管先海+劉偉+白樺

摘 要：檔案館信息化建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的重要組成部分。文章就檔案館信息化建設(shè)問題談了作者的幾點(diǎn)思考與認(rèn)識。

關(guān)鍵詞：檔案館信息化建設(shè)；修路；造車；制定交通規(guī)則；培養(yǎng)駕駛員；送貨；思考與認(rèn)識

檔案館信息化建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的重要組成部分。近年來，各地檔案館信息化建設(shè)如火如荼、精彩紛呈，但也暴露出不少問題。那么，檔案館信息化建設(shè)有沒有一個(gè)讓大家相對比較容易認(rèn)可又相對比較容易操作的理想模板，以便按圖索驥，達(dá)到吹糠見米的理想效果？筆者通過各種方式了解到，目前大家對檔案館信息化建設(shè)內(nèi)容的認(rèn)識相對比較統(tǒng)一，即主要包括基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)和人才隊(duì)伍建設(shè)等五個(gè)方面。由此，好多人提出了“修路——造車——送貨”的檔案館信息化建設(shè)思路和“路上有車、車上有貨”的理想模式（這里的“路”是指內(nèi)部網(wǎng)、外部網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)等各種不同類型的網(wǎng)絡(luò)和基礎(chǔ)設(shè)施，“車”是指計(jì)算機(jī)軟硬件和檔案館信息化應(yīng)用系統(tǒng)，“貨”是指數(shù)字化的檔案信息）。其實(shí)，這種思路和模式，只是突出強(qiáng)調(diào)了檔案館信息化建設(shè)的前三個(gè)方面的內(nèi)容（即基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)），而忽略了后兩個(gè)方面的內(nèi)容（即標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)和人才隊(duì)伍建設(shè)），即忽略了“交通規(guī)則”的制定和“駕駛員”的培養(yǎng)（這里的“交通規(guī)則”是指檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和檔案信息安全保障體系，“駕駛員”是指掌握現(xiàn)代信息技術(shù)和檔案專業(yè)知識的復(fù)合型人才）。關(guān)于“修路”、“造車”、“送貨”、“制定交通規(guī)則”、“培養(yǎng)駕駛員”五者的關(guān)系，筆者認(rèn)為，可以表述為：“修路”是基礎(chǔ)，“造車”是關(guān)鍵，“送貨”是重點(diǎn)，“制定交通規(guī)則”是保障，“培養(yǎng)駕駛員”是核心?！奥贰焙汀败嚒笔菣n案館信息化建設(shè)的必需條件，必須有“路”有“車”；有了“路”和“車”，沒有“貨”，“路”和“車”就失去了意義；有了“路”、“車”、“貨”，沒有“交通規(guī)則”，路難暢通，將會堵塞；“路”修得再好，“車”再先進(jìn)，沒有優(yōu)秀的“駕駛員”，一切都是枉然。檔案館信息化建設(shè)應(yīng)當(dāng)遵循“修路——造車——制定交通規(guī)則——培養(yǎng)駕駛員——送貨”的思路，以期達(dá)到“路好順暢、車多精良、交通有序、駕駛熟練、貨美質(zhì)優(yōu)”的理想目標(biāo)。本文僅就檔案館信息化建設(shè)的“修路”、“造車”、“制定交通規(guī)則”、“培養(yǎng)駕駛員”、“送貨”五個(gè)問題談點(diǎn)思考與認(rèn)識，以求教于檔案界諸同志。

1 思考之一：“修路”是檔案館信息化建設(shè)的基礎(chǔ)

所謂“修路”，就是要優(yōu)化檔案館信息化網(wǎng)絡(luò)環(huán)境建設(shè)，構(gòu)建檔案館信息化網(wǎng)絡(luò)平臺。這是當(dāng)前檔案館信息化建設(shè)事業(yè)發(fā)展不可缺少的物質(zhì)基礎(chǔ)。

