李倚天

[摘 要]會(huì)計(jì)電算化是一種大趨勢(shì)，是企業(yè)內(nèi)部管理的一次重大變革。但是由于電算化自身的特點(diǎn)，再加上自古流傳下來(lái)的會(huì)計(jì)傳統(tǒng)和幾十年來(lái)的人工習(xí)慣，會(huì)計(jì)電算化必將面臨一系列的問(wèn)題。尤其是對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制方面有著巨大的影響。本文就企業(yè)會(huì)計(jì)電算化管理過(guò)程中的內(nèi)部控制問(wèn)題進(jìn)行探討，對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制的完善提出建議。

[關(guān)鍵詞]企業(yè)；會(huì)計(jì)電算化；內(nèi)部控制

[中圖分類號(hào)]F232 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1005-6432（2014）35-0062-02

企業(yè)管理中的內(nèi)部控制很重要，它決定著企業(yè)發(fā)展過(guò)程是否健康，風(fēng)險(xiǎn)是否適當(dāng)，收益是否能夠最大化。傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)手段在企業(yè)內(nèi)部控制中發(fā)揮著重要作用，它用經(jīng)濟(jì)這雙看不見(jiàn)的手去調(diào)控企業(yè)的運(yùn)行，確保了企業(yè)各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)資源合理配置，共同推進(jìn)企業(yè)向前發(fā)展。隨著電算化的普及，會(huì)計(jì)電算化淘汰傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)已經(jīng)是大勢(shì)所趨。隨著制度變革，企業(yè)內(nèi)部控制方面也出現(xiàn)了一些問(wèn)題。因此，企業(yè)必須要研究電算化管理對(duì)企業(yè)內(nèi)控的重要作用，才能建立并改進(jìn)完善電算化會(huì)計(jì)管理制度。

1 會(huì)計(jì)的作用及傳統(tǒng)會(huì)計(jì)的局限

會(huì)計(jì)在企業(yè)運(yùn)行中發(fā)揮著無(wú)可替代的作用。它將企業(yè)的運(yùn)行和發(fā)展?fàn)顩r具體為一個(gè)又一個(gè)的數(shù)字，直觀地顯示企業(yè)盈利或者虧損。它以數(shù)字形式對(duì)企業(yè)上一階段的運(yùn)營(yíng)狀況進(jìn)行總結(jié)，給出決策者下階段經(jīng)濟(jì)決策的建議，使企業(yè)的發(fā)展更符合企業(yè)實(shí)際和經(jīng)濟(jì)規(guī)律。同時(shí)，它對(duì)企業(yè)內(nèi)部的控制起到一定的作用。它能夠及時(shí)地發(fā)現(xiàn)企業(yè)中具體部門出現(xiàn)的問(wèn)題，能夠保證企業(yè)資產(chǎn)的安全，利用經(jīng)濟(jì)手段使企業(yè)中各部門相互監(jiān)督、協(xié)調(diào)、促進(jìn)。

傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)管理有其局限性，突出表現(xiàn)在：依賴于會(huì)計(jì)人員本身的記載，一旦會(huì)計(jì)人員作假，不易察覺(jué)，所以企業(yè)要加大對(duì)該部分的控制；人工可能出現(xiàn)錯(cuò)誤，這些錯(cuò)誤將會(huì)給企業(yè)帶來(lái)問(wèn)題，給企業(yè)的決策和管理都帶來(lái)負(fù)面影響；人工會(huì)計(jì)需要耗費(fèi)一定的時(shí)間，會(huì)使企業(yè)依據(jù)財(cái)務(wù)情況所作出的決策存在一定的滯后；在信息化時(shí)代，沿用傳統(tǒng)的方式不利于企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

2 電算化對(duì)企業(yè)內(nèi)控的影響

2.1 迫使企業(yè)內(nèi)部控制的手段和理念進(jìn)行更新

由于電算化大大解放了會(huì)計(jì)人員，人工記賬成為歷史。隨著人力資源的解放，舊控制手段也失去了效用。傳統(tǒng)企業(yè)的內(nèi)部控制其中一部分是針對(duì)會(huì)計(jì)人員本身的管理，由于計(jì)算機(jī)本身的特點(diǎn)，舊方法的控制力已經(jīng)大大減弱。對(duì)人工會(huì)計(jì)活動(dòng)整體的管理也簡(jiǎn)化為僅僅對(duì)輸入環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)督。雖然對(duì)人的控制程序簡(jiǎn)化了，但是卻要加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)程序方面的控制。也就是說(shuō)，在控制手段上，企業(yè)必須由之前單一的對(duì)人控制轉(zhuǎn)化為對(duì)人機(jī)的雙重控制，甚至結(jié)合其他情況的多重控制。

