周虹 李翠霞

[摘 要] 本文以單貨同行、暫估業(yè)務(wù)及票到貨未到3種采購業(yè)務(wù)類型為例，從物流和資金流出發(fā)詳細剖析了在用友ERP-U8環(huán)境下采購業(yè)務(wù)的處理流程，以有助于用戶理清思路，提高業(yè)務(wù)處理準確度，從而更好地進行事中控制和事后分析。

[關(guān)鍵詞] 采購業(yè)務(wù)；資金流；物流

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 22. 015

[中圖分類號] F232 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2014）22- 0024- 03

根據(jù)貨物和發(fā)票到達時間的不同，采購業(yè)務(wù)可分為單貨同行、貨到票未到、票到貨未到3種類型。不同采購類型在用友ERP-U8環(huán)境下的處理方式有所不同，但都會涉及到庫存管理、采購管理、存貨核算、應(yīng)付款管理等諸多子系統(tǒng)，業(yè)務(wù)處理流程長，操作步驟較為復雜。本文從物流和資金流出發(fā)，將采購業(yè)務(wù)在用友ERP-U8系統(tǒng)中的處理流程進行解析，以助于用戶理順思路，提高業(yè)務(wù)處理準確度，從而更好地進行事中控制和事后分析。

1 單貨同行業(yè)務(wù)的處理

單貨同行業(yè)務(wù)即發(fā)票和貨物同時到達企業(yè)的采購業(yè)務(wù)，是采購業(yè)務(wù)中最常見、最典型的業(yè)務(wù)類型。單貨同行的“同”即物流和資金流同步，主要通過采購結(jié)算來體現(xiàn)，因此，采購結(jié)算是處理此類業(yè)務(wù)的關(guān)鍵步驟。執(zhí)行采購結(jié)算將生成采購結(jié)算表，它是記載入庫單記錄與采購發(fā)票記錄對應(yīng)關(guān)系的結(jié)算對照表，是體現(xiàn)物流和資金流匯合的單據(jù)。

1.1 處理流程簡析

在物流中，倉庫收到貨物并驗收入庫后，在庫存管理系統(tǒng)錄入采購入庫單并審核（出于簡化考慮，本文省略了訂貨、到貨等可選環(huán)節(jié)，僅包括必經(jīng)環(huán)節(jié)的處理）。經(jīng)過采購結(jié)算后，入庫單上寫入實際采購單價，才能進入存貨核算系統(tǒng)進行記賬，將入庫單信息記入存貨明細賬。隨著物流各個環(huán)節(jié)的處理，用友各業(yè)務(wù)子系統(tǒng)生成或處理了相應(yīng)單據(jù)，同時采集了相應(yīng)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。最后，在物流終點，在存貨核算系統(tǒng)對入庫單制單，自動生成確認采購成本的記賬憑證，以反映物流產(chǎn)生的財務(wù)結(jié)果，并傳遞到總賬。

在資金流中，采購員在采購管理系統(tǒng)中錄入采購發(fā)票，并執(zhí)行采購結(jié)算。經(jīng)過采購結(jié)算后，確定了入庫數(shù)量及其金額，采購發(fā)票才能進入應(yīng)付款系統(tǒng)進行審核，從而確認應(yīng)付款項。由此，各業(yè)務(wù)子系統(tǒng)也采集了資金流中的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。最后，在資金流終點，應(yīng)付款系統(tǒng)對此發(fā)票制單，自動生成確認應(yīng)付賬款的憑證，以反映資金流產(chǎn)生的財務(wù)結(jié)果，并傳遞到總賬。

整個業(yè)務(wù)處理流程如圖1所示。

（1）業(yè)務(wù)的處理是遵循處理流程按先后順序依次進行的，因此，當發(fā)現(xiàn)某環(huán)節(jié)錯誤時，也應(yīng)根據(jù)流程由后向前一步步取消相關(guān)操作后才能更正原錯誤。如有的用戶在對賬時發(fā)現(xiàn)確認采購成本的憑證有誤，經(jīng)查發(fā)現(xiàn)是采購結(jié)算時選擇了錯誤的入庫單。此時不能直接修改入庫單，而應(yīng)根據(jù)流程逆推，將錯誤發(fā)生后的所有操作痕跡消除才能進行更改操作。正確的修改步驟應(yīng)該是：先進入存貨核算系統(tǒng)刪除該錯誤憑證，并取消對原入庫單的記賬；再進入采購管理系統(tǒng)，選擇“結(jié)算單列表”，找到此筆業(yè)務(wù)對應(yīng)的結(jié)算單并刪除。這時才能修改入庫單，再進行采購結(jié)算等其他后續(xù)環(huán)節(jié)。

