劉珍

摘要：本文從高速公路橋梁工程檔案資料的產(chǎn)生、收集、整理到形成工程檔案的過程中存在的問題出發(fā)，著重闡述了如何做好項(xiàng)目施工階段檔案資料的收集整理工作。

關(guān)鍵詞：技術(shù)資料 收集整理 工程檔案

高速公路橋梁工程檔案既為施工管理、竣工驗(yàn)收、維修改造服務(wù)，又為稽查、驗(yàn)收、審計(jì)提供重要依據(jù)，更是橋梁運(yùn)行管理的保障。因此如何做好橋梁工程檔案資料的收集整理工作是實(shí)現(xiàn)橋梁工程順利交驗(yàn)的重要保障。針對(duì)自己在桃花峪黃河大橋項(xiàng)目建設(shè)中負(fù)責(zé)竣工檔案整理過程中的一點(diǎn)體會(huì)，淺談一下自己對(duì)橋梁施工階段檔案資料的收集整理存在問題的認(rèn)識(shí)。

1 工程檔案的定義

1.1 工程檔案的定義 工程檔案是將工程項(xiàng)目在工程建設(shè)活動(dòng)中形成的技術(shù)資料和文件材料，按照項(xiàng)目檔案組卷要求，經(jīng)系統(tǒng)整理排列著錄編目而形成并歸檔的，具有參考價(jià)值的文字、圖表、圖紙、聲像等各種載體材料。

1.2 橋梁工程技術(shù)資料的定義 橋梁工程技術(shù)資料是記載橋梁施工活動(dòng)全過程的一項(xiàng)重要內(nèi)容，它是施工單位在橋梁施工過程中形成的，是實(shí)物質(zhì)量的真實(shí)寫照，它反映了項(xiàng)目質(zhì)量、進(jìn)度、費(fèi)用和安全質(zhì)量管理等方面的實(shí)際情況，因此它是核定橋梁工程質(zhì)量等級(jí)的重要依據(jù)，又是橋梁工程檔案的重要組成部分，更是橋梁工程竣工交付使用的必備文件。

2 工程檔案與技術(shù)文件、技術(shù)資料的關(guān)系

2.1 工程檔案與技術(shù)文件的關(guān)系 ①完成了文書處理程序的技術(shù)文件才能轉(zhuǎn)化為檔案。② 有日后查考價(jià)值的技術(shù)文件才能轉(zhuǎn)化為檔案。③經(jīng)過人們系統(tǒng)整理的技術(shù)文件才能轉(zhuǎn)化為檔案。

2.2 工程檔案與技術(shù)資料的關(guān)系 檔案和資料都是項(xiàng)目信息的載體。兩者的區(qū)別在于：①材料的形成方式不同。②材料的保存目的不同。③材料之間的關(guān)系不同。

3 目前工程檔案收集整理過程中的常見問題

3.1 檔案資料管理執(zhí)行力度不夠 ①檔案資料管理制度或措施執(zhí)行不力，不能做到隨時(shí)形成，隨時(shí)收集，隨時(shí)整理。②管理人員責(zé)任劃分不明確，造成檔案資料管理無法實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化。③檔案資料管理不能實(shí)現(xiàn)獨(dú)立辦公，造成各種技術(shù)資料的混合放置。

3.2 檔案資料不完整 ①現(xiàn)場(chǎng)施工記錄資料不完整，部分表格不規(guī)范或表格不統(tǒng)一，表格填寫出現(xiàn)缺項(xiàng)，漏項(xiàng)。②變更文件、方案及申報(bào)文件的管理不系統(tǒng)，文件的產(chǎn)生者和歸檔者相互獨(dú)立，造成部分文件無法及時(shí)完成歸檔。

3.3 技術(shù)文件不準(zhǔn)確 ①文件內(nèi)容缺項(xiàng)，文件內(nèi)容不準(zhǔn)確。②無效文件：缺原件、簽字、蓋章手續(xù)不完備。

3.4 對(duì)其他載體形式文件材料的收集整理力度不夠。

4 如何在施工過程中加強(qiáng)檔案資料的收集整理工作

施工過程中檔案資料的收集整理工作，就是在工程施工的全過程中，對(duì)施工現(xiàn)場(chǎng)各分項(xiàng)工程產(chǎn)生的有價(jià)值的數(shù)據(jù)、圖像、視頻進(jìn)行收集整理匯總的過程。技術(shù)資料的整理要做到隨時(shí)形成，隨時(shí)收集，隨時(shí)整理。這也是體現(xiàn)檔案工作“事前介入，事中檢查，事后驗(yàn)收”原則的一個(gè)方面。更是確保工程檔案材料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的基本要求。此階段的工作要求和預(yù)防措施主要分為以下幾個(gè)方面：

