趙同瑛

關于數(shù)字檔案的概念，可以從以下角度來理解它：用二進制編碼的數(shù)字方式存儲，處理檔案信息內(nèi)容，應用計算機、通訊和多媒體技術，提供電子網(wǎng)絡檢索和服務的檔案網(wǎng)絡信息系統(tǒng)，從數(shù)字化檔案資源和服務的角度來講，它是一個電子化信息的倉儲，能夠儲存大量各種形式的信息，用戶可以通過網(wǎng)絡方便的訪問它，并獲得這些信息，其信息的儲存和用戶訪問是不受地域限制的。

數(shù)字檔案館的建設內(nèi)容：

（1）按照數(shù)字檔案館基礎網(wǎng)絡架構、主要技術路線與軟硬件配置基本要求，集成建設適應館藏檔案基礎數(shù)據(jù)和今后一定時期內(nèi)數(shù)字檔案增長規(guī)模的數(shù)據(jù)管理、滿足數(shù)字檔案館各項管理與服務需求的基礎設施。

（2）開發(fā)或應用具備“收集、管理、存儲、利用”等功能要求的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理各業(yè)務環(huán)節(jié)的自動化、網(wǎng)絡化。

（3）全面推進館藏檔案基礎數(shù)據(jù)庫建設，優(yōu)先建立館藏檔案的文件級目錄數(shù)據(jù)庫，逐步進行傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，積極推進電子文件的接收和管理，建立各類數(shù)字檔案資源庫群。

（4）應用先進技術和相關管理手段，保證數(shù)字檔案信息資源的可靠可信和長期可用，減少數(shù)字檔案對軟硬件的依賴性，從而使數(shù)字檔案具備傳統(tǒng)檔案所具有的原始性、憑證性和長期可讀性。

（5）運用多種技術手段，針對不同利用對象，通過不同渠道，實現(xiàn)檔案信息資源分層共享，方便、快捷滿足各類用戶利用需求。

（6）配套建設數(shù)字檔案館保障體系，確保數(shù)字檔案館系統(tǒng)安全和數(shù)字檔案信息安全。

數(shù)字檔案館的建設需要實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化，檔案管理的現(xiàn)代化，檔案利用的網(wǎng)絡化。數(shù)字檔案館的新內(nèi)容、新方式、新體系，必然對現(xiàn)有的檔案管理體制產(chǎn)生影響。

1、控制為核心的體制設計理念

檔案與其它文獻信息追求的差異在于，檔案內(nèi)容的涉密性使檔案信息的交流受到了限制，阻礙了普通檔案利用者的合理要求，我國過去的檔案管理體制是以控制為核心的設計理念，管理體制的設計重心是如何防止檔案信息的泄密。而數(shù)字檔案館建設的最大意義就是要實現(xiàn)管理理念以保管檔案實體為主向以提供檔案服務為核心的轉(zhuǎn)變，可以借鑒網(wǎng)絡技術實現(xiàn)檔案利用效率的提升和利用方式的靈活，而不僅僅是在原有管理理念的指導下實現(xiàn)檔案實體的保管和整理的升級。因此發(fā)揮數(shù)字檔案館在提供利用方面的優(yōu)勢，為廣大檔案利用者提供服務是建設數(shù)字檔案館的應有之意，2000年的全國檔案工作會議明確提出：要轉(zhuǎn)變觀念，改變認識。把檔案館建成“兩個基地，一個中心?！奔礄n案保存基地，愛國主義教育基地和檔案信息服務中心。時代要求檔案館從封閉走向開放，檔案館的功能也要由檔案保存、檔案借閱、技術管理轉(zhuǎn)變?yōu)楸４?、借閱、技術管理、對外開放模式。檔案工作理念的改變，導致了原有的控制為核心體制設計理念的變化。如果檔案工作堅持以保管為主的理念，則失去了建設數(shù)字檔案館的意義，另一方面，數(shù)字檔案也使得檔案工作者從傳統(tǒng)的手工管理模式轉(zhuǎn)向計算機管理模式。