1.1 優(yōu)化檔案館信息化網(wǎng)絡(luò)環(huán)境建設(shè)。檔案館信息化網(wǎng)絡(luò)環(huán)境建設(shè)，根據(jù)服務(wù)對象和范圍的不同，可以劃分為三個(gè)層次：檔案館內(nèi)網(wǎng)、與政府連接的政務(wù)網(wǎng)、與互聯(lián)網(wǎng)連接的公眾網(wǎng)。檔案館內(nèi)網(wǎng)，就是支持檔案館內(nèi)部服務(wù)的館內(nèi)網(wǎng)，也稱“檔案館局域網(wǎng)”。其主要功能有五：①將采集和預(yù)處理系統(tǒng)產(chǎn)生的檔案信息數(shù)據(jù)和其他信息數(shù)據(jù)進(jìn)行加工組織和存儲；②向檔案館內(nèi)部用戶發(fā)布檔案信息和其他信息，并提供檔案信息和其他信息檢索、演示等服務(wù)；③支持檔案館內(nèi)部日常辦公；④向政府網(wǎng)和公共網(wǎng)提供需要的檔案信息數(shù)據(jù)和其他信息數(shù)據(jù)；⑤進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)、檔案信息數(shù)據(jù)和其他信息數(shù)據(jù)、用戶的管理與維護(hù)。政務(wù)網(wǎng)，就是支持政府部門服務(wù)的政府專網(wǎng)，是以政府部門為服務(wù)對象的專用服務(wù)網(wǎng)，也稱“政府信息服務(wù)網(wǎng)”。其主要功能有三：①采集檔案信息和其他信息并送到采集與預(yù)處理系統(tǒng)；②向政府專網(wǎng)用戶提供檔案信息服務(wù)和其他信息服務(wù)；③進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)、檔案信息數(shù)據(jù)和其他信息數(shù)據(jù)、用戶的管理維護(hù)。公眾網(wǎng)，就是與互聯(lián)網(wǎng)連接的為大眾服務(wù)的通用網(wǎng)絡(luò)，以社會大眾為服務(wù)對象提供通用服務(wù)，也稱外網(wǎng)。其主要功能有三：①采集檔案信息和其他信息并送到采集與預(yù)處理系統(tǒng)；②向Internet用戶提供檔案信息服務(wù)和其他信息服務(wù)；③進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)、檔案信息數(shù)據(jù)和其他信息數(shù)據(jù)、用戶的管理維護(hù)。

優(yōu)化檔案館信息化網(wǎng)絡(luò)環(huán)境建設(shè)，就是要實(shí)行檔案館內(nèi)網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、公眾網(wǎng)三網(wǎng)物理隔離，形成三個(gè)相互獨(dú)立的網(wǎng)絡(luò)。

1.2 檔案館信息化網(wǎng)絡(luò)平臺建設(shè)

1.2.1 檔案館信息化網(wǎng)絡(luò)平臺建設(shè)的原則

1.2.1.1 確保網(wǎng)絡(luò)安全原則。具體包括：一是網(wǎng)絡(luò)信息安全的全面均衡和整體性原則，以確保在網(wǎng)絡(luò)發(fā)生被攻擊、破壞事件的情況下盡可能地快速恢復(fù)網(wǎng)絡(luò)信息中心的服務(wù)；二是安全性評價(jià)與平衡原則，以建立合理的實(shí)用安全與平衡體系，做到安全性與可用性相容；三是網(wǎng)絡(luò)安全體系設(shè)計(jì)的標(biāo)準(zhǔn)化與一致性原則，以確保整個(gè)系統(tǒng)安全地互聯(lián)互通、信息共享；四是技術(shù)與管理相結(jié)合原則，即將各種安全技術(shù)與運(yùn)行管理機(jī)制、安全規(guī)章制度建設(shè)相結(jié)合；五是統(tǒng)籌規(guī)劃、分步實(shí)施原則；六是等級性原則，即劃分安全層次和安全級別，以滿足網(wǎng)絡(luò)中不同層次的各種實(shí)際需求；七是動態(tài)發(fā)展原則，即要根據(jù)網(wǎng)絡(luò)安全的變化不斷調(diào)整安全措施；八是易操作性原則，即要易于操作，不要過于復(fù)雜。

1.2.1.2 確保電子庫房安全原則。具體來說，一要建立完善的電子檔案的管理制度（包括電子檔案的形成、處理、收集、積累、整理、分類、保管和利用等方面內(nèi)容），以維護(hù)電子檔案的安全；二要強(qiáng)化電子檔案存貯安全及策略，尤其是網(wǎng)絡(luò)安全、館藏安全、兼容性問題；三要強(qiáng)化電子檔案的應(yīng)用（包括單機(jī)應(yīng)用和網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用兩方面）安全及策略。

