劉君勝

引言：隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，檔案的形式和管理方式也在發(fā)生變化，檔案工作已逐步實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理，電子檔案無(wú)可替代地成了檔案管理的重要形式。如何認(rèn)識(shí)紙質(zhì)檔案和電子檔案和區(qū)別與聯(lián)系，并做好二者并存的工作，從而更好地適應(yīng)檔案工作發(fā)展的需要，是本文論述的重點(diǎn)。

檔案是人們?cè)谏鐣?huì)實(shí)踐中直接形成并被有意識(shí)地保存下來(lái)的物質(zhì)與精神文化財(cái)富。長(zhǎng)期以來(lái)，紙質(zhì)文件作為檔案的主要載體被保存、利用。當(dāng)今，隨著辦公自動(dòng)化和電子信息技術(shù)的發(fā)展，電子檔案應(yīng)運(yùn)而生，形成了與紙質(zhì)檔案共存互動(dòng)的局面。二者即有區(qū)別，又有聯(lián)系，同時(shí)又不能互相取代。

一、紙質(zhì)檔案與電子檔案的區(qū)別

所謂紙質(zhì)檔案，就是以紙張為信息記錄載體的檔案；而電子檔案則是指能被計(jì)算機(jī)系統(tǒng)識(shí)別、處理、存儲(chǔ)在磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)絡(luò)上傳遞的數(shù)字代碼系列。二者雖然存儲(chǔ)的內(nèi)容是一樣的，但在其它方面還是存在著很多的差別。

1.1載體上的區(qū)別

1.1.1載體永久性的區(qū)別。紙張的耐久性是指經(jīng)過(guò)很長(zhǎng)時(shí)間，紙張仍能保持其顏色和耐折度等特性的程度。影響紙張耐久性的因素很多，包括造紙時(shí)所用紙漿的種類、膠料、涂料、酸和金屬化合物的含量以及存儲(chǔ)或使用時(shí)的溫度、濕度、光照等，即水解和氧化反應(yīng)。處理好這兩個(gè)問(wèn)題，紙質(zhì)檔案的壽命就會(huì)大大延長(zhǎng)。而電子檔案的壽命不僅與其內(nèi)部諸多因素和保護(hù)環(huán)境條件有關(guān)，更與科技的高速發(fā)展有關(guān)。一旦技術(shù)過(guò)時(shí)，則載體上的信息就無(wú)法讀出。

1.1.2載體形式上的區(qū)別。電子檔案的載體形式多樣，可以是磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等形式，打破了紙質(zhì)檔案僅僅是單一的紙張為載體的格局。相對(duì)于紙質(zhì)檔案而言，電子檔案容量大、體積小、可以大大節(jié)省庫(kù)房存儲(chǔ)空間，這就解決了檔案保存與存儲(chǔ)空間的矛盾。

1.2信息形式上的區(qū)別

1.2.1信息可控性的區(qū)別。電子檔案相對(duì)于紙質(zhì)檔案而言，可以直接由計(jì)算機(jī)進(jìn)行處理，省去了傳統(tǒng)檔案工作中的立卷、歸檔、分類等環(huán)節(jié)，使檔案信息的處理快捷、方便，又能節(jié)省時(shí)間。電子檔案的可操作性使利用者可以把獲得的信息變活，讓它們?yōu)樽约旱母鞣N需要服務(wù)。利用者可以要求計(jì)算機(jī)對(duì)文件中的信息進(jìn)行分類、統(tǒng)計(jì)、匯總、打印或復(fù)制，將這些信息轉(zhuǎn)換成自己需要的形式；而紙質(zhì)檔案在這些方面不具備這些優(yōu)點(diǎn)。

1.2.2信息共享性的區(qū)別。紙質(zhì)檔案的利用往往受時(shí)間和空間的限制，而且為了保護(hù)原件不受損害，在一定程度上影響了人們的使用。而電子檔案可以通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行遠(yuǎn)距離傳輸，使異地利用成為可能。而且一份電子檔案無(wú)論多少次在計(jì)算機(jī)屏幕上被顯示，或有多少次被打印在紙上，都不會(huì)使它的信息受到任何損失和破壞，電子檔案的共享性使得檔案可以供所有需要它的人共享，因而輕而易舉地創(chuàng)造了解決了可以多人同時(shí)、異地共用同一文件的問(wèn)題，這就打破了紙質(zhì)檔案利用排它性的局限，實(shí)現(xiàn)了信息共享。

