摘 要：隨著高職院校教學(xué)水平不斷提高，教學(xué)資料進(jìn)一步豐富，教學(xué)檔案管理變得愈加復(fù)雜。在現(xiàn)階段高校管理中，高校教學(xué)檔案管理尤為重要，是目前高等學(xué)校檔案的主體、核心和重點(diǎn)。高職教育區(qū)別于普通高校的教學(xué)，其檔案管理也應(yīng)當(dāng)具有其特色性，尤其在檔案材料的收集、立卷與歸檔過程中，應(yīng)當(dāng)呈現(xiàn)出自身獨(dú)有的特點(diǎn)。本人根據(jù)數(shù)年來在普通院校和高職院校教學(xué)檔案管理工作中的經(jīng)驗(yàn)，對結(jié)合高職院校的特色如何加強(qiáng)檔案管理工作提出了一些觀點(diǎn)。

關(guān)鍵詞：特色；教學(xué)檔案管理；立卷；歸檔范圍

一、高職院校區(qū)別于普通高校的特點(diǎn)

1.高職院校屬于職業(yè)教育，以培養(yǎng)能夠掌握從事某項(xiàng)社會職業(yè)所必需的科學(xué)文化知識、專業(yè)理論知識和較強(qiáng)實(shí)用技能的技術(shù)應(yīng)用型人才為目標(biāo)；而傳統(tǒng)的普通高校則屬學(xué)歷教育，以培養(yǎng)學(xué)術(shù)型、復(fù)合型人才為目標(biāo)。

2.由于人才培養(yǎng)目標(biāo)定位的不同，高職學(xué)院以專業(yè)建設(shè)為發(fā)展中心，而普通高校則依托學(xué)科建設(shè)為發(fā)展龍頭；但課程建設(shè)是兩類高校建設(shè)發(fā)展面臨的共同主題。

3.源于兩類高校上述的差異，高職院校的教學(xué)工作具有不同于普通高校的特點(diǎn)。在教學(xué)過程中，高職院校更強(qiáng)調(diào)教學(xué)與專有領(lǐng)域的生產(chǎn)實(shí)踐相結(jié)合，強(qiáng)調(diào)“手腦并用”，“學(xué)做合一”，理論教學(xué)與實(shí)踐訓(xùn)練并行，知識與技能并重。

二、高職院校教學(xué)檔案的歸檔范圍

1綜合性教學(xué)管理與教學(xué)文件材料：包括上級教育主管機(jī)關(guān)下達(dá)的指令性、指導(dǎo)性文件，學(xué)校制定的相關(guān)教學(xué)制度、辦法、規(guī)定、條例等各類教學(xué)文件。

2.招生工作材料：包含招生計(jì)劃、簡章、專業(yè)介紹、代培計(jì)劃、合同、招生工作總結(jié)等材料。

3.教學(xué)計(jì)劃、方案、重點(diǎn)課程教學(xué)大綱及課程簡介、教改方案與總結(jié)等，包括實(shí)踐教學(xué)計(jì)劃、實(shí)踐環(huán)節(jié)教學(xué)大綱、實(shí)踐教學(xué)大綱，實(shí)驗(yàn)指導(dǎo)書、實(shí)踐環(huán)節(jié)指導(dǎo)書等。

4.學(xué)籍管理材料：含新生登記表、學(xué)生成績表、在校生名冊、學(xué)籍變更材料等。

5.學(xué)生獎懲材料：包括行政獎懲與學(xué)籍獎懲兩方面。

6.課堂教學(xué)材料：包括課程安排表、教師任課安排、教學(xué)進(jìn)度表、典型講義與教案、經(jīng)典題庫等。

7.畢業(yè)生有關(guān)材料：涵蓋畢業(yè)生名冊與畢業(yè)生質(zhì)量調(diào)查等方面內(nèi)容。

8.教學(xué)實(shí)習(xí)、生產(chǎn)實(shí)習(xí)中產(chǎn)生的有關(guān)材料。

9.優(yōu)秀畢業(yè)論文、畢業(yè)設(shè)計(jì)材料。

10.教材方面材料。

11.教師建設(shè)材料。

12.成人教育材料等

三、我院教學(xué)檔案基礎(chǔ)材料的收集與立卷現(xiàn)狀及展望

基礎(chǔ)教學(xué)材料的收集與立卷是做好教學(xué)檔案工作的首要環(huán)節(jié)。由于高職院校大多來源于升格后的中專院校，二級管理不夠成熟，檔案基礎(chǔ)工作較為薄弱，因而在材料的收集與立卷方面比普通高校面臨更多的困難，需要解決更多的問題。

1.基礎(chǔ)教學(xué)材料按大類進(jìn)行收集整理

教學(xué)檔案是在教學(xué)活動中形成的教學(xué)過程、教學(xué)科研和教學(xué)成果以及教學(xué)管理工作狀態(tài)的真實(shí)記錄，其工作涉及量大面廣，具有多樣性、系統(tǒng)性、周期性、連續(xù)性、分散性、通用性等特性，這決定了教學(xué)檔案工作具有很強(qiáng)的系統(tǒng)性和專業(yè)性。由于高職院校二級管理的不夠到位，各教學(xué)院、系在教學(xué)管理工作中常常處于從屬地位，而兼職檔案員又往往缺乏足夠的檔案業(yè)務(wù)素養(yǎng)，加之本職工作繁忙、學(xué)校工作崗位經(jīng)常變動等外在因素，致使檔案員崗位缺少穩(wěn)定性，等等。

