蘇紅

[摘 要]隨著我國(guó)社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)與科學(xué)技術(shù)水平的迅速發(fā)展進(jìn)步，事業(yè)單位檔案的數(shù)量與需求也迅速增加，這些都促使了事業(yè)單位檔案管理工作的形式發(fā)生了深刻變化。目前，事業(yè)單位檔案管理的信息化是一種新的檔案管理方式與潮流，但事業(yè)單位在檔案管理信息化的建設(shè)工作中出現(xiàn)了一些新的問(wèn)題，因此事業(yè)單位要對(duì)這些新問(wèn)題有充分清晰的認(rèn)識(shí)，要深刻明白這些問(wèn)題并不能阻礙事業(yè)單位檔案管理信息化的進(jìn)程。對(duì)于這些問(wèn)題，要提出具有針對(duì)性的解決方案與措施，這有這樣才能促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理信息化的建設(shè)順利進(jìn)行與發(fā)展。

[關(guān)鍵詞]事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設(shè)；進(jìn)程

[中圖分類號(hào)]G270.7 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1009 — 2234（2014）05 — 0127 — 02

引言

事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)是對(duì)檔案原文件保存的重要方式，事業(yè)單位應(yīng)該充分利用先進(jìn)的信息手段與技術(shù)把各種物質(zhì)化信息資源進(jìn)行信息化的轉(zhuǎn)換，然后進(jìn)行保存工作，并且建立起檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)和檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，為事業(yè)單位的每個(gè)工作人員提供服務(wù)。同時(shí)檔案管理工作的信息化要結(jié)合傳統(tǒng)的檔案管理工作的方法，使兩者相互補(bǔ)充，相互共存，共同發(fā)展。

一、 事業(yè)單位檔案管理工作實(shí)現(xiàn)信息化的重要性

我國(guó)事業(yè)單位是經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展、社會(huì)和諧發(fā)展的重要支撐體系，事業(yè)單位的檔案是公共服務(wù)服務(wù)的主要提供載體，做好事業(yè)單位檔案管理工作的信息化，有利于社會(huì)事業(yè)迅速平穩(wěn)發(fā)展，滿足人民日益增長(zhǎng)的物質(zhì)文化需求。事業(yè)單位檔案管理是社會(huì)進(jìn)步的記錄者，記載了歷史上的史實(shí)，是維護(hù)社會(huì)健康發(fā)展的有力工具，做好新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理工作的信息化能夠在很大程度上促進(jìn)社會(huì)事業(yè)的大發(fā)展、大繁榮。事業(yè)單位的檔案管理工作采用數(shù)字化、信息化的方式可以促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作的信息化的進(jìn)程。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展， 事業(yè)單位檔案管理工作越來(lái)越顯得重要， 而且對(duì)檔案管理提高新的要求與挑戰(zhàn)，這些都促使了事業(yè)單位檔案管理工作的信息化。事業(yè)單位檔案管理的信息化能夠確保檔案原文件的完整性與真實(shí)性， 也有利于開(kāi)發(fā)利用檔案資料。檔案的信息化管理使檔案整理、分類等工作變得簡(jiǎn)單、輕松， 也使檔案管理工作更加的規(guī)范。在這個(gè)信息化的現(xiàn)代社會(huì)， 事業(yè)單位也應(yīng)該抓住有利時(shí)機(jī)，促進(jìn)辦公信息化，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理的信息化，從而促進(jìn)整個(gè)事業(yè)單位的信息化。檔案管理信息化使檔案管理工作人員處理檔案更加的高效，進(jìn)一步提高檔案處理的速度，同時(shí)節(jié)約辦公經(jīng)費(fèi)與空間，也有利于事業(yè)單位的工作人員的查看?？傊谶@個(gè)新的歷史發(fā)展時(shí)期，事業(yè)單位要充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)資源，及時(shí)實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化。

二、 事業(yè)單位檔案管理工作信息化建設(shè)的問(wèn)題

1.沒(méi)有合理開(kāi)發(fā)檔案信息資源

目前我國(guó)的事業(yè)單位沒(méi)有有效地開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源，采集檔案信息資源的內(nèi)容較少，信息資源的重復(fù)加工比較嚴(yán)重，檔案信息化資源的質(zhì)量也有待提高。到目前為止，我國(guó)檔案資料開(kāi)放的比重還是處于低水平的。據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，2009年全國(guó)各級(jí)綜合性檔案資料館開(kāi)放檔案資料共為4521萬(wàn)卷，只占館藏檔案資料總數(shù)的22.7%左右。而我國(guó)現(xiàn)在已經(jīng)建設(shè)了3000多個(gè)信息化的數(shù)據(jù)庫(kù)，而且這些信息化的數(shù)據(jù)庫(kù)取得了良好的成績(jī)，但目前這些數(shù)據(jù)庫(kù)中大部分?jǐn)?shù)據(jù)資源還沒(méi)有得到充分的開(kāi)發(fā)利用。

