淺談私營企業(yè)檔案管理[N].中國檔案報.2009

[2]何學斌，王騫，周璽.檔案管理在企業(yè)發(fā)展進程中的作用.城市建設理論研究（電子版）.2011

[3]胡振海，田志強.加強檔案管理促進企業(yè)發(fā)展.蘭臺世界.2008（17）

[4]張榮珠，張繼紅.談新形勢下現(xiàn)代企業(yè)檔案工作建設.黑龍江史志.2010（13）endprint