于越+殷宏斌+尹世學

摘 要：高校的集體戶口管理是高校管理及服務校內(nèi)師生員工的一個重要組成部分，其特點是一項繁雜瑣碎、專業(yè)性、政策性很強的基礎工作。近年來，傳統(tǒng)高校戶籍管理方式面臨諸多挑戰(zhàn)，已經(jīng)滯后于國民經(jīng)濟的發(fā)展和改革的需要。實現(xiàn)集體戶口信息化管理，不但保證戶籍信息變動的準確性、及時性，而且通過信息化手段，提高了管理工作效率和質(zhì)量，并輔助進行管理決策，提高管理水平，促進管理的科學化。

關鍵詞：戶籍管理；集體戶口管理；高校；信息化

中圖分類號：G434 文獻標志碼：A 文章編號：1673-8454（2014）03-0044-03

隨著改革開放不斷深入，高校傳統(tǒng)的集體戶口管理模式暴露出來越來越多的弊端[1]，近來要求進行相應戶籍制度進行改革的呼聲越來越高。[2]在這種情況下，隨著科學技術的不斷發(fā)展，如何實現(xiàn)信息化戶籍管理，發(fā)揮計算機和信息技術的優(yōu)勢，促進管理和決策的科學化，是一個值得深入研究和思考的課題。[3]

清華大學自2007起，啟動建設集體戶口管理系統(tǒng)，相繼建設了戶籍基本信息管理、遷入、遷出、借用歸還、二代身份證管理、信息服務等多個模塊。經(jīng)過多年的建設，系統(tǒng)功能逐步完整，體系不斷完善，通過提供及時、準確的信息服務使得該系統(tǒng)在戶籍管理和決策支持方面發(fā)揮了重大的作用。

一、信息系統(tǒng)建設

高校的戶籍管理既是一項繁雜瑣碎、專業(yè)性、政策性很強的基礎工作，也是高校管理及服務校內(nèi)師生員工的一個重要組成部分。當前集體戶口的戶籍為雙重管理：行政管理權屬于轄區(qū)派出所，而戶口的相關紙質(zhì)資料，包括戶口卡、首頁等，其存放和日常使用及管理由學校戶籍管理部門進行。

在傳統(tǒng)的戶籍管理模式下，戶口的遷入、遷出、借用、歸還等大部分工作通過手工進行，或通過excel輔助工作。存在著手工操作工作量大、效率低、數(shù)據(jù)準確性差、不能保證數(shù)據(jù)更新和傳遞的及時性等缺點。戶籍管理信息系統(tǒng)的建設和應用，實現(xiàn)了信息的網(wǎng)絡化管理，克服了諸多缺點，促進了管理和服務水平的提高[4]。

1.系統(tǒng)功能設計

（1）戶口卡片網(wǎng)絡化：系統(tǒng)首先實現(xiàn)了對個人戶籍的完整信息的信息化管理，并將信息通過網(wǎng)絡，面向集體戶口個人開放戶口卡片的查詢和信息核對功能，個人在網(wǎng)頁上可以查詢到與戶口卡信息及版式相同的頁面，這樣，通過信息技術建立管理部門與個人的信息反饋機制，避免個人信息的錯誤狀態(tài)長期存在，給相關管理帶來損失。網(wǎng)上戶口卡片信息如圖1所示。

另外，集體戶口人群中很大一部分為本校教職工，他們在住房、教育、社會保障等過程中，很多時候要用到集體戶口卡的首頁。以清華大學為例，一般為多個部門、幾百人共用一張戶口卡首頁，在相關業(yè)務辦理的集中階段，容易出現(xiàn)首頁借用沖突的情況。為此，戶口管理辦公室將首頁掃描到系統(tǒng)中，個人可以網(wǎng)上查看、打印首頁，持打印件到戶口辦公室蓋章。這樣，既避免了使用沖突，也大大減輕了工作人員查找、登記的工作量。

