彭娟

摘要：在國際貿(mào)易交流中，外貿(mào)函電作為一種重要的交際工具與手段，其在長期的外貿(mào)實踐中形成了自身獨特的文體特征及寫作原則。而在當今的經(jīng)濟發(fā)展環(huán)境下，世界市場已形成，國際貿(mào)易越來越興盛，熟悉外貿(mào)函電的文體特征及寫作原則具有一定的社會意義，不僅可以顯示出貿(mào)易方的專業(yè)性，而且還能夠為貿(mào)易企業(yè)樹立良好的形象，以促進雙方國際貿(mào)易商務(wù)的持續(xù)往來。在此，本文將深入分析外貿(mào)函電的文體特征及其寫作“C”原則。

關(guān)鍵詞：外貿(mào)函電；文體特征；寫作；“C”原則

在涉外商務(wù)的溝通與交流中，主要通過以信函為形式的各種函件來實現(xiàn)，在專業(yè)術(shù)語中將這些函件統(tǒng)稱為外貿(mào)函電。隨著科技的進步、網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，現(xiàn)今外貿(mào)函電的形式更為多樣化，如傳真、電傳、電子郵件等都是外貿(mào)函電的主要形式，其以英語作為主要的書面交流語種。外貿(mào)函電與一般交往信函相比存在著一定的差異性，追求語言的精簡、樸實、禮貌為標準，而不是追求華麗的語言或豐富的情感。在國際貿(mào)易交流中，外貿(mào)函電作為一種重要的交際工具與手段，其在長期的外貿(mào)實踐中形成了自身獨特的文體特征及寫作原則。

一、外貿(mào)函電的文體特征

（一）語篇特征

作為函件的形式，其要求外貿(mào)函電的正文部分必須短小精悍、邏輯清晰、意義連貫，如此才能利于貿(mào)易雙方的快速交流。因而，外貿(mào)函電逐漸形成了鮮明的語篇特征，語篇的結(jié)構(gòu)邏輯合理，上下文之間思路與意義連貫，以達到明確傳達貿(mào)易雙方的意圖與目的。一般情況下，外貿(mào)函電的正文部分主要由三個段落組成，在第一段中開門見山的表明發(fā)件者的意圖，第二段交代與業(yè)務(wù)相關(guān)的信息，便于收件者處理業(yè)務(wù)，第三段發(fā)件者需要表明態(tài)度與希望，并傳達對收件者的祝愿。簡潔完整、邏輯嚴謹是外貿(mào)函電呈現(xiàn)出的語篇特征，如此可以看出外貿(mào)函電的正式與規(guī)范。

（二）語法特征

外貿(mào)函電的語體往往給人一種莊重、嚴肅的感覺，尤其是在涉及一些負面問題的表述上更加需要客觀性，從而以明確貿(mào)易雙方的責任，或保障貿(mào)易雙方的合法權(quán)益。所以，外貿(mào)函電文體特征中還呈現(xiàn)出特殊的語法特征，通過使用一些常用的句型與句式來表達，如陳述句、祈使句、長短句搭配，以實現(xiàn)客觀、嚴謹?shù)谋磉_。此外，有時為了增強函件的可信度，在外貿(mào)函電寫作中還會適當使用被動語態(tài)，以減少表述中的主觀色彩，或是避免表述過于直接。如“The goods were promised to be delivered before 1st May，but now we have been in considerable difficulty through the late delivery.”，這是一句使用了被動語態(tài)的句子，發(fā)件者利用被動語態(tài)委婉的指出了對方的過失，希望對方及早解決實際問題，如此表述更易于引起對方的反思與重視。

（三）詞匯特征

外貿(mào)函電作為國際貿(mào)易活動中的一種交際工具，在寫作的過程中會涉及到許多行業(yè)領(lǐng)域的專業(yè)用詞或術(shù)語，同時函件內(nèi)容還涉及到貿(mào)易雙方的權(quán)利與義務(wù)，因此外貿(mào)函電的詞匯特征表現(xiàn)得更加明顯和突出。用詞嚴謹、準確、規(guī)范、專業(yè)是外貿(mào)函電主要的詞匯特征，只有在寫作中重視外貿(mào)函電的這些詞匯特征，這樣才能確保表述的精準與客觀，進而避免因表述問題而引起不必要的誤會或糾紛。于是乎，從事國際對外貿(mào)易的工作人員需要掌握一些外貿(mào)函電寫作中的專業(yè)詞匯，如“Import License（進口許可證）”；熟悉貿(mào)易行業(yè)中專業(yè)術(shù)語的縮略詞，如“D/P（Document against Payment，付款交單）”等；了解一些普通詞匯在外貿(mào)領(lǐng)域中的特指含義，如“quote”、“accommodation”在外貿(mào)函電中分別表示的是“報價”、“通融”的含義。