總之，紙質(zhì)檔案與電子檔案之間存在諸多的不同。紙質(zhì)檔案具有的特點(diǎn)是：穩(wěn)定、永久、靜態(tài)、不積極、固定的；而電子檔案則是不穩(wěn)定、非永久性、動(dòng)態(tài)、積極、流動(dòng)的，紙質(zhì)檔案和電子檔案各自的特點(diǎn)表現(xiàn)得淋漓盡致，其區(qū)別也就顯而易見(jiàn)。

二、紙質(zhì)檔案與電子檔案的聯(lián)系

盡管紙質(zhì)檔案與電子檔案之間存在諸多的區(qū)別，但同為檔案，只要對(duì)二者作深一層的分析，便可以從中發(fā)現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案實(shí)際上有著某些不容忽視的聯(lián)系。電子檔案的產(chǎn)生和發(fā)展并不意味著紙質(zhì)檔案的淘汰和否定，二者之間存在著很多關(guān)聯(lián)。

2.1檔案管理原則一致。我國(guó)檔案工作的基本原則對(duì)于電子檔案的管理同樣具有指導(dǎo)作用。檔案工作的基本原則就是檔案工作“實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，維護(hù)檔案的完整與安全，便于社會(huì)各方面利用”（《中華人民共和國(guó)檔案法》）。同樣，在電子檔案管理中一樣也要很好地遵循這一原則，維護(hù)檔案的完整與安全，便于社會(huì)各方面利用。

2.2檔案歸檔范圍一致。電子檔案的歸檔范圍，同樣要參照?qǐng)?zhí)行國(guó)家檔案局關(guān)于《機(jī)關(guān)文件材料歸檔和不歸檔的范圍》的規(guī)定和其它有關(guān)科技文件、專門(mén)文件歸檔范圍的規(guī)定。由于電子文件的特殊性，除具有查考利用價(jià)值的電子文件需歸檔外，和它有關(guān)的紙質(zhì)文件同樣要?dú)w檔。與電子文件有關(guān)的各種紙質(zhì)文件主要包括兩方面內(nèi)容：一是產(chǎn)生電子文件所使用的計(jì)算機(jī)硬件說(shuō)明文件，如計(jì)算機(jī)技術(shù)說(shuō)明書(shū)、圖紙、使用說(shuō)明書(shū)、操作手冊(cè)等；二是在電子文件形成過(guò)程中產(chǎn)生的紙質(zhì)文件，如系統(tǒng)設(shè)計(jì)任務(wù)書(shū)說(shuō)明、技術(shù)鑒定材料等。這些文件與電子文件的正常運(yùn)行具有密切的聯(lián)系，不可忽視。

2.3檔案保管目的一致。眾所周知，任何文件保管的最終目的都是供人利用。因此，電子文件和檔案的保護(hù)觀念，首先應(yīng)該是如何保護(hù)所存信息長(zhǎng)久或永遠(yuǎn)的安全可用。大家都知道電子文件的載體脆弱、壽命不長(zhǎng)，而要長(zhǎng)期或永久保管就有必要將電子文件的信息內(nèi)容在紙上或縮微片上制作拷貝。同時(shí)，電子檔案是伴隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)產(chǎn)生而產(chǎn)生的，發(fā)展時(shí)間不長(zhǎng)，其保管技術(shù)起步不久，非常不成熟，存在多方面的不足；而對(duì)紙質(zhì)檔案的保管已有悠久歷史，已形成了一套完整的管理體系，其保管技術(shù)也較成熟。在這一點(diǎn)上，電子檔案的保管技術(shù)在一定程度上必須依賴和借鑒紙質(zhì)檔案的保管技術(shù)和經(jīng)驗(yàn)。