2.2 出現(xiàn)新的內(nèi)控內(nèi)容

電算化帶來(lái)的可以說(shuō)是一場(chǎng)大變革。它首先要求計(jì)算機(jī)系統(tǒng)本身的維護(hù)和使用。這就要求企業(yè)內(nèi)部必須設(shè)置專門的計(jì)算機(jī)技術(shù)維護(hù)管理部門，以維護(hù)計(jì)算機(jī)本身能夠正常運(yùn)行，同時(shí)還要注意防止病毒、木馬等的侵襲。會(huì)計(jì)系統(tǒng)本身的維護(hù)、更新可以由計(jì)算機(jī)技術(shù)人員來(lái)完成，但是具體數(shù)據(jù)上的錄入和分析必須要專職的會(huì)計(jì)人員來(lái)操作。所以，電算化給企業(yè)內(nèi)部控制帶來(lái)的另外的變化就是會(huì)計(jì)人員必須要熟悉基本的計(jì)算機(jī)操作，熟練掌握各種程序做出的數(shù)據(jù)分析，這又要求企業(yè)對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)。

2.3 崗位的調(diào)整和崗位職能權(quán)限擴(kuò)大

電算化必將帶來(lái)企業(yè)內(nèi)部崗位的調(diào)整。舊的會(huì)計(jì)崗位和計(jì)算機(jī)崗位各司其職，基本不存在交叉和交流。而電算化時(shí)代，會(huì)計(jì)人員和計(jì)算機(jī)人員必須有很好的配合，在會(huì)計(jì)部門計(jì)算機(jī)崗位的作用提升，人員配備也需要增加。同時(shí)，由于整個(gè)電算化過(guò)程中最重要的是原始數(shù)據(jù)的錄入，涉及該部門的內(nèi)部控制自然會(huì)得到空前的加強(qiáng)，內(nèi)部管理需要針對(duì)的重點(diǎn)發(fā)生變化。

2.4 減少了人工失誤造成的問(wèn)題，但加大了控制各種不法行為的難度

由于計(jì)算機(jī)本身是嚴(yán)格地按照既定程序進(jìn)行工作，它只需要數(shù)據(jù)輸入一項(xiàng)操作，就可以依據(jù)其內(nèi)部固有程序進(jìn)行數(shù)據(jù)的整合、分析。所以由于會(huì)計(jì)人員疏忽大意或者其他情況造成的錯(cuò)誤這一問(wèn)題在電算化過(guò)程中會(huì)基本得到解決。但與此同時(shí)，想要以傳統(tǒng)方式控制不法行為也加大了難度，這是由計(jì)算機(jī)本身的機(jī)械屬性決定的。計(jì)算機(jī)只接受指令，那么無(wú)權(quán)限或者盜用權(quán)限的人可以輕松進(jìn)入程序中篡改、盜取數(shù)據(jù)，這種不法行為往往非常隱蔽，不易被發(fā)覺(jué)。

3 電算化下企業(yè)內(nèi)控存在的問(wèn)題

3.1 過(guò)分依賴于機(jī)器出現(xiàn)的問(wèn)題

電算化節(jié)省了很多的人力，但是它倚重于原始數(shù)據(jù)的錄入。對(duì)其他環(huán)節(jié)的監(jiān)督控制比較容易，但是對(duì)原始數(shù)據(jù)的核對(duì)仍然沒(méi)有達(dá)到應(yīng)有的程度。而且在傳統(tǒng)的紙質(zhì)的原始憑證上進(jìn)行篡改難度很大，很容易被核查出。而在電算化中，對(duì)原始憑證的控制不能達(dá)到一種完美的程度。

同時(shí)，由于計(jì)算機(jī)是電算化的載體，計(jì)算機(jī)的安全問(wèn)題將直接威脅到企業(yè)的安全。首先是硬件，由于會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)都存儲(chǔ)在硬盤中，硬盤一旦出現(xiàn)問(wèn)題，被惡意消除或者更改，對(duì)企業(yè)的打擊將是巨大的。其次是軟件，各種病毒、木馬等的侵襲也使企業(yè)經(jīng)濟(jì)狀況的封閉性、機(jī)密性變得沒(méi)有保障。最后，由于數(shù)據(jù)被壓縮在很小的一塊介質(zhì)上，盜取一塊硬盤就可以獲得全部的資料，比起盜取全部的企業(yè)賬簿要容易得多。