（2） 優(yōu)化管理流程[5]：戶口管理包括戶口的遷入、遷出、借用、歸還等多個業(yè)務階段，每階段有相應的管理流程。戶籍管理信息系統(tǒng)的建設，不是將管理流程簡單的計算機化，而是通過分析，對業(yè)務流程進行優(yōu)化，通過流程的整合、重組、再造，實現(xiàn)業(yè)務的更合理分工，促進科學化管理。[6]比如在戶口遷入方面，系統(tǒng)實現(xiàn)與清華數(shù)字迎新系統(tǒng)的實時業(yè)務和數(shù)據(jù)接口；在戶口遷出方面，與就業(yè)中心分工合作，與將遷移證的發(fā)放與派遣證合并，減輕了部門的工作量，去繁就簡，也減少了畢業(yè)生手續(xù)辦理的環(huán)節(jié)，提供了優(yōu)質(zhì)的服務，管理也更為科學；在戶口借用業(yè)務上，實現(xiàn)了網(wǎng)絡預約，學生可以不必到院系開介紹信，受到了學生的歡迎和好評。

（3）建設管理平臺：建設了綜合的戶籍管理平臺，實現(xiàn)戶籍管理全過程的信息化，包括戶口和身份證管理兩個部分。相關各項主要業(yè)務均通過系統(tǒng)進行，功能主要包括戶口遷入、日常管理、身份證管理、戶口遷出、查詢統(tǒng)計、信息服務等多個模塊，并根據(jù)戶籍管理的特點，支持戶口的批量遷入遷出、日常遷入遷出、戶口異動、戶口借出歸還、日常辦公等業(yè)務。不但保證了這些業(yè)務的有序辦理，而且在學校范圍實現(xiàn)了與教職工、學生等信息的共享。系統(tǒng)還與中關村派出所相關戶籍管理系統(tǒng)實現(xiàn)了數(shù)據(jù)交換接口，從源頭上保證了戶籍信息的準確性、完整性和更新及時性。

2.系統(tǒng)數(shù)據(jù)模型

在系統(tǒng)在功能模塊逐步完整、完善的同時，系統(tǒng)更加注重于為各類用戶提供服務。集體戶口管理系統(tǒng)與清華大學人事系統(tǒng)、學生系統(tǒng)、迎新系統(tǒng)、離校系統(tǒng)、收費系統(tǒng)實現(xiàn)了數(shù)據(jù)實時共享。在外延方面，實現(xiàn)與公安戶籍管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)接口。從而支持各項業(yè)務管理過程。集體戶口管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)模型如圖2所示。

3.系統(tǒng)建設成果

清華大學戶籍管理系統(tǒng)的建設，體現(xiàn)了管理公開和以人為本的理念，實現(xiàn)管理流程透明化，使教職工和學生可以充分了解了集體戶口管理的手續(xù)辦理過程，減少了工作過程中不必要的誤解和矛盾，集體戶口人員可以對管理進行有效的監(jiān)督。加強了面向教職工和學生個人的服務，深化服務內(nèi)容，提高服務水平。

（1）面向管理部門工作人員：提供業(yè)務工作平臺，通過戶口管理業(yè)務流程的規(guī)范和優(yōu)化，使工作人員從繁重的日常重復性工作中解放出來，實現(xiàn)了合理的分工；通過與校內(nèi)外其他部門的系統(tǒng)接口和信息共享，工作人員只需要在系統(tǒng)中維護戶籍的必須信息，而人員的基本信息、戶籍的大部分信息，都可以從其他部門獲得，在業(yè)務的各個環(huán)節(jié)，實現(xiàn)了數(shù)據(jù)的一次采集，重復使用，避免了數(shù)據(jù)的重復錄入，既減輕了工作人員的工作量，也減少錯誤的產(chǎn)生，提高了管理效率；通過數(shù)據(jù)的統(tǒng)計和分析，工作人員可以預見性的對主要業(yè)務的工作量進行預估，對容易發(fā)生工作失誤的環(huán)節(jié)，做到心中有數(shù)，提前預警，提高了個人的工作效率。[7]

（2）面向全校師生：通過流程優(yōu)化，減輕個人辦理業(yè)務的強度。在戶口的遷入時，系統(tǒng)與迎新系統(tǒng)向結合，使不需要遷移戶口的學生直接通過此項手續(xù)；在戶口的遷出時，與派遣證的發(fā)放相結合，使兩個手續(xù)集中辦理，學生不需要跑腿的手續(xù)不跑，減少排隊；在戶口借用時，通過網(wǎng)上預約，避免學生需要先到院系開介紹信的麻煩。另外，對于常見問題，如集體戶口的管理辦法、戶口遷入、遷出過程等，系統(tǒng)通過信息發(fā)布，個人可以隨時進行網(wǎng)上查詢，避免學生辦理手續(xù)的盲目性。圖3是戶籍業(yè)務手續(xù)辦理說明示意圖。endprint

