王浩春

[摘 要] 檔案意識(shí)，是指人們對(duì)檔案和檔案工作這一客觀事物的主觀映象，是人們對(duì)檔案和檔案工作的性質(zhì)、地位和作用的認(rèn)識(shí)。作為一名專職醫(yī)院檔案工作者，隨著接觸檔案領(lǐng)域的逐漸深入，越發(fā)認(rèn)為檔案的信息資源是醫(yī)院管理不可缺少的一部分，對(duì)于醫(yī)院的建設(shè)與發(fā)展起著舉足輕重的作用。本文就目前醫(yī)院檔案意識(shí)的主要表現(xiàn)進(jìn)行了論述，并探索了提高醫(yī)院檔案意識(shí)的對(duì)策和措施，以促進(jìn)醫(yī)院現(xiàn)代化發(fā)展。

[關(guān)鍵詞] 醫(yī)院檔案；檔案意識(shí)；管理；對(duì)策

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 08. 054

[中圖分類號(hào)] G275 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2014）08- 0095- 02

檔案是人類活動(dòng)的真實(shí)記錄和智慧的結(jié)晶，同時(shí)也是歷史文明的記載。借助檔案，我們能夠更好地了解過去，把握現(xiàn)在，預(yù)見未來。而醫(yī)院檔案則是用于醫(yī)院服務(wù)的醫(yī)療資料文件，醫(yī)院發(fā)展歷史以及醫(yī)院的各項(xiàng)活動(dòng)的資料。醫(yī)院檔案是醫(yī)院工作的重要組成部分，并在醫(yī)院發(fā)展建設(shè)及各項(xiàng)工作中發(fā)揮著重要的作用，也是日后查閱利用的珍貴資料，因此，重視醫(yī)院檔案，加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理顯得尤為重要。本文就增強(qiáng)醫(yī)院檔案意識(shí)談點(diǎn)體會(huì)。

1 檔案意識(shí)淡薄的主要表現(xiàn)

當(dāng)前，隨著社會(huì)的日益發(fā)展，檔案工作只有與醫(yī)院各項(xiàng)工作相配合開展，才能使整體的醫(yī)療管理水平得到協(xié)調(diào)運(yùn)行，而我們普遍看到的現(xiàn)狀如下。

1.1 領(lǐng)導(dǎo)重視程度不高

因?yàn)闄n案并不受到單位領(lǐng)導(dǎo)的重視，由此造成部分醫(yī)院目前依舊缺乏自主貫徹有關(guān)法律法規(guī)的環(huán)境，從而致使檔案工作的全面規(guī)劃難以開展。某些領(lǐng)導(dǎo)缺乏對(duì)檔案重要性的認(rèn)識(shí)，管理不科學(xué)，選人用人不當(dāng)，忽略了醫(yī)院發(fā)展的連續(xù)性和歷史資料的完整性，甚至不關(guān)心檔案部門與相關(guān)工作人員，在一定程度上阻擾檔案工作的開展。由此，也就沒有更多人去采取積極手段宣揚(yáng)檔案，更不會(huì)主動(dòng)地引導(dǎo)身邊的人去認(rèn)識(shí)檔案。甚至出現(xiàn)單位用檔時(shí)查找不到，使一些“真材”沒有“用武之地”，檔案資源的利用率不高，檔案人員成為閑人。

1.2 宣傳力度過低

因?yàn)殚L(zhǎng)時(shí)間受傳統(tǒng)思想的影響，檔案部門與工作人員固步自封，僅僅只對(duì)醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)內(nèi)部開展檔案宣傳，對(duì)醫(yī)院其他部門影響不大。我國(guó)制定的《檔案法》明確要求一切國(guó)家機(jī)關(guān)、武裝力量、政黨、社會(huì)團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和每個(gè)公民均有保護(hù)檔案的義務(wù)。由此可以證明檔案面向的對(duì)象與范圍并不少，但是現(xiàn)階段我國(guó)醫(yī)院檔案宣傳工作還存在3個(gè)問題：

（1）宣傳目標(biāo)模糊，導(dǎo)向性很低。具體檔案宣傳過程中，醫(yī)院檔案部門缺乏對(duì)在醫(yī)院中進(jìn)行檔案宣傳目標(biāo)是什么，根據(jù)目標(biāo)應(yīng)該開展怎樣的宣傳工作這些問題進(jìn)行詳細(xì)的分析與思考，由此導(dǎo)致宣傳目標(biāo)模糊，導(dǎo)向性很低。

（2）醫(yī)院檔案部門開展檔案宣傳工作時(shí)，就算每年均開展活動(dòng)來宣傳有關(guān)知識(shí)，但是因?yàn)樾麄鲀?nèi)容與方式陳舊、落后與單一，難以進(jìn)行互動(dòng)，由此造成員工參與興趣不大。大部分醫(yī)院職工對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)依舊還處在傳統(tǒng)印象和陳舊的理解中。因此必須開展普遍的宣傳，才能夠在最大程度上激發(fā)大眾的自主性，使醫(yī)院職工自愿參加到檔案保護(hù)工作中，保證檔案的齊全、完整、系統(tǒng)，以提高檔案開發(fā)利用效率。

