康俊英

摘要：重點(diǎn)針對高校闡述合并后的新建改造、用人、建網(wǎng)等方面合理規(guī)劃、行政考察、法律憑證及其宣傳教育、章規(guī)制度的建立等方面高校的檔案管理。

關(guān)鍵詞：檔案管理；發(fā)展；機(jī)構(gòu)；撤并；

中圖分類號：G276文獻(xiàn)標(biāo)識碼：B文章編號：1674-3520（2014）-06-0085-01為精簡機(jī)構(gòu)、完善職能、加強(qiáng)事業(yè)單位對檔案的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，自1993年，中國的檔案管理體制經(jīng)歷了幾次變動和改革。撤并后的事業(yè)單位檔案也隨之由分散管理逐步向集中統(tǒng)一管理的管理體制發(fā)展過渡，并且處在不斷地發(fā)展完善之中。

一、高校檔案管理對高校信息儲存意義重大，它是統(tǒng)一管理本單位所有門類和載體的機(jī)構(gòu)

是管理和提供利用本單位形成的各類檔案而設(shè)置的內(nèi)部機(jī)構(gòu)，是各單位管理工作的組成部分。它是機(jī)構(gòu)體系中數(shù)量繁多、最普遍、最基層的業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)，承擔(dān)著積累、保存和輸送單位檔案的重任，是本單位檔案事業(yè)的基礎(chǔ)。它的職責(zé)是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織的檔案機(jī)構(gòu)或檔案工作人員，對負(fù)責(zé)保管本單位檔案，并對所屬機(jī)構(gòu)檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)。

二、根據(jù)高校檔案信息形成規(guī)律，可把高校檔案分為管理檔案、教學(xué)檔案

（一）學(xué)生信息卡、科研檔案、設(shè)備檔案、人力資源檔案、財(cái)會檔案及上報(bào)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)等，還有我們單位的聲像檔案（重大會議活動及其照片），共計(jì)十一項(xiàng)七大類別，對這些檔案的管理具有以下作用;一是可以把檔案專業(yè)構(gòu)成要素更加統(tǒng)籌地結(jié)合在一起，相互促進(jìn)；相互制約，使所屬機(jī)構(gòu)的檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)的作用。

（二）是可以用各種知識和技能去尋求成功發(fā)展和管理檔案的經(jīng)驗(yàn)規(guī)律，使檔案工作能很好地為單位和社會提供優(yōu)良的服務(wù)。

（三）是機(jī)構(gòu)撤并后的新址可以有效地管理和開發(fā)檔案新資源，最大限度地滿足知識經(jīng)濟(jì)和信息時(shí)代對檔案的信息需求。高校檔案管理人員有以下要求，一是對人的要求；包括對分管領(lǐng)導(dǎo)的檔案工作的歷史性現(xiàn)狀，今后發(fā)展思路以及檔案隊(duì)伍的思想狀況、知識、水平、道德品質(zhì)、工作年限及其管理經(jīng)驗(yàn)結(jié)構(gòu)等要做以基本了解，以便對檔案隊(duì)伍的管理進(jìn)行有效考核，從而對檔案管理創(chuàng)新形成向前發(fā)展的強(qiáng)大推動力。合并后的高校事業(yè)單位指定檔案及管理檔案的負(fù)責(zé)人，檔案干部隊(duì)伍要積極參與管理中的創(chuàng)新，增強(qiáng)創(chuàng)新意識，使我們在檔案管理工作中發(fā)揮其更大的促進(jìn)作用。二是檔案規(guī)章制度的要求，這些規(guī)章制度不僅停留在隊(duì)伍的發(fā)揮中，還要隨著本單位的發(fā)展而發(fā)展。檔案工作部門和業(yè)務(wù)部門應(yīng)適時(shí)地調(diào)整不適應(yīng)的社會及其本單位的改革。以專業(yè)為其客觀事實(shí)和它的主觀能動性為依據(jù)。檔案工作規(guī)章制度要真正漸入單位各項(xiàng)管理中，重要內(nèi)容就是要實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的管理。不僅要有硬件設(shè)備之道，更重要的是檔案工作者要掌握現(xiàn)代化設(shè)備的應(yīng)用問題，是現(xiàn)代技術(shù)特別是信息技術(shù)在檔案工作中得到普遍的應(yīng)用，從而提高檔案管理的科學(xué)水平。