4.1 建立健全檔案管理制度，明確檔案管理各方職責(zé) ①完善檔案管理機(jī)構(gòu)。每個(gè)工程的完成，都是項(xiàng)目部各個(gè)部門協(xié)同合作的結(jié)果。而檔案資料的產(chǎn)生又來源于不同的部門。為保證檔案資料的系統(tǒng)性，就需要項(xiàng)目部設(shè)立獨(dú)立的部門，來進(jìn)行檔案資料的管理。并對(duì)檔案資料的管理部門制定相應(yīng)的崗位責(zé)任制。這樣，不同資料的產(chǎn)生部門在完成資料的簽認(rèn)后就可以把資料保存到資料的保管部門進(jìn)行統(tǒng)一管理。②細(xì)化管理人員責(zé)任。由于檔案資料的來源廣，管理人員又較多，因此項(xiàng)目部應(yīng)逐級(jí)建立檔案資料收集部門和檔案資料管理部門相關(guān)人員的操作流程。對(duì)于施工現(xiàn)場(chǎng)的技術(shù)資料來說，可以對(duì)技術(shù)人員的責(zé)任進(jìn)行細(xì)化，明確誰負(fù)責(zé)現(xiàn)場(chǎng)施工的質(zhì)量控制，誰負(fù)責(zé)施工過程中施工日志的記錄、各類原始數(shù)據(jù)的收集整理和技術(shù)資料的簽認(rèn)。檔案的管理人員也可以按照檔案資料的種類進(jìn)行分工。這樣環(huán)環(huán)相扣，才能保證檔案資料的管理趨于系統(tǒng)化。

4.2 及時(shí)做好技術(shù)資料的記錄和收集 技術(shù)資料是施工質(zhì)量情況的真實(shí)反映，各種資料必須按照施工的進(jìn)度及時(shí)記錄、整理。這就要求負(fù)責(zé)現(xiàn)場(chǎng)施工的技術(shù)人員要及時(shí)完成施工日志的填寫，并將當(dāng)天的施工內(nèi)容及時(shí)整理成技術(shù)資料，這樣才不會(huì)造成技術(shù)資料的遺漏和滯后。一般橋梁工程施工的時(shí)間都比較長(zhǎng)、技術(shù)人員的變動(dòng)較大，技術(shù)資料的種類多，這就容易造成項(xiàng)目不同階段產(chǎn)生的有關(guān)工程技術(shù)資料之間的關(guān)系不清，應(yīng)歸檔的材料不全，歸檔材料內(nèi)容缺項(xiàng)等問題。殘缺不全或不成系統(tǒng)的技術(shù)資料不僅會(huì)給以后的整理工作造成困難，而且對(duì)日后工程檔案的利用也會(huì)留下十分嚴(yán)重的隱患。因此，要保證技術(shù)資料的及時(shí)收集，就要求項(xiàng)目部定期組織相關(guān)人員對(duì)不同時(shí)期，不同分項(xiàng)工程的技術(shù)資料進(jìn)行階段性檢查。這樣即使出現(xiàn)漏項(xiàng)缺項(xiàng)情況，也能及時(shí)補(bǔ)充完善。

4.3 確保技術(shù)資料的真實(shí)性和準(zhǔn)確性 真實(shí)性是技術(shù)資料的靈魂，只有真實(shí)的資料才具有參考價(jià)值，才能反應(yīng)施工現(xiàn)場(chǎng)的實(shí)際情況。所以堅(jiān)決杜絕對(duì)原始記錄采用“閉門造車”的做法，否則，一旦工程出現(xiàn)問題，這些數(shù)據(jù)不僅不能作為技術(shù)資料使用，反而還會(huì)造成工程技術(shù)資料的混亂。資料的整理必須來源現(xiàn)場(chǎng)，實(shí)事求是。

準(zhǔn)確性是工程技術(shù)資料的核心。項(xiàng)目的單位分部分項(xiàng)要?jiǎng)澐譁?zhǔn)確，數(shù)據(jù)填寫計(jì)算要準(zhǔn)確。對(duì)分項(xiàng)工程的質(zhì)量評(píng)定填寫應(yīng)該規(guī)范化，符合工程質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)的要求。要規(guī)范資料用表，相同的分項(xiàng)工程所用的表格要統(tǒng)一，不能五花八門。文字說明部分也要規(guī)范用語，不能采用口語，表述要簡(jiǎn)潔明了，不產(chǎn)生歧義。有些技術(shù)人員知道現(xiàn)場(chǎng)如何規(guī)范施工，但是就是不注重文字描述，施工日志的記錄也過于簡(jiǎn)單隨意，于是就出現(xiàn)了單純從內(nèi)業(yè)看，施工現(xiàn)場(chǎng)就不符合要求的狀況。因此，我們填寫技術(shù)資料的時(shí)候一定要抱著嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，確保技術(shù)資料內(nèi)容的準(zhǔn)確、規(guī)范、合理。

