閆玉鳳

【摘要】Microsoft office是使用最為廣泛的辦公軟件，其中的Excel更是日常辦公的法寶，在其使用中常會(huì)遇到一些問(wèn)題，本文總結(jié)自己多年使用經(jīng)驗(yàn)談了一些使用小技巧。

【關(guān)鍵詞】Excel函數(shù)

【中圖分類號(hào)】G71 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】2095-3089（2014）05-0241-01

當(dāng)今世界，電腦已成各行業(yè)辦公的必備工具，而Microsoft office 無(wú)疑是最常用的辦公軟件之一。我作為一名Microsoft office的忠實(shí)粉絲，在日常工作中也會(huì)經(jīng)常使用Excel軟件。現(xiàn)就我在使用中常見(jiàn)的問(wèn)題與大家一起分享。

一、使用“Round”函數(shù)避免“總計(jì)”誤差。

一次一個(gè)會(huì)計(jì)朋友用Excel做了一份工資表，但在工資發(fā)放之后出現(xiàn)了“問(wèn)題”。原來(lái)電腦算出的所有人的工資總計(jì)與實(shí)際工資總計(jì)產(chǎn)生了“2元”的誤差?！?元”對(duì)于很多人來(lái)說(shuō)可能不算問(wèn)題，但在會(huì)計(jì)那里可就成了“大事”。朋友反復(fù)用算盤、計(jì)算器、電腦算了幾次，發(fā)現(xiàn)還是電腦錯(cuò)了。他對(duì)我說(shuō)“什么高科技”還是老祖宗的“算盤”管用。我自告奮勇說(shuō)看一下。經(jīng)過(guò)研究發(fā)現(xiàn)了問(wèn)題，產(chǎn)生誤差的原因在于每個(gè)人的應(yīng)發(fā)工資（使用公式計(jì)算的）顯示在電腦上的是經(jīng)過(guò)“四舍五入”精確到了“角”（把“分”省了）。但在使用“Sum”函數(shù)計(jì)算時(shí)是按照沒(méi)有“四舍五入”的原值進(jìn)行計(jì)算的，這樣當(dāng)數(shù)值很多時(shí)自然會(huì)產(chǎn)生誤差。比如甲的工資是1000.34元，顯示為1000.3元，乙的工資是1200.53元，顯示為1200.5元，但經(jīng)電腦相加后得到2200.87元，顯示為2200.9元，這與1000.3元＋1200.5元=2200.8元不符。查清原因后，我給他一個(gè)解決方案，在計(jì)算每個(gè)人工資的公式前使用“Round”函數(shù)，它的作用是按指定的位數(shù)對(duì)數(shù)值進(jìn)行“四舍五入”，如實(shí)發(fā)工資=Round(應(yīng)發(fā)工資-扣款，1)，將實(shí)發(fā)工資精確到小數(shù)點(diǎn)后1位，即精確到“角”。這樣之后計(jì)算總計(jì)時(shí)就按“四舍五入”之后的值進(jìn)行運(yùn)算，不會(huì)再產(chǎn)生誤差。

二、用Excel完成對(duì)學(xué)生成績(jī)的簡(jiǎn)單管理。

學(xué)校教務(wù)處對(duì)學(xué)生成績(jī)進(jìn)行電腦管理，每學(xué)期將所有班的成績(jī)作成Excel工作簿，每班一個(gè)工作表，按學(xué)號(hào)、姓名、數(shù)學(xué)（很多科目）、平均成績(jī)、總成績(jī)、名次，評(píng)價(jià)等輸入電腦，但之后的處理工作人員有些摸不著頭腦，我毛遂自薦幫忙。先使用“Sum”函數(shù)計(jì)算出總成績(jī)，如：在d3：d8區(qū)域存放第一位學(xué)生的數(shù)學(xué)、語(yǔ)文、英語(yǔ)等的成績(jī)，她的總成績(jī)?cè)趀3單元格，那我先選上e3，然后輸入“=Sum（d3:d8）”，確定，便算出了第一位同學(xué)的總成績(jī)，再使用“Average”函數(shù)計(jì)算出第一位同學(xué)的平均成績(jī)（方法同“Sum”函數(shù)），然后使用自動(dòng)填充柄填充所有學(xué)生的總成績(jī)和平均成績(jī)。之后選定平均成績(jī)中的一個(gè)單元格，單擊降序按鈕，將記錄按平均成績(jī)按從高到低排列，再在“名次”一列的前兩個(gè)單元格分別輸入“1”、“2”，選定這兩個(gè)單元格后自動(dòng)填充，這樣名次也出來(lái)了。然后選定所有單科成績(jī)區(qū)域，使用條件格式，設(shè)定當(dāng)單元格數(shù)值“小于60”時(shí)，加灰色斜線底紋，這樣需要補(bǔ)考的學(xué)生也一目了然。