2.缺乏必要的檔案信息內(nèi)容安全的措施

事業(yè)單位中的有些檔案資料是與普通的檔案資料是不一樣的，可能會(huì)涉及到很多的國(guó)家機(jī)密信息，因此在進(jìn)行信息化處理時(shí)要注意文件資料的安全。各個(gè)事業(yè)單位在進(jìn)行信息化建設(shè)時(shí)，要首先切實(shí)保證涉密資料的安全。但是在日常工作時(shí)，有些事業(yè)單位很容易的忽視這個(gè)問(wèn)題，從而威脅了涉密資料的信息安全。主要表現(xiàn)在事業(yè)單位可能對(duì)公開(kāi)的信息資料審查程序不嚴(yán)，甚至在涉密計(jì)算機(jī)上使用外網(wǎng)瀏覽網(wǎng)頁(yè)等，這些很容易導(dǎo)致黑客等竊密到機(jī)密文件資料。因此事業(yè)單位要嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)定對(duì)事業(yè)單位的檔案進(jìn)行管理與公開(kāi)，做到確保機(jī)密資料的安全。

3.檔案管理工作人員素質(zhì)低下

在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，人們可以自由選擇職業(yè)，因此都向往工作有活力的企業(yè)單位，而那些平淡無(wú)奇的工作，很難招到留得住大學(xué)畢業(yè)生，事業(yè)單位的檔案管理工作就屬于這樣的工作，所以造成現(xiàn)在事業(yè)單位的檔案管理工作缺少實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)豐富的人員與想長(zhǎng)時(shí)間從事這個(gè)方面工作的新人。由于很多剛進(jìn)入事業(yè)單位檔案管理工作的工作人員的經(jīng)常更換，直接對(duì)事業(yè)單位的檔案整理與記錄產(chǎn)生了不利的影響，使檔案管理工作變得很混亂，有時(shí)甚至丟失事業(yè)單位重要的檔案文件等。因此事業(yè)單位要對(duì)檔案管理工作有足夠的重視，配置優(yōu)秀的工作人員，充實(shí)檔案管理工作的隊(duì)伍。

4.檔案檢索效率比較低

檔案檢索方式按照檢索方式可分為計(jì)算機(jī)檢索與手工檢索，其效率和檔案硬件設(shè)施有很大的聯(lián)系，而檢索效率依賴于檢索工具，隨著現(xiàn)代科技的發(fā)展，計(jì)算機(jī)是目前檢索速度最快的檢索工具，但還是有很多基層事業(yè)單位堅(jiān)持手工檢索。也有很多部門為了提高檔案檢索效率，對(duì)多種檢索工具研發(fā)投入了很大人力物力，錯(cuò)誤的認(rèn)為檢索工具越多檢索速率就越快，但實(shí)際上并不是這樣的，檔案檢索效率在于檢索設(shè)備是否精益求精而不是數(shù)量的多少，而且檢索工具設(shè)置過(guò)于細(xì)密或者過(guò)于繁瑣，不但不能提高檔案檢索速度，還可能造成檔案重疊出現(xiàn)的情況發(fā)生。

三、 事業(yè)單位檔案管理工作信息化建設(shè)的途徑

1. 制定規(guī)范的檔案管理工作的制度

在我國(guó)的基本國(guó)情下，事業(yè)單位是比較特殊的單位，而事業(yè)單位的檔案管理部門是一個(gè)處于邊緣化的機(jī)構(gòu)。法律法規(guī)對(duì)事業(yè)單位的檔案管理工作有著明確的規(guī)定，因此檔案管理工作的信息化要在法律法規(guī)的允許下進(jìn)行，也就是檔案管理的信息化在一定程度上受到了法律法規(guī)的約束，從而事業(yè)單位檔案管理信息化可以有章可循，有法可依。而不同的事業(yè)單位要根據(jù)自身的實(shí)際情況，制定本事業(yè)單位自己的檔案資料管理制度，對(duì)工作人員進(jìn)行不間斷的培訓(xùn)與內(nèi)部約束。

2.合理規(guī)劃事業(yè)單位檔案管理的信息化

事業(yè)單位要結(jié)合自身的經(jīng)濟(jì)發(fā)展目標(biāo)制定合理的檔案管理信息化的進(jìn)程。在新的歷史時(shí)期，雖然檔案管理工作信息化是必然的發(fā)展趨勢(shì)，但是不能盲目跟風(fēng)。在進(jìn)行事業(yè)單位的檔案管理信息化的建設(shè)之前，必須要深入地進(jìn)行科學(xué)規(guī)劃，有條理的推進(jìn)。規(guī)劃要充分結(jié)合實(shí)際情況，制定檔案管理信息化的近期目標(biāo)與遠(yuǎn)期目標(biāo)，這樣才能使檔案管理信息化得到順利推進(jìn)，使檔案檔案管理工作得到可持續(xù)的發(fā)展。

