摘 要：本文主要論述工程設(shè)計(jì)檔案的性質(zhì)、特點(diǎn)，以及如何針對(duì)這些特點(diǎn)在新形勢下通過現(xiàn)代化的手段來管理工程設(shè)計(jì)檔案。

關(guān)鍵詞：工程設(shè)計(jì)檔案；特點(diǎn)；現(xiàn)代化；管理手段

工程設(shè)計(jì)檔案作為浩瀚的檔案學(xué)中一個(gè)分支，在人類的生產(chǎn)實(shí)踐活動(dòng)中有著重要的作用。和傳統(tǒng)的檔案相比，工程設(shè)計(jì)檔案有著自身的鮮明的特點(diǎn)，正是由于這些特點(diǎn)，使得工程設(shè)計(jì)檔案的管理除了具有檔案管理的共有屬性之外，也有自己的特殊的管理手段和管理方式。特別是在現(xiàn)代信息技術(shù)飛速發(fā)展的情況下，針對(duì)工程設(shè)計(jì)檔案的特點(diǎn)，運(yùn)用現(xiàn)代化的管理手段來更好的管理工程設(shè)計(jì)檔案，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù).

工程設(shè)計(jì)檔案的定義：工程設(shè)計(jì)是根據(jù)建設(shè)工程的要求，對(duì)建設(shè)工程所需的技術(shù)、經(jīng)濟(jì)、資源、環(huán)境等條件進(jìn)行綜合分析、論證，編制建設(shè)文件的活動(dòng)。在工程設(shè)計(jì)過程中形成并應(yīng)歸檔保存的文字、表格、聲像，圖紙等各種載體材料，就是工程設(shè)計(jì)檔案，它是工程建設(shè)項(xiàng)目管理工作的重要組成部分。

工程設(shè)計(jì)檔案的特點(diǎn)主要有以下幾方面：

1 專業(yè)技術(shù)性

工程設(shè)計(jì)的特點(diǎn)是專業(yè)分工明確，各專業(yè)有自己的不同的技術(shù)、規(guī)范和要求，這樣形成的檔案有著鮮明的專業(yè)標(biāo)志。一項(xiàng)工程設(shè)計(jì)是由多種專業(yè)和設(shè)計(jì)人員按不同專業(yè)分別開展具體設(shè)計(jì)作業(yè)，又相互配合共同完成，因此，一項(xiàng)工程的設(shè)計(jì)文件材料其形成過程是多學(xué)科、多專業(yè)聯(lián)合集體創(chuàng)作的過程。這種專業(yè)性要求檔案人員需要具備一定的專業(yè)知識(shí)，組卷時(shí)候既要考慮各專業(yè)的特點(diǎn)也要結(jié)合其中的有機(jī)聯(lián)系。在制定設(shè)計(jì)檔案的分類、整理、編目時(shí)，要考慮圖紙文件所屬專業(yè)與工程項(xiàng)目、與工程設(shè)計(jì)之間的隸屬關(guān)系，才能系統(tǒng)的有針對(duì)性的管理設(shè)計(jì)檔案。

2 檔案內(nèi)容的成套性

工程設(shè)計(jì)檔案的成套性特點(diǎn)是指圍繞著一個(gè)獨(dú)立的工程項(xiàng)目所形成的一套工程設(shè)計(jì)檔案，是一個(gè)密切聯(lián)系的有機(jī)整體。一項(xiàng)工程設(shè)計(jì)全部設(shè)計(jì)文件材料的總和，包括設(shè)計(jì)所必須的上級(jí)批文、前期準(zhǔn)備報(bào)告、中間設(shè)計(jì)成品和最終設(shè)計(jì)成品等， 按照一個(gè)獨(dú)立的工程項(xiàng)目把它們組成一套完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的檔案， 其中每一張圖紙、每一頁文字或表格都是該套檔案不可缺少的組成部分，這就是它的成套性。 成套性的特點(diǎn)要求檔案介入必須追蹤全過程，現(xiàn)在的工程檔案項(xiàng)目之所以設(shè)立文檔人員，就是針對(duì)工程設(shè)計(jì)檔案的成套性的特點(diǎn)，全程介入，確保設(shè)計(jì)檔案的完整、準(zhǔn)確。

