劉曉菲

摘要：社交媒體基于交流互動(dòng)的服務(wù)模式，能夠賦予用戶極大的參與空間，對(duì)于增加檔案館訪問量、提高公民參與度、提升檔案館的影響力和服務(wù)力具有重要意義。我國可以借鑒美國國家檔案與文件署（NARA）的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，克服檔案網(wǎng)站交互功能種類單一、缺乏個(gè)性化服務(wù)和活力的弊端，將社交媒體工具引入到檔案館網(wǎng)站建設(shè)中來。

關(guān)鍵詞：社交媒體檔案館檔案網(wǎng)站

一、前言

2000年以來，web2.0技術(shù)發(fā)展迅速，以QQ空間、人人網(wǎng)、博客、微博等為代表的社交媒體逐漸進(jìn)入人們的視野。社交媒體是一種能夠賦予用戶極大參與空間的新型在線媒體，其最大特點(diǎn)是給予每一個(gè)用戶參與創(chuàng)造并傳播的能力。目前學(xué)術(shù)界對(duì)社交媒體的關(guān)注度相當(dāng)高，但是其在檔案網(wǎng)站中的應(yīng)用研究尚未得到足夠的重視。適應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的發(fā)展要求，建設(shè)和完善基于互動(dòng)參與功能的社交媒體的檔案網(wǎng)站，對(duì)檔案館拓展服務(wù)方式、創(chuàng)新服務(wù)理念、增強(qiáng)與用戶的交流互動(dòng)具有重要意義。

二、對(duì)檔案館建設(shè)的重要意義

社交媒體建立的人與人之間交流互動(dòng)的服務(wù)理念將為促進(jìn)檔案館拓展知識(shí)服務(wù)、改變檔案館未來的服務(wù)方式和途徑提供良好的契機(jī)。圖1從不同角度對(duì)社交媒體在檔案館中的應(yīng)用價(jià)值進(jìn)行了分析。

（一）增加檔案館訪問量

將社交媒體模式導(dǎo)入到檔案館系統(tǒng)，成立檔案俱樂部，將有共同興趣愛好的人聚集起來，這將有利于形成多維互動(dòng)的用戶網(wǎng)絡(luò)體系、構(gòu)建用戶互動(dòng)平臺(tái)、增強(qiáng)用戶的粘黏度。利用朋友間的一傳十、十傳百的推薦方式，檔案館網(wǎng)絡(luò)將迅速得到延伸，這種類似樹狀結(jié)構(gòu)的“宗譜”和朋友間的關(guān)系脈絡(luò)，有助于為檔案館的用戶提供信息交流和分享的新途徑。因此，社交媒體平臺(tái)將帶動(dòng)檔案館網(wǎng)絡(luò)用戶呈幾何級(jí)數(shù)的增長，形成檔案館龐大的用戶群，有助于檔案館構(gòu)建穩(wěn)定、可靠、長期的人氣網(wǎng)絡(luò)。

（二）提高公民參與度

倡導(dǎo)對(duì)檔案感興趣的社會(huì)公眾利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)參與到館藏檔案的在線著錄、在線抄錄以及數(shù)字掃描和上傳等數(shù)字化工作流程，通過集合社會(huì)公眾的知識(shí)和力量加速館藏檔案的數(shù)字化進(jìn)程，使公眾既能充分使用社交媒體的功能，又滿足了公眾自由行使公民檔案員的權(quán)利。

（三）提升檔案館服務(wù)力

檔案館可以利用社交媒體的信息推送功能，將新的開放目錄和館藏資源及時(shí)主動(dòng)地告知可能需要的用戶，實(shí)現(xiàn)其優(yōu)先享受館藏檔案資源的使用權(quán)；利用檔案館微博、電子郵件、RSS源等多種方式將檔案館動(dòng)態(tài)信息、主題展覽、培訓(xùn)講座通知用戶；利用社交媒體的圖片、音頻、視頻等設(shè)置圖文并茂、形式豐富的展示平臺(tái)來吸引更多的讀者點(diǎn)擊瀏覽開放的檔案資源。