3.完善對(duì)事業(yè)單位的檔案信息化的監(jiān)督制度

強(qiáng)有力的監(jiān)督制度可以確保事業(yè)單位檔案管理信息化的過(guò)程得到制約與監(jiān)督，保證其過(guò)程是在法律法規(guī)規(guī)定的范圍之內(nèi)。完善的監(jiān)督制度可以促進(jìn)檔案管理工作人員的工作積極性、主動(dòng)性以及創(chuàng)新意識(shí)，也可以進(jìn)一步保障檔案資料的信息安全。事業(yè)單位要充分利用單位內(nèi)部的監(jiān)督與單位外部的監(jiān)督，使兩者相互結(jié)合，相互補(bǔ)充，相互合作，及時(shí)準(zhǔn)確地發(fā)現(xiàn)檔案管理信息化過(guò)程中存在隱患的做法，然后糾正錯(cuò)誤的做法，這樣可以確保建設(shè)一個(gè)高效、安全的檔案管理信息化的系統(tǒng)。

4.要全面提高檔案管理工作人員的素質(zhì)

隨著信息時(shí)代的到來(lái)，事業(yè)單位的檔案管理工作要實(shí)現(xiàn)信息化，首先是使檔案管理工作人員掌握信息化的檔案管理方法與技能，因此要注意培養(yǎng)檔案管理方面的人才，提高他們的綜合素質(zhì)與能力，檔案管理工作要以服務(wù)事業(yè)單位的工作人員為主要內(nèi)容，提高事業(yè)單位檔案管理人員隊(duì)伍的綜合能力。事業(yè)單位要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員的培訓(xùn)，改變傳統(tǒng)的檔案管理方式與知識(shí)結(jié)構(gòu)，全面提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)。

5.建設(shè)實(shí)用的檔案管理信息化網(wǎng)站

檔案管理信息化網(wǎng)站是事業(yè)單位的檔案部門以網(wǎng)頁(yè)的形式建立的站點(diǎn)，給相關(guān)人員提供相應(yīng)的檔案信息服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理資料的網(wǎng)上查找等信息化的使用。網(wǎng)頁(yè)式的服務(wù)是檔案管理工作信息化的重要的方式與模式，這種模式有利于信息資源的傳遞，因此這種模式將成為以后檔案管理信息化的主流模式。實(shí)用的檔案管理信息化網(wǎng)站應(yīng)該具有升級(jí)更新的能力、再次開(kāi)發(fā)的能力等，能適應(yīng)這個(gè)快速發(fā)展的社會(huì)，可以充分的利用計(jì)算機(jī)的強(qiáng)大的資源。

6.加強(qiáng)建設(shè)檔案管理工作的信息化

事業(yè)單位的檔案管理工作也要跟隨信息化的發(fā)展潮流，在檔案管理工作中運(yùn)用先進(jìn)的科技手段與技術(shù)，提高檔案管理工作的效率與質(zhì)量。事業(yè)單位檔案管理工作人員在計(jì)算機(jī)的輔助下，要及時(shí)更新檔案內(nèi)容，準(zhǔn)確保存各類檔案信息，充分利用計(jì)算機(jī)與掃描儀等現(xiàn)代化設(shè)備保存圖片以及聲像等檔案資料，這樣也可以實(shí)現(xiàn)檔案資料保存的無(wú)紙化，節(jié)省檔案資料管理的資金與保存的空間。

7.逐漸實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的數(shù)字化

檔案信息資源的數(shù)字化是對(duì)檔案原文件保存的重要方式，事業(yè)單位應(yīng)該充分利用先進(jìn)的信息手段與科學(xué)技術(shù)把各種物質(zhì)化信息資源進(jìn)行數(shù)字化的保存工作，并且建立起檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)和檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，為事業(yè)單位的每個(gè)工作人員提供必要的服務(wù)。同時(shí)檔案管理工作的數(shù)字化要結(jié)合傳統(tǒng)的檔案管理工作的方法，使兩者相互補(bǔ)充，相互共存，共同發(fā)展。

四、 總結(jié)

隨著我國(guó)的社會(huì)經(jīng)濟(jì)水平的快速發(fā)展與進(jìn)步，通過(guò)上文對(duì)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題以及解決方案的進(jìn)行系統(tǒng)的論述，可以了解到我國(guó)事業(yè)單位檔案管理工作進(jìn)行信息化的模式，這也符合我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的規(guī)律，可以促進(jìn)事業(yè)單位的順利發(fā)展與進(jìn)步。各個(gè)事業(yè)單位檔案管理進(jìn)行信息化總體規(guī)劃時(shí)，要提前做好規(guī)劃的進(jìn)程步驟，也要做好信息安全的工作，采用新的檔案管理工作方法。另外，在目前的事業(yè)單位改革歷程中，要充分抓住這個(gè)機(jī)遇，沉著應(yīng)對(duì)挑戰(zhàn)，積極創(chuàng)新，充分結(jié)合傳統(tǒng)檔案管理方式，做到單位事業(yè)檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展與進(jìn)步。

〔參 考 文 獻(xiàn)〕

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〔責(zé)任編輯：譚 蕊〕