于冬艷

（遼寧省科學(xué)技術(shù)館，遼寧 沈陽110166）

淺議引入條形碼技術(shù)提高檔案管理信息化

于冬艷

（遼寧省科學(xué)技術(shù)館，遼寧 沈陽110166）

在原始檔案資料的收集、整理、歸納、立卷、保管等過程中，引入條形碼技術(shù)，通過提高檔案管理的信息化程度，提高工作效率，提升管理水平，推進人事檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)。

檔案管理；條形碼技術(shù)；信息化

1 在人事檔案管理中引入條形碼技術(shù)的必要性

檔案是指組織和個人在活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、音像以及其他各種形式的歷史記錄。它是一種信息資源，作為原始記錄，起著不可替代的知古明今的作用。

條碼技術(shù)是以計算機、光電技術(shù)和通信技術(shù)的發(fā)展為基礎(chǔ)的一項綜合性科學(xué)技術(shù)，是信息技術(shù)自動識別、輸入的重要技術(shù)手段和方法。在商業(yè)營銷、物流管理等領(lǐng)域，已經(jīng)把條形碼技術(shù)，尤其是自動識別技術(shù)應(yīng)用到各行業(yè)信息服務(wù)中。

如果在人事檔案管理中引入條形碼技術(shù)，使條碼技術(shù)與人事檔案管理系統(tǒng)相結(jié)合，在檔案的編制、使用、查閱、歸檔、統(tǒng)計等環(huán)節(jié)以信息化技術(shù)替代手工操作，必將大幅提高檔案管理的工作效率。

2 條形碼技術(shù)在檔案管理中的具體應(yīng)用

條形碼技術(shù)已經(jīng)是一項非常成熟的技術(shù)，一維條碼在國際上已經(jīng)普遍使用，二維條碼在19世紀(jì)90年代也開始有了國際標(biāo)準(zhǔn)。條形碼技術(shù)具有可靠準(zhǔn)確、快速高效、經(jīng)濟廉價等優(yōu)點，而且使用靈活，既可以單獨使用，也可以和各種相關(guān)設(shè)備及控制系統(tǒng)對接。

由于人事檔案具有動態(tài)管理的特點，因而人事檔案成為檔案管理工作中的重點和難點。將條形碼技術(shù)引用到人事檔案管理工作中，對檔案材料進行數(shù)字化信息的轉(zhuǎn)化，將會提高檔案的利用效率。

2.1 利用條形碼技術(shù)編制檔案檔號

人事檔案工作是每個單位管理工作的重要組成部分。許多單位都將干部檔案、專業(yè)技術(shù)人員檔案、工人檔案、臨時人員檔案一并納入人事檔案的管理范圍。每年的人員變動、職務(wù)晉升、工資調(diào)整、業(yè)績考核、合同的簽訂等都使歸檔材料數(shù)量巨大。人事檔案管理，首先是檔案的接收和轉(zhuǎn)遞工作，但無論是接收還是轉(zhuǎn)遞都需要登記檔案檔號。檔案檔號是每份案卷的唯一標(biāo)識，檔案檔號編制科學(xué)合理，是檔案利用和管理的重要條件。目前，人事檔案管理并沒有一個統(tǒng)一的檔號編制方案，每個單位在接收檔案后，都是根據(jù)本單位實際情況編制檔號，有的是按職務(wù)編號、有的按姓名編號、有的按職工身份編號，每冊檔案有用手工書寫，有人工錄入打印粘貼的。如果采用條形碼技術(shù)編制檔案檔號，可以利用條形碼技術(shù)所特有的數(shù)字化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息量大等特點，提升檔號的通用性。條碼檔號具有自動識別，采集準(zhǔn)確，傳輸快捷的優(yōu)勢。檔號通過條碼打印，既統(tǒng)一、美觀，而且在使用時工作人員只需通過掃描條碼，便可以快速、準(zhǔn)確地采集檔號信息，在檔案的錄入及使用上更加方便高效。

2.2 利用條碼技術(shù)加強檔案日常管理的效率

檔案在經(jīng)過條形碼技術(shù)處理后，將檔案的條碼信息錄入到檔案管理系統(tǒng)中，可以單條錄入，也可以批量導(dǎo)入。既可以指定電子檔案的目錄及對應(yīng)的掃描圖像位置，也可指定紙質(zhì)檔案存放的位置。

