郝瑞璞,蔣黎萍,舒慧珍,鄧桂英,吳 帆

（江西科技學(xué)院 檔案館，江西 南昌 330098）

民辦高校學(xué)生檔案管理問題探討與對策研究

郝瑞璞,蔣黎萍,舒慧珍,鄧桂英,吳 帆

（江西科技學(xué)院 檔案館，江西 南昌 330098）

民辦高校大多建校歷史較短，學(xué)生檔案管理得不到應(yīng)有的重視，存在機(jī)制不健全、管理落后、師生檔案意識薄弱等諸多問題。但可以通過完善制度、規(guī)范管理、加大宣傳、更新觀念、推進(jìn)信息化建設(shè)等等方法來提升民辦高校學(xué)生檔案的價(jià)值。

民辦高校;學(xué)生檔案;管理

高校學(xué)生檔案記載著學(xué)生的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、成長過程和綜合表現(xiàn)，是學(xué)生立足社會(huì)和社會(huì)選拔任用人才的原始依據(jù)，關(guān)系著學(xué)生的前途和命運(yùn)。從高等教育改革與發(fā)展的角度來看，學(xué)生檔案真實(shí)記錄教育教學(xué)全過程及成效，不僅是人才工程的核心部分，也是積極儲備人才素質(zhì)材料的信息載體。因此，學(xué)生檔案管理工作水平的不斷提高是高等教育改革與發(fā)展的客觀需要，是高校教育質(zhì)量和學(xué)生素質(zhì)的提升在高等教育管理工作中的一個(gè)重要“映射”。同樣，民辦高校學(xué)生檔案管理水平也直接關(guān)系到民辦高校的內(nèi)涵建設(shè)和在高校中的核心競爭力。

為了解當(dāng)前民辦高校學(xué)生檔案管理情況，筆者所在檔案館對50所民辦高校（含本省4所）和本校學(xué)生中進(jìn)行問卷調(diào)查，網(wǎng)上調(diào)查和電話調(diào)查，并查閱、搜集有關(guān)高校學(xué)生檔案管理方面的研究論著、研究成果等資料，通過梳理和分析，獲取當(dāng)前民辦高校學(xué)生檔案管理情況和數(shù)據(jù)。下面結(jié)合本校學(xué)生檔案管理工作的實(shí)際情況，以及兄弟民辦高校的相關(guān)情況，談點(diǎn)粗淺的認(rèn)識。

一、民辦高校學(xué)生檔案管理工作的特殊性和難點(diǎn)

由于歷史形成的原因，民辦高校建校歷史較短，為適應(yīng)生存需要遵循“先發(fā)展后規(guī)范”的路徑發(fā)展，所以民辦高校檔案工作起步較晚，學(xué)生檔案管理工作更得不到重視。同時(shí)，鑒于民辦高校的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)制、辦學(xué)形式、教育主體、生源特點(diǎn)、學(xué)生狀況等與公辦高校相比有其自身的特點(diǎn)，因此民辦高校學(xué)生檔案管理工作既有與公辦高校學(xué)生檔案管理工作的共性，又有自己的特殊性。主要表現(xiàn)以下方面：一是為了促進(jìn)民辦高等教育健康持續(xù)發(fā)展，民辦高校的辦學(xué)形式、專業(yè)設(shè)置、招生都有其自主權(quán)，因此民辦高校學(xué)歷層次多，文憑的取證方式多種多樣，招生形式、生源情況、學(xué)生檔案的來源和形成都不同于公辦高校。民辦高校學(xué)歷層次有統(tǒng)招本、專科，成人教育，高職大專教育，五年一貫制教育，還有試點(diǎn)本科、自考?？频鹊取Ｉ床粌H僅局限于應(yīng)屆高中生，同時(shí)還有社會(huì)生源。所以新生檔案來源渠道多，隨意性比較大，有自帶的，也有由各高中學(xué)校郵寄的，還有通過高招辦將全省錄入該校學(xué)生的高中檔案統(tǒng)一郵寄過來的。自行攜帶的問題較多，有的放家里不帶過來，有的遺失了，還有的自行拆開后遺失某份材料，造成學(xué)生高中檔案收集不齊全的現(xiàn)象。這種情況大大增加了檔案收集的難度和工作量。二是由于種種原因，民辦高校管理人員流動(dòng)較大，學(xué)生檔案管理人員隊(duì)伍穩(wěn)定性差，工作得不到正常交接，直接影響到學(xué)生檔案材料的收集、整理工作和檔案的完整性、系統(tǒng)性、連續(xù)性。此外民辦高校專業(yè)設(shè)置較靈活、學(xué)費(fèi)偏高、部分專科學(xué)生入學(xué)門檻不高、生源情況參差不齊，部分學(xué)生學(xué)習(xí)興趣較差，思想容易產(chǎn)生波動(dòng)、影響學(xué)生隊(duì)伍的穩(wěn)定性，學(xué)生的流失率、轉(zhuǎn)、休學(xué)、退學(xué)情況與公辦高校比較相對要多，增加學(xué)生檔案管理工作的難度。三是民辦高校招收的自考學(xué)生，畢業(yè)后就業(yè)方式以進(jìn)入外企、私營企業(yè)和自主創(chuàng)業(yè)的情況比較多。而這些企業(yè)一不具有檔案人事權(quán)，二是對它而言只管聘任用人，不需要個(gè)人檔案，因此許多自考學(xué)生畢業(yè)后不要檔案的現(xiàn)象比較嚴(yán)重，形成人檔分離，無人問津。久而久之這些“棄檔”有增無減，漸漸成為“死檔”。不僅使學(xué)生檔案的利用價(jià)值大打折扣，“死檔”數(shù)量的增多給庫藏增加壓力。這些問題的客觀存在，對民辦高校學(xué)生檔案管理特殊性的研究和探討，顯得尤為重要，急需因地制宜創(chuàng)新和改進(jìn)管理，增加針對性和實(shí)效性。

