向剛

［摘要］ 隨著社會(huì)科學(xué)技術(shù)的不斷更新，人們對(duì)檔案?jìng)浞莸姆椒ㄒ约安呗砸彩窃絹?lái)越被看重，檔案?jìng)浞菽軌蛴行У仡A(yù)防檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的丟失及損壞，為人們查閱檔案帶來(lái)了極大的便利，但是在實(shí)際的檔案管理中還是會(huì)存在一定的問(wèn)題，鑒于此，本文通過(guò)對(duì)檔案?jìng)浞莸姆椒ㄒ约安呗宰髟敿?xì)的研究探討，以期對(duì)檔案的管理帶來(lái)幫助和借鑒。

［關(guān)鍵詞］ 檔案?jìng)浞?；方法；策?/p>

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 14. 073

［中圖分類(lèi)號(hào)］G275［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］A［文章編號(hào)］1673 - 0194（2014）14- 0120- 02在經(jīng)濟(jì)社會(huì)不斷發(fā)展的前提下，檔案管理部門(mén)加強(qiáng)對(duì)檔案的管理，并制定相關(guān)的制度，建立自己的檔案數(shù)字庫(kù)和資料查閱流程，這就為檔案的查閱以及管理帶來(lái)極大的便利，但是在實(shí)際的檔案管理過(guò)程中，不免會(huì)發(fā)生檔案信息以及數(shù)字的丟失，所以應(yīng)該加大檔案的管理，完善管理體系，及時(shí)對(duì)檔案信息進(jìn)行備份，以防檔案資料的丟失，確保檔案資料的完好無(wú)損。

１檔案?jìng)浞莸姆诸?lèi)

檔案?jìng)浞莞鶕?jù)類(lèi)型來(lái)劃分，可以劃分為增量備份、差異備份、全備份3種類(lèi)型，具體內(nèi)容如以下。

１．１ 增量備份

在檔案管理備份中增量備份又被稱(chēng)之為差異增量備份，其主要是在備份數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上增加新的信息的備份，每一次增加的備分量都是不一樣的，恢復(fù)全部的數(shù)據(jù)時(shí)必須要有最新的全備份以及全部增量的數(shù)據(jù)。比如星期一對(duì)設(shè)備進(jìn)行了全部的備份，星期二有新的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，星期三對(duì)其備份就只進(jìn)行周二新數(shù)據(jù)的備份，周一的數(shù)據(jù)已經(jīng)被備份記憶，不需要重復(fù)對(duì)其備份。同樣，增量備份也有優(yōu)缺點(diǎn)，優(yōu)點(diǎn)就是備份數(shù)據(jù)少、速度快，而缺點(diǎn)就是完全備份恢復(fù)系統(tǒng)所花的時(shí)間比較長(zhǎng)，儲(chǔ)存信息量少。

１．２ 差異備份

在檔案?jìng)浞葜胁町悅浞萦直环Q(chēng)之為累積增量備份，其是在完成全備份的基礎(chǔ)上備份那些經(jīng)常變動(dòng)的數(shù)據(jù)，是增量備份的特殊案例，在恢復(fù)全部數(shù)據(jù)的時(shí)候只要對(duì)最新的數(shù)據(jù)以及有差異的文件進(jìn)行備份，可以及時(shí)備份經(jīng)常有變動(dòng)的數(shù)據(jù)，靈活掌握其數(shù)據(jù)的變化。比如，１號(hào)進(jìn)行了全備份，２號(hào)進(jìn)行了新變動(dòng)的文件或者數(shù)據(jù)，３號(hào)的差異備份就是備份１號(hào)全備份以后發(fā)生變化以及變動(dòng)的文件以及數(shù)據(jù)，這其中含有２號(hào)變動(dòng)的數(shù)據(jù)信息以及文件。差異備份也有優(yōu)缺點(diǎn)，優(yōu)點(diǎn)就是恢復(fù)時(shí)只需要最新的群備份以及具有差異備份的媒體文件，備份的速度相對(duì)而言是較快的；缺點(diǎn)就是完全備份恢復(fù)系統(tǒng)文件所需要的時(shí)間是比較長(zhǎng)的，如果有較多的數(shù)據(jù)發(fā)生變化，備份所需的時(shí)間要比全備份所需的時(shí)間長(zhǎng)［１］。