當(dāng)檔案需要借閱時，做好檔案的借閱登記，以便查詢所有的借閱記錄和所有留存內(nèi)容。

借閱檔案時，鼓勵借閱電子檔案。實物檔案經(jīng)過多次借閱之后，會增加磨損的程度，這樣會影響到檔案的保存。如果丟失，則會造成無法彌補的損失。而電子檔案具有易于傳閱、不怕磨損、不怕丟失、不怕涂改等特點，還可以減少人工查找和歸檔時的工作量，從而提高工作效率。

由于很多單位員工較多，人事檔案存放時間較長，借閱也較頻繁，為了避免檔案丟失、損壞、存放位置不明確等情況發(fā)生，需要經(jīng)常對人事檔案做清查工作。如果檔案管理引入條碼技術(shù)，則會提高清查工作的效率。工作人員只需要利用pda掃描現(xiàn)存檔案，再將數(shù)據(jù)導(dǎo)入到電腦系統(tǒng)中進行比對，即可得出清查結(jié)果，使檔案的存放情況、借出情況、缺失情況等一目了然。

2.3 利用條碼技術(shù)進行檔案信息的統(tǒng)計

各種人事信息的統(tǒng)計，如人員組成結(jié)構(gòu)，包括姓名、性別、年齡、參加工作時間、學(xué)歷、職務(wù)等要素，可以成為隊伍建設(shè)、人才測評、制度建設(shè)、工資調(diào)整和體制改革的科學(xué)參考和依據(jù)。而紙質(zhì)檔案的統(tǒng)計在檔案管理中是重點也是難點，紙質(zhì)檔案統(tǒng)計工作量大，而且統(tǒng)計數(shù)據(jù)容易受到人工失誤的影響。

為了更好地利用檔案中的數(shù)據(jù)資料，使人事檔案成為真正的動態(tài)檔案，成為人事管理中的有力助手，可以充分利用條碼技術(shù)中信息量大和安全性強等特點來解決檔案統(tǒng)計中的難題。

條碼技術(shù)安全性強，防偽性能好，不會有病毒、消磁、損壞、容量不足等問題?？梢圆捎妹艽a防偽、軟件加密及利用所包含的信息加指紋、照片等進行防偽，因具有極強的保密防偽性能。

3 條碼技術(shù)應(yīng)用到人事檔案管理中應(yīng)注意的問題

3.1 提高檔案管理人員的素質(zhì)

隨著社會的快速發(fā)展，人才的頻繁流動，檔案管理呈現(xiàn)出由狹義的單位內(nèi)部檔案管理，向與社會政治、經(jīng)濟、文化等方面信息進行融合的信息化檔案管理傾向，對單位的檔案資料進行數(shù)字化轉(zhuǎn)換是當(dāng)前科技與社會發(fā)展的必然要求。

因此，各單位在檔案管理人員的配備上，應(yīng)該更新觀念，提高檔案管理人員的素質(zhì)，使檔案信息能充分發(fā)揮最大的開發(fā)利用價值。

3.2 建立規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的檔案信息

規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是進行檔案信息化建設(shè)的一項重要內(nèi)容，也是衡量檔案管理工作現(xiàn)代化水平的一個重要標(biāo)志。為了使條碼技術(shù)能夠得到規(guī)范的應(yīng)用，應(yīng)由檔案管理部門制定統(tǒng)一的、規(guī)范的使用標(biāo)準(zhǔn)，并在實踐中不斷進行完善。對各立檔單位文件及檔案的內(nèi)容、著錄項目、數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)和格式等作出統(tǒng)一的規(guī)定，確保條形碼在文件流轉(zhuǎn)、歸檔等各個階段的全程使用。還要對檔案數(shù)據(jù)庫管理的軟件、硬件的文檔格式、數(shù)據(jù)指標(biāo)等進行統(tǒng)一規(guī)范，使得將來電子檔案錄入檔案館之后能實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。

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[2]勞力.高校人事檔案管理引入條形碼技術(shù)初探[J].北京科技大學(xué)學(xué)報，2008（2）.

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1671-0037（2014）02-82-1.5

2014年2月19日。

于冬艷（1969-），女，館員，研究方向：科普展品檔案的管理與保護。