龍向群

企業(yè)的人事檔案管理工作，是對企業(yè)內(nèi)部人員個(gè)人經(jīng)歷、思想品德、工作能力以及獎(jiǎng)罰情況進(jìn)行記錄和如實(shí)反映的重要管理活動，可以為個(gè)人求職、單位求才提供大量豐富、動態(tài)、真實(shí)有效的原始資料和數(shù)據(jù)，管好用好人事檔案，對人才資源開發(fā)起著重要作用。

一、加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，完善工作制度，努力實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化運(yùn)作

隨著改革的不斷深化和企業(yè)管理的日趨完善，企業(yè)的人事檔案在選人、用人、開發(fā)人力資源方面越來越受到重視，其發(fā)揮作用的空間也越來越大，這對檔案管理制度化、規(guī)范化提出了越來越高的要求。人事檔案是干部人事工作的重要組成部分，它不僅為全面了解歷史和評價(jià)干部提供參照，更為企業(yè)正確選拔干部，使用干部提供了重要依據(jù)。主管領(lǐng)導(dǎo)必須重視人事檔案管理工作，對人事檔案管理所必需的人員、經(jīng)費(fèi)、庫房、設(shè)備等問題給予及時(shí)解決和大力的支持；要及時(shí)完善人事檔案管理和收集網(wǎng)絡(luò)，明確主管領(lǐng)導(dǎo)和各級部門的兼職檔案管理員，形成完善的檔案管理體制和網(wǎng)絡(luò)；積極安排檔案人員參加上級部門組織的檔案管理業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，不斷學(xué)習(xí)人事檔案的歸檔范圍、標(biāo)準(zhǔn)及要求，提升檔案管理技能；要選調(diào)政治上可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任心強(qiáng)、具有一定學(xué)歷的共產(chǎn)黨員從事人事檔案管理工作，并注意對他們的教育和培養(yǎng)，不斷提高政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)；要盡量保持檔案管理人員穩(wěn)定，如遇崗位交替，一定要提前做好交接工作，杜絕檔案管理出現(xiàn)“真空地帶”的危險(xiǎn)狀況。與此同時(shí)，人事檔案工作必須本著規(guī)范管理、利于工作的原則，從完善管理制度入手，建立健全崗位職責(zé)、檔案收集、鑒別歸檔、檔案整理、安全保密、查閱借閱、檔案轉(zhuǎn)遞、檢查核對等制度，確保各個(gè)環(huán)節(jié)有制可依、有單可循。在日常管理上，要嚴(yán)格借閱手續(xù)，做到?jīng)]有《干部人事檔案查閱審批表》不準(zhǔn)查、非檔案管理人員不準(zhǔn)查、無單位介紹信不準(zhǔn)查，杜絕發(fā)生檔案資料缺失、檔案信息泄密現(xiàn)象發(fā)生。要進(jìn)一步規(guī)范檔案程序，使檔案工作有章可循。每年年初要制定工作計(jì)劃，確定工作任務(wù)、目標(biāo)、措施，真正使檔案管理工作落到實(shí)處。

二、認(rèn)真抓好檔案材料的收集鑒別與歸檔整理，努力提高檔案歸檔管理的質(zhì)量和水平

檔案材料的全面收集與規(guī)范整理能更好地體現(xiàn)并實(shí)現(xiàn)人事檔案的使用價(jià)值，為組織人事部門考察使用干部服務(wù)，也為個(gè)人維護(hù)、保障自身利益提供依據(jù)。作為人事檔案管理部門，要本著對組織、對個(gè)人負(fù)責(zé)的態(tài)度做好檔案材料的收集及整理工作。為使檔案材料收集歸檔工作達(dá)到真實(shí)、全面、及時(shí)、規(guī)范的要求，應(yīng)建立健全相關(guān)規(guī)章制度，以制度的形式保障工作落實(shí)到位。比如可建立單位的兼職檔案員制度，各部門挑選一名業(yè)務(wù)能力較強(qiáng)的兼職檔案員，將材料的收集任務(wù)分解到各部門、落實(shí)到責(zé)任人；人事檔案部門定期對其進(jìn)行有關(guān)檔案知識的培訓(xùn)，及時(shí)準(zhǔn)確收集反映干部自然情況和德、能、勤、績、廉等方面材料。收集是人事檔案工作的起點(diǎn)，人事檔案部門不能完全坐等相關(guān)崗位主動送材料上門。為此，檔案管理人員需要按照人事檔案收集的范圍，及時(shí)與勞資各崗位、黨群等有關(guān)人員主動聯(lián)系索要應(yīng)當(dāng)歸檔的人事檔案材料，保證收集歸檔工作順利進(jìn)行。要本著“取之有據(jù)、舍之有理”的原則，認(rèn)真審核鑒別新增材料，對不符合要求及手續(xù)不完備的材料及時(shí)退回材料形成部門，限期整改，嚴(yán)把“入口關(guān)”；對內(nèi)容真實(shí)、完整齊全、文字清楚、手續(xù)完備的材料及時(shí)登記、查號、技術(shù)加工、裝盒入庫，充實(shí)人事檔案內(nèi)容。要對全部檔案材料進(jìn)行系統(tǒng)錄入，做到檔案齊全完整、分類準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。檔案的整理過程比較繁瑣，需要檔案人員以耐心、細(xì)致的工作態(tài)度，學(xué)習(xí)檔案知識，掌握專業(yè)技能，才能做得更好。