１．３ 全備份

在檔案?jìng)浞葜腥珎浞菔侵笇?duì)某一時(shí)間段的檔案資料進(jìn)行完全的克隆復(fù)制，實(shí)際的操作中就應(yīng)用備份的操作軟件對(duì)其進(jìn)行完全拷貝，包括所涉及的應(yīng)用系統(tǒng)和數(shù)字資料，恢復(fù)所有系統(tǒng)時(shí)只需要最新的數(shù)據(jù)備份副本，這就給日常的工作中帶來(lái)很大的便利。檔案?jìng)浞莸膬?yōu)點(diǎn)就是方便查找、操作簡(jiǎn)單、防止丟失。當(dāng)然不可避免地也會(huì)有缺點(diǎn)，其每次備份涉及的信息量比較大，備份所需的時(shí)間也就相對(duì)較長(zhǎng)。

２檔案?jìng)浞莸姆椒?/p>

根據(jù)備份系統(tǒng)的不同程度，可以將其劃分為冷、溫以及熱3種類(lèi)型的備份，其具體內(nèi)容如下。

２．１ 冷備份

冷備份就是指在備份系統(tǒng)中，在沒(méi)有安裝或設(shè)置與正在工作所用的系統(tǒng)一樣或者相類(lèi)似的備份系統(tǒng)環(huán)境下，如果不能夠及時(shí)裝入配套的備份系統(tǒng)，一旦發(fā)生意外就會(huì)造成數(shù)據(jù)的丟失以及文件信息的不完整，在用戶(hù)對(duì)其信息恢復(fù)時(shí)就會(huì)產(chǎn)生很大的阻礙，所用的設(shè)備如果是磁帶、光盤(pán)或者磁盤(pán)時(shí)，恢復(fù)起來(lái)會(huì)比較麻煩，而且都是用戶(hù)通過(guò)自己動(dòng)手才能夠恢復(fù)，儀器沒(méi)有辦法自己完成恢復(fù)工作，同時(shí)還不能保障恢復(fù)的質(zhì)量。冷備份就是為了能夠有效避免人們?nèi)粘Ｉ钪锌赡軙?huì)遇到的問(wèn)題，而產(chǎn)生的一種能夠及時(shí)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份的備份設(shè)備，人們通過(guò)對(duì)客戶(hù)端通訊線路的搜索，將其備份到備份軟件中，以恢復(fù)正常的工作業(yè)務(wù)。冷備份在使用過(guò)程中的優(yōu)勢(shì)是所需的設(shè)備費(fèi)用少、通訊費(fèi)用低、通訊環(huán)境的要求較低、備份速度快、操作簡(jiǎn)單便捷，而缺點(diǎn)就是恢復(fù)時(shí)所需要的時(shí)間較長(zhǎng)，獨(dú)自使用時(shí)，只能恢復(fù)間斷的數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)不能與實(shí)際相一致［２］。

２．２ 溫備份

溫備份技術(shù)是指在與之前所用的備份系統(tǒng)保持一致或者相匹配的運(yùn)行環(huán)境下，配置使用了系統(tǒng)自帶定期的備份數(shù)據(jù)的功能的環(huán)節(jié)。如果發(fā)生意外，直接開(kāi)通定期的備份系統(tǒng)數(shù)據(jù)，就可以及時(shí)地恢復(fù)數(shù)據(jù)。溫備份在使用的過(guò)程中，人們通過(guò)自主的逐項(xiàng)逐筆地對(duì)所需要恢復(fù)的數(shù)據(jù)進(jìn)行及時(shí)的補(bǔ)救、修改對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)，終端用戶(hù)通過(guò)對(duì)通訊線路的切換，就可以恢復(fù)正常的業(yè)務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)。溫備份在操作過(guò)程中的優(yōu)勢(shì)就在于能夠及時(shí)地補(bǔ)救所需的數(shù)據(jù)，而且通信環(huán)境的要求不是很高，能夠供很多的用戶(hù)使用，但缺點(diǎn)就是它恢復(fù)時(shí)間較慢，數(shù)據(jù)不能夠保證完整性。