3 設(shè)計(jì)檔案的階段性

工程設(shè)計(jì)一般包括前期準(zhǔn)備階段：根據(jù)項(xiàng)目批文批件編制項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告等，中間設(shè)計(jì)階段：包括初步設(shè)計(jì)階段、施工圖設(shè)計(jì)階段等，現(xiàn)場服務(wù)施工階段完工后形成竣工圖。這些階段形成是一環(huán)套一環(huán)的，所形成的檔案也是不可分割的有機(jī)整體，這種階段性的特點(diǎn)也影響了設(shè)計(jì)檔案的歸檔、分類、整編不同于一般檔案。

4 設(shè)計(jì)檔案的多樣性和復(fù)雜性

工程設(shè)計(jì)檔案的形態(tài)多種多樣，繪圖工具從早期的手工繪圖板到現(xiàn)代的計(jì)算機(jī)輔助CAD設(shè)計(jì)、形成材料有硫酸紙底圖、藍(lán)圖、白圖，光盤、U盤等。依據(jù)不同的專業(yè)和設(shè)計(jì)規(guī)范，形成了文字、表格、圖紙等不同性質(zhì)的文件格式，包含照片、語音等不同媒體。文本也分為英文、中文、等各類語言格式。這種多樣性和復(fù)雜性的特點(diǎn)也給檔案管理帶來了很大的挑戰(zhàn)，衍生了不同載體的保管格式，檔案的利用方式也隨著多樣性的特點(diǎn)而變得豐富多彩。

5 設(shè)計(jì)檔案的修改補(bǔ)充變化頻繁

和其他檔案不同的是設(shè)計(jì)檔案的修改、補(bǔ)充非常頻繁。設(shè)計(jì)的過程是一個(gè)不斷修改完善的過程。很少有設(shè)計(jì)內(nèi)容能夠一次性成功，這樣造成設(shè)計(jì)文件內(nèi)容不斷變更，圖紙版本更替常見，現(xiàn)場條件的變化導(dǎo)致圖紙的修改和補(bǔ)充。這對(duì)檔案管理提出的很高的要求，比如，底圖藍(lán)圖的一致性，版本變化的修改，圖紙與施工安裝現(xiàn)場一致，檔案人員必須設(shè)計(jì)變更情況，保證設(shè)計(jì)文件和圖紙準(zhǔn)確性。

6 設(shè)計(jì)檔案的可復(fù)用性

相比普通檔案，設(shè)計(jì)檔案的利用價(jià)值非常高，原因在于它的可復(fù)用性很高。設(shè)計(jì)是一項(xiàng)繼承性和創(chuàng)造性的工程，一般都是在繼承和借鑒前人設(shè)計(jì)成果的基礎(chǔ)上進(jìn)行創(chuàng)造，一些工程，設(shè)計(jì)條件相似，規(guī)模相似，為了提高工作效率，往往采用復(fù)用之前相似圖紙。也有為了取得規(guī)模效益，為某種項(xiàng)目專門設(shè)計(jì)通用圖紙供大規(guī)模的復(fù)用套制。大大避免了重復(fù)勞動(dòng)，縮短了設(shè)計(jì)周期，提高了工程效益。

7 設(shè)計(jì)檔案規(guī)模龐大性

和普通檔案相比，設(shè)計(jì)檔案數(shù)量增長速度快，底圖藍(lán)圖占用庫房面積比例高，這個(gè)特點(diǎn)決定了在管理上需要考慮有較大、較多的庫房，要有足夠的櫥、柜、架、盒、夾等裝具及設(shè)備來保管；設(shè)計(jì)檔案數(shù)量增長的膨脹性和檔案庫房單位面積的有限性，決定了檔案保管方式保管手段改變的急迫性。

