孫瑩　張立軍　張大川

摘要：

為了做好會計檔案管理工作，會計人員需要不斷的學(xué)習(xí)和認(rèn)真討論，以及創(chuàng)新，通過提高財務(wù)管理水平，首先要加強會計檔案管理，能夠促進會計工作不斷完善，小康社會服務(wù)加快進程。國家全部檔案中主要的組成部分之一是會計檔案，作為各單位、各部門的經(jīng)濟活動重要的信息資源載體，能夠充分的反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)活動和財務(wù)收入數(shù)據(jù)以及對數(shù)據(jù)認(rèn)真記錄的重要史料和基本證據(jù)，在經(jīng)濟管理中發(fā)揮主要作用。各專門檔案的數(shù)量，范圍以及普遍量都無法與會計檔案相比。為此，對會計檔案的管理和作用的常見情況進行分析。

關(guān)鍵詞：

會計檔案；檔案管理

中圖分類號：

F23

文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

文章編號：16723198（2014）22011901

根據(jù)會計專業(yè)活動中所形成出現(xiàn)反應(yīng)以及記錄單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的主要依據(jù)和資料，能夠使當(dāng)代單位會計管理的預(yù)期值，控制數(shù)據(jù)以及基本解決中的基本依據(jù)。在各單位，企業(yè)的會計檔案管理有主要的實際意義，財務(wù)管理工作是檔案管理中，收尾工作通常不被管理人員和單位領(lǐng)導(dǎo)的重視，在財務(wù)管理整體中是薄弱工作，會導(dǎo)致財務(wù)管理的數(shù)量質(zhì)量的工作水平都有很大影響。

1會計檔案的內(nèi)容

作為企業(yè)、事業(yè)以及機關(guān)單位和其他種類的經(jīng)濟組織形式的材料就是會計檔案，其中，會計賬簿、明細(xì)報告以及憑證等資料，在經(jīng)濟管理活動與工作中還存有基本使用價值，將會計核算所得的專業(yè)資料按照規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)妥善的保存。其中包括：會計報表、文字說明以及附表備注，還有原始、記賬、匯總等憑證，明細(xì)賬、日記賬和總賬，還包括銀行對賬單和銀行余額調(diào)節(jié)表等工作。通常要對檔案范圍明確、熟知，講建設(shè)銀行會計企業(yè)和建設(shè)單位會計、預(yù)算會計和經(jīng)濟事業(yè)組成的基本憑證、報表和賬簿等材料。但是，各單位業(yè)務(wù)往來出現(xiàn)的文書，工作報告和總業(yè)務(wù)總結(jié)以及預(yù)算、設(shè)計、基本制度和方針政策都吧是歸檔建檔的工作范疇內(nèi)。根據(jù)會計檔案進行歸檔，分為兩種選擇形式：第一種是從事會計工作人員將本年中報表、賬簿、以及憑證等方面整理和保管，當(dāng)在年終結(jié)算時，按照業(yè)務(wù)種類進行明確分工，初步整理，按照規(guī)范的要求保管報表、憑證和賬簿等材料，將整理后選擇有價值存在的會計檔案交回企業(yè)檔案室進行集中管理、永久保存。第二種是年終結(jié)算得到領(lǐng)導(dǎo)審批，將會計賬簿、報表和憑證，由會計部門專業(yè)人員進行初編成冊，統(tǒng)一移交到本單位的綜合檔案室進行整理保管。因為會計部門通常會對會計材料立卷建檔，能夠體現(xiàn)出檔案的形成過程，使會計檔案完整、齊全得到保障，充分的體現(xiàn)出會計責(zé)任的基本要求，從根本上能夠?qū)嫏n案的質(zhì)量保證。

2會計檔案的重要性

（1）會計檔案不僅是財務(wù)工作的基礎(chǔ)和依據(jù)，也是反映領(lǐng)導(dǎo)接受監(jiān)督，并且參與經(jīng)營管理的重要信息資料，它能夠?qū)ξ磥斫?jīng)濟發(fā)展進行預(yù)測，使經(jīng)濟發(fā)展戰(zhàn)略更加迅速。會計檔案也能夠傳遞檔案管理的科學(xué)規(guī)劃方式，使決策發(fā)展會計信息過程得到控制，在經(jīng)營管理方面有著一定的支持和促進作用。根據(jù)會計檔案對歷年的會計數(shù)據(jù)進行分析和比較，能夠促進企業(yè)部門、以及當(dāng)?shù)匚磥斫?jīng)濟的發(fā)展趨勢和發(fā)展方向，為決策者提供更好的資料，有利于符合該企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展計劃。