另外，還要根據(jù)平均成績(jī)對(duì)學(xué)生學(xué)業(yè)作出總體評(píng)價(jià)，平均成績(jī)?cè)?5分（含85）以上的為“優(yōu)秀”， 平均成績(jī)大于等于75分且小于85分為“良好”，大于等于60分且小于75分的為“合格”，60分以下的為“不合格”。如果等算出平均成績(jī)后一一進(jìn)行分析填寫(xiě)必然會(huì)浪費(fèi)大量時(shí)間，這里我使用了if 函數(shù)，具體作法：假設(shè)f3單元格存放第一位同學(xué)的平均成績(jī)，h3單元格存放對(duì)她的評(píng)價(jià)結(jié)果，首先選擇h3單元格，然后輸入：“=if(f3>=85，“優(yōu)秀”，if(f3>=75，“良好”，if(f3>=60，“合格”，“不合格”)))。最后經(jīng)過(guò)“頁(yè)面設(shè)置”“打印預(yù)覽”就可以打印發(fā)到各班了。

三、身份證號(hào)碼巧輸入。

曾經(jīng)不止一次有人問(wèn)過(guò)我同樣的問(wèn)題：在Excel中怎么不能輸入身份證號(hào)碼？答案當(dāng)然是Excel可以完成這一簡(jiǎn)單任務(wù)。比如王某某的身份證號(hào)為“142123194910011234”，如果直接輸入這一串?dāng)?shù)字顯示在單元格的內(nèi)容為：“1.42123E+17”，（這是用科學(xué)計(jì)數(shù)法顯示）而編輯欄顯示為“142123194910011000”，怎么回事后3位都變成了“0”。其實(shí)這是Excel將這串?dāng)?shù)字作為“數(shù)”進(jìn)行處理，而它只能處理15位有效數(shù)字，后邊的一律忽視。解決這個(gè)問(wèn)題很簡(jiǎn)單只要在輸入身份證號(hào)碼前先輸入一個(gè)“半角英文”的單引號(hào)“”即可。當(dāng)然如果有很多個(gè)身份證號(hào)碼需要輸入還可以選擇另一種方法：先將需要輸入身份證號(hào)碼的單元格全部選中，單擊“格式”菜單，依次選擇“單元格格式”、“數(shù)字”、“文本”，然后“確定”，也就是將所選單元格設(shè)為“文本”格式，之后不需要加單引號(hào)直接輸入身份證號(hào)碼也可完好無(wú)損的輸入了。當(dāng)然，這一方法還經(jīng)?？梢杂玫诫娫捥?hào)碼的輸入，如：“03521234567”，直接輸入“0”將不顯示，可以用以上方法解決。

四、與Word配合進(jìn)行分頁(yè)打印。

學(xué)校每年都要舉行幾十場(chǎng)各種比賽，賽后就是發(fā)獎(jiǎng)狀，獎(jiǎng)狀包括獲獎(jiǎng)人的姓名、作品名稱、獎(jiǎng)項(xiàng)等。最開(kāi)始需要手寫(xiě)每一張，之后用Word進(jìn)行打印，先將1個(gè)人的信息輸入排好版之后打印，然后再變換姓名、獎(jiǎng)項(xiàng)等這些不同信息再打印，這樣改一個(gè)打一個(gè)，雖然效果比手寫(xiě)的漂亮，但速度還是沒(méi)有提高。一次主管老師正在一張張改寫(xiě)、打印，讓我趕上了，我當(dāng)仁不讓來(lái)解決這個(gè)電腦“慢打”的問(wèn)題。