利用社交媒體開展教育培訓(xùn)，基于社交媒體平臺(tái)支持近距離的語音通話功能，攜帶即時(shí)聊天工具，支持音頻、視頻、幻燈片，支持實(shí)驗(yàn)演示和操作，以上這些社交媒體的獨(dú)特功能能夠滿足教育培訓(xùn)的基本需要。相比傳統(tǒng)的實(shí)地培訓(xùn)學(xué)習(xí)，社交媒體在學(xué)員地域分布較廣、實(shí)驗(yàn)操作安全性較高、教育教學(xué)組織成本較低的情況下更具有明顯優(yōu)勢。

（四）擴(kuò)大檔案館影響力

美國紐約城市大學(xué)皇后學(xué)院開展的數(shù)字記憶活動(dòng)，鼓勵(lì)公民捐贈(zèng)私人照片并通過添加標(biāo)簽和描述上傳到網(wǎng)站，使更多的公眾了解他們所生活的皇后區(qū)的歷史。同樣，檔案館可以利用社交媒體的傳播力開展捐贈(zèng)檔案的行動(dòng)。為了使更多的公眾能查閱到檔案，捐贈(zèng)檔案可以發(fā)展成網(wǎng)絡(luò)捐檔的模式。通過博客、微博等社交媒體搭建社交關(guān)系網(wǎng)，讓更多的人參與到該善舉中來。社交媒體的最大優(yōu)勢所在，就是通過行動(dòng)做出榜樣，并通過手機(jī)這種快捷的方式和途徑，迅速影響身邊的人和好友圈，這比單純的口頭號(hào)召更具有動(dòng)員性，因此能夠增強(qiáng)檔案的影響力，提高檔案的社會(huì)地位，同時(shí)還能提高民眾的積極性。

三、社交媒體在國外檔案界的應(yīng)用

美國總統(tǒng)奧巴馬在就職第一天發(fā)表的政府公開備忘錄中就公開呼吁“行政管理部門和各代理機(jī)構(gòu)應(yīng)該能夠駕馭新技術(shù)，將業(yè)務(wù)工作與決策發(fā)布上網(wǎng)，隨時(shí)準(zhǔn)備向公眾開放?！盵1]還他組建了“新媒體工作站”，負(fù)責(zé)創(chuàng)新技術(shù)和應(yīng)用推廣的研究工作。2010年起，NARA正式實(shí)施“社交媒體計(jì)劃”，其目標(biāo)是促進(jìn)聯(lián)邦檔案機(jī)構(gòu)的透明、開放和合作。并在其內(nèi)部新設(shè)立了創(chuàng)新辦公室、國家文件解密中心等新的機(jī)構(gòu)，以促進(jìn)政府檔案文件解密開放。

（一）NARA的社交媒體應(yīng)用工具

如圖2，NARA網(wǎng)站社交媒體的標(biāo)簽云，向我們展示了各種社交媒體工具與NARA信息服務(wù)戰(zhàn)略之間的復(fù)雜關(guān)系。從2009年發(fā)布微博開始到現(xiàn)在，13個(gè)社交平臺(tái)累計(jì)開創(chuàng)135個(gè)社交媒體項(xiàng)目。由于篇幅所限，本文只選取其中具有代表性的社交媒體工具作簡要描述。Facebook是一種社交網(wǎng)絡(luò)工具，用戶可以建立自己的檔案頁，其中包括照片和個(gè)人興趣，可以進(jìn)行公開或私下留言，用戶還可以加入其他小組，亞特蘭大、波士頓、丹佛等城市的檔案館都已開通；Blog的中文意思是“網(wǎng)絡(luò)日志”，以能夠簡易迅速便捷地發(fā)布自己的心得，及時(shí)有效地與他人交流，集豐富多彩的個(gè)性化展示為一體著稱，美國檔案工作者博客（Archivist of the United States）、“胡佛黑板”（Hooverblackboard）、國家檔案與文件署博客（Narations）、全國解密中心博客（National Declassifica？ tion Center）都已開通此平臺(tái)；Flickr是一種圖片分享工具，提供圖片的存放、交友、組群、郵件等功能，能夠?qū)⒄掌瑯?biāo)上標(biāo)簽（Tag）并且以此方式瀏覽，國家檔案館通過“照片流”（Photo Stream）的形式共享九大照片組；You？ tube是一種視頻分享工具，用戶可以利用該平臺(tái)觀看視頻，上傳影片，國家檔案館、喬治布什總統(tǒng)圖書與博物館等九大頻道都已開通。[3]NARA正是利用這些工具來創(chuàng)建和實(shí)現(xiàn)與公眾的交流。endprint

