摘?要：由于科學(xué)的發(fā)展，社會(huì)的進(jìn)步，信息技術(shù)在辦公環(huán)境中也得到了廣泛的應(yīng)用，因此也大大地減少了人力資源的浪費(fèi)，顯著地提高了工作效率。本文主要闡述了信息技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用。

關(guān)鍵詞：辦公自動(dòng)化?計(jì)算機(jī)信息技術(shù)?應(yīng)用?管理

中圖分類號：G40文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：1674-2117（2014）12-00-01

1?前言

由于科技的快速發(fā)展和社會(huì)的不斷進(jìn)步，傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理具有非常大的信息量而且結(jié)構(gòu)模糊，并且對它的技術(shù)處理比較困難，因而先進(jìn)的信息技術(shù)和辦公設(shè)備得到了廣泛的應(yīng)用。信息技術(shù)可以把音頻、圖像、文字和數(shù)據(jù)等整合在同一個(gè)系統(tǒng)當(dāng)中，因此在辦公過程中具備了優(yōu)秀的信息綜合處理的能力。現(xiàn)有的組織管理機(jī)構(gòu)通過辦公自動(dòng)化得以實(shí)現(xiàn)，協(xié)同辦公能力則可以通過管理機(jī)制的調(diào)整和工作效率的提高得到增強(qiáng)。在辦公自動(dòng)化中應(yīng)用信息技術(shù)，可以有效地利用信息資源，以達(dá)到提高生產(chǎn)效率、工作效率的目的，取得最佳效果。

2?在辦公自動(dòng)化中信息技術(shù)的地位

隨著人類文明的進(jìn)步，新經(jīng)濟(jì)時(shí)代已悄然來臨，而各個(gè)企業(yè)和機(jī)構(gòu)對信息的時(shí)效性和精準(zhǔn)性的要求也隨之提高。正是由于精確、及時(shí)的信息可以為企業(yè)帶來巨大的核心競爭力及經(jīng)濟(jì)效益，才凸顯出網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的基礎(chǔ)與核心地位。作為信息科學(xué)的載體和核心，信息技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的作用也越來越重要。以信息技術(shù)為核心的辦公自動(dòng)化中，發(fā)達(dá)的通信技術(shù)以及現(xiàn)代化的辦公設(shè)備都獲得了其廣闊的發(fā)展空間。信息的廣泛使用，迅速收集以及全面的加工處理和存儲(chǔ)，內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的建立，都為企業(yè)內(nèi)部人員的信息共享做出了卓越的貢獻(xiàn)，使工作效率明顯提高。因此，信息技術(shù)的普及也變成了一項(xiàng)非常重要的任務(wù)。

2.1?如何應(yīng)用信息技術(shù)來提高工作效率

對于信息技術(shù)的應(yīng)用使得內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)得以建立。部門領(lǐng)導(dǎo)和單位領(lǐng)導(dǎo)可以通過其內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)及時(shí)地發(fā)現(xiàn)并解決問題。而且，各種文件信息和編號歸檔都可以通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)快速實(shí)現(xiàn)，并使文件可以及時(shí)的上傳和下載，從而提高工作的有效性。由此看來，無論是上級領(lǐng)導(dǎo)還是下層工作人員都可以通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)方便、快捷地掌握各個(gè)科室的辦公情況，并進(jìn)行監(jiān)督檢查，從而達(dá)到提高工作人員的工作效率的目的。工作人員應(yīng)用信息技術(shù)對文字進(jìn)行處理，利用網(wǎng)絡(luò)傳輸功能可以完成文字的錄入和校對，還能一次性完成文件的版式設(shè)計(jì)和制作，大大地提高了工作效率，節(jié)省了人力資源?？焖儆行?、高質(zhì)量的整理加工信息并進(jìn)行分析和存儲(chǔ)是信息技術(shù)在辦公過程中的特點(diǎn)。而通過計(jì)算機(jī)還可以有效地完成文件的傳輸和管理。信息技術(shù)在辦公過程中的應(yīng)用可以形成一個(gè)人機(jī)統(tǒng)一的信息系統(tǒng)。信息資源、工作人員和單位領(lǐng)的緊密聯(lián)系可以通過計(jì)算機(jī)局域網(wǎng)絡(luò)來實(shí)現(xiàn)，可以形成一個(gè)良好的、高效的交流環(huán)境，從而使工作人員出色地完成各項(xiàng)任務(wù)，工作效率也會(huì)有明顯的提升。

