摘要：人事檔案也是國家檔案的重要組成部分，是人才信息的載體。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，社會(huì)上對(duì)人事檔案管理改革的呼聲也在不斷的增高，基于這樣的一種社會(huì)背景，本文在探討傳統(tǒng)人事檔案管理存在的弊端的基礎(chǔ)上，尋求新型人事檔案管理模式的原則，并以這些原則為指導(dǎo)，建立封閉式和開放式相結(jié)合的新型人事檔案管理模式。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理模式制度

0 引言

改革開放以來，我國經(jīng)濟(jì)得到了飛速的發(fā)展，隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)制度的建立，我國的人事制度做了很大的變革，與之密切聯(lián)系的人事檔案管理也隨之發(fā)生改變。傳統(tǒng)的人事檔案管理中存在諸多弊端，已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展，所以，在現(xiàn)代的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制下，應(yīng)建立新型的人事檔案管理模式。

1 傳統(tǒng)人事檔案管理的弊端

人事檔案制度是20世紀(jì)50年代在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)作用下的產(chǎn)物，其主要包括三個(gè)部分：干部檔案、工人檔案、學(xué)生檔案、軍人檔案。①其中干部檔案是其主要的組成部分，受到較大的重視，其他的檔案管理也是參照干部檔案管理的模式進(jìn)行管理的。但是隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，這種傳統(tǒng)的人事檔案管理體系逐漸顯示出弊端，阻礙了檔案管理的發(fā)展。傳統(tǒng)人事檔案管理主要有以下幾個(gè)方面的弊端：

1.1 企業(yè)干部檔案和工人檔案分屬不同的管理系統(tǒng)，不利于人事檔案管理

傳統(tǒng)的檔案管理將企業(yè)干部檔案和工人檔案分開管理，工人檔案由勞資部管理，企業(yè)干部檔案由組織人事部管理，這種管理模式看似分工明確，但是卻不利于人事檔案的管理和利用。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，企業(yè)的人事制度也進(jìn)行了改革，為了充分發(fā)掘了企業(yè)和職工的積極性，采用新型的用工模式——全員合同聘用制。在工資的評(píng)定上采用技能工作制，打破了干部與工人的界限，身份的界限也在逐步淡化，作為企業(yè)的一員，都可以用企業(yè)職工進(jìn)行稱呼。這些變化都影響了人事檔案的管理，很難區(qū)分而且沒有必要區(qū)分企業(yè)干部檔案和工人檔案，被企業(yè)職工的人事檔案取代。所有員工的檔案都應(yīng)該根據(jù)企業(yè)的用人需要進(jìn)行統(tǒng)一管理，這不僅符合人事制度改革的需要，而且符合現(xiàn)代企業(yè)精簡高效的要求。

1.2 傳統(tǒng)人事檔案的模式比較單一，不能包含所有人事檔案的內(nèi)容，除了干部檔案以外，其他人事檔案并沒有自身的管理模式。

傳統(tǒng)的人事檔案分為：干部檔案、學(xué)生檔案、工人檔案和軍人檔案。由于干部檔案概念的弱化，以前被認(rèn)為是干部的一些人有了自己獨(dú)立的身份，還將其人事檔案歸于干部檔案，不利于管理，應(yīng)給予他們合適的地位，根據(jù)他們職業(yè)的特點(diǎn)進(jìn)行專門管理。

傳統(tǒng)的人事檔案管理模式中，只有干部檔案的管理比較健全，其他的人事檔案都是參照其進(jìn)行管理的。但是對(duì)于其他人事檔案來說，原封不動(dòng)的照搬，往往造成不能完整的、客觀的記錄一個(gè)人的全貌，形成了不齊全不真實(shí)的人事檔案，不利于人員的選拔和任用。

2 現(xiàn)代人事檔案管理模式的原則

傳統(tǒng)的人事檔案管理模式存在諸多弊端，建立現(xiàn)代的人事檔案管理模式，克服這些弊端，需要有統(tǒng)一的原則來指導(dǎo)。

2.1 統(tǒng)一性原則。統(tǒng)一性原則主要包含兩個(gè)方面的內(nèi)容，一方面指人事檔案必須由統(tǒng)一的人事組織部門進(jìn)行管理，維護(hù)檔案的真實(shí)性和嚴(yán)肅性。另一方面，就是在同一個(gè)的系統(tǒng)內(nèi)，用統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)劃分等級(jí)。這樣有利于保持前后一致性，更有利于人事檔案的管理和人員的任用。