（3）宣傳對(duì)象沒有充分認(rèn)識(shí)檔案宣傳理念。由于社會(huì)上流傳類似“檔案宣傳對(duì)個(gè)人貢獻(xiàn)不大”等錯(cuò)誤的觀點(diǎn)，由此造成某些醫(yī)院職工認(rèn)為檔案宣傳與個(gè)人關(guān)系不大，因此沒有必要過多了解，由此致使其沒有接受檔案宣傳的需要與愿望[1]。醫(yī)院職工對(duì)檔案宣傳理念認(rèn)識(shí)不到位，能夠致使其對(duì)檔案宣傳產(chǎn)生抵觸與被動(dòng)接受的消極情緒。

1.3 歸檔意識(shí)過于薄弱

部分醫(yī)院檔案管理者與機(jī)關(guān)文秘工作者樹立的檔案意識(shí)比較薄弱，沒有全面了解檔案工作對(duì)醫(yī)院管理的影響。因?yàn)闄n案缺乏相關(guān)重視，缺乏相應(yīng)的規(guī)章制度與實(shí)施細(xì)則，因此造成檔案非常混亂，缺乏一個(gè)統(tǒng)一的體系。比如：文件收文登記后沒有仔細(xì)保管與定期移交給檔案部門，而是隨手一擺或者丟棄。同時(shí)，檔案人員沒有狠抓檔案移交質(zhì)量，忽視檔案收集、歸檔以及保管等有關(guān)工作，不重視在文件生成時(shí)進(jìn)行監(jiān)督與指導(dǎo)，從而致使某些文件丟失，造成沒有必要的損失，不利于檔案的開發(fā)與利用。作者整理檔案時(shí)發(fā)現(xiàn)了很多問題，例如部分不需要進(jìn)館的檔案已經(jīng)移交，影響檔案嚴(yán)謹(jǐn)性，使其質(zhì)量越來越低；還有少數(shù)文件材料簽署錯(cuò)誤；某些紅頭文件缺少蓋章，某些文件擬稿、審閱與簽發(fā)存在漏洞或者沒有使用專業(yè)的筆來簽發(fā)，這些現(xiàn)象均在最大程度上降低了檔案的參考與憑證功能；此外，工作時(shí)某個(gè)環(huán)節(jié)材料存在缺陷，可直接影響到檔案的完整性。

2 提高檔案意識(shí)的策略

2.1 領(lǐng)導(dǎo)重視檔案工作

使用正確的措施提高領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)是提高全員檔案意識(shí)的關(guān)鍵所在。單位領(lǐng)導(dǎo)人的思想意識(shí)可以直接決定檔案管理工作，通過提高領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視度，全面理解檔案工作對(duì)醫(yī)院發(fā)展的影響，檔案意識(shí)才可以對(duì)廣大醫(yī)院職工造成影響與輻射。領(lǐng)導(dǎo)提高檔案意識(shí)，才能夠?qū)n案工作納入到單位議事日程中，從而協(xié)助檔案部門處理好工作中暴露的問題，并且選擇有效的對(duì)策，保證檔案管理工作資金充足、設(shè)備到位與人員齊全。醫(yī)院檔案工作者應(yīng)該充分抓住合適時(shí)機(jī)，多向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)相關(guān)的法律法規(guī)以及方針政策等，從而幫助領(lǐng)導(dǎo)從多個(gè)角度認(rèn)識(shí)醫(yī)院檔案工作。另外，檔案工作人員在日常工作中需要主動(dòng)向領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示匯報(bào)，通過醫(yī)院檔案工作的正反兩面的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，影響領(lǐng)導(dǎo)者的檔案感性認(rèn)識(shí)，促使領(lǐng)導(dǎo)關(guān)心與支持檔案工作，協(xié)助檔案管理人員處理實(shí)際遇到的各種問題。

2.2 健全檔案管理工作制度

作為單位的領(lǐng)導(dǎo)，要樹立全局長(zhǎng)遠(yuǎn)觀念，安排職能部門制定嚴(yán)格的檔案管理制度，按標(biāo)準(zhǔn)貫徹執(zhí)行，每個(gè)科室（部門）配套專人負(fù)責(zé)檔案，嚴(yán)格收集移交程序，嚴(yán)格歸檔具體時(shí)限，與個(gè)人績(jī)效考核掛鉤。檔案管理人員必須通過有力的宣傳動(dòng)員，讓全體員工認(rèn)識(shí)到檔案對(duì)全局工作和對(duì)自身工作的重要性，使員工在日常工作中主動(dòng)提供醫(yī)療、教學(xué)、科研、重大活動(dòng)等相關(guān)資料，那么檔案資源就可以無所遺漏、淵源不斷，改變以往只靠檔案人員收集、尋覓、索求的被動(dòng)局面，使每個(gè)員工成為檔案資源的創(chuàng)造者和利用者。