（2）業(yè)務(wù)單據(jù)在何子系統(tǒng)生成，則其修改、刪除也應(yīng)在此子系統(tǒng)進行。如有的用戶在采購管理系統(tǒng)查看入庫單時發(fā)現(xiàn)錄入錯誤，就試圖在打開的入庫單界面修改，卻無法實現(xiàn)。采購入庫單屬于庫存管理系統(tǒng)生成的單據(jù)，在采購管理系統(tǒng)中只能瀏覽，不得修改刪除。此時應(yīng)退出采購管理系統(tǒng)，進入庫存管理系統(tǒng)，找到此入庫單后進行消審、修改。

（3）在各子系統(tǒng)生成業(yè)務(wù)單據(jù)后，勿忘進行“審核”操作。采購業(yè)務(wù)涉及單據(jù)眾多，如報價單、到貨單、入庫單等等。大部分單據(jù)在生成后需要審核才能進行下一步操作，也有些可選單據(jù)如報價單、到貨單不需要審核。但在用友系統(tǒng)中，最常見的生單方式是參照上游單據(jù)生單，而上游單據(jù)必須經(jīng)過審核才能被參照。因此，一般情況下，各單據(jù)錄入完畢后，都應(yīng)進行審核操作。這樣，用戶在參照生單時不會再出現(xiàn)上游單據(jù)正常卻無法過濾出來的情況。但采購發(fā)票、運費發(fā)票等外來原始憑證不是在錄入后立即執(zhí)行審核操作，這些代表資金信息的票據(jù)需要在應(yīng)付款系統(tǒng)專門審核，以避免采購過程中產(chǎn)生舞弊。

（4）生成確認采購成本的憑證時，需要正確選擇用以制單的入庫單。在選單界面，入庫單分為“采購入庫單（報銷記賬）”和“采購入庫單（暫估記賬）”兩種。很多用戶對兩者的不同涵義缺乏理解，隨意選取，從而造成制單錯誤。在用友系統(tǒng)中，經(jīng)過采購結(jié)算的入庫單在制單時被視為已經(jīng)報銷記賬的入庫單，生成憑證：借：原材料；貸：在途物資。未經(jīng)過采購結(jié)算的入庫單寫入暫估單價后記賬，在制單時被視為暫估記賬的入庫單，生成憑證：借：原材料；貸：暫估應(yīng)付款。就單貨同行業(yè)務(wù)而言，當然應(yīng)該選擇采購入庫單（報銷記賬）。

（5）生成確認應(yīng)付款項的憑證時，需要正確選擇用以制單的單據(jù)類型。如果是賒銷，應(yīng)選擇“發(fā)票制單”，生成憑證：借：材料采購，應(yīng)交稅費-應(yīng)交增值稅（進項稅額）；貸：應(yīng)付賬款。如果是現(xiàn)付，則應(yīng)選擇“現(xiàn)結(jié)制單”，生成憑證：借：材料采購，應(yīng)交稅費-應(yīng)交增值稅（進項稅額）；貸：銀行存款。