（二）NARA的社交媒體應(yīng)用效果

NARA與社交媒體的有效結(jié)合，擴(kuò)大了檔案文化在美國公眾之間的社會(huì)影響力，是收集公民對(duì)檔案工作意見和建議的重要渠道。NARA在社交媒體戰(zhàn)略實(shí)施后，就進(jìn)行了嚴(yán)格的效果監(jiān)管，由專門人員統(tǒng)計(jì)分析，定期公布調(diào)查結(jié)果，收集反饋信息，通過對(duì)用戶的信息需求、采用社交媒體的工具類型以及用戶類型、特點(diǎn)的分析，有利于檔案館以用戶為中心開展服務(wù)，落實(shí)到各個(gè)細(xì)節(jié)，使社交媒體工作的開展更具有針對(duì)性。

作者依據(jù)2013年3月至2013年8月，NARA網(wǎng)站發(fā)布的社交媒體應(yīng)用數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)表中的數(shù)據(jù)，將這半年中社交媒體工具的月瀏覽人數(shù)制作成圖表。從表1中可以看出，每種應(yīng)用的瀏覽數(shù)量不等但總體呈上升趨勢，尤以Facebook和Flickr為代表的社交網(wǎng)絡(luò)和圖片形式傳播的檔案信息受歡迎程度更高。

（三）NARA中社交媒體應(yīng)用的基本經(jīng)驗(yàn)

一是充分挖掘公民力量。2011年NARA在其官網(wǎng)上正式開通“公民檔案保管員”模塊。任何人都可以給網(wǎng)站上的資料和圖片添加標(biāo)簽和注釋說明，以方便搜索和索引，公眾還可以對(duì)某一歷史事件上傳資料、圖片、擬寫文章。由于“公民檔案保管員”模塊的設(shè)立，在網(wǎng)上填寫“注釋說明”功能開通后僅兩周，就為一千多頁的手稿檔案添加了注釋和標(biāo)簽。甚至對(duì)于非英語語種的檔案，公民不僅為其添加了注釋而且還標(biāo)注了翻譯。

二是借助“維基”專業(yè)技術(shù)。2011年5月，NARA首開先河，開創(chuàng)“維基”項(xiàng)目。截止到2012年8月，總計(jì)有九萬余份數(shù)字檔案的復(fù)制件上傳到維基百科共享。據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，“維基”將一張圖片上傳至維基主頁時(shí)，其訪問量在8小時(shí)之內(nèi)就可以達(dá)到400萬次。該數(shù)字無疑是驚人的，這種速度足見維基百科強(qiáng)大的傳播力量。

三是利用社交媒體與各部門協(xié)同進(jìn)行交流合作。除了我們熟知的即時(shí)通訊、視頻、交友等網(wǎng)站外， NARA還與用戶地理位置信息手機(jī)服務(wù)網(wǎng)站“Four？ square”等社會(huì)網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行商簽訂了相關(guān)協(xié)議，在該社會(huì)網(wǎng)絡(luò)中建立美國檔案網(wǎng)相關(guān)欄目的站點(diǎn)。例如，NARA已經(jīng)在Facebook網(wǎng)站上建立了18個(gè)網(wǎng)頁群落，其中包括：“歷史上的今天”、“聯(lián)邦登記”、“美國國家檔案保存”等。利用人氣社交媒體改善溝通合作和創(chuàng)作團(tuán)隊(duì)，利用自身優(yōu)勢和社交媒體的人氣優(yōu)勢進(jìn)行互補(bǔ)，這是NARA的戰(zhàn)略技術(shù)。