二、民辦高校學(xué)生檔案管理、存在的問題及原因分析

從民辦高校回收的問卷調(diào)查、網(wǎng)上調(diào)查、電話調(diào)查情況來看，雖然各民辦高校學(xué)生檔案管理工作有顯著的提高，但仍有一些民辦高校對學(xué)生檔案重要性的認(rèn)識、重視程度不一；管理工作情況也參差不齊；在人員、職責(zé)、分工、工作流程等方面都不盡相同?？傊?dāng)前民辦高校學(xué)生檔案管理工作現(xiàn)狀還不容樂觀。在管理體制機(jī)制、人員隊(duì)伍、建設(shè)開發(fā)、技術(shù)應(yīng)用、師生檔案意識等方面還不同程度地存在這樣、那樣的問題，產(chǎn)生問題的原因也是多方面的。主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

(一)學(xué)生檔案管理歸屬部門不盡相同，各行其是

具體表現(xiàn)在：有的民辦高校把學(xué)生檔案放在檔案館或綜合檔案室；有的放在學(xué)生工作處；有的放在就業(yè)指導(dǎo)處，還有的將學(xué)生檔案分散到學(xué)生所在院（系）進(jìn)行管理。雖然歸口不一，但有一點(diǎn)相同，除了放在檔案館（室）之外，無論放在哪個(gè)部門管理，學(xué)生檔案的管理工作都是歸口部門的“附屬品”，得不到重視，難以得到科學(xué)的管理和保護(hù)。歸屬部門不盡相同，缺乏一定的協(xié)調(diào)機(jī)制，容易出現(xiàn)各自為政的現(xiàn)象，造成人員、專門庫房、必要的設(shè)施設(shè)備、經(jīng)費(fèi)等難以得到保障，使工作無法深入開展。

(二)領(lǐng)導(dǎo)對學(xué)生檔案管理工作不夠重視

民辦高校雖然已經(jīng)成為活躍在教育舞臺上的重要力量，但由于歷史形成的原因，生源仍是各民辦高校的生命線。各民辦高校為爭得更大的生存空間，取得更大的市場份額，必須千方百計(jì)擴(kuò)大生源，學(xué)校把重心放在招生工作上。為適應(yīng)發(fā)展的需要，學(xué)校關(guān)注教學(xué)管理和其他管理建設(shè)多些。為了維護(hù)學(xué)校的穩(wěn)定和提高社會(huì)上的美譽(yù)度，民辦高校都較重視學(xué)生工作，并設(shè)立了專門的學(xué)生管理工作部門和隊(duì)伍，而往往忽視了學(xué)生檔案管理工作，“說起來重要，做起來次要，忙起來不重要”?，F(xiàn)在民辦高校規(guī)模發(fā)展較快，學(xué)生人數(shù)大幅度增加，但學(xué)校學(xué)生檔案管理工作在人員和設(shè)備上、管理力度上一直得不到足夠的重視，從而導(dǎo)致部分學(xué)生檔案管理工作人員的工作熱情受挫，對管理工作缺乏足夠的耐心和責(zé)任心，造成學(xué)生檔案管理工作止步不前。