2、基于傳統(tǒng)檔案業(yè)務的職能分配方式

原有的檔案館在組織建構上基本立足點都在于現(xiàn)有傳統(tǒng)檔案工作中涉及到的主要問題，檔案工作者已經(jīng)習慣了被動的工作方式，但隨著數(shù)字檔案館建設的來臨和發(fā)展，數(shù)字檔案館必將使檔案館的各個部門都涉及參與，數(shù)字檔案館的建設已不再是單純的技術工作對檔案工作的要求，首先是歸檔流程就有新的變化，傳統(tǒng)檔案的歸檔工作一般是在檔案館內(nèi)部完成的，而數(shù)字檔案從現(xiàn)行的業(yè)務系統(tǒng)轉(zhuǎn)移到檔案館的資源中心不能再被修改，檔案館必須建立專門的網(wǎng)絡系統(tǒng)、儲存系統(tǒng)、管理信息系統(tǒng)等硬件環(huán)境，以便檢驗、儲存、管理和閱讀數(shù)字檔案，為了做好電子檔案的歸檔工作，檔案工作者還需提前參與到整個系統(tǒng)的方案設計以及需求分析和系統(tǒng)實現(xiàn)階段中去，從檔案管理的角度上提出合理的建議和意見，要從全局的角度上考慮電子檔案的管理和利用，檔案工作人員要以技術發(fā)展為契機從而實現(xiàn)檔案行業(yè)在管理理念和運行體制上的重要變革，數(shù)字檔案館的建設要求檔案工作者以服務的姿態(tài)用數(shù)字檔案建設的成果為利用者服務，應該借助數(shù)字檔案的環(huán)境主動與相關行業(yè)系統(tǒng)的外部交流，不能再以“坐等靠”的傳統(tǒng)作風，數(shù)字檔案提供利用時，應注意安全保密性，未經(jīng)批準，任何單位和個人不得復制數(shù)字檔案，體制上發(fā)生轉(zhuǎn)變才能保證檔案數(shù)字的健康發(fā)展，數(shù)字檔案館的建設必將使傳統(tǒng)的檔案業(yè)務的職能結構發(fā)生變化。

3、管理理念的更新

數(shù)字檔案管理系統(tǒng)應當具備“收集、管理、保存、利用”四項基本業(yè)務功能，以及用戶權限管理、系統(tǒng)日志管理、數(shù)據(jù)備份與恢復、系統(tǒng)及其數(shù)據(jù)安全維護等功能。數(shù)字檔案管理系統(tǒng)還應當采取必要措施保證館藏數(shù)字檔案信息，特別是由電子文件歸檔形成的電子檔案信息的可靠和可用。數(shù)字檔案管理系統(tǒng)功能可以根據(jù)信息化發(fā)展和檔案管理的要求而有所側(cè)重并不斷拓展。

檔案工作不僅僅是整理和保管檔案，檔案館更不僅僅是檔案的一個集中儲存地，工作方式由保管到服務變被動到主動是檔案館價值體現(xiàn)的必然要求，數(shù)字檔案館將進一步推動這一理念的實現(xiàn)，用館內(nèi)儲藏的數(shù)據(jù)平臺為廣大利用者服務，檔案管理體制也要適應這一理念的轉(zhuǎn)變。也就是要樹立“服務本位”的理念。數(shù)字檔案館的建設在對檔案管理系統(tǒng)的開放性提出要求的同時，電子文件的管理方式已經(jīng)不再沿用傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的管理模式，數(shù)字檔案館的建設要求要做好電子文件的歸檔管理工作。數(shù)字檔案的歸檔一般有兩種模式：一是將數(shù)字檔案拷貝到脫機的載體上，主要利用儲存介質(zhì)傳輸，這些介質(zhì)包括光盤和磁盤，移交到檔案室。另一種歸檔方式是通過網(wǎng)絡，各部門將本部門形成的電子文件通過網(wǎng)絡傳輸?shù)綑n案室，歸檔后供各個部門在線瀏覽。檔案部門要與電子文件產(chǎn)生和形成中的各個部門保持相關的聯(lián)系，及時掌握電子文件形成階段的各類元數(shù)據(jù)信息，制定與電子檔案保管格式、數(shù)據(jù)儲存方式、數(shù)據(jù)管理等工作相關的制度性文件，通過電子簽名、數(shù)據(jù)加密、數(shù)據(jù)效驗、儲存?zhèn)浞莸确椒▉肀ＷC電子文檔的真實性、完整性、有效性以及可讀性，把好歸檔電子文件的質(zhì)量關。數(shù)字檔案館的建設勢必要打破傳統(tǒng)檔案各部門的結構，在橫向縱向上加強了檔案與各個部門之間的數(shù)據(jù)交換與共享。

檔案是一種原生的信息資源，檔案的生命和價值在于利用，快捷、準確、真實是檔案利用的原則，效益、資源共享是檔案利用的宗旨，數(shù)字檔案館正是迎合迅猛發(fā)展時代潮流的產(chǎn)物，是高科技和現(xiàn)代檔案管理手段和理念的結晶，為了使檔案工作適應數(shù)字檔案館的飛速發(fā)展的要求，檔案工作者必須要通過不斷努力和辛勤勞動，相應提高的素質(zhì)、技能，使檔案用戶通過網(wǎng)絡在任何地點、時間都能得到權限許可的檔案。

（作者單位：中冶賽迪上海工程技術有限公司）