（2）會計檔案是經(jīng)濟科學(xué)研究的可靠資料。

建立會計檔案是為了能夠更好的建立管理體系準(zhǔn)確的記錄單位的經(jīng)濟和賬目的進出，為日后發(fā)展提供經(jīng)驗和教訓(xùn)，也為研究經(jīng)濟科學(xué)提供了系統(tǒng)完善的資料和依據(jù)。

（3）會計檔案是打擊犯罪的重要依據(jù)。

會計檔案能夠做到將各項會計活動具體內(nèi)容進行客觀的記錄，為打擊經(jīng)濟犯罪提供重要的原始資料依據(jù)，使一些經(jīng)濟犯罪活動事實無從狡辯。

（4）會計檔案是會計監(jiān)督的基礎(chǔ)資料。

在當(dāng)代社會的審計和稅務(wù)、工商、海關(guān)報關(guān)等行政機關(guān)檢查過程中，會計檔案是利用率較高的組成部分。經(jīng)過對會計資料進行反復(fù)審核，確認(rèn)在審查過程中，會計處理是否真實，單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)是否合法，以及是否按照依法納稅等，一旦有經(jīng)濟問題出現(xiàn)，要提出科學(xué)的改正意見。

3會計檔案管理中存在的問題

（1）會計工作與會計檔案管理相脫節(jié)。

通過會計部門的專業(yè)人員對會計工作進行工作延伸和年終總結(jié)，作為會計核算的成果，即為單位會計檔案資料，但是，由于專業(yè)會計人員在對會計基礎(chǔ)業(yè)務(wù)能做到非常熟練，而對會計檔案的管理知識卻了解的很少，對相關(guān)的規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)更是一竅不通。會計人員僅會單純的記賬工作，對憑證單據(jù)的裝訂不明確，原始統(tǒng)計數(shù)據(jù)憑證會出現(xiàn)遺忘和丟失等情況。

（2）會計檔案立卷不規(guī)范。

有部分單位的會計報表、賬簿和基本憑證以及整理完成的資料文件混亂，沒有明確的擺放位置，而對于活頁賬面沒有將其按照規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)對封面進行填寫，未能夠按照年份、月份的時間順序排列整齊。還有些單位經(jīng)過裝訂后沒有按照要求進行封貼，也出現(xiàn)在封貼處沒有會計人員的簽名蓋章但已經(jīng)封貼完成的情況，以及封皮名稱，序號相關(guān)內(nèi)容填寫不完全等常見現(xiàn)象。進行會計檔案資料在雙方交接時，按照固定規(guī)定的時期保存，在進行查找的時候特別困難，由于應(yīng)銷毀檔案不能夠及時銷毀，容易被混淆；也會導(dǎo)致積累的檔案多，沒有足夠的存放室。

（3）會計檔案保管不規(guī)范。

對于會計檔案管理工作，有部分企業(yè)單位做的不完善，不能夠及時的將企業(yè)和個人的檔案上交到綜合檔案室加以保管，而是由會計人員自己保存管理；有部分企業(yè)單位沒有建立綜合檔案室，而根據(jù)檔案的類型，指派專業(yè)的工作人員進行保存、管理；還有部分單位雖然有專業(yè)的檔案管理人員，但是沒有按時管理檔案。

4搞好會計檔案管理的對策

（1）規(guī)范會計檔案保管出納不能兼管會計檔案。

對于已經(jīng)不再編制范圍內(nèi)的會計人員，要將會計檔案交回到本單位的綜合檔案室和財務(wù)部門進行妥善的保管，不能自行存放。對沒有建立綜合檔案室的企業(yè)單位，暫由財會部門對會計檔案進行妥善保管，確保由專人負(fù)責(zé)。