(三)學(xué)生檔案管理機(jī)制不健全

大部分民辦高校尚未形成一整套規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化的學(xué)生檔案管理工作流程、規(guī)章制度和有效措施，還是老一套，使管理工作無章可循，就是有章可循也沒有嚴(yán)格執(zhí)行，形同虛設(shè)。由于管理機(jī)制不順，學(xué)生檔案在校期間管理鏈條松懈，對學(xué)生檔案管理工作出現(xiàn)的問題沒有進(jìn)行必要的檢查、監(jiān)督和指導(dǎo)，沒有一套有效的規(guī)章制度來約束管理人員的工作態(tài)度，沒有將學(xué)生檔案管理工作的好壞與部門業(yè)績掛鉤，造成學(xué)生檔案管理工作難以有效地開展。

(四)學(xué)生檔案管理隊(duì)伍未得到足夠的重視和加強(qiáng)

根據(jù)調(diào)查，多數(shù)民辦高校專職學(xué)生檔案管理人員較少，大多數(shù)為兼職，且沒有經(jīng)過專業(yè)知識培訓(xùn)。他們當(dāng)中相當(dāng)一部分是“半路出家”轉(zhuǎn)行，工作經(jīng)驗(yàn)不足、專業(yè)知識也有限、墨守成規(guī)、缺乏創(chuàng)新意識，僅憑現(xiàn)有的微薄知識和經(jīng)驗(yàn)去處理學(xué)生檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，在一定程度上阻礙工作層次和水平的提高。他們因?yàn)樯砑鏀?shù)職，工作繁忙而常常顧及不到學(xué)生檔案材料的收集、整理、保管工作，往往采取置之不理、日后解決的消極處理辦法，臨到學(xué)生畢業(yè)前夕，臨時(shí)“抱佛腳”，突擊整理，容易造成混亂無序，難免出差錯(cuò)。由于部分管理人員為兼職，工作分工時(shí)有變化，也直接影響到收集、整理、保管工作，甚至造成學(xué)生檔案的遺失。

(五)檔案知識缺乏宣傳，檔案意識薄弱

從學(xué)生問卷調(diào)查中了解到，因?yàn)楹鲆晫W(xué)生進(jìn)行檔案知識的宣傳教育，學(xué)生檔案意識普遍薄弱，缺乏檔案基本知識，缺少基本的檔案處理素養(yǎng)和訓(xùn)練。根據(jù)問卷調(diào)查，學(xué)生對檔案不太了解的占調(diào)查對象的52%，對檔案比較了解的為30%，對檔案很了解的只占12%。檔案無用論在學(xué)生中具有普遍性。民辦高校學(xué)生就業(yè)渠道大部分是非公有制用人單位，再加上新型人事管理社會(huì)化模式，畢業(yè)生自主擇業(yè)等原因，導(dǎo)致大部分學(xué)生不關(guān)心和問津自己的檔案。有很多學(xué)生直到畢業(yè)都不知道檔案在哪里，更不知道如何利用和發(fā)揮檔案的作用和價(jià)值，成為“棄檔”一族，工作數(shù)年后不知道自己的檔案去向，直至需要用檔案時(shí)，才將關(guān)注的視線轉(zhuǎn)向?qū)W校檔案管理部門。

(六)學(xué)生檔案內(nèi)容簡單化、程式化，不符合時(shí)代發(fā)展需要

由于對學(xué)生檔案的片面認(rèn)識，多年來大部分民辦高校沒有真正把反映學(xué)生成長軌跡與社會(huì)對人才衡量指標(biāo)及關(guān)注的側(cè)重點(diǎn)結(jié)合起來，使得學(xué)生檔案的收集內(nèi)容比較單一、籠統(tǒng)，內(nèi)容的基本構(gòu)成沒有多少變化，往往只注重入學(xué)登記表、體檢表、學(xué)籍表、成績、黨團(tuán)材料、畢業(yè)生登記表及在校表現(xiàn)等方面的材料為主，全面反映學(xué)生個(gè)人在校期間參加的各種競賽活動(dòng)、各類資格證書、擔(dān)任社會(huì)活動(dòng)等反映學(xué)生素質(zhì)的客觀分析性材料較少，鑒定內(nèi)容由院（系）黨組織、輔導(dǎo)員、班導(dǎo)所提供，其中的主觀評價(jià)也多為套路語言，空洞公式化，往往給人以千篇一律的感覺。學(xué)生檔案材料的不完整、信息不準(zhǔn)、不足，影響學(xué)生檔案應(yīng)有的作用。

