盧玉娟

醫(yī)院檔案是醫(yī)院在從事醫(yī)療、科研、教學(xué)、預(yù)防保健、藥品管理、衛(wèi)生行政管理以及其它各項活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像以及其它不同載體、不同形式的歷史記錄，是醫(yī)院工作計劃和決策的可靠依據(jù)，是指導(dǎo)并協(xié)調(diào)各項工作正常運行的參考資料。檔案管理是醫(yī)院科學(xué)管理中重要的一環(huán)，是必須重視的基礎(chǔ)性工作。當(dāng)前，醫(yī)療改革日益深化，醫(yī)院管理工作面臨新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，新形勢下的醫(yī)院檔案工作該如何發(fā)展才能更好地為醫(yī)療服務(wù)，是當(dāng)前亟待解決的問題。

一、現(xiàn)行醫(yī)院檔案管理中存在的問題

1.觀念落后，創(chuàng)新意識不強(qiáng) 由于檔案工作效益的滯后性，大多數(shù)檔案工作者認(rèn)為檔案工作只不過是管理承辦過的文件而已，不了解檔案工件的內(nèi)容、性質(zhì)與任務(wù)，更不了解檔案事業(yè)的發(fā)展具有社會化、系統(tǒng)化和專業(yè)化的特點，認(rèn)為只要立卷、歸檔、鑒定、保管等一系列環(huán)節(jié)完成后，基本上就“萬事大吉”了。在工作中，習(xí)慣于“坐等待收”的服務(wù)方式，對遇到新情況、新問題胸中無數(shù)，不善于捕捉社會新信息，難以開創(chuàng)檔案工作的新局面。

2.檔案管理人員素質(zhì)參差不齊

目前從事醫(yī)院檔案管理的人員在專業(yè)素質(zhì)、理論水平、文化程度等方面參差不齊，表現(xiàn)為人員配備隨意，流動性大，檔案管理人員多是從行政、護(hù)理、醫(yī)技等部門轉(zhuǎn)崗過來，而檔案專業(yè)出身的人員較少，且存在著專業(yè)知識老化，知識面較窄，知識結(jié)構(gòu)不合理，學(xué)歷偏低，思想觀念和管理水平相對滯后等問題，與時代發(fā)展的要求懸殊較大，難以適應(yīng)新形勢下的檔案事業(yè)發(fā)展。

3.對電子檔案的管理缺乏應(yīng)用的專業(yè)技術(shù)能力

隨著檔案管理的數(shù)字化，電子文檔應(yīng)運而生，這些文檔在歸檔過程上無論從載體形式、歸檔辦法，還是從本質(zhì)屬性、來源等方面都與紙質(zhì)文件有很多不同。電子文件的原始記錄性和憑證作用如何確定，電子文檔能否作為檔案，是否具有法律憑證作用，便成為檔案界一系列的新課題。這些課題是電子文件能否轉(zhuǎn)化為檔案的關(guān)鍵，也是賦予檔案本質(zhì)屬性新的內(nèi)涵的客觀需要。對這些課題，大多數(shù)檔案管理者無力應(yīng)付。另外，檔案管理者沒有受過專業(yè)培訓(xùn)，對于電子文件整理排序技術(shù)、信息安全保護(hù)技術(shù)、計算機(jī)病毒防治技術(shù)等，缺乏足夠的應(yīng)付能力。以上各種原因嚴(yán)重制約了醫(yī)院檔案的發(fā)展，要想擺脫困境，使檔案管理步入科學(xué)合理的現(xiàn)代化的軌道，就要從檔案管理者的能力入手。

4.管理制度不健全，檔案收集效率不高，管理分散，缺乏信息資源整體性。目前絕大多數(shù)醫(yī)院都制定了較為健全的醫(yī)院管理制度和各級各類人員工作職責(zé)，而涉及檔案管理的制度、職責(zé)、考核標(biāo)準(zhǔn)卻較少，沒有統(tǒng)一規(guī)范的醫(yī)院檔案管理模式。由于管理制度不完善，有價值的文件材料得不到足夠的重視和統(tǒng)一收集，造成檔案收集效率不高，信息管理與檔案管理嚴(yán)重脫節(jié)，失去了檔案工作的完整性，醫(yī)院信息資源缺乏整合性，跟不上新時期發(fā)展的需要，不利于科學(xué)管理。