1.2.1.3 與檔案館庫及裝飾工程同步設(shè)計(jì)建設(shè)原則。即檔案館信息化網(wǎng)絡(luò)平臺建設(shè)必須與檔案館庫建設(shè)和檔案館庫裝飾工程同步規(guī)劃、同步設(shè)計(jì)、同步建設(shè)。

1.2.2 檔案館信息化網(wǎng)絡(luò)平臺建設(shè)的內(nèi)容。檔案館信息化網(wǎng)絡(luò)平臺建設(shè)主要包括接入系統(tǒng)建設(shè)、門戶安全系統(tǒng)建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、基礎(chǔ)服務(wù)系統(tǒng)建設(shè)、數(shù)據(jù)庫層建設(shè)、中間件層建設(shè)等內(nèi)容。其中接入系統(tǒng)建設(shè)、門戶安全系統(tǒng)建設(shè)和中間件層建設(shè)在初期建設(shè)中要充分考慮未來的需求。

1.2.3 檔案館信息化網(wǎng)絡(luò)平臺建設(shè)的要求。檔案館信息化網(wǎng)絡(luò)平臺建設(shè)，在符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求的同時(shí)，還必須符合以下要求。

1.2.3.1 網(wǎng)絡(luò)綜合布線要求。網(wǎng)絡(luò)綜合布線系統(tǒng)是檔案館信息化網(wǎng)絡(luò)的信息高速公路系統(tǒng)，一次建設(shè)長期使用，應(yīng)按高標(biāo)準(zhǔn)要求設(shè)計(jì)建設(shè)，并預(yù)留足夠的擴(kuò)展空間。一是設(shè)計(jì)建設(shè)相互物理隔離的三網(wǎng)，即檔案館內(nèi)網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、公眾網(wǎng)。二是網(wǎng)絡(luò)帶寬要能夠支持文本、圖形、圖像、錄音、錄像等各類電子檔案與數(shù)據(jù)的傳輸、利用與管理。三是館庫內(nèi)每間各類用房都應(yīng)布設(shè)檔案館內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)信息點(diǎn)，政務(wù)網(wǎng)信息點(diǎn)應(yīng)布設(shè)于電子公文交換、電子檔案與數(shù)據(jù)交換等用途的辦公與業(yè)務(wù)用房內(nèi)，各類信息點(diǎn)配置數(shù)應(yīng)預(yù)留余量。四是每個(gè)（對）信息插座旁應(yīng)配置安裝對應(yīng)的電源墻插或地插。五是布線用線纜、金屬橋架、PVC管、面板等材料，均應(yīng)具備阻燃性能；六是網(wǎng)絡(luò)拓?fù)浣Y(jié)構(gòu)應(yīng)具有可擴(kuò)展性，若經(jīng)費(fèi)許可應(yīng)采用樹型網(wǎng)絡(luò)拓?fù)浣Y(jié)構(gòu)。

1.2.3.2 中心機(jī)房建設(shè)要求。中心機(jī)房是各級國家檔案館的電子庫房，是檔案信息網(wǎng)絡(luò)的控制中樞。為保障檔案安全，必須建設(shè)由檔案館自主管理控制的中心機(jī)房，并符合以下要求：一是中心機(jī)房應(yīng)設(shè)于二樓或以上樓層，應(yīng)充分考慮空調(diào)外機(jī)的安裝需求，樓面承重應(yīng)滿足機(jī)房各類設(shè)施的安放需求。二是配置氣體自動滅火裝置。三是配置機(jī)房專用供配電系統(tǒng)，配電柜內(nèi)電氣元器件應(yīng)根據(jù)照明、計(jì)算機(jī)設(shè)備、空調(diào)等不同需求分別設(shè)置。四是鋪設(shè)全鋼防靜電地板與防雷防靜電設(shè)施。五是配置千兆交換機(jī)，交換機(jī)端口應(yīng)預(yù)留余量。六是配置標(biāo)準(zhǔn)機(jī)柜，并預(yù)留各類設(shè)備后期擴(kuò)展安裝余量。七是配置在線式穩(wěn)壓電源，功率配置應(yīng)預(yù)留余量。八是配置機(jī)房專用空調(diào)及恒溫恒濕防磁柜。九是配置錄像監(jiān)控?cái)z像頭、防盜門、防盜窗及溫濕度記錄儀。