2.2 真實(shí)性、完整性原則。人事檔案應(yīng)當(dāng)是真實(shí)的，不允許有虛假、不真實(shí)的記錄，這就要求人事檔案的管理部分認(rèn)真篩選、甄別人事檔案材料。②完整性是指人事檔案不僅在內(nèi)容上還是在數(shù)量上都應(yīng)該是完整的，能夠完整的、客觀的記錄一個(gè)人的全貌，給用人單位、政府機(jī)關(guān)和企業(yè)選拔任用提供一個(gè)參考。

2.3 安全性和保密性原則。人事檔案工作是一項(xiàng)機(jī)要性工作，應(yīng)最大限度的延長檔案的壽命，做到不泄密。國家對(duì)于人事檔案的管理比較重視，為了保障檔案的安全性和保密性，中央組織部在《檔案法》以及《干部工作條例》、《流動(dòng)人口人事檔案管理暫行規(guī)定》等都有所規(guī)定，從制度上保障人事檔案的安全性和保密性。

3 建立現(xiàn)代人事檔案管理模式

以現(xiàn)代人事檔案管理的原則作指導(dǎo)，打破封閉式和開放式間隔的管理模式，建立現(xiàn)代人事檔案管理模式。封閉式的管理模式是指人事檔案由單位內(nèi)部的機(jī)構(gòu)或者部門來保管。開放式的管理模式是由專門的人事管理機(jī)構(gòu)對(duì)單位或者企業(yè)的人事檔案進(jìn)行管理。新型的管理模式并不是要打破封閉式的傳統(tǒng)管理模式，而是封閉式和開放式的管理模式相結(jié)合的現(xiàn)代人事管理模式。

3.1 完善封閉式的管理模式

傳統(tǒng)封閉式的管理模式帶來了檔案形式單一、管理模式不健全等弊端，新型的封閉式的管理模式是在傳統(tǒng)的基礎(chǔ)上對(duì)其從宏觀到微觀進(jìn)行完善。

3.1.1 宏觀現(xiàn)代人事檔案管理模式。宏觀的人事檔案管理模式主要是根據(jù)現(xiàn)代人事檔案管理的原則，以統(tǒng)一性、完整性、安全性等為基礎(chǔ)建立的現(xiàn)代人事檔案管理，適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展。具體而言，首先應(yīng)保證人事檔案管理是在統(tǒng)一性的原則下建立的，只有保證其統(tǒng)一性，才能保障人事檔案真實(shí)性和嚴(yán)肅性。其次，在統(tǒng)一性的基礎(chǔ)上建立真實(shí)完整的人事檔案，客觀真實(shí)的記錄一個(gè)人的全貌，給政府機(jī)關(guān)和企業(yè)提供一個(gè)客觀的任用和選拔的參考。最后，為真實(shí)完整的人事檔案保密，提供安全性。以此來保護(hù)個(gè)人隱私和人身財(cái)產(chǎn)安全。基于以上的原則，根據(jù)個(gè)人從事的工作性質(zhì)，對(duì)人事檔案進(jìn)行分類。

3.1.2 微觀現(xiàn)代人事檔案管理。這里的微觀是相對(duì)于宏觀而言的，宏觀的人事檔案管理指導(dǎo)微觀管理，為微觀管理模式的建立指引方向。根據(jù)宏觀的人事檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)，可以將人事檔案根據(jù)個(gè)人從事工作性質(zhì)的不同將其分為：公務(wù)員檔案、學(xué)生檔案、教師檔案、個(gè)體人員檔案、流動(dòng)人口檔案、企業(yè)職工檔案等。本文主要探討公務(wù)員檔案和企業(yè)職工檔案。

①公務(wù)員檔案?，F(xiàn)在所說的公務(wù)員檔案其實(shí)就是過去說的干部檔案或者是干部檔案的核心。公務(wù)員檔案的概念比較具體準(zhǔn)確，具有一定的專指性。公務(wù)員檔案主要由以下材料構(gòu)成：履歷、自傳材料、政審材料、入黨入團(tuán)材料、獎(jiǎng)懲材料、工資情況材料等，以上材料構(gòu)成了比較完善的公務(wù)員人事檔案體系，僅僅這十類材料還不夠，還應(yīng)該結(jié)合公務(wù)員的性質(zhì)和人事制度改革進(jìn)行調(diào)整，以此充實(shí)公務(wù)員人事檔案的內(nèi)容。