（3）面向各級領導：系統(tǒng)不但涵蓋了個人戶籍的各項信息，也從人事處、教務處等其他的業(yè)務部門系統(tǒng)中共享信息，實現(xiàn)跨部門的信息整合和利用；另外，在時間上，系統(tǒng)存儲了歷年來戶籍相關業(yè)務的數(shù)據(jù)，系統(tǒng)從以上兩個維度，為相關各級領導提供信息的綜合查詢和統(tǒng)計報表，通過數(shù)據(jù)的趨勢分析和對比，協(xié)助管理人員思考、發(fā)現(xiàn)業(yè)務的工作規(guī)律，輔助領導進行科學決策。

二、系統(tǒng)應用情況

通過系統(tǒng)的應用，支持了清華大學每年約1.1萬人次的戶籍變動，直接和輔助支持了每的日常查詢、借用、開具各類證明、辦理身份證等服務達3.5萬人次。信息的網(wǎng)上發(fā)布、核對、業(yè)務辦理功能的開通，還大大緩解了日益嚴重的學生集體戶口積壓現(xiàn)象。[8]業(yè)務辦理的速度也大大提高，如以往新生落戶一般需要4-5個月的時間，而在系統(tǒng)應用后，時間縮短至兩個月，顯著提高了工作效率。

三、展望

雖然集體戶口管理系統(tǒng)在清華大學的應用取得了良好的效果，但是在高校擴招、人戶分離、多樣化的用工形式等現(xiàn)象不斷涌現(xiàn)的背景下，[9]管理在不斷改革和深入，相應的，也需要現(xiàn)有信息化集體戶口管理進行必要的改進和完善，尤其是公安系統(tǒng)常住人口的網(wǎng)上戶籍遷移等工作的逐步落實，實現(xiàn)在全國范圍內(nèi)的公安戶籍聯(lián)網(wǎng)工程任重道遠。[10]總之，高校集體戶口信息系統(tǒng)建設面臨很多新的需求和挑戰(zhàn)，只有與時俱進，不斷完善，才能保障和促進學校管理和服務水平的進一步提升。

參考文獻：

[1]孫修真，姜義知.當代中國農(nóng)村大學生戶籍問題研究—以重慶市戶籍改革實踐為例[J].四川行政學院學報，2011（6）：66-69.

[2]楊光.大學生戶籍管理存在的問題與規(guī)范管理策略[J].湖南工業(yè)職業(yè)技術學院學報，2010，10（5）：120-122.

[3]費海濤，對高職院校學生戶籍管理工作的思考[J].職業(yè)教育研究，2011（12）：54-55.

[4]于越，殷宏斌.高校集體戶口管理及服務研究[J].高校后勤研究，2009 （5）：125-126.

[5]于越，殷宏斌.集體戶口管理信息系統(tǒng)研究與應用[J].實驗技術與管理，2009，26（11）：92-94.

[6]劉德平，蘭素萍.高校學生戶口信息管理系統(tǒng)的開發(fā)[J].鄭州工業(yè)大學學報，2001，9（3）：108-110.

[7]盧維英.高校學生集體戶口管理存在的問題及對策[J].遼寧公安司法管理干部學院學報，2008（3）：98-99.

[8]王彥.淺談高校學生集體戶口的管理[J].江蘇教育學院學報（社會科學版），2006，9（5）：35-36.

[9]周力文.對高校學生戶口遷移制度改革的幾點思考[J].廣西大學學報（哲學社會科學版），2003（8）：123-124.

[10]李永華.國外學校管理改革的新趨勢與我國高校管理改革[J].西南民族大學學報（人文社科版），2003，10（10）：224-226.