3.2 人為方面的問(wèn)題

上文所說(shuō)，電算化的優(yōu)勢(shì)之一是計(jì)算機(jī)計(jì)算免去了人工計(jì)算的環(huán)節(jié)，減少了人工失誤造成的問(wèn)題。但是一旦數(shù)據(jù)錄入的過(guò)程中由于會(huì)計(jì)人員操作不當(dāng)輸入數(shù)據(jù)錯(cuò)誤，會(huì)影響整個(gè)賬目的正確性，而且這個(gè)錯(cuò)誤本身不易被發(fā)覺(jué)，需要從頭逐項(xiàng)核對(duì)，這種情況下，既加大了工作量，又使會(huì)計(jì)信息不能準(zhǔn)確發(fā)揮其作用。另外，由于電算化節(jié)省了傳統(tǒng)會(huì)計(jì)活動(dòng)中的很多環(huán)節(jié)，傳統(tǒng)環(huán)節(jié)中的制約變得名存實(shí)亡，對(duì)操作人員的控制也明顯不足。

3.3 電算化本身帶來(lái)的問(wèn)題

電算化本身是一種進(jìn)步，解放人力，計(jì)算迅速，更加規(guī)范和直觀。但是計(jì)算機(jī)本身沒(méi)有人的思維，很難像人一樣對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行識(shí)別和分析。在數(shù)據(jù)錄入活動(dòng)中，計(jì)算機(jī)很難對(duì)一些明顯不符合邏輯的數(shù)字進(jìn)行有效識(shí)別和預(yù)警。

現(xiàn)在相關(guān)管理部門并沒(méi)有統(tǒng)一規(guī)定企業(yè)電算化的標(biāo)準(zhǔn)軟件，各企業(yè)使用的軟件都不一樣。在一些大企業(yè)，其不同部門、不同分支機(jī)構(gòu)使用的軟件甚至都不一樣。這樣給企業(yè)的內(nèi)部管理帶來(lái)了很大麻煩。不同軟件的不兼容或者是相同軟件的不同版本不兼容造成企業(yè)決策者無(wú)法宏觀地從整體上把握企業(yè)的運(yùn)行狀況。各個(gè)部門的會(huì)計(jì)人員想要從其他部門調(diào)取數(shù)據(jù)或者是數(shù)據(jù)的相互傳輸都會(huì)出現(xiàn)一些問(wèn)題。

4 電算化環(huán)境下企業(yè)內(nèi)控的建議

4.1 企業(yè)內(nèi)部管理體系的重建

由于電算化是一種新生事物，并且是一種必將取代傳統(tǒng)的新生事物，所以企業(yè)必須針對(duì)以往的內(nèi)部管理體系進(jìn)行重建。在組織管理上，將部門重新整合，將會(huì)計(jì)部門與計(jì)算機(jī)部門作為整合的重點(diǎn)，并且在會(huì)計(jì)部門形成一種相互制約的有效機(jī)制，避免舞弊的可能性。崗位設(shè)置要根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行變革。設(shè)置會(huì)計(jì)人員、核對(duì)人員、軟件維護(hù)人員、硬件維護(hù)人員、數(shù)據(jù)分析人員等崗位的專職人員，對(duì)這些專職人員的職責(zé)進(jìn)行明確的劃分和制約。

4.2 加強(qiáng)各方面風(fēng)險(xiǎn)的控制

（1）要加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)。要成立風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估部門和突發(fā)狀況處理部門，對(duì)電算化管理過(guò)程中可能出現(xiàn)的任何新問(wèn)題進(jìn)行研究。要能及時(shí)地發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，并且妥善地解決，將問(wèn)題出現(xiàn)造成的損失降到最低。風(fēng)險(xiǎn)相關(guān)部門也應(yīng)與會(huì)計(jì)部門經(jīng)常溝通，及時(shí)掌握各種新信息。會(huì)計(jì)部門內(nèi)部也應(yīng)當(dāng)有風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估制度，做好各種風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警。