②企業(yè)職工檔案。企業(yè)職工檔案是人事檔案的重要組成部分，真實(shí)全面的反映了一定時(shí)期內(nèi)職工的情況。職工檔案不僅為開發(fā)人才提供依據(jù)，而且是員工澄清相關(guān)問題的證據(jù)。在“干部”這一概念弱化之后，企業(yè)職工在借鑒干部人事檔案管理的做法的基礎(chǔ)上，形成了適合自己的一套管理模式。為了跟上企業(yè)發(fā)展的步伐，更好的為企業(yè)服務(wù)，應(yīng)該建立統(tǒng)一的職工人事檔案管理中心，對(duì)職工的人事檔案統(tǒng)一的管理現(xiàn)代企業(yè)職工人事檔案管理體系，指導(dǎo)、協(xié)調(diào)人事檔案管理工作。對(duì)于職工的檔案應(yīng)重視近期的考核情況、招聘、錄用、調(diào)動(dòng)、獎(jiǎng)懲情況等材料的搜集，作為提高待遇、升職、招聘錄用時(shí)的依據(jù)。

3.2 建立開放式的人事檔案管理模式

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人才交流越來越頻繁，人事檔案管理模式也應(yīng)該以更加開放的姿態(tài)隨著這些改變而改變。開放式的人事檔案管理模式是與市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展息息相關(guān)的，是在其基礎(chǔ)上建立的新模式。

開放式的人事檔案管理為了更好的適應(yīng)人才的流動(dòng)，檔案管理的及時(shí)更新非常重要，筆者認(rèn)為在我國可以建立一個(gè)全國統(tǒng)一的人事檔案網(wǎng)絡(luò)。從這個(gè)網(wǎng)絡(luò)里，人事檔案在各個(gè)人事檔案中心流動(dòng)，一方面，用人單位可以用職工身份證號(hào)碼查詢職工檔案，了解職工的履歷信息，有利于人才的交流和任用；另一方面用人單位不能僅享受服務(wù)，還要將職工的情況反饋到人事檔案網(wǎng)絡(luò)里，由網(wǎng)絡(luò)中心統(tǒng)一管理職工檔案。人事檔案網(wǎng)絡(luò)中個(gè)人的檔案應(yīng)包括個(gè)人參加社會(huì)活動(dòng)的基本資料所組成的個(gè)人人生履歷，由人事檔案網(wǎng)絡(luò)中心統(tǒng)一對(duì)其進(jìn)行專門化管理，建立全國通用的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，逐步實(shí)現(xiàn)信息的共享化。

開放式的人事檔案管理還可以建立專門的流動(dòng)人口檔案。流動(dòng)人員沒有自己的單位和企業(yè)為其管理人事檔案，時(shí)間長了，難免會(huì)有檔案遺失的情況出現(xiàn)，流動(dòng)人口檔案的建立能夠有效的避免這些情況的發(fā)生。

通過封閉的人事檔案管理模式將分類明晰的人事檔案進(jìn)行管理，通過開放的人事檔案管理模式對(duì)流動(dòng)人員的檔案進(jìn)行管理，避免封閉的人事檔案管理中出現(xiàn)丟檔、漏檔的情況。兩者相結(jié)合，為現(xiàn)代人事檔案管理提供一種新的模式。

傳統(tǒng)的人事檔案制度存在著很多不足，并不能適應(yīng)現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，必須需求新的人事檔案管理模式。筆者認(rèn)為應(yīng)將傳統(tǒng)的封閉式的管理模式與開放式的管理模式相結(jié)合，規(guī)避單一模式的弊端，建立新型的人事檔案管理模式。

注釋：

①朱玉媛：《現(xiàn)代人事檔案管理》，中國檔案出版社，2002年10月，第61頁.

②于文旺：《現(xiàn)代人事檔案管理原則與模式》，載于《科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào)》，2011年第19期.

參考文獻(xiàn)：

[1]朱玉媛.現(xiàn)代人事檔案管理[M].中國檔案出版社，2002.

[2]理文.我國干部人事檔案管理研究[D].安徽大學(xué)碩士學(xué)位論文，2013(5).

[3]娜嘉.對(duì)人事檔案管理問題的思考[J].蘭臺(tái)世界，2005(8).

作者簡介：

楊琳(1987-)，女，廣西欽州人，檔案管理員，初級(jí)職稱。