(七)學(xué)生檔案管理方式落后，信息化程度較低

隨著學(xué)生數(shù)量增加，流動(dòng)數(shù)量加快，就業(yè)方式多元化，檔案投遞單位復(fù)雜化等，導(dǎo)致原有的學(xué)生檔案管理手段越來越不能適應(yīng)新形勢需要。目前，大部分民辦高校學(xué)生檔案管理基本還處在原始手工操作，且以紙質(zhì)檔案為主的管理模式中，管理方式落伍；有的民辦高校即使輔以計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理，也缺少與紙質(zhì)檔案相匹配的電子檔案。沒有建立相應(yīng)的學(xué)生檔案數(shù)據(jù)庫，沒有一套完整的管理系統(tǒng)。學(xué)生檔案的核實(shí)、轉(zhuǎn)遞、查詢等工作效率十分低下，嚴(yán)重影響學(xué)生檔案工作的發(fā)展進(jìn)步和創(chuàng)新。

面對以上存在的種種問題，當(dāng)前民辦高校學(xué)生檔案管理的改革和發(fā)展已刻不容緩，為使學(xué)生檔案管理工作與高等教育同步發(fā)展，探索在新形勢下建立一套適合民辦高校特點(diǎn)的學(xué)生檔案管理，實(shí)施有效的途徑和方法，對于增強(qiáng)民辦高校檔案管理實(shí)效性具有一定意義。這也是做好新時(shí)期學(xué)生檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)需要。提出以下一些對策及建議，以期達(dá)到拋磚引玉的目的。

三、加強(qiáng)民辦高校學(xué)生檔案管理工作的對策

(一)建立健全學(xué)生檔案管理工作體制保障機(jī)制

1.確定學(xué)生檔案管理工作體制。建立健全學(xué)生檔案統(tǒng)一由校檔案館或綜合檔案室歸口集中管理，各有關(guān)部門共同參與的工作體制。這是筆者所在學(xué)校檔案館幾年來管理學(xué)生檔案工作實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和體會(huì)。放到檔案管理部門，可以做到統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，在工作上負(fù)總責(zé)、負(fù)全責(zé)。這樣，既可以防止學(xué)生檔案工作政出多門、無人負(fù)責(zé)，又可以防止學(xué)生檔案多頭管理、分散流失。放到檔案管理部門確保分工明確、各司其職，密切配合，便于規(guī)范化管理，形成合力，促進(jìn)學(xué)生檔案工作協(xié)調(diào)發(fā)展。

學(xué)生檔案的形成、積累要經(jīng)過學(xué)校不同的職能部門，學(xué)生檔案管理工作牽涉到多個(gè)部門，因此需要各有關(guān)部門、各個(gè)方面共同參與和重視支持，單憑檔案管理部門單打獨(dú)斗，許多問題是解決不了的，也難以從根本上做好。只要其中一個(gè)環(huán)節(jié)沒有把好關(guān)，學(xué)生檔案質(zhì)量就得不到保障。這是學(xué)生檔案管理工作體制的一個(gè)整體不可割裂。單純強(qiáng)調(diào)哪一方面都不完整、不全面。不論當(dāng)前對學(xué)生檔案管理采取何種模式，都要根據(jù)各個(gè)學(xué)校的工作實(shí)際情況，明確學(xué)生檔案管理組織機(jī)構(gòu)和長效機(jī)制，就是把學(xué)生檔案放在就業(yè)辦或者學(xué)生工作處等部門管理，也一定要有專人負(fù)責(zé)，做到人員落實(shí)、管理規(guī)范、運(yùn)行有序，并加強(qiáng)監(jiān)督指導(dǎo)。

