張學

精細化管理的文化理念源于發(fā)達國家的企業(yè)管理理念，其本質(zhì)內(nèi)涵是戰(zhàn)略和目標分解細化并落實，將管理責任具體化、明細化，它要求相應(yīng)管理工作切實做到制度化、格式化、程式化同時強調(diào)執(zhí)行力?！凹毠?jié)決定成敗”，注重高校檔案管理的“精”、“細”兩點，促進形成管理層次，即：檔案管理規(guī)范化、檔案管理精細化、檔案管理個性化。以精細化管理模式為基礎(chǔ)，完善高校檔案管理工作，筆者認為應(yīng)從以下幾方面入手。

1.建立檔案館

“檔案館”是指具有一定專業(yè)人員和固定設(shè)施配備的獨立機構(gòu)，將高校檔案管理專業(yè)化，使之成為并行于學校管理而又單獨存在的管理機構(gòu)。檔案館的建立過程中要注重兩個方面的要求：一方面，人員配備要專業(yè)。檔案管理工作人員，既要精通專業(yè)知識，又要有管理經(jīng)驗，可通過人才招聘的形式，競爭上崗。另一方面，硬件要齊全。合理建設(shè)檔案館硬件配置，如成立“檔案管理工作室”、購進相關(guān)機械設(shè)備等。在保證一定物質(zhì)需求的前提下，建立完善的檔案管理體制，以促進檔案管理工作的開展。

2.強化精細化管理意識

強化相關(guān)工作人員的精細化管理意識，統(tǒng)一思想，明確檔案館精細化管理的實質(zhì)和目標。深化各級領(lǐng)導和執(zhí)行人員的精細化管理思想，在全員接受認同的情況下，統(tǒng)一思想認識和觀念，使檔案館切實做到管理精準細化、服務(wù)精耕細作、技術(shù)精益求精，從而更為細致的服務(wù)于各項教學工作，促進校園發(fā)展。

3.完善管理機制，規(guī)范操作行為，細化管理制度

高校檔案精細化管理使檔案管理規(guī)范化、精細化、個性化。完善管理機制，規(guī)范操作行為，細化管理制度，就要求制定具體的系統(tǒng)業(yè)務(wù)處理流程，明確各崗位職責，劃分責任，實現(xiàn)崗位、程序間的統(tǒng)一和互動，建設(shè)標準、規(guī)范的高校檔案管理系統(tǒng)。

而一個系統(tǒng)的正常運轉(zhuǎn)，必須有相應(yīng)的管理制度作為保障。高校檔案管理制度主要由五部分構(gòu)成：一是相關(guān)法律法規(guī)。由國家相關(guān)部門頒發(fā)、制定針對高校檔案管理的工作目標、工作途徑以及工作方法等，包括管理機構(gòu)和業(yè)務(wù)部門的設(shè)置原則、職責劃分、隸屬關(guān)系、權(quán)力范圍和材料編制等。二是崗位制度。此項制度應(yīng)包括對館長、副館長和館員的崗位要求、職責認定、權(quán)力范疇等多項內(nèi)容的說明，以此為標準，確保高校檔案管理工作的正常開展。三是行政管理制度。行政管理事務(wù)主要包括獎懲措施、考評標準、晉升條件、設(shè)備使用準則、經(jīng)費申請程序等，并依據(jù)人、物、財、環(huán)境等進行細致劃分，制定相應(yīng)的管理制度，切實做到有據(jù)可查，規(guī)范操作行為。四是業(yè)務(wù)流程制度。它是指針對具體的業(yè)務(wù)操作流程制定的行為標準，涵蓋了日常教學情況、教研成果、校園規(guī)劃、測試結(jié)果、人文歷史、資金投入等相關(guān)文獻的收錄、編輯、整理工作。由于高校檔案的多樣性和可連續(xù)性，需要工作人員投入更多的精力和時間開展該項工作，因此業(yè)務(wù)流程制度在管理制度當中占有較重的分量。五是利用服務(wù)制度。檔案館建設(shè)的最終目的是服務(wù)于實際，制定服務(wù)制度，應(yīng)從兩個方面著手：一方面，明確查閱者的權(quán)力和義務(wù)，解除檔案館神秘不可侵犯的錯誤思想，公示檔案館職責，以發(fā)揮其應(yīng)有的作用。另一方面，制定工作人員服務(wù)標準，以服務(wù)至上為根本，統(tǒng)一派發(fā)工作制服，提高人員素質(zhì)，使高校檔案管理專業(yè)化，以求更好的解決實際問題。