內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的建立使辦公室內(nèi)部資源共享得以實(shí)現(xiàn)，人力、物力、財(cái)力可以得到最大化的利用。獲得管理員的允許后，每個(gè)單位都可以從數(shù)據(jù)庫中獲得其所需要的信息，直接獲得高質(zhì)量的打印文件，避免了傳統(tǒng)辦公模式中多人合作，資源浪費(fèi)的問題。

2.2?文檔管理中信息技術(shù)的應(yīng)用

大量的不同類型的文檔可以通過信息技術(shù)快速地處理，一些需要永久性保存的文檔也不會(huì)因?yàn)闀r(shí)間過長而造成查找不便和使用不便的問題。合理的文件存儲(chǔ)方式和文件存放空間的緊縮，還有移動(dòng)硬盤、光盤的使用都可以管理和存儲(chǔ)文檔。但是，一些單位或機(jī)構(gòu)都或多或少的有一些文件需要保密，所以訪問權(quán)限的設(shè)置也就顯得尤為重要。設(shè)置訪問權(quán)限，可以避免無權(quán)訪問的員工對其進(jìn)行操作。也就不用擔(dān)心其他員工對相應(yīng)文件的修改或?yàn)g覽，更不會(huì)進(jìn)行打印。

內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的建立可以將所有計(jì)算機(jī)連入局域網(wǎng)，可以將其中一臺(tái)計(jì)算機(jī)設(shè)為代理服務(wù)器。而一臺(tái)打印機(jī)連接在其中一臺(tái)計(jì)算機(jī)上，其他計(jì)算機(jī)即可共同使用該打印機(jī)，一體化的文檔管理也就可以實(shí)現(xiàn)。每位員工都可以及時(shí)準(zhǔn)確地閱讀文件或通知，當(dāng)然，該文件需要在局域網(wǎng)中共享。而局域網(wǎng)還具有文檔傳輸較快、節(jié)省工作時(shí)間而且避免人力和物力浪費(fèi)等特點(diǎn)，從而大大地提高了工作效率，減少了公務(wù)開支。

2.3?信息技術(shù)在信息檢索中的應(yīng)用

21世紀(jì)是一個(gè)信息化的時(shí)代，全面而時(shí)效的信息是影響領(lǐng)導(dǎo)決策的重要因素。而網(wǎng)絡(luò)可以隨時(shí)快捷地提供各類信息，但是如何快捷地在信息海洋中獲得有用信息是非常重要的，計(jì)算機(jī)在信息檢索中的重要作用也就被人們發(fā)現(xiàn)并重視。計(jì)算機(jī)是由軟件和硬件共同組成的，因此只需在計(jì)算機(jī)上安裝可靠的檢索系統(tǒng)并通過網(wǎng)絡(luò)與其他檢索引擎連接，我們可以有效地在國內(nèi)、國際各類復(fù)雜混亂的信息當(dāng)中獲得我們所需的有效信息，從而使領(lǐng)導(dǎo)更加自信地做出決策。

3?結(jié)語

科學(xué)、先進(jìn)的文檔資料管理方法，可以使文檔的檢索與使用更加方便，這可以通過信息技術(shù)的應(yīng)用實(shí)現(xiàn)，準(zhǔn)確的文字處理和圖形、圖像處理和分析也可以通過信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)。但是我們知道在目前的情況下，信息技術(shù)的功能和優(yōu)點(diǎn)我們還沒有完全的認(rèn)識和利用。然而，即使這樣，信息技術(shù)還是給辦公系統(tǒng)帶來了明顯的巨大的變化，大大地提高了工作效率，還使得領(lǐng)導(dǎo)層、決策層有了更多可靠的依據(jù)作出決定。相信在不久的將來，信息技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用會(huì)給我們帶來越來越多的驚喜。

參考文獻(xiàn)：

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[2]方依晨.私企辦公計(jì)算機(jī)日常管理與維護(hù)研究[J].科技視界,2012(13).

作者簡介：王宏飛（1985-），男，中學(xué)二級教師，主要研究方向?yàn)樾畔⒓夹g(shù)、計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)、攝影技術(shù)等。

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