左文平

當(dāng)前，隨著企業(yè)的深化改革，人事檔案管理工作如何主動(dòng)順應(yīng)企業(yè)發(fā)展要求，為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)提供更好的服務(wù)，是人事檔案管理者需要面對(duì)和認(rèn)真思考的問(wèn)題。

1 企業(yè)人事檔案的重要性

1.1 為企業(yè)選人用人提供服務(wù)。企業(yè)人事檔案工作是對(duì)企業(yè)內(nèi)部員工的個(gè)人經(jīng)歷、思想品德、工作能力以及獎(jiǎng)罰情況進(jìn)行記錄和如實(shí)反映的重要管理活動(dòng)。企業(yè)要想真正做到知人善任、人盡其才，挖掘每個(gè)員工的潛力，發(fā)揮他們?cè)诟鱾€(gè)崗位上的最大效力，就必須首先掌握有關(guān)每個(gè)員工的一些最真實(shí)最全面的個(gè)人信息。特別是在新的《勞動(dòng)合同法》實(shí)施以后，企業(yè)用人更加謹(jǐn)慎，嚴(yán)把人才進(jìn)口關(guān)成為企業(yè)降低勞動(dòng)成本、減少勞動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)的首選防范措施，從而為企業(yè)的選人、用人提供有價(jià)值的參考信息。

1.2 為企業(yè)科學(xué)決策提供服務(wù)。通過(guò)人事檔案，企業(yè)可以對(duì)員工的任免、調(diào)資、晉升、獎(jiǎng)懲等情況的檔案材料匯總，對(duì)員工的業(yè)績(jī)、素質(zhì)、能力等進(jìn)行綜合分析，做出相應(yīng)的決策，為企業(yè)制定用人計(jì)劃和發(fā)展戰(zhàn)略提供支持，為領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策和科學(xué)管理提供重要的參考和依據(jù)，從而保證企業(yè)決策的科學(xué)化、合理化。

1.3 直接為個(gè)人的切身利益服務(wù)。企業(yè)的人事檔案就是每位員工的歷史實(shí)踐證明，并通過(guò)職業(yè)生涯進(jìn)行不斷的補(bǔ)充，是伴隨每位企業(yè)員工一生的重要材料。對(duì)于員工個(gè)人來(lái)說(shuō)，無(wú)論是就業(yè)、考研、調(diào)動(dòng)、出境政審還是職稱(chēng)評(píng)審、社會(huì)保險(xiǎn)、入黨入團(tuán)、退休手續(xù)辦理以及各項(xiàng)證明的出具等手續(xù)，都將以檔案材料的審核為重要依據(jù)，直接為個(gè)人切身利益服務(wù)。

2 企業(yè)人事檔案存在的問(wèn)題

2.1 人事檔案重視不夠。有些企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案工作認(rèn)識(shí)存在誤區(qū)，認(rèn)為不是企業(yè)的主要工作，只要不丟失、不泄密就行了。企業(yè)追求經(jīng)濟(jì)效益，使人事檔案工作在企業(yè)的各項(xiàng)工作中提不上重要議事日程。

2.2 歸檔材料存在虛假現(xiàn)象。評(píng)價(jià)員工在政治態(tài)度、思想品德、業(yè)務(wù)實(shí)績(jī)等方面的材料存在千篇一律現(xiàn)象，缺乏針對(duì)性，不能突出個(gè)人工作特點(diǎn)和實(shí)績(jī)。甚至有些人喪失基本的職業(yè)道德，偽造假材料，如假學(xué)歷、假出生年月、假工作簡(jiǎn)歷等，嚴(yán)重影響了檔案材料的真實(shí)性，為檔案利用帶來(lái)了麻煩。

2.3 人事檔案管理人員缺乏。有些企業(yè)忽視人事檔案工作業(yè)務(wù)性強(qiáng)、專(zhuān)業(yè)化程度高的特點(diǎn)，在人事檔案管理上還沒(méi)有配備專(zhuān)職人員，負(fù)責(zé)人事檔案工作的人

員通常兼任其他工作，造成了人事檔案管理的混亂，嚴(yán)重影響了企業(yè)人事檔案管理水平。

2.4 存在人為因素。有些企業(yè)員工對(duì)自己的人事檔案重視不夠，如部分員工工作調(diào)動(dòng)后將人事檔案自己存放，未及時(shí)辦理歸檔手續(xù)，從而影響了今后個(gè)人辦理養(yǎng)老保險(xiǎn)、繼續(xù)深造等事關(guān)個(gè)人切身利益問(wèn)題。

2.5 管理手段落后。目前仍有一些企業(yè)人事檔案室融辦公、倉(cāng)庫(kù)、閱檔為一間，防火、防潮、防盜手段只停留在較低水平，也沒(méi)有單獨(dú)的計(jì)算機(jī)和檔案管理軟件，查閱人事檔案仍采用手工查找，從而嚴(yán)重制約了人事檔案信息的開(kāi)發(fā)和利用。

3 加強(qiáng)企業(yè)人事檔案管理的措施

3.1 強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)。各級(jí)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要提高認(rèn)識(shí)，真正把人事檔案工作作為人事部門(mén)的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)性工作來(lái)抓，高度重視人事檔案管理工作，建立與完善適合本部門(mén)質(zhì)量考核體系，制定相應(yīng)的獎(jiǎng)懲制度，激發(fā)人事檔案工作人員工作積極性和創(chuàng)造性。要加大投入，切實(shí)幫助解決人事檔案工作中遇到的實(shí)際問(wèn)題，按標(biāo)準(zhǔn)、要求建設(shè)好規(guī)范化的專(zhuān)門(mén)人事檔案館（室），建好配套保護(hù)措施，配備必要的電腦、掃描儀、監(jiān)視器等設(shè)備，不斷提高檔案管理信息化水平。

3.2 健全管理機(jī)制。企業(yè)要首先做好人事檔案管理的收集、整理和鑒別工作，完善其管理體制。人事檔案工作人員必須樹(shù)立較強(qiáng)的保密意識(shí)，制定嚴(yán)格的接收、鑒別、整理、保管、提供、傳遞和銷(xiāo)毀檔案材料制度，以確保人事檔案的絕對(duì)安全。

3.3 樹(shù)立服務(wù)意識(shí)。人事檔案工作人員必須樹(shù)立全心全意為人事工作服務(wù)的思想，端正服務(wù)態(tài)度，時(shí)時(shí)處處為利用者著想，認(rèn)真負(fù)責(zé)地做好人事檔案利用工作，堅(jiān)持主動(dòng)、保密、及時(shí)、準(zhǔn)確的原則，為組織人事工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，在服務(wù)中實(shí)現(xiàn)自我人生價(jià)值。

3.4 加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)。企業(yè)的人事檔案管理人員應(yīng)該具有過(guò)硬的業(yè)務(wù)技能和合理的知識(shí)結(jié)構(gòu)體系，應(yīng)該不斷學(xué)習(xí)和了解國(guó)家人事制度改革的文件，及時(shí)掌握黨的方針政策。熟悉相關(guān)的人事管理工作業(yè)務(wù)，熟練掌握工作流程和現(xiàn)代化的管理技術(shù)，不斷提高人事檔案隊(duì)伍的整體素質(zhì)，以適應(yīng)新形勢(shì)下企業(yè)組織人事工作及其他各項(xiàng)工作的需要。

（作者單位：中原油田第九社區(qū)管理中心 來(lái)稿日期：2014-04-15）