三、認(rèn)真做好檔案的保管與保護(hù)，確保檔案存放的安全性、長久性

檔案保管工作的基本任務(wù)是了解和掌握檔案損壞的規(guī)律，通過經(jīng)常性的工作，采取專門的技術(shù)措施，最大限度地防止和減少檔案的損毀，延長檔案的壽命，維護(hù)檔案的物質(zhì)安全和政治安全。加強(qiáng)檔案保管保護(hù)工作，必須有一定的物質(zhì)條件作保證。要按照“以防為主，防治結(jié)合”的原則，嚴(yán)格落實(shí)檔案庫房的“防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫”六防措施。人事檔案要配備專門的人事檔案庫房、閱檔室和辦公室，做到“兩室”或“三室”分開，人事檔案庫房存儲空間滿足人事檔案的保存需要。要配齊檔案工作所需要的計(jì)算機(jī)，打印復(fù)印一體機(jī)，切紙刀和打孔機(jī)等專用辦公設(shè)備，檔案庫房內(nèi)標(biāo)識展牌上墻，人事檔案按要求使用標(biāo)準(zhǔn)的檔案盒保存、鐵質(zhì)檔案柜存置。庫房內(nèi)要安裝防盜門、防盜窗，防光窗簾，防煙報(bào)警器、配置空調(diào)、滅火器、溫濕度表、去濕機(jī)、加濕器、消毒機(jī)、防腐防蟲藥品，做到檔案庫房達(dá)標(biāo)的標(biāo)準(zhǔn)。每天按時(shí)登記庫房溫濕度記錄，按照溫度和濕度的要求及時(shí)采取相關(guān)的措施進(jìn)行調(diào)整，每半年對庫房進(jìn)行一次全面檢查并做好記錄。通過以上舉措，有效預(yù)防檔案損壞，防止蟲蛀、霉變和丟失檔案等事故的發(fā)生，確保檔案保存的安全性、長久性。

四、認(rèn)真做好人事檔案的提供利用與轉(zhuǎn)遞，為干部管理、人員變動提供規(guī)范化服務(wù)

管檔人員必須樹立服務(wù)思想，更新觀念，不斷創(chuàng)新，改變傳統(tǒng)被動服務(wù)的工作態(tài)度，做到及時(shí)掌握國家最新的人才制度的政策及人才流動的規(guī)律，了解組織人事部門的現(xiàn)實(shí)需要，及時(shí)主動提供全面準(zhǔn)確人事檔案材料，為人事管理工作服好務(wù)。在人事檔案的具體利用工作上，做到既堅(jiān)持熱情周到的服務(wù)，也堅(jiān)持認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髟瓌t。為確保檔案利用服務(wù)中的保密安全，檔案管理人員必須嚴(yán)格執(zhí)行檔案查（借）閱審批制度，查檔中嚴(yán)格遵守相關(guān)保密制度和規(guī)定。在人事檔案的轉(zhuǎn)遞上，嚴(yán)把“出口關(guān)”，建立健全《職工檔案轉(zhuǎn)遞通知單》、《轉(zhuǎn)遞員工檔案材料通知單》等相關(guān)檔案轉(zhuǎn)遞臺賬，做到件件有登記、事事有明細(xì)。堅(jiān)持員工人事檔案隨著員工調(diào)動或職務(wù)調(diào)整及時(shí)轉(zhuǎn)遞，對轉(zhuǎn)出的檔案進(jìn)行認(rèn)真鑒別、整理、裝訂，確保檔案的完整性。對接收的檔案，經(jīng)認(rèn)真審核無誤后，再在回執(zhí)上簽字蓋章，防止出現(xiàn)丟失、泄密等現(xiàn)象的發(fā)生。要加強(qiáng)檔案管理人員的教育培訓(xùn)，提供必要的繼續(xù)學(xué)習(xí)和教育的機(jī)會，培養(yǎng)新時(shí)期適應(yīng)未來的復(fù)合型人才，真正有效地開發(fā)利用檔案資源。

五、認(rèn)真推進(jìn)人事檔案信息化建設(shè)，努力提升人事檔案管理整體水平

企業(yè)要為人事檔案管理部門提供必要的硬件支撐和保證，同時(shí)建立完善檔案信息化管理系統(tǒng)，及時(shí)掌握檔案軟件系統(tǒng)的更新程度，對檔案人員進(jìn)行數(shù)據(jù)規(guī)范采集、軟件正確運(yùn)用及網(wǎng)絡(luò)知識的相關(guān)培訓(xùn)，使他們成為檔案信息化管理的行家里手，保證檔案管理系統(tǒng)的平穩(wěn)安全運(yùn)行。目前，石油企業(yè)在推行人力資源管理系統(tǒng)人事檔案模塊應(yīng)用方面，已經(jīng)取得了較為豐碩的成果，要進(jìn)一步加大工作力度，確保人事檔案信息和目錄及人事檔案的查（借）閱手續(xù)，檔案轉(zhuǎn)遞工作，檔案材料的接收與轉(zhuǎn)出等各項(xiàng)工作，在系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)規(guī)范有效運(yùn)行，建立完善人事檔案完整準(zhǔn)確、動態(tài)立體的管理體系，全面及時(shí)提供人事檔案資料和相關(guān)數(shù)據(jù)，使人事檔案信息管理工作更加科學(xué)化、規(guī)范化、程序化，為人事部門的利用服務(wù)提供更加先進(jìn)的平臺。