二、提高醫(yī)院檔案管理水平的措施

1.增強(qiáng)管理的規(guī)范化

制定新的管理理念，醫(yī)院需要將檔案管理工作重視起來，作為醫(yī)院的重點內(nèi)容進(jìn)行發(fā)展，并制定相應(yīng)的管理、質(zhì)量檢查、工作流程等相關(guān)制度，對檔案的管理方式進(jìn)行完善，以及對醫(yī)院各部門的檔案進(jìn)行收集管理。同時要制定相應(yīng)的考核制度，以對相關(guān)制度的落實進(jìn)行檢查，并進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)。要將檔案管理的相關(guān)內(nèi)容寫入管理任務(wù)書中，同醫(yī)療業(yè)務(wù)一起進(jìn)行考核與評價，并且與相關(guān)部門負(fù)責(zé)人的績效考核進(jìn)行掛鉤，進(jìn)而使各部門檔案管理責(zé)任得到明確。依此，對醫(yī)院各部門形成的檔案進(jìn)行及時收集與整理，使其能夠完整的形成一個信息系統(tǒng)，可以為人們及時提供所需信息，促使檔案存儲管理的標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)字化以及網(wǎng)絡(luò)化，以實現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理。

2.加強(qiáng)人員培訓(xùn)

根據(jù)相關(guān)規(guī)定，需要加大檔案管理必要性的宣傳力度，提升工作人員的管理意識，尤其是醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)人員。要根據(jù)醫(yī)院的實際情況，對檔案管理人員進(jìn)行多種素質(zhì)培養(yǎng)，以提升其綜合素質(zhì)水平，擴(kuò)大管理隊伍的力量。同時對工作人員進(jìn)行計算機(jī)培訓(xùn)，使其能夠?qū)π畔?、通信、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代技術(shù)進(jìn)行學(xué)習(xí)與掌握，以提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。此外，還需要對工作人員進(jìn)行階段性考核，并為其構(gòu)建良好的工作環(huán)境，促使醫(yī)務(wù)人員能夠更好的參與到現(xiàn)代化的檔案管理中。

3.構(gòu)建新模式

隨著計算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，計算機(jī)得到了廣泛使用，醫(yī)院已經(jīng)具備了對檔案實施現(xiàn)代化管理的條件。目前對網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行充分運用，并對檔案管理的信息系統(tǒng)進(jìn)行完善，已成為了醫(yī)院對檔案進(jìn)行現(xiàn)代化管理的關(guān)鍵所在。因此，熟練掌握計算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，并進(jìn)行聯(lián)合運用。同時將現(xiàn)代化的新型管理技術(shù)與傳統(tǒng)的管理形式相應(yīng)結(jié)合，按照醫(yī)院制定的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，采用靈活的管理方式和準(zhǔn)確的管理軟件，對先進(jìn)技術(shù)與管理手段進(jìn)行充分運用，完成對醫(yī)院檔案標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的管理模式，使醫(yī)院的檔案管理水平得到不斷提升。通過對計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的充分運用，可以將相關(guān)科室的檔案管理連成整體，實現(xiàn)醫(yī)院檔案的信息共享，尤其是急診部門、臨床管理部門以及檔案管理部門三者之間的信息共享。這樣不僅使醫(yī)院檔案信息的準(zhǔn)確、實用性得到有效提升，還降低了醫(yī)院在管理方面的投入，提升了工作人員的工作效率，使醫(yī)院檔案的管理水平有了顯著提升。