1.2.3.3 服務(wù)器與防火墻建設(shè)要求。根據(jù)本館檔案信息化工作的實(shí)際需要，可為檔案館內(nèi)網(wǎng)配置一至兩臺機(jī)架式服務(wù)器，采用當(dāng)期主流配置，內(nèi)存與硬盤適當(dāng)擴(kuò)展。檔案館內(nèi)網(wǎng)與政務(wù)網(wǎng)、公眾網(wǎng)各配置一臺百兆防火墻。

1.2.3.4 技術(shù)文檔要求。檔案館信息化網(wǎng)絡(luò)平臺基礎(chǔ)設(shè)施工程驗(yàn)收時(shí)，系統(tǒng)設(shè)計(jì)文檔、系統(tǒng)施工圖、系統(tǒng)竣工圖等應(yīng)齊全、完整。工程承建方應(yīng)向檔案館移交各類技術(shù)文檔兩套，一套歸檔，一套日常使用。

2 思考之二：“造車”是檔案館信息化建設(shè)的關(guān)鍵

所謂“造車”，是指建造檔案館信息化的應(yīng)用系統(tǒng)，完善計(jì)算機(jī)軟硬件建設(shè)。檔案館信息化應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)與計(jì)算機(jī)軟硬件建設(shè)的好壞及運(yùn)行的績效如何，是衡量與檢驗(yàn)檔案館信息化建設(shè)成敗得失的關(guān)鍵。

2.1 檔案館信息化應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)。檔案館信息化應(yīng)用系統(tǒng)是指以檔案館信息資源為內(nèi)容，以檔案資源管理、共享為目的，以信息技術(shù)及其軟硬件設(shè)施為手段而構(gòu)建的各類檔案信息管理系統(tǒng)。檔案館信息化應(yīng)用系統(tǒng)目前主要有：基于不同應(yīng)用環(huán)境開發(fā)的各類檔案信息管理軟件、基于政務(wù)網(wǎng)的文件檔案信息數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、基于互聯(lián)網(wǎng)和政務(wù)網(wǎng)的檔案信息網(wǎng)站、基于實(shí)體館藏的數(shù)字檔案館等。檔案館信息化應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)的主要內(nèi)容如下：

2.1.1 積極開發(fā)應(yīng)用統(tǒng)一規(guī)范的檔案管理軟件。檔案管理軟件是指檔案館信息化過程中用于對檔案信息和檔案實(shí)體進(jìn)行輔助管理的基于各種計(jì)算機(jī)環(huán)境的應(yīng)用軟件系統(tǒng)。檔案管理軟件根據(jù)適用技術(shù)環(huán)境的不同分為單機(jī)版檔案管理軟件和網(wǎng)絡(luò)版檔案管理軟件；根據(jù)功能上的差別有文件檔案一體化管理軟件、全文版檔案管理軟件、專業(yè)檔案管理軟件，等等。國家檔案局發(fā)布的《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》（檔發(fā)[2002]8號）中對進(jìn)一步提高檔案管理軟件的技術(shù)和應(yīng)用水平，推廣應(yīng)用相對統(tǒng)一、符合規(guī)范的檔案管理軟件提出了明確的要求。各級各類檔案館應(yīng)從實(shí)際出發(fā)，積極開發(fā)應(yīng)用統(tǒng)一規(guī)范的檔案管理軟件，推動檔案館信息化持續(xù)健康發(fā)展。

2.1.2 積極構(gòu)建基于政務(wù)網(wǎng)的文件檔案信息系統(tǒng)。“基于政務(wù)網(wǎng)的文件檔案信息系統(tǒng)”是指將有序組織的文件檔案信息數(shù)據(jù)庫通過一定的方式接入地方的電子政務(wù)網(wǎng)，有機(jī)融入電子政務(wù)的信息流程，通過政務(wù)網(wǎng)平臺為地方政府提供文件、檔案信息服務(wù)。隨著電子政務(wù)建設(shè)的發(fā)展，建設(shè)并完善基于政務(wù)網(wǎng)的文件檔案信息系統(tǒng)的要求越來越強(qiáng)烈。為此，各級各類檔案館應(yīng)按照《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》要求，積極參與當(dāng)?shù)卣暇W(wǎng)工程和電子政務(wù)建設(shè)，加強(qiáng)檔案信息建庫入網(wǎng)工作，構(gòu)建基于政務(wù)網(wǎng)的文件檔案信息系統(tǒng)，爭取將檔案數(shù)據(jù)庫作為重要信息資源庫納入當(dāng)?shù)仉娮诱?wù)、信息港建設(shè)總格局中。有條件的綜合檔案館要建立為各級黨政機(jī)關(guān)服務(wù)的電子文件中心和政府信息公開查閱服務(wù)中心，依托電子政務(wù)數(shù)據(jù)交換平臺，在線采集、接收和利用歸檔電子文件，開展政府信息公開查閱利用服務(wù)。

