龍向群

【摘 要】 2012年6月5日中共中央組織部下發(fā)了《關于做好文件改版涉及干部人事檔案有關工作的通知》（組通字〔2012〕28號）的文件。對干部人事檔案材料、目錄、檔案盒、檔案袋等進行相關改版，本文通過對本企業(yè)即將做好干部人事檔案改版的工作認識和體會，工作分析和設想等有關事宜進行探討。

干部人事檔案是組織人事部門按照黨的干部政策在培養(yǎng)、選拔和任用干部等工作中形成的記載干部個人經歷、政治思想、品德作風、業(yè)務能力、工作表現、工作業(yè)績等內容的文字材料，并按有關規(guī)定進行整理后組成的，是干部工作的一項基礎性工作，是做好干部工作的基礎和前提，搞好干部人事檔案管理，對于全面地了解干部，正確選拔使用干部具有重要意義和作用。

一、深刻認識和領會人事檔案改版的標準規(guī)范

在企業(yè)事業(yè)單位中，人事檔案管理工作是非常重要的基礎工作之一。一個單位檔案管理的好壞是衡量管理水平的關鍵。尤其作為檔案中最重要基礎資料的檔案材料更發(fā)揮了其重要的作用價值，它為干部的管理、考核、任用等方面提供完整、真實、準確的一手資料。

多年來，干部檔案人事歸檔材料一直按照中組部《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》（組通字〔2009〕12號）文件的要求，使用載體為16開型（長260mm，寬184mm）的公文用紙，材料左邊保留20-25mm的裝訂邊。由于一直沿用這種檔案規(guī)定的標準紙張，對每年歸檔上交的材料都需要進行整理加工。如果材料過小達不到標準尺寸，就需要以材料的左面和下面為準進行裱糊，如果材料過大大于標準尺寸就需要對紙張載切或折疊，但載切或折疊對檔案材料或多或少都會有損壞，尤其一些經驗不足的管檔人員操作不當或粗心大意，在使用載紙刀時把握不好分寸使紙張載切過狠，有時甚至會把有用的文字損壞，對一些紙張過大的材料進行折疊時，也會造成折疊印跡加深，同時時間越久對檔案材料也會造成不清晰的嚴重后果。同時隨著辦公系統(tǒng)國際標準的廣泛應用，使得各類新形成的檔案材料A4紙型越來越多，而以前采用檔案專用紙型越來越與現在辦公環(huán)境用紙產生充突，如果還繼續(xù)采用原來檔案專用紙型勢必對檔案材料還會造成更多更大的損壞，而且也增加了檔案人員的工作量。

這次下發(fā)的文件明確要求，干部人事檔案材料和目錄采用國際標準A4紙型，以前的材料不需要再重新整理，對文件下達之后的材料再執(zhí)行新的標準。文件最后又對干部人事檔案卷盒和檔案袋也按要求尺寸進行調整，檔案庫房設備和用具更換也做了具體要求。中央組織部對干部檔案材料進行改版的舉措是英明的，適應了現代化辦公的需要，減少了重復工作量，也極大的保護了檔案的完整性。

二、認真執(zhí)行和落實檔案改版工作的部署要求

維護干部人事檔案的齊全完整準確與安全，是干部人事檔案管理的基礎性工作和重要內容。涉及到落實黨的干部路線，方針政策，關系到組織人事部門對干部的評價，培養(yǎng)和使用。關系到每個干部的切身利益和政治前途。因些，對檔案一定要實行規(guī)范化管理，但在檔案管理的實際工作中，仍存在著一些薄弱環(huán)節(jié)。這次利用此次改版工作為契機，認真梳理本單位檔案管理相關制度，根據改版要求做好以下工作：