2.3 通過加大宣傳力度來提高增強(qiáng)檔案意識(shí)

加大宣傳力度是提高人們檔案意識(shí)的前提，因此醫(yī)院應(yīng)該充分發(fā)揮其優(yōu)勢(shì)，通過印發(fā)檔案知識(shí)普及手冊(cè)、張貼檔案知識(shí)宣傳海報(bào)、櫥窗、院報(bào)、知識(shí)競(jìng)賽以及舉辦普及教育講座等多種形式開展檔案知識(shí)教育工作，起到幫助群眾更好認(rèn)識(shí)檔案的作用，并且高度重視檔案工作[2]。通過宣傳，持續(xù)增加大眾對(duì)檔案及其相關(guān)工作的認(rèn)識(shí)，從而使其可以全面認(rèn)識(shí)檔案工作的作用與價(jià)值，提高職工的使命感與責(zé)任感，并且主動(dòng)重視檔案及其有關(guān)工作，進(jìn)一步充分發(fā)揮檔案的功能，提升檔案管理水平。

2.4 構(gòu)建一支專業(yè)的檔案管理隊(duì)伍

檔案工作的開展，離不開檔案人員，而一支專業(yè)水平高的檔案管理隊(duì)伍是提高檔案工作質(zhì)量的基礎(chǔ)，優(yōu)秀的檔案管理人員可直接或間接引導(dǎo)群眾產(chǎn)生檔案意識(shí)。有效收集檔案資料做到三勤：嘴勤、手勤、腿勤。做好基礎(chǔ)的服務(wù)，豐富室（館）藏資源，以更開放的形式向廣大利用者提供相應(yīng)的信息。

（1）醫(yī)院給檔案管理人員提供大量培訓(xùn)機(jī)會(huì)，使其學(xué)習(xí)相關(guān)的法律規(guī)章制度，充分掌握各種先進(jìn)理論并且應(yīng)用在個(gè)人工作上。學(xué)習(xí)檔案工作法律法規(guī)，并且全面理解其精神，一方面可以提高個(gè)人思想境界，另一方面還能夠增加社會(huì)檔案意識(shí)，在很大程度上推動(dòng)檔案事業(yè)的發(fā)展。

（2）檔案管理人員應(yīng)該具備較強(qiáng)的責(zé)任感與業(yè)務(wù)能力。不要認(rèn)為檔案只是機(jī)械地做好收集、分類、裝訂、編目等簡(jiǎn)單工序 ，熟悉整理案卷流程就行，它不僅要求將文件轉(zhuǎn)化成檔案，積累檔案信息，更要不斷地熟悉本室（館）所藏檔案的內(nèi)容、數(shù)量、成分、檔案材料的有機(jī)聯(lián)系，深入研究檔案，進(jìn)行二次或三次文獻(xiàn)的加工，搞好編研工作，形成各類文獻(xiàn)匯編、史料匯編及參考資料，使檔案資源得到有效的開發(fā)利用，充分發(fā)揮檔案效益。所以說，檔案工作不僅具有很強(qiáng)的專業(yè)性，而且程序復(fù)雜、要求非常嚴(yán)格，可直接對(duì)檔案工作質(zhì)量的高低造成一定影響。

（3）伴隨新技術(shù)的快速發(fā)展與普遍使用，越來越多新載體檔案應(yīng)運(yùn)而生，比如聲像檔案、電子檔案以及機(jī)讀檔案等。以往陳舊的保護(hù)手段已經(jīng)難以確保檔案的安全和完整，由此需要檔案工作人員具備專業(yè)水平，并且嫻熟各種現(xiàn)代化管理技術(shù)，只有兩者兼?zhèn)?，才可以?duì)各類檔案進(jìn)行規(guī)范的管理，盡量發(fā)揮檔案作用，更好地為醫(yī)院提供高效優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

3 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，醫(yī)院檔案是醫(yī)院的寶貴財(cái)富，我們應(yīng)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，重視檔案工作，增強(qiáng)全員檔案意識(shí)，進(jìn)而才能為檔案收集、整理、立卷、保管、利用等打下良好基礎(chǔ)，為醫(yī)院各項(xiàng)管理工作的有序進(jìn)行保駕護(hù)航，為醫(yī)院乃至社會(huì)的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

主要參考文獻(xiàn)

[1]崔玲玲，等.提高醫(yī)院檔案管理工作，促進(jìn)醫(yī)院現(xiàn)代化發(fā)展[J].卷宗，2013（5）.

[2]郭海靜.如何做好醫(yī)院檔案管理工作[J].黑龍江檔案，2013（5）.