首先，先用Excel制作一個(gè)二維表格，第一行包括“姓名”、“作品名稱”、“獎(jiǎng)項(xiàng)”等各個(gè)人互異的字段，然后輸入所有人的信息，將其保存在指定位置取名“獲獎(jiǎng)名單.xls”。將之前用于打印的Word文檔打開(kāi)，之后打開(kāi)“郵件合并”工具欄（單擊“工具”菜單，依次選“信函與郵件”、“郵件合并”），單擊“打開(kāi)數(shù)據(jù)源”按鈕，在“選取數(shù)據(jù)源”對(duì)話框中打開(kāi)剛作的“獲獎(jiǎng)名單.xls”文件，選擇表格如“sheet$”，同時(shí)釣選“數(shù)據(jù)首行包含列標(biāo)題”，再單擊“插入域”按鈕，單選插入“數(shù)據(jù)庫(kù)域”，選擇所需的字段名，如“姓名”，“獎(jiǎng)項(xiàng)”等?！安榭春喜?shù)據(jù)”后單擊“合并到打印機(jī)”，選擇相應(yīng)頁(yè)碼，打印所需的獎(jiǎng)狀。之后，我也將“郵件合并”功能用于打印“入學(xué)通知書(shū)”、“畢業(yè)證書(shū)”等。

五、讓“表頭”總是保留在屏幕上。

當(dāng)工作表較大時(shí)，通過(guò)拖動(dòng)滾動(dòng)條來(lái)查看屏幕窗口以外的部分，這時(shí)“行標(biāo)題”或“列標(biāo)題”（也就是“表頭”）就會(huì)隨著工作表的移動(dòng)而“消失”，這樣在數(shù)據(jù)輸入或查看時(shí)就會(huì)有很多不便。為了讓“表頭”總是保留在屏幕上可以通過(guò)窗口凍結(jié)來(lái)實(shí)現(xiàn)。例如，需要把1、2行和A列固定在窗口，則需要先選擇B3單元格（也就是需要凍結(jié)的行的下一行，列的后一列的交叉位置的單元格），然后單擊菜單“窗口”的“凍結(jié)窗格”命令，屏幕就會(huì)出現(xiàn)一條黑色凍結(jié)線，此后無(wú)論你怎樣拖動(dòng)鼠標(biāo)，“表頭”都會(huì)在你的視線里。

六、讓“表頭”能夠打印在每一頁(yè)上。

上面說(shuō)的“凍結(jié)”，只能將“表頭”保留在屏幕上，但當(dāng)打印在紙上時(shí)有些頁(yè)就沒(méi)有的“表頭”，這給閱讀者帶來(lái)很多麻煩，這可以通過(guò)“頁(yè)面設(shè)置”來(lái)進(jìn)行設(shè)置。比如，我們希望每一頁(yè)都能將1、2行和A列都進(jìn)行打印，首先選擇需要打印的工作表，單擊菜單“文件”，依次選擇“頁(yè)面設(shè)置”、“工作表”，在“打印標(biāo)題”的“頂端標(biāo)題行”后的編輯區(qū)單擊鼠標(biāo)，之后選擇1、2行（或直接輸入“$1:$2”），在“左端標(biāo)題列”后的編輯區(qū)單擊鼠標(biāo)，之后選擇A列（或直接輸入“$A:$A”）確定，再進(jìn)行打印，每一頁(yè)便都有了“表頭”。

以上幾點(diǎn)，只是我在Excel使用中的一些拙略技巧，還望大家多多指正批評(píng)。

參考文獻(xiàn)：

[1] 段昂，《計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)》

[2] 李洋，《excel函數(shù)、圖表與數(shù)據(jù)分析應(yīng)用實(shí)例》