1、加強宣傳，提高檔案安全保密意識。要做好文件改版后干部人事檔案工作，就必須加大宣傳力度，按照中組部《關于做好文件改版工作涉及干部人事檔案有關工作的通知》精神，從意識入手，提高領導的重視程度，加強督促檢查，使各級領導進一步提高對干部人事檔案工作重要性的認識，牢固樹立檔案意識，加強對檔案工作的領導，組織學習《關于文件改版工作涉及干部人事檔案有關工作的通知的有關工作的通知》并組織檔案整理人員認真學習《中華人民共和國檔案法》，《中華人民共和國保密法》，《干部檔案工作條例》等法律法規(guī)，強化檔案工作人員的崗位職責意識，使整理檔案人員對檔案整理工作重要性的認識不斷提高。

2、加強紀律，明確工作要求。組織檔案整理人員深入學習《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》、《干部人事檔案若干管理制度》等規(guī)章制度，重點參加上級部門關于中組部《關于做好文件改版涉及干部人事檔案有關工作的通知》的專題培訓，對檔案改版新要求進行細致學習。整檔人員對檔案材料的收集、鑒別及歸檔、重新分類要有完整、清晰、準確的思路，嚴格執(zhí)行檔案工作紀律，強化服務意識，保密意識，安全意識，積極主動，認真負責地開展工作。確保材料收集齊全，安全保密。要針對工作中的每個環(huán)節(jié)逐一制定安全保密措施，查找隱患，堵塞漏洞，嚴格保密，確保萬無一失。

3、增加經費，保證硬件設施達標。嚴格對照《關于做好文件改版涉及干部人事檔案有關工作的通知》的各項要求，配備配齊改版人員，積極整理辦公用房，合理布局檔案室，制定人事檔案（查）借閱、保密等相關制度，為檔案改版工作提供良好基礎保障。認真分析本單位干部人事檔案室管理的現狀，對需要改版更換的檔案盒，檔案袋，檔案用紙，檔案裝訂用具進行數量統(tǒng)計，本著從實際出發(fā)，厲行節(jié)約，避免浪費的原則，制定申請采購方案，投入專項資金，經主管領導簽字，上報財務部門，為人事檔案規(guī)范化管理提供強有力的基礎后盾。

4、嚴格操作，促進操作流程規(guī)范。由于此項工作涉及面廣，工作量大，要加強領導、制定計劃，按照合理過渡的原則，分階段，分步驟實施。針對檔案裝訂新標準要求，健全和完善檔案材料歸檔，（查）借閱手續(xù)，轉遞檔案，收集鑒別核查，保管保密等多項制度，規(guī)范檔案整理工作流程。在更換檔案盒，重新裱糊打孔裝訂過程中，嚴格按照中組部的相關要求，規(guī)范干部人事檔案的規(guī)格和樣式，細心操作，嚴防檔案資料遺失、損壞。在材料分類、排序、裝訂等方面，嚴格按照檔案最新標準，所整理裝訂的干部人事檔案，達到“完整、整潔、真實”的要求。要加強缺失材料督辦制度，采取發(fā)通知、電話催、跟蹤要的方式，對整理過程中發(fā)現的缺失材料和錯誤材料進行及進查找補辦，確保檔案信息的準確性。

5、裱糊裝訂仔細，保證質量。更換人事檔案卷盒要規(guī)范流程，逐一核對，不出差錯。首先把新改版的檔案盒脊背按照本企業(yè)檔案庫房管理的人員排列順序或者按照在職人員檔案號的標準順序打印出標簽，內容包括檔案編號、人名或者籍貫。更換檔案盒時要做到一人一盒逐一更換，一個人的材料全部裝到新的檔案盒中，才能剃除舊盒，過程中保證材料不能錯裝，漏裝，損壞或者遺失。全部裝盒后保證外面不能存有零散材料后，再認真核對一下檔案材料跟檔案盒人名一致，確保萬無一失。調整更換目錄，重新裱糊打孔裝訂，更換干部人事檔案用紙，檔案卷盒，檔案袋等所用材料應符合國家檔案有關規(guī)定，嚴格按照中組部《關于做好文件改版涉及干部人事檔案有關工作的通知》的要求，規(guī)范干部人事檔案的規(guī)格和樣式。同時，在整理檔案工作中，要不斷發(fā)現問題，共同探討問題，并積極與上級主管部門溝通交流，善于解決問題，確保檔案整理改版工作的順利開展。