2.1.3 積極建設(shè)基于互聯(lián)網(wǎng)和政務(wù)網(wǎng)的檔案信息網(wǎng)站。檔案信息網(wǎng)站是檔案部門在信息網(wǎng)絡(luò)上建立的站點(diǎn)，是檔案部門面向網(wǎng)絡(luò)世界的窗口。根據(jù)建站網(wǎng)絡(luò)的不同，檔案信息網(wǎng)站分為基于政務(wù)內(nèi)網(wǎng)面向地方政府服務(wù)的檔案網(wǎng)站和基于外網(wǎng)面向社會公眾的檔案網(wǎng)站兩大類。各級各類檔案館應(yīng)按照《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》要求，積極加強(qiáng)檔案信息網(wǎng)站建設(shè)，不斷完善、豐富網(wǎng)站內(nèi)容，有計(jì)劃地上傳開放檔案目錄，有條件的可上傳已公開的檔案全文信息，在逐步推進(jìn)地區(qū)性館際互聯(lián)的基礎(chǔ)上，不斷促進(jìn)全國范圍內(nèi)的檔案信息資源共享。

2.1.4 積極推進(jìn)數(shù)字檔案館建設(shè)。數(shù)字檔案館是以一個(gè)或眾多實(shí)體檔案館為基礎(chǔ)，綜合采用現(xiàn)代信息技術(shù)，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中集成數(shù)字檔案資源，提供檔案信息服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享的檔案信息管理集成系統(tǒng)。數(shù)字檔案館建設(shè)是檔案信息化建設(shè)中技術(shù)要求很高、資源投入很大的一項(xiàng)內(nèi)容，可以采用不同的構(gòu)建模式。深圳、青島等市檔案部門在數(shù)字檔案館建設(shè)方面先行一步，積累了一定的經(jīng)驗(yàn)。目前，我國數(shù)字檔案館建設(shè)總體上還處于探索、試驗(yàn)階段，對于數(shù)字檔案館的功能要求和技術(shù)模式尚不明確，有關(guān)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)還在期待之中。為此，各級各類檔案館應(yīng)從實(shí)際出發(fā)，按照《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》要求，穩(wěn)扎穩(wěn)打，積極推進(jìn)數(shù)字檔案館建設(shè)。

2.2 計(jì)算機(jī)軟硬件建設(shè)

2.2.1 計(jì)算機(jī)應(yīng)用軟件建設(shè)。計(jì)算機(jī)應(yīng)用軟件是指為檔案管理應(yīng)用需求而提供的軟件，是一系列軟件構(gòu)成的綜合系統(tǒng)。根據(jù)預(yù)算選擇采用商品化軟件或與軟件開發(fā)公司合作定制。特別需要注意的是要能夠保證軟件的升級和后續(xù)服務(wù)。

2.2.2 計(jì)算機(jī)硬件建設(shè)。計(jì)算機(jī)硬件建設(shè)，也要采用當(dāng)期主流配置，要綜合考慮輸入、處理、儲存、輸出等關(guān)鍵性能。在檔案館信息化建設(shè)過程中，無論是計(jì)算機(jī)軟件建設(shè)，還是計(jì)算機(jī)硬件建設(shè)，都應(yīng)該從本館的財(cái)力和物力實(shí)際情況出發(fā)，既要積極推進(jìn)，又要量力而行，從而杜絕浪費(fèi)，達(dá)到事半功倍的效果。

3 思考之三：“制定交通規(guī)則”是檔案館信息化建設(shè)的保障

所謂“制定交通規(guī)則”，是指制定檔案館信息化建設(shè)的各種標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，構(gòu)建檔案信息安全保障體系。這是檔案館信息化建設(shè)快速、有序、健康發(fā)展的保障。