2.加強(qiáng)制度建設(shè)，規(guī)范管理行為。一方面有必要建立校檔案管理部門為依托，以教務(wù)處為軸心，以各院（系）為支點(diǎn)的學(xué)生檔案管理工作保障機(jī)制，規(guī)范學(xué)生檔案管理工作流程，要理順?biāo)麄冎g的關(guān)系，加強(qiáng)聯(lián)動(dòng)，形成合力。

另一方面，制定和完善行之有效的學(xué)生檔案管理各個(gè)方面的規(guī)章制度和工作細(xì)則，明確學(xué)生檔案形成中的各自責(zé)任，具體規(guī)定學(xué)生檔案收集、整理、保管、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)的要求，并在工作中嚴(yán)格按制度操作，才能使學(xué)生檔案管理工作做到有章可循，促使學(xué)生檔案管理工作隊(duì)伍由松散狀態(tài)向分工明確，合作高效的學(xué)生檔案管理團(tuán)隊(duì)轉(zhuǎn)化。

3.建立科學(xué)合理的績效考核、激勵(lì)機(jī)制。要根據(jù)各校自身的情況，出臺學(xué)生檔案收集、整理、保管等情況與年終考核掛鉤；與學(xué)校獎(jiǎng)勵(lì)掛鉤。應(yīng)明確和落實(shí)各工作環(huán)節(jié)人員責(zé)任制，把學(xué)生檔案管理工作納入相關(guān)職能管理部門的目標(biāo)管理并建立相應(yīng)的考核制度，將學(xué)生檔案管理工作的配合情況與各院（系）負(fù)責(zé)人實(shí)績考核、獎(jiǎng)懲掛鉤，只有正確評價(jià)員工的工作業(yè)績、工作能力、工作成果，以此獎(jiǎng)勤罰懶，獎(jiǎng)優(yōu)罰劣，才能最大程度調(diào)動(dòng)其工作積極性、主動(dòng)性，激發(fā)其創(chuàng)造性。

(二)加大對學(xué)生檔案管理工作的支持保障力度

1.增強(qiáng)對學(xué)生檔案管理工作的重視和支持。學(xué)生檔案管理工作的好壞關(guān)鍵在領(lǐng)導(dǎo)，領(lǐng)導(dǎo)對學(xué)生檔案工作的認(rèn)識程度，直接影響此項(xiàng)工作的開展。學(xué)校要明確分管學(xué)生檔案管理工作的校領(lǐng)導(dǎo)，切實(shí)把這項(xiàng)工作納入到學(xué)校議事日程上來，列入工作考核檢查內(nèi)容，定期聽取這方面的工作匯報(bào)；定期進(jìn)行督促檢查，及時(shí)研究并協(xié)調(diào)解決學(xué)生檔案管理工作中的重大問題。為學(xué)生檔案管理工作順利開展提供人力、物力、財(cái)力的保障。

2.加強(qiáng)學(xué)生檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)，提升管理水平。在學(xué)生檔案管理工作中人員配備是基本條件，是關(guān)鍵，專業(yè)人才是工作上層次、上水平的保障。因此，各民辦高校要根據(jù)本校的實(shí)際，配備一定數(shù)量、有專業(yè)工作素質(zhì)的專職工作人員，并保持相對穩(wěn)定，不斷地加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)。學(xué)生檔案管理有自身的特點(diǎn)和方法，這項(xiàng)工作是一項(xiàng)政策性、專業(yè)性很強(qiáng)的工作，不論是專職或兼職管理人員都必須具備較強(qiáng)的責(zé)任心和良好的服務(wù)意識，而絕不能忽視對學(xué)生檔案管理人員的政治、業(yè)務(wù)素質(zhì)的要求。學(xué)校應(yīng)創(chuàng)造條件讓學(xué)生檔案管理人員通過自學(xué)或培訓(xùn)，掌握從事本職工作的基礎(chǔ)知識和基本技能，督促他們不斷提高自己的業(yè)務(wù)水平。要采取有效措施，抓好學(xué)生檔案管理人員的培訓(xùn)教育工作，盡快提高他們的知識結(jié)構(gòu)和整體素質(zhì)。每年定期通過各種途徑對專、兼職學(xué)生檔案工作人員進(jìn)行專業(yè)知識及相關(guān)法律、法規(guī)、政策的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，掌握檔案工作的新知識、新理念；建立信息交流平臺，相互探討、取長補(bǔ)短，使他們開闊眼界，與時(shí)俱進(jìn)，以適應(yīng)新形勢下學(xué)生檔案管理工作的需要；切實(shí)幫助他們解決工作上、生活中的各種實(shí)際問題和后顧之憂，以保持學(xué)生檔案管理隊(duì)伍的穩(wěn)定，這也是保證學(xué)生檔案質(zhì)量的一個(gè)有效措施。