四是充分發(fā)揮國家檔案館的領(lǐng)跑作用。如何巧妙地運(yùn)用社交媒體，成為NARA的關(guān)鍵任務(wù)之一。作為負(fù)責(zé)管理白宮文件和其他聯(lián)邦機(jī)構(gòu)并提供咨詢服務(wù)的機(jī)構(gòu)，NARA必須身先士卒，先行使用這些技術(shù)。在NARA之中，許多工作人員都率先使用社交媒體，通過創(chuàng)建博客或Twitter（微博）與用戶交流互動(dòng)。此外，總統(tǒng)圖書館也都運(yùn)用社交媒體圈，此種嘗試絕不是輕率的技術(shù)使用，而是代表著未來的趨勢。更重要的是，通過融合社交媒體，也為改善外界公眾對(duì)檔案館的認(rèn)識(shí)提供了良好的契機(jī)。

四、社交媒體在我國檔案館中應(yīng)用的現(xiàn)狀

2013年10月5日，筆者在Alexa上查詢的結(jié)果顯示，國家檔案局網(wǎng)站是我國檔案網(wǎng)站中排名第一的網(wǎng)站，全球綜合排名為609，978位，而NARA的綜合排名為：13，686。[5]同為檔案信息網(wǎng)站，差距之大一目了然。當(dāng)然，這里有經(jīng)濟(jì)、歷史等原因，但是信息服務(wù)的欠缺是造成巨大差距的主要原因。通過訪問國家檔案局及31個(gè)省（直轄市、自治區(qū)，不含港澳臺(tái)地區(qū)）綜合檔案館網(wǎng)站，筆者對(duì)運(yùn)用社交媒體的情況進(jìn)行了粗略的統(tǒng)計(jì)，見表2：

檔案網(wǎng)站大多只重視檔案信息資源的查詢和開放，卻忽視了用戶與檔案館之間的交流互動(dòng)。相比NARA的社交媒體的廣泛應(yīng)用，我國檔案館在這方面顯得較為貧乏，據(jù)筆者了解到的情況，國家檔案局尚未使用社交媒體，而NARA的使用量超過20種，二者相差甚遠(yuǎn)。根據(jù)中國人民大學(xué)檔案網(wǎng)站調(diào)查與測評(píng)項(xiàng)目組的調(diào)查顯示，我國省級(jí)檔案館網(wǎng)站的網(wǎng)上交互指標(biāo)平均得分率僅為42.75%，其中最能體現(xiàn)交互功能的網(wǎng)上業(yè)務(wù)咨詢、網(wǎng)上論壇得分普遍偏低，分別為0.21和0.23[6]。

我國檔案網(wǎng)站應(yīng)用現(xiàn)狀的主要特點(diǎn)為：交互功能種類單一，缺乏個(gè)性化服務(wù)和活力。在國內(nèi)許多領(lǐng)域，即時(shí)通訊技術(shù)已經(jīng)得到廣泛應(yīng)用，但是在綜合性檔案館網(wǎng)站中仍未推廣使用。檔案館網(wǎng)站交互功能的種類單一，有的檔案館網(wǎng)站除了電話、地址和郵箱外，沒有提供任何其他的交流方式。大部分只有“網(wǎng)上問答”、“網(wǎng)上咨詢”、“留言”模塊，有的雖然設(shè)置了即時(shí)咨詢欄目，但是回復(fù)速度慢，難以滿足訪問者的及時(shí)需求。綜上所述，我國檔案網(wǎng)站的社交媒體建設(shè)水平參差不齊。存在的普遍問題是建設(shè)粗糙、功能不配套、內(nèi)容單一、形式以文本和圖片為主、可利用率低、更新反饋慢、網(wǎng)站的管理人員不足、重展覽輕服務(wù)現(xiàn)象嚴(yán)重、缺乏對(duì)檔案利用的深化和改革以及用戶與檔案館之間的交流和溝通很難深入。