3.1 標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)是檔案館信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)之一。信息高速公路的暢通，同樣需要遵守規(guī)范嚴(yán)密、科學(xué)合理的“交通規(guī)則”，這些“交通規(guī)則”就是我們所要構(gòu)建和遵循的關(guān)于檔案館信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。這些標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范主要包括三類：一是標(biāo)準(zhǔn)管理規(guī)范。包括電子檔案的定義、移交、整理、價(jià)值鑒定、存儲、著錄、安全性保證、原始性保證、檢索途徑、利用方式等方面的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。二是標(biāo)準(zhǔn)業(yè)務(wù)規(guī)范。包括電子檔案的術(shù)語標(biāo)準(zhǔn)、資源描述、電子檔案文件格式、元數(shù)據(jù)、對象數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)等標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。三是標(biāo)準(zhǔn)技術(shù)規(guī)范。包括軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、軟件系統(tǒng)工作平臺技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、存儲壓縮格式、數(shù)字水印、加密算法等標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。為推進(jìn)檔案館信息化進(jìn)程，目前國家已出臺了《CGD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理規(guī)范》、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》等相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，以規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)制度，我們要認(rèn)真貫徹實(shí)施。

3.2 檔案信息安全保障體系建設(shè)。檔案信息安全保障體系建設(shè)主要包括法律法規(guī)和管理制度、檔案信息的安全技術(shù)、檔案信息的安全管理、維護(hù)公共設(shè)施安全等方面的內(nèi)容。首先，各級各類檔案館要建立檔案信息安全保障體系，逐步完善檔案信息安全管理體制。其次，各級各類檔案館在開發(fā)利用檔案信息資源和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)工作中，要提高信息安全意識，加強(qiáng)上網(wǎng)信息的審查與管理，防止失密、泄密事件的發(fā)生。最后，各級各類檔案館要積極采取保障檔案信息安全的應(yīng)對策略，以防患于未然。

4 思考之四：“培養(yǎng)駕駛員”是檔案館信息化建設(shè)的核心

所謂“培養(yǎng)駕駛員”，就是要培養(yǎng)掌握現(xiàn)代信息技術(shù)和檔案專業(yè)知識的復(fù)合型人才，加強(qiáng)檔案信息人才建設(shè)。這是檔案館信息化建設(shè)的核心所在，也是檔案館信息化建設(shè)的成功之本。

眾所周知，技術(shù)再先進(jìn)，也要靠人去掌握和運(yùn)用。路修得再好，車再先進(jìn)，沒有優(yōu)秀的駕駛員，是不能完成任務(wù)的。檔案館信息化建設(shè)同樣需要培養(yǎng)一批系統(tǒng)開發(fā)和維護(hù)、檔案數(shù)字化加工與管理、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)與實(shí)施、相關(guān)技術(shù)的使用與研究，以及檔案信息化建設(shè)運(yùn)營及管理的復(fù)合型專業(yè)人才。

檔案館信息化建設(shè)，就是運(yùn)用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來為社會和公眾服務(wù)。在檔案館信息化建設(shè)過程中，檔案館工作者無論從思想上，還是從工作上、技能上，都應(yīng)該逐步由傳統(tǒng)的檔案管理者向檔案信息管理者轉(zhuǎn)變，更應(yīng)該明晰自己的主要任務(wù)是管理檔案信息而非檔案實(shí)體。利用服務(wù)人員、網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)庫維護(hù)人員、專業(yè)計(jì)算機(jī)硬件人員等將成為檔案館工作人員的中堅(jiān)力量，以往傳統(tǒng)檔案館中的檔案整理人員、檔案調(diào)閱人員等將逐漸減少。這是一種質(zhì)的轉(zhuǎn)變，知識結(jié)構(gòu)要發(fā)生變化，操作技能要發(fā)生變化，工作實(shí)踐要發(fā)生變化。如何調(diào)整人員，合理安排工作崗位，達(dá)到最大工作效率，檔案館必須慎重決策。這就要求檔案館工作者不斷更新觀念，學(xué)習(xí)新知識，掌握新技能，從檔案信息管理者的角度去學(xué)習(xí)、工作、思考，以滿足社會各方面日益增長的利用檔案信息的迫切需要。

