楊鵬

摘 要：隨著信息網(wǎng)絡技術的不斷發(fā)展，再加上人力資源與社會保障檔案管理需求的不斷提高，自動化辦公必然應用在人力資源與社會保障檔案管理中，但是在實踐過程中，需要重視應用注意事項，本文正是為了總結這些關鍵點，從自動化辦公的概念和特點介紹出發(fā)，進而提及應用過程中所應思考的幾點問題。

關鍵詞：自動化辦公；人力資源；社會保障；檔案管理

一、前言

人力資源與社會保障業(yè)務檔案是民生檔案的重要組成部分，它涉及勞動者的基礎信息、就業(yè)信息、保險信息等，這些信息和材料有的要伴隨勞動者的一生，關系著勞動者權益的準確記錄并最終影響其能否享受社會保險待遇等切身利益?，F(xiàn)行的公共就業(yè)服務與社會保障資料保管、使用方式已不能滿足業(yè)務部門的管理、服務要求，因此提出了公共就業(yè)服務與社會保障資料電子化管理和處理的要求。自動化辦公在人力資源與社會保障檔案管理中的應用已經(jīng)成為必然趨勢。

二、自動化辦公的概念

自動化辦公即辦公自動化（Office Automation，簡稱OA），采用基于WEB的企業(yè)計算平臺，將現(xiàn)代化辦公和計算機網(wǎng)絡功能結合起來的一種新型的辦公方式。辦公自動化沒有統(tǒng)一的定義，凡是在傳統(tǒng)的辦公室中采用各種新技術、新機器、新設備從事辦公業(yè)務，都屬于辦公自動化的領域。在行政機關中，大都把辦公自動化叫做電子政務，企事業(yè)單位就大都叫OA，即辦公自動化。通過實現(xiàn)辦公自動化，或者說實現(xiàn)數(shù)字化辦公，可以優(yōu)化現(xiàn)有的管理組織結構，調整管理體制，在提高效率的基礎上，增加協(xié)同辦公能力，強化決策的一致性，最后實現(xiàn)提高決策效能的目的。

三、自動化辦公在人力資源與社會保障檔案管理中的應用思考

（一）傳統(tǒng)人力資源與社會保障檔案管理的不足

隨著信息化的普及，人力資源與社會保障檔案管理也基本采用了自動化辦公方式，以提高檔案管理的有效性。但是在應用過程中，也還存在很多不足。但是，各類就業(yè)服務和社會保障的相關紙質實體資料（例如人力資源登記表、單位調動函、醫(yī)療報銷單等）由各區(qū)縣社保部門和職介所保存在各自的檔案室中；同時這些資料處在不斷的更新之中。在辦理勞動就業(yè)和社會保障等有關手續(xù)中需要對有關資料進行稽核、調閱、傳遞、更新，在這個過程中采用傳統(tǒng)的檔案管理模式，帶來了有關資料傳遞速度慢、無法及時歸還，原件可能被遺失或損害等問題，同時也使得資料管理工作日益繁重。導致自動化辦公沒有充分發(fā)揮其應有的作用。

（二）人力資源與社會保障檔案管理自動化操作

1.掌握自動化辦公的特點

自動化辦公是相對于傳統(tǒng)辦公的一個概念，強調的是辦公的便捷，高效。我國的自動化辦公軟件非常之多，比如泛微、索昂、致遠等，無論哪種自動化辦公軟件都應該具備最基本的特點。

第一、易用性。自動化辦公軟件必須讓所有員工都能夠接受，并受到所有員工的青睞，那么易用性就是前提。作為一種常用性軟件，操作使用過程不能太復雜。不過所有軟件的使用都需要一個學習的過程，但是每個員工都具備基本的上網(wǎng)技能，所以，自動化辦公遵循了易用性特點，根據(jù)員工的基本技能進行設計。第二、健壯性。自動化辦公需要容納超大容量的信息以及用戶，而且具有高并發(fā)應用時的穩(wěn)定度。所有員工在使用同一種軟件時，要保證軟件的穩(wěn)定可靠，特別是集團性企業(yè)，軟件更是要具備這一功能，否則，即便是出現(xiàn)小小問題也能引發(fā)嚴重后果，造成重大損失。而和網(wǎng)絡相結合，最能實現(xiàn)這一特點，將穩(wěn)定以及可靠責任推之于硬件以及網(wǎng)速。