雖然中美國情不同、檔情不同，但是兩國檔案館具有類似的性質(zhì)和功能，信息化發(fā)展趨勢對(duì)兩國檔案的開發(fā)利用提出了同樣的更高要求。因此，NARA應(yīng)用社交媒體工具的成功經(jīng)驗(yàn)，可以為我國檔案館的宣傳推廣、資源開發(fā)利用提供借鑒和參考。另一方面，隨著我國公民信息素質(zhì)的提高、互聯(lián)網(wǎng)的普及、社交媒體的推廣為社交媒體技術(shù)在檔案館的應(yīng)用提供了可能性。國內(nèi)許多檔案學(xué)者的個(gè)人博客，如“蘭臺(tái)家園”、“中國檔案學(xué)研究”、“蘭臺(tái)天地”，以及“檔案界網(wǎng)站”和“檔案知網(wǎng)”等檔案網(wǎng)站的社交媒體平臺(tái)的成功建設(shè)也為我國檔案館引入社交媒體工具提供了經(jīng)驗(yàn)。

五、社交媒體在我國檔案館中應(yīng)用的對(duì)策建議

（一）宏觀戰(zhàn)略

宏觀戰(zhàn)略上，筆者認(rèn)為可以分為以下三步：

第一步是推出戰(zhàn)略，檔案館可以利用社交媒體作為現(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)手段的延伸。將社交媒體看作是檔案館與社會(huì)公眾的溝通渠道來補(bǔ)充發(fā)布消息。但應(yīng)避免社交媒體過多地被用于檔案館新聞稿件的發(fā)布和檔案館負(fù)責(zé)人的活動(dòng)報(bào)道，避免留言板無專人管理而造成社會(huì)公眾正常的評(píng)論受到阻礙等。endprint

第二步是親民戰(zhàn)略，檔案館可以利用社交媒體開展一定程度的互動(dòng)把受眾吸引到檔案信息全面的檔案館門戶網(wǎng)站來。

第三步是細(xì)化戰(zhàn)略，檔案館應(yīng)該運(yùn)用社交媒體對(duì)用戶進(jìn)行分類，提高服務(wù)的針對(duì)性和有效性。隨著社交媒體策略的逐步實(shí)施，檔案館相關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)該清楚是哪些用戶在關(guān)注他們并運(yùn)用社交媒體工具向其他用戶傳遞信息；各種類型的社交媒體在討論哪些內(nèi)容；這些討論與檔案館的哪些部門、服務(wù)有關(guān)。不能將社交媒體僅僅看作是發(fā)布信息的工具，更多的應(yīng)將社交媒體看作是一種戰(zhàn)略性的分享信息和創(chuàng)造知識(shí)的工具。

（二）微觀策略

一是提高思想重視。由于奧巴馬政府對(duì)社交媒體的應(yīng)用，NARA迅速做出反應(yīng)展開深入的調(diào)查研究，在社交媒體應(yīng)用上NARA始終處于領(lǐng)跑地位。而我國在檔案館社交媒體利用方面尚未引起足夠重視，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)盡早意識(shí)到社交媒體是開展檔案信息宣傳和服務(wù)、開展檔案信息化工作的一種有效方式和途徑。

二是創(chuàng)新服務(wù)理念。在服務(wù)方式上，實(shí)體檔案館的參考咨詢服務(wù)是被動(dòng)的，而利用社交媒體的檔案館可以實(shí)現(xiàn)主動(dòng)式的參考咨詢服務(wù)；在服務(wù)內(nèi)容上，要求檔案館工作人員不僅可以提供本館檔案的查詢目錄，還要能夠解答訪問用戶關(guān)于社交媒體工具和界面的使用以及操作上的疑問；在服務(wù)途徑上，借助社交媒體的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)使得參考咨詢服務(wù)更加豐富、多樣化，甚至可以通過與好友的聊天獲得及時(shí)幫助。筆者認(rèn)為在檔案館網(wǎng)站的版面設(shè)計(jì)上，充分認(rèn)識(shí)到手機(jī)是比電腦更具有優(yōu)勢的社交媒體實(shí)現(xiàn)工具，作為展示檔案館信息資源平臺(tái)的核心組件，將多種功能進(jìn)行結(jié)合，如“信息討論+交友社區(qū)”，“檔案館業(yè)務(wù)服務(wù)+搜索相關(guān)的綜合性服務(wù)”，“即時(shí)通訊+手機(jī)信息交互”。