就目前而言，檔案館信息化人才隊(duì)伍建設(shè)存在著許多問題，必須采取有效措施加以解決。一是缺少真正懂行的檔案館信息化決策者。檔案館信息化從一定意義上講是“一把手”工程。但從現(xiàn)狀看，不少掌握著檔案館信息化“生殺大權(quán)”的領(lǐng)導(dǎo)對信息化知之甚少，決策時(shí)的失誤也就在所難免。二是檔案信息化專業(yè)人才嚴(yán)重缺乏。檔案館信息化是一個(gè)非常龐大的系統(tǒng)工程，需要大量的信息化人才，但是，現(xiàn)有的人事體制還很難適應(yīng)這種要求，檔案部門由于自身的社會地位和條件所限，在引進(jìn)信息化人才方面與其他部門相比，往往處于劣勢。需要的人才引不進(jìn)來，并且現(xiàn)有信息化人才還在大量地流失，導(dǎo)致檔案信息化人才奇缺，特別是中小檔案館這種情況就更為嚴(yán)重。三是全員信息化素養(yǎng)有待提高。所謂全員信息化素養(yǎng)，是指檔案館全體干部職工對信息化知識和技能的掌握程度。檔案館信息化絕不只是信息技術(shù)部門的事，沒有全員的參與，檔案館信息化是搞不起來的。在一些檔案館，沒有達(dá)到“三會”（會打字、會上網(wǎng)、會發(fā)電子郵件）的工作人員不在少數(shù)。有的檔案干部自己連基本的計(jì)算機(jī)操作都不會，卻在負(fù)責(zé)電子文件歸檔管理的業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作；有的人從來不上網(wǎng)，卻在負(fù)責(zé)檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。這種狀況如果得不到有效改善，將給檔案館信息化留下巨大的隱患。

檔案館信息化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)和復(fù)雜的工程，是宏觀與微觀、全局與局部的綜合統(tǒng)一體，需要的人才應(yīng)該是多層次：其一是戰(zhàn)略性預(yù)測人才。檔案館信息化建設(shè)既要高瞻遠(yuǎn)矚，也要求實(shí)務(wù)實(shí)，戰(zhàn)略性預(yù)測至關(guān)重要，戰(zhàn)略性預(yù)測人才不可或缺。其二是既懂檔案又懂相關(guān)信息技術(shù)的復(fù)合型管理人才。復(fù)合型管理人才不僅要懂軟件、硬件、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和系統(tǒng)工程理論，而且要掌握檔案管理業(yè)務(wù)發(fā)展和改革的方向。復(fù)合型管理人才不一定是一個(gè)人，可以是一個(gè)機(jī)制，這個(gè)機(jī)制要求可以是若干人，可以是本單位和外單位結(jié)合，也可以是自主與外包開發(fā)相結(jié)合形成的。其三是信息技術(shù)“專才”。“專才”既包括軟件開發(fā)、硬件設(shè)計(jì)、系統(tǒng)集成等人才，也包括檔案數(shù)據(jù)采集、數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)處理及系統(tǒng)運(yùn)維的人才。在檔案館信息化建設(shè)過程中，從智能布線到系統(tǒng)研發(fā)，從設(shè)備選型到系統(tǒng)維護(hù)都需要“專才”。

5 思考之五：“送貨”是檔案館信息化建設(shè)的重點(diǎn)

所謂“送貨”，是指利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，大力開發(fā)檔案館信息資源，并把有價(jià)值的檔案信息內(nèi)容組織輸送到檔案館信息化網(wǎng)絡(luò)平臺?！八拓洝笔菣n案館信息化的重點(diǎn)所在，也是當(dāng)前檔案館信息化的建設(shè)的根本目的。

檔案館信息資源建設(shè)的內(nèi)容很多，主要包括兩大方面，一是現(xiàn)有館藏檔案（包括紙質(zhì)檔案、錄音檔案和錄像檔案等）的數(shù)字化；二是收集和接收各種形式的電子文件，然后集成到統(tǒng)一的檔案數(shù)據(jù)庫中。傳統(tǒng)檔案信息數(shù)字化工作分為三種：目錄數(shù)據(jù)的管理與檢索、全文數(shù)據(jù)的管理與檢索、多媒體數(shù)據(jù)的管理與檢索。目錄數(shù)據(jù)的管理與檢索分為案卷級和文件級，重心是文件級。全文數(shù)據(jù)的管理與檢索就是將檔案文件全部信息錄入計(jì)算機(jī)，用計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理和查閱。全文數(shù)據(jù)的管理與檢索有兩種方式：第一是圖像錄入，通過掃描和數(shù)碼相機(jī)將檔案文件進(jìn)行圖像數(shù)字化，以圖像文件的形式存儲起來。圖像錄入工作量小，省時(shí)省力，保持文件原貌，不出現(xiàn)人為因素錄入錯(cuò)誤，但是所需存儲空間大，且不能進(jìn)行字段式檢索，只能通過目錄索引找到原文。第二是文本錄入，用鍵盤對檔案文件逐字逐句進(jìn)行文字錄入處理，這種錄入方式占用計(jì)算機(jī)存儲空間較小，存取速度快，可直接對字段檢索，但是錄入速度慢，錄入中可能出現(xiàn)人為因素錯(cuò)誤，錄入工作量巨大。多媒體數(shù)據(jù)的管理與檢索是多媒體技術(shù)應(yīng)用中產(chǎn)生的類似電影、動畫等文字、圖像、聲音一體化的數(shù)據(jù)管理。因?yàn)楝F(xiàn)階段形成量不大，這里不再贅述。