三、電子檔案不能取代紙質(zhì)檔案

正因?yàn)殡娮訖n案有其它檔案不具備的優(yōu)點(diǎn)，從而在當(dāng)今檔案界中，出現(xiàn)了“電子檔案熱”的高潮，甚至產(chǎn)生了電子檔案將完全取代紙質(zhì)檔案的論調(diào)，認(rèn)為在“電子檔案熱”的今天，沒(méi)有必要對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行管理和研究。那么，在現(xiàn)實(shí)情況中是不是真的如此呢？筆者認(rèn)為，至少我國(guó)目前，甚至今后很長(zhǎng)一段時(shí)期內(nèi)，是不可能完全拋開(kāi)紙質(zhì)檔案而以電子檔案取而代之的。電子檔案并非完美無(wú)缺，與紙質(zhì)檔案相比也存在自身無(wú)法克服的局限性。

3.1不穩(wěn)定性。由于多種原因，電子檔案在利用過(guò)程中其信息內(nèi)容和載體是不穩(wěn)定的。保存在計(jì)算機(jī)中的電子檔案還會(huì)因計(jì)算機(jī)中毒和設(shè)備故障，會(huì)破壞電子檔案內(nèi)容。當(dāng)電子檔案在庫(kù)房保管時(shí)也會(huì)無(wú)意受到損壞，保存電子檔案的光盤(pán)、磁帶、磁盤(pán)等一旦受到外界強(qiáng)磁干擾，或因存儲(chǔ)庫(kù)房的溫濕度的變化，都會(huì)導(dǎo)致檔案內(nèi)容的丟失和損壞。檔案的本質(zhì)屬性是原始記錄性，電子檔案因其便于修改、拷貝和難以防偽的特點(diǎn)，容易使人們對(duì)電子檔案的原始性失信任，而紙質(zhì)檔案的原始性更具有說(shuō)服力。

3.2不獨(dú)立性。電子檔案是具有保存價(jià)值的電子文件。與紙質(zhì)檔案一樣，它是文件存在的一種形式，是信息與載體的統(tǒng)一體，同樣具有物理實(shí)態(tài)的特征，是形成者真實(shí)活動(dòng)的記錄，具有參考與利用價(jià)值。由于電子檔案是通過(guò)計(jì)算機(jī)錄入制作生成的，所以必須借助于計(jì)算機(jī)解碼轉(zhuǎn)換成人們可以識(shí)別的符號(hào)后，才能為人所用。這種對(duì)計(jì)算機(jī)的依賴性和不可識(shí)別性，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在載體質(zhì)量上有著根本的不同。紙質(zhì)檔案是采用人工可識(shí)讀的記錄符號(hào)，人們可以直接識(shí)別出來(lái)。從檔案保護(hù)和檔案工作的角度講，紙質(zhì)檔案更具有科學(xué)價(jià)值和保存價(jià)值。從某種意義上講，紙質(zhì)檔案本身不僅承載著歷史，也代表著一段歷史，這一點(diǎn)是電子檔案無(wú)法替代的。

3.3不安全性。電子檔案的共享性，使電子檔案在利用過(guò)程中會(huì)涉及一些權(quán)益方面的問(wèn)題，如利用者的信息權(quán)、文件內(nèi)容涉及的隱私權(quán)、檔案文件的公布權(quán)等。檔案有其一定的機(jī)密性，而電子檔案在其保密上存在缺陷。電子檔案的共享利用使-些機(jī)密文件，甚至關(guān)系到國(guó)家、社會(huì)利益的重要文件容易泄密，從而帶來(lái)無(wú)可估量的損失。另外，如果個(gè)別人別有用心，想修改電子檔案的內(nèi)容可以說(shuō)是唾手可得，其信息內(nèi)容很容易被修改和被破壞，而且不會(huì)留下任何的蛛絲馬跡。而紙質(zhì)檔案是不易修改的，就算是進(jìn)行了修正和篡改也會(huì)很容易的被識(shí)別出來(lái)。

3.4不完整性。電子檔案內(nèi)容的完整性很難保障。電子檔案經(jīng)常處于流動(dòng)狀態(tài)，如不及時(shí)捕獲，可能會(huì)導(dǎo)致信息缺失；電子檔案結(jié)構(gòu)復(fù)雜，儲(chǔ)存方式多種多樣，也易造成信息的缺損；電子檔案的背景會(huì)伴隨文件處理過(guò)程而不斷累加，形式多樣，存儲(chǔ)分散，往往致使電子檔案來(lái)龍去脈不清，容易丟失數(shù)據(jù)。而紙質(zhì)檔案的完整性比較容易得到保證，只要在保管過(guò)程中做到紙張完好無(wú)破損，就可以保證檔案信息內(nèi)容的完整性。