4.重視檔案利用

在醫(yī)院運營的過程中，會有大量的相關(guān)文件、協(xié)議、合同等形成，能夠?qū)︶t(yī)院的發(fā)展過程進(jìn)行真實反映，具有十分重要的價值。為了充分發(fā)揮檔案的作用就需要檔案管理者具有較強(qiáng)的服務(wù)意識，并對檔案管理的范圍進(jìn)行擴(kuò)展，對檔案資源進(jìn)行開發(fā)，尤其是對具有較高保存價值的檔案資源，提升檔案的管理質(zhì)量與服務(wù)水平，有效的為臨床治療與科研提供全面服務(wù)。同時加強(qiáng)醫(yī)院各科室與部門之間的聯(lián)系，組織各科室進(jìn)行編研活動，并將其公布在醫(yī)院的網(wǎng)站上，實現(xiàn)醫(yī)院各部門之間的資源共享。進(jìn)而滿足醫(yī)院的醫(yī)療需求以及科研需求，提升醫(yī)院檔案的利用效率。

三、醫(yī)院檔案管理的新思路

1.提高檔案管理人員的素質(zhì)，增強(qiáng)人們對檔案管理的意識。檔案資源是一種潛在的生產(chǎn)力，醫(yī)院的檔案管理與醫(yī)院的醫(yī)療、教學(xué)、科研是緊密相連的。隨著醫(yī)院管理向科學(xué)化、現(xiàn)代化和標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展，檔案工作已成為醫(yī)院管理的重要組成部分，醫(yī)院檔案工作人員是醫(yī)院檔案工作的管理者，對醫(yī)院的檔案工作實施全面的管理，在檔案管理中起著領(lǐng)導(dǎo)、決策、指導(dǎo)、監(jiān)督作用。因此，建立一支具有堅定理想信念、掌握現(xiàn)代科技知識和專業(yè)技能、勝任本職工作、富有創(chuàng)新能力的檔案管理隊伍，并使他們充分意識到檔案的價值及檔案帶來的社會效益和經(jīng)濟(jì)利益，自覺參與檔案管理工作，已經(jīng)成為我們工作的當(dāng)務(wù)之急。

2.完善醫(yī)院檔案管理的體制建設(shè)和制度建設(shè)。多數(shù)醫(yī)院原來的檔案管理沒有獨立的機(jī)構(gòu)，造成檔案管理沒有自主權(quán)，工作處于被動狀態(tài)。醫(yī)院應(yīng)通過認(rèn)真地調(diào)查研究，制定相應(yīng)的改革措施，逐步建立醫(yī)院檔案管理的職能機(jī)構(gòu)，確立檔案室在醫(yī)院中的地位，實現(xiàn)檔案管理從分散模式向集中模式的轉(zhuǎn)變，從而有利于檔案的保管和檔案信息的綜合開發(fā)。檔案管理是一項長期工作，醫(yī)院各級部門要嚴(yán)格把關(guān)，責(zé)任到人，建立相應(yīng)的考核制度。醫(yī)院應(yīng)將檔案管理工作納入科室管理責(zé)任書之中，與科室主任工作實績考核獎懲掛鉤，明確科室主任對科室檔案工作的管理責(zé)任，抓好歸檔材料的收集、整理，促進(jìn)檔案管理的規(guī)范化。

3.實行檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理是檔案管理信息化的根本。檔案管理現(xiàn)代化不僅是先進(jìn)設(shè)備的配置，還包括管理方式的標(biāo)準(zhǔn)化。因此，醫(yī)院檔案管理必須有章可循、有法可依，在檔案管理的各個環(huán)節(jié)、各個步驟，從收集、整理到最后歸檔、存入微機(jī)，都要做到條理清晰、目的明確，保證檔案完整，避免漏失檔案的內(nèi)容。

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展與應(yīng)用，加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理，提高醫(yī)院檔案利用率對醫(yī)院及醫(yī)學(xué)科學(xué)的發(fā)展意義重大。我們必須提高認(rèn)識，改進(jìn)檔案管理及利用方式，為醫(yī)院的建設(shè)做好鋪路石，也為人民的健康事業(yè)貢獻(xiàn)自己的力量。

（作者單位：石家莊市第一醫(yī)院）endprint