檔案館信息資源的開發(fā)利用，近幾年雖有較大進(jìn)展，但目前仍存在如下問題：一是信息資源建設(shè)“重開發(fā)、輕利用”。一些檔案館為了做“面子工程”，片面追求館藏檔案數(shù)字化的數(shù)量，未做館藏資源分析就盲目展開數(shù)字化工作，既浪費(fèi)了本就有限的人力物力，分散了開展檔案信息資源其他方面工作的精力；又造成了不必要的檔案信息數(shù)據(jù)存儲壓力，增加了基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的負(fù)擔(dān)。二是信息資源開發(fā)“表層化”。一些檔案館的檔案信息資源開發(fā)工作過于“表層化”，仍然停留在目錄錄入、數(shù)字化掃描上，只注重改變檔案信息的存儲方式——從傳統(tǒng)保管轉(zhuǎn)化為數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化保管，而非尋求轉(zhuǎn)變帶來的信息利用方式的改變——從手工檢查索閱轉(zhuǎn)變?yōu)殡S時(shí)隨地網(wǎng)絡(luò)檢索查詢，致使檔案館信息資源建設(shè)成了一個(gè)擺設(shè)，失去了它的真正意義。三是信息資源開發(fā)各自為政、缺乏溝通。目前有大量已開發(fā)的目錄信息資源無法實(shí)現(xiàn)聯(lián)網(wǎng)互通、數(shù)據(jù)共享。各館的信息資源無法適應(yīng)跨系統(tǒng)、跨平臺的網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用需求，使信息資源開發(fā)出現(xiàn)各自為政、無法連通的現(xiàn)象，而檔案信息的機(jī)密性又加劇了這現(xiàn)象的出現(xiàn)。

加強(qiáng)檔案館信息資源建設(shè)，必須把握以下幾個(gè)方面：一要加快檔案信息數(shù)字化步伐，建設(shè)數(shù)字化檔案館。就是要用現(xiàn)代信息處理技術(shù)對檔案館中存儲的檔案包括紙質(zhì)檔案、照片底片檔案、錄音檔案、視頻檔案等各種載體的檔案和現(xiàn)行文件進(jìn)行數(shù)字化處理和存儲，即進(jìn)行數(shù)字檔案館館藏的建設(shè)。二要加快檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)。要充分運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，加快檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)，提高檔案檢索利用服務(wù)質(zhì)量；各部門向檔案館移交檔案時(shí)，要盡量做到同時(shí)移交機(jī)讀目錄。三要積極推進(jìn)檔案全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫建設(shè)。有條件的檔案館應(yīng)通過接收電子檔案，對各類型檔案進(jìn)行數(shù)字化管理等方法，積極建設(shè)相關(guān)的全文數(shù)字和多媒體，盡快實(shí)現(xiàn)檔案全文信息查詢，不斷提高服務(wù)效率和質(zhì)量。四要加強(qiáng)電子檔案歸檔管理。要加強(qiáng)對各單位電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等工作的監(jiān)督、指導(dǎo)，保證各單位產(chǎn)生的有保存價(jià)值的電子文件真實(shí)、完整、有效；同時(shí)積極研究電子檔案接收、保管、利用的技術(shù)方法，制定電子檔案管理辦法。五要推出全新的信息化服務(wù)方式。諸如建立電子閱覽室、增加服務(wù)手段、開展檔案信息咨詢服務(wù)，等等。

（作者單位：河南省濮陽市檔案局 來稿日期：2014-04-20）