4.加強信息化建設(shè)，科技引領(lǐng)管理潮流

相對傳統(tǒng)的檔案管理方式而言，信息化檔案管理具有傳輸速度快、存儲空間大、可保留時間長、易管理、易查詢等特點，因此，信息化成為完善現(xiàn)代高校檔案管理的必要途徑，以先進科技為輔助手段，精益化檔案管理方式，實現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化，具體應(yīng)從以下幾點入手。

（1）增強相關(guān)人員信息化建設(shè)緊迫感，促進形成信息化建設(shè)責任意識

隨著高校檔案種類和數(shù)量的不斷增長，傳統(tǒng)的手工記載方式已不能滿足現(xiàn)代高校對檔案分類、編排、檢索、更新等各方面的要求，出現(xiàn)了管理過程繁瑣、查找速度慢、準確性差等眾多問題。因此實現(xiàn)高校檔案管理信息化顯現(xiàn)的尤為迫切，各級管理者應(yīng)引起充分的重視。同時，應(yīng)培養(yǎng)檔案管理人員的責任意識，鼓勵他們積極參與各項信息化建設(shè)研討工作，聽取各方面意見，制定相應(yīng)的建設(shè)計劃，以促進高校檔案管理的進步，從而全方位推動校園建設(shè)和教育事業(yè)的發(fā)展。

（2）加大高校檔案信息化管理的建設(shè)投入

依據(jù)學校資源狀況，將高校檔案信息化管理建設(shè)納入學?；椖?，合理分配建設(shè)投入比率，制定精細化的建設(shè)計劃。信息化管理的建設(shè)投入應(yīng)包括“軟件”建設(shè)投入和“硬件”建設(shè)投入兩個方面。其中，“軟件”建設(shè)投入是指相關(guān)管理人員的培訓和技術(shù)交流。在此過程中，校方應(yīng)定期或不定期的組織管理人員參加專業(yè)培訓、同行技術(shù)交流會等，并要求相關(guān)人員做好會后總結(jié)工作，以確保管理者及時更新高校檔案管理理念，改進管理機制，提高工作效率及成果?！坝布苯ㄔO(shè)投入是指校方以相關(guān)管理規(guī)定和資金預算狀況為依據(jù)，所開展的物質(zhì)建設(shè)工作，如機械設(shè)備采購、管理軟件更新、工作室面積擴大等。只有“軟件”、“硬件”兩手抓，合理協(xié)調(diào)兩方面投入配比，堅持兩者并重原則，才能使得高校檔案信息化管理建設(shè)投入利益最大化，實現(xiàn)完善高校檔案管理工作的目標。

（3）開設(shè)高校檔案網(wǎng)絡(luò)平臺

開設(shè)高校檔案網(wǎng)絡(luò)平臺可以精簡管理工作者工作量、提高工作效率、降低管理成本，真正實現(xiàn)精細化管理。高校檔案網(wǎng)絡(luò)平臺的構(gòu)建可以以校園網(wǎng)站為基礎(chǔ)，劃分為獨立版塊，將檔案內(nèi)容制作成電子文檔并進行分類、編輯、排版、整理后予以公示。其中，平臺內(nèi)容可以關(guān)鍵詞或關(guān)鍵字鍵入的形式進行搜索。在此過程中，還應(yīng)注意兩個“更新”：一是內(nèi)容更新。因高校檔案的可連續(xù)性，管理者應(yīng)對檔案內(nèi)容做到及時更新，以確保各項校園工作的正常開展。二是防御軟件更新。針對部分檔案存在一定的保密性，可利用殺毒軟件、電子身份認證、數(shù)據(jù)加密等安全技術(shù)，并做好防御軟件更新工作，以確保檔案信息的安全。

（作者單位：河北外國語職業(yè)學院）endprint