針對這些問題，我們采取了如下對策：一是院檔案室以文件形式制定了檔案管理辦法和文件材料整理歸檔制度，明確了我院各類檔案的歸檔范圍和保管期限；二是數(shù)年來堅(jiān)持在每年的上半年開辦兼職檔案員培訓(xùn)班，由檔案室業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人講解部門檔案收集與整理的基本工作內(nèi)容與基礎(chǔ)工作規(guī)范；三是以老帶新、以專業(yè)帶業(yè)余進(jìn)行個別輔導(dǎo)，對新檔案員進(jìn)行具體的業(yè)務(wù)指導(dǎo)；四是結(jié)合目前高職院校教學(xué)管理工作的實(shí)際，利用教務(wù)處對各教學(xué)院、系教學(xué)管理中心地位的龍頭作用，借助筆者具有專業(yè)教學(xué)檔案工作經(jīng)驗(yàn)的優(yōu)勢，采取了教務(wù)處兼職檔案員具體指導(dǎo)院、系和其它處室兼職檔案員按大類收集并粗略整理基礎(chǔ)教學(xué)材料上交教務(wù)處的模式，由教務(wù)處兼職檔案員進(jìn)行材料的甄別、整理并最終完成教學(xué)檔案的立卷與歸檔。如此，既基本保證了基礎(chǔ)教學(xué)材料收集的連續(xù)和完整，又保證了教學(xué)檔案內(nèi)容的系統(tǒng)與規(guī)范。

2.教學(xué)檔案的預(yù)立卷

針對高校教學(xué)工作是連續(xù)、長期、不間斷的性質(zhì)，各下屬學(xué)院及處室兼職檔案員應(yīng)在相對固定的時間段對教學(xué)檔案進(jìn)行預(yù)立卷，著重在每學(xué)期開始和結(jié)束收集各部門的教學(xué)材料，以逐步實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案收集工作的規(guī)律化、制度化和規(guī)范化。具體內(nèi)容如下：

A、每學(xué)年在學(xué)期結(jié)束時應(yīng)將總結(jié)性的資料進(jìn)行整理，在某項(xiàng)重大教學(xué)工作或活動結(jié)束時，將相關(guān)的材料如新生登記，教學(xué)評估，畢業(yè)生就業(yè)跟蹤調(diào)查工作等及時進(jìn)行預(yù)立卷。

B.在任何階段都可以發(fā)現(xiàn)并收集資料，如某項(xiàng)學(xué)科建設(shè)的批復(fù)、新增專業(yè)點(diǎn)的批復(fù)或各類組織的競賽記錄等。

C.收集易缺材料，如實(shí)驗(yàn)成果報告、在教學(xué)過程中的先進(jìn)方法與經(jīng)驗(yàn)，學(xué)生的畢業(yè)論文、學(xué)校每次統(tǒng)考的試卷分析等等。

3.教學(xué)檔案的組卷與歸檔

隨著高職院校教學(xué)工作二級管理的逐步完善，教務(wù)處的管理方式將由過程管理轉(zhuǎn)變?yōu)槟繕?biāo)管理。工作中心下移，教學(xué)檔案立卷與歸檔的模式也隨之面臨改革。

二級學(xué)院和教學(xué)相關(guān)處室的兼職檔案員需要在教務(wù)處檔案工作人員指導(dǎo)下，學(xué)習(xí)根據(jù)教學(xué)文件材料的形成規(guī)律，以保持其有機(jī)聯(lián)系和便于查找利用為原則進(jìn)行組卷的方法，對所收集的基礎(chǔ)教學(xué)材料進(jìn)行組卷歸檔。主要有如下幾個環(huán)節(jié)：

A、按部門、問題、時間或材料內(nèi)容的關(guān)聯(lián)及內(nèi)在聯(lián)系等要素進(jìn)行組卷，每卷原則上不超過200頁；按正件在前，定稿、原件在后，批復(fù)在前、請示在后等順序排列；

B、所有材料拆掉金屬物，修補(bǔ)破損文件材料，編制頁碼并在有文字頁面的右上角逐頁打號；

C、錄入、打印卷內(nèi)文件目錄，置之卷首；填寫卷內(nèi)備考表，置于卷末；

D、擬寫案卷標(biāo)題并按規(guī)定格式書寫案卷封面；

E、按三孔一線的規(guī)范裝訂案卷；

F、編制檔號；錄入案卷目錄；向檔案室（館）移交檔案，并辦理移交驗(yàn)收手續(xù)。

四、教學(xué)檔案的保管和提供利用

學(xué)校檔案室（館）按檔案門類和年度保管檔案，編制檢索工具，并按不同主題對其進(jìn)行編研開發(fā)，向校內(nèi)外開放，提供利用。高職院校的檔案編研應(yīng)充分結(jié)合高職特色，重視實(shí)驗(yàn)、實(shí)踐等環(huán)節(jié)材料的編研開發(fā)。

作者簡介：武曄，1963.6，教務(wù)處語委辦，大學(xué)專科。endprint