8 設(shè)計(jì)檔案具有社會(huì)經(jīng)濟(jì)效益的時(shí)效性

設(shè)計(jì)檔案的可復(fù)用決定了它的經(jīng)濟(jì)效益。隨著時(shí)間的推移、生產(chǎn)的發(fā)展和科技進(jìn)步，設(shè)計(jì)檔案的可利用性在不斷的衰減，利用價(jià)值也越來越小。據(jù)統(tǒng)計(jì)，設(shè)計(jì)檔案的形成時(shí)間越早，利用率越低，加上自身的龐大性特點(diǎn)，促使檔案管理制定合理的保管期限對(duì)到期的設(shè)計(jì)檔案進(jìn)行利用價(jià)值的鑒定，對(duì)部分失去使用價(jià)值的檔案剔除銷毀。

根據(jù)設(shè)計(jì)檔案以上的這些特點(diǎn)，我們必須盡快采用現(xiàn)代化的管理手段，才能有效的管理設(shè)計(jì)檔案。首先，根據(jù)其專業(yè)性的特點(diǎn)，開發(fā)專門的設(shè)計(jì)檔案管理軟件，檔案部門要通過數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)手段，建立起各類規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、共享性的數(shù)字化工程設(shè)計(jì)檔案系統(tǒng)、工程設(shè)計(jì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫和內(nèi)容數(shù)據(jù)庫，加快工程設(shè)計(jì)檔案信息資源建設(shè)；其次，根據(jù)設(shè)計(jì)檔案的多樣性和復(fù)雜性，數(shù)量龐大的特點(diǎn)，通過掃描儀將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化成矢量化的電子文件，對(duì)于設(shè)計(jì)圖紙版本的變更，利用檔案軟件自動(dòng)跟蹤，替換和補(bǔ)充。針對(duì)設(shè)計(jì)檔案可利用性高的特點(diǎn)，結(jié)合現(xiàn)代化的手段進(jìn)行復(fù)制利用，事半功倍。在現(xiàn)階段，要推動(dòng)數(shù)字簽名的合法性進(jìn)程，一旦電子文件的法律效應(yīng)得到確認(rèn)，將一舉解決設(shè)計(jì)檔案規(guī)模龐大，占用庫房比例過高的矛盾，設(shè)計(jì)檔案的時(shí)效性也得到了延長。

利用現(xiàn)代化的手段來加快設(shè)計(jì)檔案的編研工作，工程設(shè)計(jì)檔案的編研工作是對(duì)工程檔案的二次開發(fā)，為科研設(shè)計(jì)院的科研、生產(chǎn)、經(jīng)營管理和決策 工作提供重要的經(jīng)濟(jì)、技術(shù)信息支持。結(jié)合工程設(shè)計(jì)檔案的特點(diǎn)，把利用率較高，通用性、專業(yè)性較強(qiáng)的工程設(shè)計(jì)參數(shù)和設(shè)計(jì)條件提取出來， 編寫工程設(shè)計(jì)檔案編研資料，提高工程設(shè)計(jì)人員的工作效率。

只要我們能夠掌握工程設(shè)計(jì)檔案的性質(zhì)和特點(diǎn)，再加上運(yùn)用現(xiàn)代化的管理手段，提高檔案人員的業(yè)務(wù)水平，不斷改進(jìn)管理方法和提高服務(wù)質(zhì)量，更好的為工程建設(shè)服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

[1]王厚垓 對(duì)工程設(shè)計(jì)單位檔案分類的探討 《檔案學(xué)通訊》1993年02期

[2]王傳宇 科技檔案管理學(xué) 中國人民大學(xué)出版社 1998-04-01

作者簡介

陳宗陵（1964年），男，江蘇南京，職稱：館員，本科，研究方向：科技檔案管理。