2 暫估業(yè)務(wù)的處理

暫估業(yè)務(wù)指當月貨物已到達，而月末發(fā)票仍未到達的采購業(yè)務(wù)。此類型業(yè)務(wù)和單貨同行業(yè)務(wù)相比，最大的不同在于物流和資金流的不同步，貨物入庫和采購結(jié)算的處理跨月進行，從而多了暫估過程和沖回過程。對暫估業(yè)務(wù)，用友系統(tǒng)提供月初回沖、單到回沖、單到補差3種方法。其中，月初回沖方法需要每月月初沖回暫估價，月底再暫估，直到發(fā)票到達時才能確定實際入庫成本，工作量較大，處理較為繁瑣；單到補差方法在發(fā)票到達時不沖回原暫估價，而是對實際采購成本和暫估成本間的差異產(chǎn)生調(diào)整單，就差價生成憑證，因此其財務(wù)結(jié)果不能直接反映實際采購成本，不利于對賬、查賬；單到回沖方法在發(fā)票到達前無需處理，收到發(fā)票后才沖回暫估價，以實際采購價確認采購成本，操作較為簡便，保留了業(yè)務(wù)原貌。因此，在實務(wù)中，用戶多選擇單到回沖方式，本文也以此方式為例來闡明暫估業(yè)務(wù)處理流程。

2.1 處理流程簡析

在物流中，貨物驗收入庫后，由于沒有收到相應(yīng)發(fā)票，也就無法進行采購結(jié)算，只能在入庫單中寫入暫估價并據(jù)以記賬，再對暫估記賬的入庫單制單生成暫估憑證。待發(fā)票到達，進行采購結(jié)算后，需要在存貨核算系統(tǒng)對結(jié)算成本進行暫估處理，自動生成紅字回沖單以及藍字回沖單。前者制單后生成紅沖憑證，用以沖銷以前所記暫估憑證。后者制單生成以實際采購價確認采購成本的憑證。

在資金流中，業(yè)務(wù)處理和單貨同行業(yè)務(wù)的處理一致，不再贅述，整個業(yè)務(wù)處理流程如圖2所示。

2.2 流程中應(yīng)注意的要點

單貨同行業(yè)務(wù)中的注意要點對暫估業(yè)務(wù)也同樣適用。另外補充兩點：

（1）在暫估業(yè)務(wù)中，待發(fā)票到達后，必須先進行采購結(jié)算才能在存貨核算系統(tǒng)進行暫估處理。雖然此時采購入庫單上已經(jīng)寫入了暫估價，但采購結(jié)算是將入庫單的實際入庫數(shù)和發(fā)票上的實際采購數(shù)進行對應(yīng)，因此需要根據(jù)發(fā)票和入庫單生成采購結(jié)算單。但由于已經(jīng)將暫估價記賬，必須沖回并以實際采購價重新入賬，所以要在采購結(jié)算后進入存貨核算系統(tǒng)執(zhí)行“結(jié)算成本處理”—“暫估處理”，生成紅字回沖單以及藍字回沖單。

（2）如果暫估處理有誤，許多用戶試圖取消暫估，進入暫估結(jié)算表后卻發(fā)現(xiàn)無法取消。這是不理解“暫估處理”操作的涵義導致的。暫估處理其實是根據(jù)采購結(jié)算單自動生成一張藍字回沖單，并在存貨核算系統(tǒng)進行記賬。取消暫估就是執(zhí)行恢復記賬，在選單時選擇藍字回沖單即可。

3 票到貨未到業(yè)務(wù)的處理

對于當月收到采購發(fā)票，而貨物未到的采購業(yè)務(wù)，一般對發(fā)票采用壓單處理，待貨物到達后再進入用友系統(tǒng)視同單貨同行業(yè)務(wù)處理。如果需要實時統(tǒng)計在途貨物，可以當月錄入采購發(fā)票，待貨物到達后，再錄入入庫單并做采購結(jié)算。要注意的是，由于發(fā)票錄入在先，此時只能進行手工結(jié)算，不能進行自動結(jié)算。

4 結(jié) 語

綜上所述，雖然用友ERP環(huán)境下采購業(yè)務(wù)鏈條長，涉及部門多，流程復雜，但只要掌握處理業(yè)務(wù)的基本流程就可以做到胸有成竹。供應(yīng)鏈系統(tǒng)中，采購業(yè)務(wù)很具有代表性。掌握了以上3種業(yè)務(wù)處理類型，對其他采購類型以及銷售業(yè)務(wù)處理流程都有舉一反三的作用。

主要參考文獻

[1]王新玲，汪剛.會計信息系統(tǒng)實驗教程（用友ERP-U8.72版）[M].北京：清華大學出版社，2009.