4.4 確保工程技術(shù)資料的完整性 不完整的技術(shù)資料就不能系統(tǒng)地、全面地了解施工項(xiàng)目的質(zhì)量狀況。不僅資料的內(nèi)容要填寫完整，而且所涉及到的數(shù)據(jù)也要有據(jù)可循，現(xiàn)場(chǎng)施工和原始資料要完整統(tǒng)一。完整的施工資料不僅要有技術(shù)資料，還要有相應(yīng)的試驗(yàn)資料、測(cè)量資料、質(zhì)量認(rèn)可資料和相關(guān)檢測(cè)報(bào)告。所以技術(shù)資料收集整理的過程中一定要做到全面，完整，這樣才能保證竣工資料組卷過程的順利進(jìn)行。endprint

4.5 做好技術(shù)資料的整理保管 由于施工現(xiàn)場(chǎng)的分項(xiàng)工程較多，所以技術(shù)資料大多分散在不同的技術(shù)人員手中，因此需要有專人對(duì)技術(shù)資料進(jìn)行統(tǒng)一分類整理。資料要按照單位工程、分部工程和分項(xiàng)工程逐項(xiàng)分類整理。對(duì)于橋梁工程的資料來說，我們可以按墩臺(tái)號(hào)分別整理，可以把一個(gè)墩的所有樁基、承臺(tái)、墩身資料放在一起。也可以把一個(gè)橋的樁基資料全部放在一起，承臺(tái)全部放在一起。但是不管以哪種方式進(jìn)行，都要保證歸檔的資料要與施工現(xiàn)場(chǎng)保持統(tǒng)一。對(duì)歸檔的資料建立專門的臺(tái)帳，臺(tái)帳要求不但能反應(yīng)工程施工進(jìn)度和內(nèi)業(yè)資料是否同步，內(nèi)業(yè)資料是否完整，還要方便查閱，最好能實(shí)現(xiàn)微機(jī)化和信息化管理。這樣在電腦上不僅能發(fā)現(xiàn)不同分項(xiàng)工程的資料是否齊全，還能迅速查找到每一份資料的狀態(tài)（資料內(nèi)容是否完整，是否完成簽認(rèn)等）和存放地點(diǎn)。

5 工程竣工階段檔案收集整理的任務(wù)及注意事項(xiàng)

項(xiàng)目竣工階段，主體工程的技術(shù)資料已經(jīng)基本形成，這就需要主動(dòng)和業(yè)主進(jìn)行溝通，掌握業(yè)主對(duì)竣工資料的整理要求，按竣工資料的立卷規(guī)范和整理要求進(jìn)行有序的整理。

5.1 對(duì)過程中技術(shù)資料進(jìn)行系統(tǒng)核查 每個(gè)項(xiàng)目都有若干個(gè)分項(xiàng)工程組成，因此產(chǎn)生的技術(shù)資料也比較多。單單做好施工資料整理過程中的控制是不夠的，項(xiàng)目后期我們還需要將每個(gè)分項(xiàng)工程產(chǎn)生的施工記錄，施工日志，試驗(yàn)資料，測(cè)量資料，檢測(cè)報(bào)告等再做一次系統(tǒng)的核查。只有確保每個(gè)分項(xiàng)工程的資料都完備我們才能保證竣工資料歸檔、組卷、系統(tǒng)排列的順利進(jìn)行。

5.2 工程檔案中其他資料的準(zhǔn)備 工程檔案是一個(gè)綜合的概念，并不只是技術(shù)資料，它還包括綜合管理文件、合同文件、計(jì)量支付文件、控制點(diǎn)測(cè)量文件、工程影像文件、竣工圖、竣工圖表等內(nèi)容，這些內(nèi)容就需要檔案整理人員提前學(xué)習(xí)相關(guān)文件，與項(xiàng)目的其他相關(guān)部門及時(shí)做好溝通，確保其他歸檔資料的及時(shí)完善。

6 結(jié)語

工程檔案是工程建設(shè)過程中不同時(shí)期或階段產(chǎn)生的各類材料的合理匯總，而技術(shù)資料又是工程檔案的重要組成部分。所以我們要在工程建設(shè)的不同階段，及時(shí)完成需歸檔技術(shù)資料的收集整理工作，這樣才能為工程檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)奠定基礎(chǔ)。因此檔案資料的整理工作貫穿在日常工作之中，貫穿在施工生產(chǎn)的全過程是保證工程檔案質(zhì)量的必要手段，是實(shí)現(xiàn)工程檔案順利交驗(yàn)的有效措施。

參考文獻(xiàn)：

[1]王向明.上海大學(xué)圖書情報(bào)檔案系.《高效實(shí)用的公路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理》課件.

[2]付志瓊.中鐵大橋局集團(tuán)檔案科.《建設(shè)工程項(xiàng)目檔案管理》課件.

[3]岳冬影.芻議道路橋梁檔案管理[J].吉林農(nóng)業(yè)，2012（12）.endprint