3.加大檔案宣傳教育力度，增強(qiáng)檔案意識。檔案意識是人們對檔案工作的性質(zhì)和價(jià)值的認(rèn)識，對檔案工作地位和作用的認(rèn)識。首先，全面提升領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)學(xué)生檔案管理人員的檔案意識，提高對學(xué)生檔案的正確認(rèn)識，要讓每一位領(lǐng)導(dǎo)和管理人員認(rèn)識到學(xué)生檔案是關(guān)系到學(xué)校加強(qiáng)素質(zhì)教育，向社會(huì)輸送人才的大事，從長遠(yuǎn)來說，也是關(guān)系到學(xué)校知名度的大事，要高度重視和支持，增強(qiáng)做好學(xué)生檔案管理工作的責(zé)任感、使命感。其次，要增強(qiáng)學(xué)生的檔案意識?？梢岳眯律雽W(xué)教育課、畢業(yè)生就業(yè)輔導(dǎo)課、專題講座等方式宣傳和講授檔案有關(guān)知識，提高對檔案重要性的認(rèn)識，促進(jìn)他們掌握檔案相關(guān)知識；可以定期組織學(xué)生到校檔案管理部門參觀，接觸檔案，了解檔案的形成、保管以及如何利用和發(fā)揮檔案的價(jià)值；使學(xué)生增進(jìn)對檔案和檔案管理的了解；還可以利用校報(bào)、板報(bào)、專欄、廣播、網(wǎng)站、櫥窗等作為宣傳陣地向?qū)W生宣傳；有步驟、有層次的開展一些檔案知識競答等相關(guān)活動(dòng)，讓檔案宣傳方式靈活多樣，做到“有聲、有形、有文”，營造一個(gè)氛圍。通過宣傳、教育，引導(dǎo)學(xué)生樹立正確的檔案觀念，重視檔案的價(jià)值，提高對自身檔案的關(guān)心和正確認(rèn)識。要教育學(xué)生懂得一個(gè)人的檔案是自己寫出來的，在完善自我的過程中不斷完善自己的檔案。個(gè)人的檔案與人的生活息息相關(guān)，一旦失去檔案，整個(gè)生活便受其影響和制約。所以要落實(shí)好個(gè)人檔案去向，讓自己今后的相關(guān)權(quán)益得到充分保護(hù)。

(三)樹立以人為本的思想，完善學(xué)生檔案內(nèi)容

首先，要更新學(xué)生檔案管理人員觀念，本著以人為本、重視民生檔案的理念，以對學(xué)生高度負(fù)責(zé)的態(tài)度，充實(shí)學(xué)生檔案內(nèi)容。根據(jù)用人單位挖掘人才和學(xué)生個(gè)性發(fā)展的需要進(jìn)行豐富學(xué)生檔案內(nèi)容的有益探索。學(xué)生檔案的歸檔內(nèi)容，應(yīng)兼顧全面和個(gè)性化，既要收集學(xué)生檔案的常規(guī)性材料，如：學(xué)籍材料、畢業(yè)生登記表、成績單等，也要兼顧學(xué)生的個(gè)性特長、知識技能方面的材料，要體現(xiàn)高校素質(zhì)教育的成果和學(xué)生自我發(fā)展的過程，建立誠信檔案、心理健康檔案、素質(zhì)教育學(xué)分等材料；學(xué)生參加各種社團(tuán)、學(xué)生會(huì)、社會(huì)實(shí)踐、大型活動(dòng)的參與情況；參加各種科技創(chuàng)新、新制作和競賽等材料，盡量全面客觀地記錄學(xué)生在校表現(xiàn)、社會(huì)評價(jià)，力求全面反映學(xué)生的思想、心理、綜合素質(zhì)、實(shí)踐能力，使學(xué)生檔案內(nèi)容更具個(gè)性特征，給用人單位和社會(huì)提供較高的借鑒價(jià)值。