（2）計(jì)算機(jī)安全風(fēng)險(xiǎn)控制。放在首位的是要試運(yùn)行。即軟件購(gòu)置回來(lái)以后要先做一次模擬，時(shí)間最好是1～3個(gè)月。在這個(gè)周期之內(nèi)仍沿用舊的會(huì)計(jì)方式，計(jì)算機(jī)同時(shí)運(yùn)行，兩者相互對(duì)比，相互印證，以保證系統(tǒng)本身的安全和正確性，也可以讓操作人員盡快熟悉系統(tǒng)程序，為企業(yè)全面電算化打下基礎(chǔ)。

運(yùn)營(yíng)正常以后要設(shè)置專職的軟硬件維護(hù)人員定期對(duì)計(jì)算機(jī)本身的軟件和硬件進(jìn)行維護(hù)管理，保證計(jì)算機(jī)本身能夠正常運(yùn)行。

（3）程序操作風(fēng)險(xiǎn)控制。建立健全企業(yè)電算化管理的相關(guān)規(guī)章制度和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。嚴(yán)格按照規(guī)章制度辦事，使執(zhí)行與處罰有制度上的保障，從而最大程度上杜絕制度漏洞造成的風(fēng)險(xiǎn)。制定標(biāo)準(zhǔn)可以最大程度上將會(huì)計(jì)電算化管理規(guī)范化，使企業(yè)內(nèi)部管理更加高效。當(dāng)然，制定的標(biāo)準(zhǔn)必須在國(guó)家相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范范圍內(nèi)進(jìn)行拓展，操作規(guī)范應(yīng)當(dāng)具體細(xì)化。

4.3 做好內(nèi)部監(jiān)督與檔案的管理工作

做好內(nèi)部監(jiān)督是指要明確職責(zé)，非會(huì)計(jì)人員及決策層不得接觸會(huì)計(jì)資料，決策層在調(diào)取會(huì)計(jì)資料的時(shí)候要完善手續(xù)。系統(tǒng)權(quán)限方面要設(shè)置不同級(jí)別，大部分級(jí)別不能接觸、調(diào)取、查閱、拷貝會(huì)計(jì)資料。企業(yè)加強(qiáng)內(nèi)部監(jiān)督還可以進(jìn)行內(nèi)部審計(jì)，利用審計(jì)手段對(duì)企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行二次管理。要實(shí)行問(wèn)責(zé)制度，哪一部分出現(xiàn)問(wèn)題，追究哪一部分負(fù)責(zé)人的責(zé)任，保證企業(yè)管理中的內(nèi)部控制力。

在資料輸入的時(shí)候要保證錄入時(shí)身邊沒(méi)有無(wú)關(guān)人員的干擾，保證資料的安全性；錄入數(shù)據(jù)時(shí)要經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的既定程序，輸入以后要保證原始數(shù)據(jù)的保留；資料錄入過(guò)程要持續(xù)進(jìn)行，非特殊情況不得中斷。在錄入環(huán)節(jié)進(jìn)行相對(duì)嚴(yán)格的控制，將可能出現(xiàn)的問(wèn)題扼殺在萌芽之中。

所有的會(huì)計(jì)資料應(yīng)該及時(shí)歸檔，做好備份。具體來(lái)說(shuō)，就是在企業(yè)內(nèi)設(shè)置專門的檔案管理部門，主管數(shù)據(jù)的備份、調(diào)取、拷貝等。檔案管理部門應(yīng)要求會(huì)計(jì)部門及時(shí)提交資料，將資料所存儲(chǔ)的硬盤妥善保存，防火防盜。要定期地對(duì)硬盤中的資料進(jìn)行檢測(cè)掃描，在保證不致泄露機(jī)密的情況下保證資料的完整性。

5 結(jié) 論

會(huì)計(jì)電算化管理是一個(gè)大趨勢(shì)，未來(lái)企業(yè)的會(huì)計(jì)部門會(huì)全面普及電算化。就現(xiàn)階段來(lái)講，會(huì)計(jì)的內(nèi)部控制一直屬于企業(yè)管理中的薄弱點(diǎn)。所以企業(yè)應(yīng)當(dāng)盡快地適應(yīng)電算化這一趨勢(shì)，與先進(jìn)的管理模式進(jìn)行對(duì)接，根據(jù)企業(yè)自身情況加強(qiáng)對(duì)其內(nèi)部的控制，主要是加強(qiáng)對(duì)人與計(jì)算機(jī)的控制，協(xié)調(diào)好二者的關(guān)系，從而提高工作效率，提升企業(yè)效益，使企業(yè)持續(xù)健康快速發(fā)展，既能提高自身在市場(chǎng)中的競(jìng)爭(zhēng)力，又為社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)貢獻(xiàn)自己的力量。

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