（2）規(guī)范會計檔案保管的期限管理和銷毀。

各單位對會計檔案管理方面，需要嚴(yán)格按照會計檔案管理辦法規(guī)范進行整理，當(dāng)會計檔案保管期達(dá)到規(guī)定年限的時候，要將其銷毀處理，根據(jù)單位會計檔案管理部門提出銷毀意見，以及財會部門工作人員共同的鑒定，經(jīng)過嚴(yán)格的審查后，需要編制會計檔案銷毀清冊。對于機關(guān)和事業(yè)單位需要告知本單

位，經(jīng)過單位領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)后方能銷毀；企業(yè)單位接受企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的詳細(xì)審查，經(jīng)過上級主管部門的批準(zhǔn)后可以銷毀處理。

（3）規(guī)范會計檔案立卷。

在進行會計憑證裝訂時，要選用會計憑證裝訂封皮，將裝訂線封粘牢固，還要在封粘處加上會計人員專用的印章。認(rèn)真檢查封皮表面相關(guān)內(nèi)容要按順序項填寫完整。裝訂完成后，按照月份的先后順序，將檔案放入會計檔案盒內(nèi)，將檔案盒面上的內(nèi)容進行完整填寫。在年終時，要按照規(guī)定封賬，對于活頁賬簿，要將空白賬頁全部取出，對已經(jīng)設(shè)置會計科目完成但是卻沒有業(yè)務(wù)發(fā)生的賬頁要予以保留。確定按照賬頁的編號順序?qū)ⅰ澳夸洝奔啊百~簿使用登記表”進行填寫，與賬簿一起裝訂。在裝訂后，要將裝訂線封粘牢固，專業(yè)的會計人員需要在封粘處加蓋印章并且簽名。

（4）完善會計檔案管理的各項規(guī)章制度。

會計檔案管理工作要進行嚴(yán)格的辦理，如果會計檔案需要移交，要確保移交雙方的手續(xù)齊全，方能進行交接，雙方的檔案員、會計人員、監(jiān)交人、報賬員要一同辦理交接手續(xù)，并且還要加蓋公章，對會計檔案進行清點工作，認(rèn)真檢查檔案是否齊全、完整，賬目與實際是否相符，案卷整理質(zhì)量是否按照規(guī)范操作。最后要確保交接憑據(jù)要一式三份，雙方單位都需要各自保留憑據(jù)。

（5）對會計人員在上崗前進行加強培訓(xùn)學(xué)習(xí)，會計人員作為會計檔案整理的責(zé)任人，提高會計檔案的案卷的質(zhì)量是目前的首要工作任務(wù)。根據(jù)會計人員對會計檔案規(guī)范化整理和認(rèn)知以及專業(yè)知識熟練的基本技能等方面的程度，決定會計檔案案卷質(zhì)量的優(yōu)良。對此，會計人員首先要進行會計檔案管理和培訓(xùn)操作技能等基本知識掌握，在會計人員上崗培訓(xùn)的時候，所有培訓(xùn)人員都要從最基本的檔案資料基礎(chǔ)整理學(xué)起，更好的掌握檔案管理的基本操作技能和基礎(chǔ)知識，從根本上提高會計檔案管理人員的基本整理工作的能力。

（6）對會計檔案監(jiān)管加大力度，根據(jù)檔案的實際情況，做到理論與實際相結(jié)合，將會計檔案的案卷目錄、分類、編頁、排列、組卷、裝訂、移交等基本操作流程進行詳細(xì)劃分。在對各項會計業(yè)務(wù)進行檢查中，確保將會計檔案規(guī)范化管理工作作為檢查重點，保證會計工作的檢查與監(jiān)督得到整體性和連續(xù)性。

5結(jié)束語

為進一步規(guī)范財務(wù)會計檔案管理，財務(wù)部和國家檔案局共同發(fā)布了《會計檔案管理辦法》，并隨后進行了修訂，從法律的角度上強調(diào)了會計檔案管理的重要性，因此，只有嚴(yán)格按照各項法律法規(guī)的要求，并結(jié)合本單位實際情況，不斷研究新問題，提高會計人員責(zé)任心和使命感，會計檔案工作才會取得不斷的進步。

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