２．３ 熱備份

熱備份系統(tǒng)在備份工作中所處的位置是聯(lián)機(jī)狀態(tài)，其可以通過(guò)高速的通信線路把數(shù)據(jù)運(yùn)送到備份系統(tǒng)中，確保備份系統(tǒng)與所用備份系統(tǒng)的一致性，也可以定期在備份系統(tǒng)中恢復(fù)應(yīng)用系統(tǒng)的數(shù)據(jù)信息。如果在使用過(guò)程中發(fā)生意外，不要補(bǔ)救就可以通過(guò)備份系統(tǒng)直接對(duì)其恢復(fù)，進(jìn)行正常的運(yùn)作。在溫備份使用中的最大優(yōu)勢(shì)就是恢復(fù)迅速、恢復(fù)數(shù)據(jù)完整、數(shù)據(jù)發(fā)生丟失的幾率幾乎為零，而缺點(diǎn)就是設(shè)備的投資較大、通行費(fèi)用高、運(yùn)行環(huán)境的要求高、管理手段復(fù)雜。

３檔案?jìng)浞莸挠行Т胧?/p>

檔案通過(guò)真實(shí)的數(shù)據(jù)記錄，實(shí)現(xiàn)備份功能的記憶性。換句話說(shuō)，檔案?jìng)浞菥褪菫榱四軌虼_保數(shù)據(jù)的完整性，維護(hù)數(shù)據(jù)的正確性。所以在對(duì)檔案進(jìn)行安全備份時(shí)，就應(yīng)該依據(jù)系統(tǒng)和實(shí)際情況，最大限度地確保備份所需的內(nèi)容、時(shí)間以及方式。

３．１ 異質(zhì)備份

異質(zhì)備份就是指在檔案信息備份的過(guò)程匯總發(fā)生的變化，換句話說(shuō)就是，不同檔案信息間的轉(zhuǎn)化備份。比如紙質(zhì)版的資料與電子版資料間的轉(zhuǎn)化備份，國(guó)家檔案管理部門(mén)就要求將電子版的檔案資料進(jìn)行紙質(zhì)化的或者膠片化，將其進(jìn)行備份，異質(zhì)備份是檔案?jìng)浞葸^(guò)程中重要的實(shí)施策略，通過(guò)應(yīng)用資源體系、利用體系以及安全體系，確保檔案數(shù)據(jù)的完整性和安全性。

３．２ 云備份

云備份是檔案管理中數(shù)據(jù)資源備份的重要環(huán)節(jié)，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案信息化的管理被人們廣泛地應(yīng)用，進(jìn)而促進(jìn)檔案數(shù)字化的快速發(fā)展。云備份中檔案數(shù)據(jù)資源對(duì)其儲(chǔ)存容量、安全性能、可靠性能以及存儲(chǔ)的載體提出了更高的要求。其中，云備份的優(yōu)點(diǎn)就是高儲(chǔ)存量、高利用率、高安全性能、成本低等，同時(shí)還可以實(shí)現(xiàn)檔案自動(dòng)化管理以及備份。云備份采用并行的分布加工方法，把檔案數(shù)據(jù)資源分布儲(chǔ)存在媒體中的各個(gè)備份點(diǎn)中，這樣不僅能夠?qū)崿F(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的安全性，還能夠有效地提高檔案數(shù)據(jù)的備份效率。