由于學(xué)生入學(xué)到畢業(yè)要經(jīng)過幾年的時(shí)間，學(xué)生檔案形成的周期長。在學(xué)生檔案材料收集、整理過程中，學(xué)生檔案管理人員要經(jīng)常主動(dòng)地與形成學(xué)生檔案材料的部門聯(lián)系、協(xié)商、溝通，及時(shí)收集，遇有學(xué)生入黨、入團(tuán)、獎(jiǎng)懲等涉及學(xué)生的信息，要及時(shí)歸檔，努力使學(xué)生檔案全面、準(zhǔn)確、科學(xué)、合理。

(四)推進(jìn)學(xué)生檔案數(shù)字化，加快信息化建設(shè)步伐

隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，過去形成的紙質(zhì)學(xué)生檔案如果不數(shù)字化，則無法進(jìn)入社會(huì)的信息化系統(tǒng)。將傳統(tǒng)檔案載體數(shù)字化是高校檔案管理的必然趨勢。當(dāng)前的任務(wù)就是在建好、管好紙質(zhì)學(xué)生檔案的基礎(chǔ)上，同時(shí)根據(jù)本校實(shí)際情況，逐步輔以數(shù)字化管理，推進(jìn)學(xué)生檔案網(wǎng)絡(luò)化管理進(jìn)程。采用紙質(zhì)檔案與數(shù)字檔案并存的管理形式。

首先，各民辦高校要把學(xué)生檔案數(shù)字化列入學(xué)校信息化建設(shè)整體規(guī)劃，從人力、物力、財(cái)力上統(tǒng)籌安排，切實(shí)推進(jìn)學(xué)生檔案存儲數(shù)字化和利用網(wǎng)絡(luò)化。

其次，配備檔案管理現(xiàn)代化設(shè)施設(shè)備，有計(jì)劃、有步驟地把學(xué)生紙質(zhì)檔案掃描成像，建立學(xué)生電子檔案數(shù)據(jù)庫和學(xué)生檔案的錄入、修改、查找、統(tǒng)計(jì)、利用管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)和高校學(xué)籍、學(xué)歷電子注冊、招生、戶籍管理、全國義務(wù)教育階段中、小學(xué)生學(xué)籍資源的聯(lián)網(wǎng)和共享。為學(xué)生和社會(huì)提供便捷、準(zhǔn)確的咨詢、查找、檢索、認(rèn)證和學(xué)生檔案的轉(zhuǎn)接、投遞管理等服務(wù)，增強(qiáng)學(xué)生檔案的利用率和管理工作的科學(xué)化、信息化水平。

總之，民辦高校學(xué)生檔案管理工作是一個(gè)系統(tǒng)工程，只要思想上重視，制度上落實(shí)，科學(xué)規(guī)范工作，將管理推向新的高度，就能適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求，就能最大限度的發(fā)揮高校學(xué)生檔案的利用價(jià)值。

[1]中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳印發(fā)《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見》[J].中國檔案2014(5).

[2]楊冬權(quán).學(xué)習(xí)《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見》體會(huì)[J].中國檔案，2014(5).

[3]李林悅.從以人為本看學(xué)生檔案管理工作創(chuàng)新[J].云南檔案，2009(10).

[4]侯英杰.新時(shí)期高校學(xué)生檔案管理改革初探[J].蘭臺世界，2008(4).

[5]楊萍.淺析民辦高校學(xué)生檔案管理的問題與建議[J].青春歲月，2012（20）.

（責(zé)任編輯：朱 斌）

On the Problems and Countermeasures of the Private University Students’Files Management

HAO Rui-pu JIANG Li-ping SHU Hui-zhen DENG Gui-ying WU Fan
(Archive Department,Jiangxi University of Technology,Nanchang 330098,China)

As non-governmental universities’ history is relatively short,the students file management has not been paid due attention,owing to such problems as the existing imperfect mechanism,backward management,weak consciousness of staff and students’archives.However,solutions,including improving mechanism,standardizing management,spreading propaganda,renewing ideas and promoting informatization construction,are suggested to enhance the value of students’archives in those universities.

private university;student’s files;management

G27

A

123(2014)04-0023-05

2014-09-03

郝瑞璞(1945-)，女，河南清風(fēng)人，江西科技學(xué)院，副研究館員。研究方向：檔案管理。

江西省高校檔案研究課題“民辦高校學(xué)生檔案管理問題探討㈦對策研究”。