2.提高思想認識，加強組織領導

人力資源與社會保障檔案管理部門所有人員包括領導和職工，都需要提高思想認識，主要是要有先進的管理思想，突破傳統(tǒng)的工作思維定式，要珍惜單位部門給予的各種培訓，認真學習，做現(xiàn)代化新人。而領導在信息化建設過程中發(fā)揮著極為重要的帶頭作用，更需要有不斷進步的思想，要勇于引進先進的設備和系統(tǒng)，并引進相關管理人才，開展各種培訓學習活動，提高全員使用自動化辦公系統(tǒng)的能力。還要注意自動化檔案管理的嚴密性。自動化辦公需要統(tǒng)一的信息平臺，而且還需要相對獨立的部門信息空間。因此，軟件不僅要實現(xiàn)用戶、角色以及權限上的三維管控，還需要實現(xiàn)信息數(shù)據(jù)上的大集中和小獨立的和諧統(tǒng)一，即需要實現(xiàn)用戶、角色、權限以及數(shù)據(jù)的思維管控，具備全面管理的功能。

3.選擇實用高效的自動化辦公系統(tǒng)

自動化辦公系統(tǒng)軟件功能需要和管理實務緊密結合，才能體現(xiàn)實用性，否則，對于管理將會失去意義，企業(yè)需要發(fā)展，管理也在不斷變化，軟件需要滿足企業(yè)的相關實用需求，這便是自動化辦公的特點之一?，F(xiàn)有的檔案系統(tǒng)一旦不能滿足檔案管理的需求，就需要進行改造升級。作為較具水平的檔案管理系統(tǒng)，不僅要具有檔案存儲、查找、借閱等基本功能，還應該建立和社保、勞動等部門的接口，以實現(xiàn)檔案信息的實時在線共享，給予檔案使用者便利，還能夠降低檔案管理人員的工作量。另外還可以通過檔案目錄信息的錄入，實現(xiàn)檔案電子信息和介質信息、的雙交接，減少了檔案轉交時遺漏現(xiàn)象的發(fā)生，同時也減少了檔案管理人員的工作量，提高了工作效率。檔案管理系統(tǒng)還具備圖像、錄音、錄像等多媒體方式管理，通過圖紙掃描、媒體制式轉換等方式，逐步實現(xiàn)實物檔案的全電子化管理，使檔案管理水平提高一個新的臺階?？梢姡x擇一個使用高效的自動化辦公系統(tǒng)極為重要，并且要有較強的改造發(fā)展空間為佳。

4.重視自動化辦公系統(tǒng)的維護和升級

注重辦公系統(tǒng)的開放性和維護。自動化辦公軟件可以和其他軟件系統(tǒng)完成必要的關聯(lián)性整合應用。沒有任何一種軟件能夠獨立完成所有方面的管理需求，因此，軟件之間需要相互聯(lián)合，或者進行技術方面的整合。作為更新極快的人力資源與社會保障檔案管理部門，其面對的是數(shù)以萬計的各種檔案以及相關資料，辦理勞動就業(yè)和社會保障等有關手續(xù)中需要對有關資料進行稽核、調閱、傳遞、更新，稍有疏忽就會出現(xiàn)嚴重錯誤，甚至無法挽救，所以，自動化辦公系統(tǒng)必須保證安全可靠以及一定程度上的保密性，需要重視自動化辦公系統(tǒng)的維護和升級，維護是為了加強安全，提高其可靠度，而升級則是為了滿足檔案管理需求。

5.加強自動化辦公檔案管理監(jiān)察工作

人力資源和社會保障為兩網(wǎng)化建設，要建立和健全兩個部門的監(jiān)察協(xié)管員管理、用人單位信息采集、網(wǎng)格巡查等制度，以實現(xiàn)規(guī)范化、科學化檔案管理。為及時、快速、妥善處置因人力資源和社會保障權益問題引發(fā)的突發(fā)事件，要制定并不斷完善和健全突發(fā)事件處理機制，確保突發(fā)事件在最短時間內得到處置，處置信息及時向有關部門反饋。

四、總結

基于信息技術的飛速發(fā)展和人力資源與社會保障政策的完善，自動化辦公在其中的應用也普遍化，作為人力資源與社會保障服務一體化平臺之一的自動化辦公系統(tǒng)，給工作人員帶來了便利，減少了其工作量，同時也提高了工作效率，提高了該部門的服務水平。但是在實踐過程中，也還存有一些不足，比如軟件系統(tǒng)的安全性、可靠性問題，信息資料更新的及時性問題，系統(tǒng)的升級擴展以及維護性問題等等，都是自動化辦公應用過程中所要正視的。因此，本文主要思考了自動化辦公在人力資源和社會保障檔案管理中的應用，所要注意的幾大問題，希望對相關人士能夠起到一定的參考作用，這也是本文的最大意義所在。（作者單位：中共河北省委黨校）

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