３．３ 異地備份

異地備份是檔案副本存放的重要策略，其是國(guó)家社會(huì)文化的重要財(cái)富，確保檔案信息的安全，是檔案?jìng)浞莨芾淼闹行沫h(huán)節(jié)之一。在新中國(guó)成立以來(lái)，條件比較艱苦，科學(xué)技術(shù)很落后的環(huán)境下，周恩來(lái)就提出，檔案要進(jìn)行不同地方的存儲(chǔ)，每份重要資料都要印制3份，黨中央一份、中央特科一份、共產(chǎn)國(guó)際中心一份。異地備份不僅能夠很好地避免文件的丟失，還能夠有效地防止自然災(zāi)害對(duì)其的不利因素，如水災(zāi)、水災(zāi)、地震等不可預(yù)知的因素，異地檔案?jìng)浞菔腔鈾n案數(shù)據(jù)信息資料的一種有效的不可替代的措施。

異地檔案?jìng)浞菀欢ㄒＷC儲(chǔ)存檔案資料的距離超過(guò)３００千米，不能夠在同一河的流域范圍內(nèi)，也不能是同一電網(wǎng)工作的范圍內(nèi)，更不能是同一地震帶上，這樣就可以有效地避免自然災(zāi)害對(duì)其的影響，在以上這些原則的基礎(chǔ)上，可以采取以下幾種方式對(duì)其進(jìn)行備份：①儲(chǔ)存檔案資料的部門(mén)間應(yīng)該要保持聯(lián)系，主要集中在省級(jí)和副省級(jí)城市的檔案資料管理之間；②組建專(zhuān)門(mén)的負(fù)責(zé)小組，嚴(yán)格保管備份檔案；③構(gòu)建專(zhuān)門(mén)的獨(dú)立的異地檔案管理基地。異地檔案?jìng)浞菔芎芏嘁蛩氐挠绊?，阻礙檔案?jìng)浞葙Y料的數(shù)量，一般情況下，都是儲(chǔ)放比較重要的檔案，而不重要的檔案則被忽略，且不能夠合理的保管。

３．４ 備份登記制度

完整的檔案?jìng)浞蒹w系能夠確保數(shù)據(jù)系統(tǒng)的正確性，制定檔案?jìng)浞莸南嚓P(guān)制度，能保障檔案?jìng)浞莨ぷ鞯捻樌M(jìn)行。制定完善的備份體系，對(duì)構(gòu)建信息化和安全化的檔案?jìng)浞蒹w系是非常重要的環(huán)節(jié)。５年前，浙江省就響應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需求，率先制定的相關(guān)的檔案?jìng)浞莸怯浌芾?，即縣級(jí)以上檔案管理部門(mén)，對(duì)本區(qū)域內(nèi)相關(guān)重要的檔案資料進(jìn)行登記，并且由同級(jí)檔案管理部門(mén)對(duì)其進(jìn)行定期的備份，對(duì)紙質(zhì)或者電子版的文件以及數(shù)據(jù)進(jìn)行及時(shí)的克隆復(fù)制，形成完整的備份。

檔案登記落實(shí)是一項(xiàng)不容忽視的環(huán)節(jié)，是構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)信息以及文件的核心部分。換句話說(shuō)就是指應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢(shì)對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行儲(chǔ)存記憶，實(shí)現(xiàn)不同操作間斷，多種儲(chǔ)存信息的方式，對(duì)其進(jìn)行集中的拷貝，通過(guò)數(shù)據(jù)的集中、物理的集中、服務(wù)器合并以及整合的手段，對(duì)各種各樣的檔案資料進(jìn)行整理、優(yōu)化，進(jìn)而確保數(shù)據(jù)信息的完整性和安全性。

總而言之，在現(xiàn)代化建設(shè)的發(fā)展過(guò)程中，檔案?jìng)浞莸姆椒ㄒ约安呗栽絹?lái)越受到人們的重視，但是在實(shí)際的備份過(guò)程中，還是會(huì)存在一定的問(wèn)題，唯有此方法才能夠?qū)崿F(xiàn)科學(xué)合理的檔案?jìng)浞莨芾?，進(jìn)而提高檔案?jìng)浞莸陌踩⒖煽啃浴?/p>

主要參考文獻(xiàn)

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