三、針對我校是中等撤并后形成的高校，本著合并院校的檔案管理提出以下建議

(一)首先，對兩單位合并前的檔案應(yīng)根據(jù)原有室藏檔案的特點(diǎn)適應(yīng)范圍，利用難易方等情況，采取統(tǒng)一管理、分散存放的辦法，即原（室）原地存藏各單位。以免出現(xiàn)各分門別類的檔案丟失及遺漏的現(xiàn)象發(fā)生。一個(gè)機(jī)關(guān)的檔案應(yīng)集中保存在一個(gè)機(jī)關(guān)檔案室；一個(gè)大的全宗檔案不宜分散保管，不同全宗的檔案也不能混雜。只需將原有形成室藏的檢索工具復(fù)制一份或兩份呈交合并后新成立檔案室。檔案人員在交接過程中會產(chǎn)生一些說明、介紹、使用某一全宗檔案的文件資料。全宗卷是管理檔案的檔案。它有助于檔案人員熟悉檔案情況，提高工作效率，有助于綜合利用檔案資料和全宗連續(xù)管理。這里需要注意的是全宗文件的形成和積累，全宗卷的建立是一個(gè)逐步積累和不斷完善的過程。管理它的過程就是全宗卷的形成過程。全宗卷是長期積累形成的，隨時(shí)可能補(bǔ)充增加，所以它不宜采用裝訂的形式。

（二）繼續(xù)做好原單位檔案的收集、整理工作。如合并前各校在教學(xué)科研甚至管理方面，按年度計(jì)劃中項(xiàng)目的連續(xù)合并時(shí)未完成的項(xiàng)目等方面產(chǎn)生的檔案繼續(xù)進(jìn)行收集整理工作。合并時(shí)，各校庫房停止不用的圖章、牌匾、獎(jiǎng)品、證書、校級文物、紀(jì)念品等，應(yīng)由學(xué)校的檔案部門繼續(xù)做好收集、整理、保管等項(xiàng)工作。以保持原全宗的有機(jī)聯(lián)系。

（三）對合并后形成的檔案，要采取高起點(diǎn)的管理模式。按照檔案工作的規(guī)律，首先要建立適合保存檔案的專用庫房。要求恒溫、防塵、避光、消防安全、室藏量在10-15年左右。其次是建立高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍。這支隊(duì)伍的整體素質(zhì)要符合學(xué)校檔案專業(yè)的發(fā)展需要。工作人員要有熱愛檔案事業(yè)的奉獻(xiàn)精神，人人要有管理檔案的專業(yè)性較強(qiáng)的能力。

（四）建立檔案網(wǎng)絡(luò)，這一網(wǎng)絡(luò)既要有兼顧合并前室的特點(diǎn)，更需要注意合并后檔案工作發(fā)展的新要求。大部分以為可取的模式是：合并后的高校設(shè)總檔案室，綜合檔案室主要負(fù)責(zé)管理好合并后的各門類檔案的同時(shí)，還必須在行政業(yè)務(wù)上對本校門履行各分校的綜合檔案室工作進(jìn)行指導(dǎo)，監(jiān)督和檢查，綜合檔案室為基層單位檔案工作服務(wù)。一方面是本專業(yè)管理體制的要求，另一方面也是綜合檔案室本身工作的需求。檔案室接受綜合檔案室的領(lǐng)導(dǎo)，繼續(xù)做好原有檔案室的保管與利用、及時(shí)，又要根據(jù)工作的實(shí)際需要，編制各種目錄、卡片索引、編制各種參考資料以便及時(shí)、主動地提供檔案信息、為高效檔案工作及單位領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)。綜合檔案室成立之后，按照檔案產(chǎn)生的不同來源，建立與學(xué)校有關(guān)的機(jī)構(gòu)專業(yè)設(shè)置、程度科研方向選定等相適應(yīng)的由綜合檔案在業(yè)務(wù)上、縱向領(lǐng)導(dǎo)，在行動上橫向聯(lián)系的檔案工作網(wǎng)絡(luò)。學(xué)校任何一個(gè)職能部門按方便收集的系統(tǒng)確定相應(yīng)數(shù)量的兼職檔案員、這些專兼職檔案員在行政上履行干部領(lǐng)導(dǎo)，業(yè)務(wù)上由檔案室組織領(lǐng)導(dǎo)，以便及時(shí)做好日常的收集、整理、立卷，最后移交檔案時(shí)暫時(shí)性工作。

綜述，檔案這項(xiàng)工作在一個(gè)單位來說占有很大的比重。所以，人員隊(duì)伍的職業(yè)道德素質(zhì)十分重要，檔案職業(yè)道德建設(shè)是提高檔案人員素質(zhì)的需要。檔案人員是檔案工作中最能動、最活躍的因素。改革開放經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會發(fā)展的推進(jìn)對檔案人員素質(zhì)提出了更高的要求。高素質(zhì)的檔案人員又決定著高水平的檔案工作。而高水平的檔案工作，又決定它在很大程度上發(fā)揮檔案工作在社會部門的服務(wù)作用。所以加強(qiáng)檔案職業(yè)道德建設(shè)，有助于培養(yǎng)檔案人員崇高的職業(yè)理想，形成良好的職業(yè)習(xí)慣，激發(fā)檔案人員在平凡的崗位上充分發(fā)揮個(gè)人的才干及獨(dú)特的優(yōu)勢，做出不平凡的業(yè)績，維護(hù)我們檔案專業(yè)部門形象。為我們高校的檔案事業(yè)爭光添彩。