（編輯：王曉明）endprint

（3）面向各級領導：系統(tǒng)不但涵蓋了個人戶籍的各項信息，也從人事處、教務處等其他的業(yè)務部門系統(tǒng)中共享信息，實現(xiàn)跨部門的信息整合和利用；另外，在時間上，系統(tǒng)存儲了歷年來戶籍相關業(yè)務的數(shù)據(jù)，系統(tǒng)從以上兩個維度，為相關各級領導提供信息的綜合查詢和統(tǒng)計報表，通過數(shù)據(jù)的趨勢分析和對比，協(xié)助管理人員思考、發(fā)現(xiàn)業(yè)務的工作規(guī)律，輔助領導進行科學決策。

二、系統(tǒng)應用情況

通過系統(tǒng)的應用，支持了清華大學每年約1.1萬人次的戶籍變動，直接和輔助支持了每的日常查詢、借用、開具各類證明、辦理身份證等服務達3.5萬人次。信息的網(wǎng)上發(fā)布、核對、業(yè)務辦理功能的開通，還大大緩解了日益嚴重的學生集體戶口積壓現(xiàn)象。[8]業(yè)務辦理的速度也大大提高，如以往新生落戶一般需要4-5個月的時間，而在系統(tǒng)應用后，時間縮短至兩個月，顯著提高了工作效率。

三、展望

雖然集體戶口管理系統(tǒng)在清華大學的應用取得了良好的效果，但是在高校擴招、人戶分離、多樣化的用工形式等現(xiàn)象不斷涌現(xiàn)的背景下，[9]管理在不斷改革和深入，相應的，也需要現(xiàn)有信息化集體戶口管理進行必要的改進和完善，尤其是公安系統(tǒng)常住人口的網(wǎng)上戶籍遷移等工作的逐步落實，實現(xiàn)在全國范圍內(nèi)的公安戶籍聯(lián)網(wǎng)工程任重道遠。[10]總之，高校集體戶口信息系統(tǒng)建設面臨很多新的需求和挑戰(zhàn)，只有與時俱進，不斷完善，才能保障和促進學校管理和服務水平的進一步提升。

參考文獻：

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[10]李永華.國外學校管理改革的新趨勢與我國高校管理改革[J].西南民族大學學報（人文社科版），2003，10（10）：224-226.

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（3）面向各級領導：系統(tǒng)不但涵蓋了個人戶籍的各項信息，也從人事處、教務處等其他的業(yè)務部門系統(tǒng)中共享信息，實現(xiàn)跨部門的信息整合和利用；另外，在時間上，系統(tǒng)存儲了歷年來戶籍相關業(yè)務的數(shù)據(jù)，系統(tǒng)從以上兩個維度，為相關各級領導提供信息的綜合查詢和統(tǒng)計報表，通過數(shù)據(jù)的趨勢分析和對比，協(xié)助管理人員思考、發(fā)現(xiàn)業(yè)務的工作規(guī)律，輔助領導進行科學決策。

二、系統(tǒng)應用情況

通過系統(tǒng)的應用，支持了清華大學每年約1.1萬人次的戶籍變動，直接和輔助支持了每的日常查詢、借用、開具各類證明、辦理身份證等服務達3.5萬人次。信息的網(wǎng)上發(fā)布、核對、業(yè)務辦理功能的開通，還大大緩解了日益嚴重的學生集體戶口積壓現(xiàn)象。[8]業(yè)務辦理的速度也大大提高，如以往新生落戶一般需要4-5個月的時間，而在系統(tǒng)應用后，時間縮短至兩個月，顯著提高了工作效率。

三、展望

雖然集體戶口管理系統(tǒng)在清華大學的應用取得了良好的效果，但是在高校擴招、人戶分離、多樣化的用工形式等現(xiàn)象不斷涌現(xiàn)的背景下，[9]管理在不斷改革和深入，相應的，也需要現(xiàn)有信息化集體戶口管理進行必要的改進和完善，尤其是公安系統(tǒng)常住人口的網(wǎng)上戶籍遷移等工作的逐步落實，實現(xiàn)在全國范圍內(nèi)的公安戶籍聯(lián)網(wǎng)工程任重道遠。[10]總之，高校集體戶口信息系統(tǒng)建設面臨很多新的需求和挑戰(zhàn)，只有與時俱進，不斷完善，才能保障和促進學校管理和服務水平的進一步提升。

參考文獻：

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[10]李永華.國外學校管理改革的新趨勢與我國高校管理改革[J].西南民族大學學報（人文社科版），2003，10（10）：224-226.

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