三是建立制度規(guī)范。目前我國檔案網(wǎng)站所提供的社交媒體服務(wù)并無一個(gè)明確、詳細(xì)的制度規(guī)范，至少在筆者查找的大量資料中，很少有機(jī)構(gòu)公開自己的社交媒體政策或制度規(guī)范。這樣不僅會(huì)造成管理權(quán)責(zé)的混亂，還會(huì)導(dǎo)致管理成本的上升。

四是重視全員投入。在整個(gè)社交媒體策略的實(shí)施過程中，可以成立一個(gè)專門的社交媒體創(chuàng)建工作組，主要負(fù)責(zé)討論檔案館web2.0技術(shù)的應(yīng)用和社交媒體平臺(tái)的設(shè)計(jì)，但是不能把使用社交媒體和內(nèi)容編排的責(zé)任都?jí)涸谛畔⒓夹g(shù)人員的肩上，相反，要讓社交媒體策略在組織內(nèi)廣為人知，在內(nèi)部員工中積極尋找對(duì)社交媒體感興趣的人員，并從一開始就將他們吸收進(jìn)來。

五是先試點(diǎn)，再推廣。在我國檔案館全面使用社交媒體工具之前，可先由國家檔案局和省一級(jí)檔案館來實(shí)行社交媒體小規(guī)模實(shí)驗(yàn)計(jì)劃。這樣可以做到僅用較低成本積累實(shí)際經(jīng)驗(yàn)，發(fā)現(xiàn)計(jì)劃外的問題，掌握可行性，消除其他檔案部門關(guān)于使用社交媒體的顧慮。

六是加強(qiáng)績效評(píng)估。粉絲數(shù)量和訪問數(shù)量并不能完全說明檔案館的實(shí)際影響力，更重要的是應(yīng)該清楚關(guān)注者是誰，以及這些關(guān)注者使用信息和檔案內(nèi)容的目的，這些關(guān)注者所在的社交網(wǎng)絡(luò)中又有哪些粉絲。社交媒體能夠協(xié)助檔案館服務(wù)反饋機(jī)制的建立，一方面建立日常反饋與大型調(diào)查相結(jié)合的反饋平臺(tái)，另一方面建立針對(duì)不同用戶的反饋模式。[7]我國臺(tái)灣省檔案管理部門的做法值得借鑒，在其網(wǎng)站上公布每年的《檔案顧客服務(wù)成果報(bào)告》，以真實(shí)呈現(xiàn)檔案顧客服務(wù)的現(xiàn)狀并且檢視目標(biāo)達(dá)成度。以上策略只有輔之以績效評(píng)估，以積極開放的態(tài)度，以使用者為導(dǎo)向，才能實(shí)現(xiàn)創(chuàng)造檔案價(jià)值的無限可能。

成熟的檔案館社交媒體平臺(tái)可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的資源共享和用戶間的交流互動(dòng)，但是在檔案館改善服務(wù)的同時(shí)，也增加了檔案網(wǎng)站系統(tǒng)的規(guī)模和復(fù)雜度。社交媒體在檔案館網(wǎng)站的建設(shè)過程中會(huì)面臨法律、信息安全、制度以及檔案館在線邊際成本的攀升等問題，如何做到未雨綢繆，需要我們檔案工作者的進(jìn)一步思考和探討。

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[5]Alexa.cn網(wǎng)站信息查詢[DB/OL].[2014-10-30] http：//www.alexa.cn/index.php？url=saac.gov.cn.

[6]中國人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院檔案網(wǎng)站調(diào)查和測評(píng)項(xiàng)目組.我國省級(jí)檔案網(wǎng)站測評(píng)報(bào)告[R/OL].（2010-05-14）[2013-06-25].http：//www.idangan.cn/ Achievement_info.asp？id=127.

[7]梁孟華.web2.0形態(tài)下面向用戶的交互式數(shù)字檔案服務(wù)研究[J].檔案學(xué)通訊，2013（6）：65-69.

作者單位：中國人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院endprint