四、正確處理好電子檔案與紙質(zhì)檔案的關(guān)系

隨著當(dāng)前社會(huì)知識(shí)經(jīng)濟(jì)、信息時(shí)代的飛速發(fā)展，各種電子信息載體應(yīng)運(yùn)而生，人類社會(huì)既然已經(jīng)順應(yīng)歷史潮流經(jīng)歷了電子時(shí)代，那么它就應(yīng)該留下這個(gè)時(shí)代的印記，就應(yīng)該和這個(gè)時(shí)代共同發(fā)展。從這個(gè)意義上說(shuō)，電子檔案是在人類社會(huì)發(fā)展歷史進(jìn)程中的必然產(chǎn)物，并以它特有的方式，發(fā)揮著自己的優(yōu)勢(shì)，和紙質(zhì)檔案一道為人類社會(huì)提供服務(wù)。

目前，電子檔案與紙質(zhì)檔案并存的格局已經(jīng)形成，對(duì)電子檔案和紙質(zhì)檔案進(jìn)行共同管理，對(duì)檔案工作者來(lái)說(shuō)是一個(gè)新的課題。

所謂電子檔案與紙質(zhì)檔案并存，就是指在同一個(gè)檔案館（室）內(nèi)，歸檔的同一種檔案信息內(nèi)容，在較長(zhǎng)一段時(shí)期內(nèi)，既要保存電子檔案，又要保存紙質(zhì)檔案。就是在電子環(huán)境下將一些需要永久、長(zhǎng)期保存和需要維護(hù)歸檔的電子檔案，及時(shí)從計(jì)算機(jī)上拷貝并輸出成紙質(zhì)檔案作常規(guī)保存。繼續(xù)用傳統(tǒng)的文件形式來(lái)保持其原始性、參考性和憑證性，或是把一些利用頻繁需要傳輸聯(lián)網(wǎng)的已開(kāi)放的紙質(zhì)檔案錄入，轉(zhuǎn)化為電子檔案，以滿足檔案信息資源共享的需要。

兩種不同載體的檔案有著各自的特點(diǎn)。既有相對(duì)性和獨(dú)立性，又有統(tǒng)一性，二者相輔相成，優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)。因此，我們?cè)诰唧w的實(shí)際工作上，既要堅(jiān)持檔案管理的基本原則，又不至于將紙質(zhì)檔案的理論、方法生硬的套搬于電子檔案。基于這樣的出發(fā)點(diǎn)，我們隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，創(chuàng)建電子檔案的管理理論、方法和技術(shù)，不盲目地僅僅是將紙質(zhì)檔案制成電子副本，造成不必要的財(cái)力、物力的浪費(fèi)，這樣才有可能在電子檔案大量涌現(xiàn)時(shí)，真正做到既重視電子檔案，搞好電子檔案的管理，又能正確地對(duì)待紙質(zhì)檔案，使其繼續(xù)發(fā)揮應(yīng)有的作用。只有使二者有機(jī)地結(jié)合起來(lái)，充分發(fā)揮各類檔案信息資源，才能更好地為社會(huì)服務(wù)。

目前，我國(guó)計(jì)算機(jī)的普及利用呈上升趨勢(shì)，計(jì)算機(jī)處理漢字之取代傳統(tǒng)打字方法，利用電子文件產(chǎn)生紙質(zhì)文件相當(dāng)普及。辦公自動(dòng)化、信息自動(dòng)化正在迅速發(fā)展，所以，電子文件取代紙質(zhì)文件已是大勢(shì)所趨，但是根據(jù)目前電子檔案管理的技術(shù)和實(shí)際發(fā)展來(lái)看，在一定時(shí)期內(nèi)，電子檔案和紙質(zhì)檔案還繼續(xù)并存。

（作者單位：洛陽(yáng)市中心血站）