二、外貿(mào)函電的寫作“C”原則

（一）Correctness與Clearness原則

Correctness與Clearness原則，即指正確、清楚寫作原則。外貿(mào)函電在國際貿(mào)易活動中充當著一種書面評介，一旦國際貿(mào)易雙方發(fā)生經(jīng)濟糾紛時可將外貿(mào)函電作為證據(jù)來走法律程序，所以外貿(mào)函電的寫作講究Correctness與Clearness原則。其中，Correctness原則是指正文內(nèi)容中的語法、標點、語言規(guī)范、拼寫等的書寫正確性，如美式函件與英式函件中稱呼語的使用存在區(qū)分，gentlemen是美式函件的表示，而Dear Sirs則是英式函件中的表示。此外，Clearness原則是指在外貿(mào)函電寫作中表述要簡潔清楚，主題明確讓人一目了然，以避免表述不清而產(chǎn)生誤解。如“We send you yesterday，by air，4 samples of the goods which you requested in your letter of May 10.”這句表述簡單精準，數(shù)字、日期、字母大小寫、標點等都遵循了Correctness與Clearness原則。

（二）Conciseness與Concreteness原則

簡潔、具體是商務(wù)書信寫作的基本要求，外貿(mào)函電作為商務(wù)書信中的一種類型其也需要遵循Conciseness與Concreteness原則，即簡潔與具體寫作原則。由于貿(mào)易行業(yè)工作繁忙，因而外貿(mào)函電的內(nèi)容應(yīng)當簡潔精煉、具體明確，注意長話短說，以明確、詳細的方法來表述，這樣才能讓忙碌的貿(mào)易工作者花費最少的時間了解更多的信息。如“Thank you for your cooperation.（謝謝合作）”，這句是外貿(mào)函電中的常用語，直截了當?shù)谋磉_了含義。數(shù)字、日期、編號是外貿(mào)函電中的重要元素，是國際貿(mào)易雙方了解信息、做出決策的主要依據(jù)，因而在外貿(mào)函電寫作時需要著重注意這些的表達。如“The Universal Trading Company placed over US $2，000，000 worth of business with us each year.”數(shù)字具體，表達含義簡潔明了。

（三）Courtesy與Completeness原則

貿(mào)易合作講究友好、禮貌，這樣才能為雙方留下良好印象，從而為下一次的合作奠定基礎(chǔ)。外貿(mào)函電作為國際貿(mào)易雙方主要的交流工具，它雖然是一種書面形式，但如果在寫作表述中措辭用語不禮貌、不誠懇的話，就極易讓對方感覺到不被尊重，不佳的印象也會對雙方以后的合作產(chǎn)生不利影響。為此，外貿(mào)函電在寫作中還需要遵循Courtesy與Completeness原則，即禮貌與完整寫作原則。Courtesy原則是指在外貿(mào)函電寫作中注意表述言語的禮貌、親和與友好，多使用一些表示客氣的套語和詞匯，或委婉、禮貌的指出對方的不足，這更容易使貿(mào)易對方接受，如“A very careless mistake was made during the course of shipment.”。在一封外貿(mào)函電中，Completeness是寫作時必須遵循的原則，無論是敘述上的完整還是格式上的完整，這些都在某種意義上代表著一個外貿(mào)企業(yè)的形象，關(guān)系著貿(mào)易雙方合作是否能夠順利進行。

三、結(jié)語

在外貿(mào)商務(wù)中，外貿(mào)函電發(fā)揮著傳遞商業(yè)信息、磋商外貿(mào)業(yè)務(wù)、陳述商務(wù)事實、記錄進出口業(yè)務(wù)進展等的多元化作用，是國際貿(mào)易商務(wù)順利開展的重要工具與手段。因而，了解外貿(mào)函電的文體特征，掌握外貿(mào)函電的寫作原則，這些對于促進國際貿(mào)易活動順利進行十分有利。不僅可以顯示出貿(mào)易方的專業(yè)性，保證雙方交流的順暢，而且還能夠為貿(mào)易企業(yè)樹立良好的形象，以促進雙方國際貿(mào)易商務(wù)的持續(xù)往來。特別是現(xiàn)今的經(jīng)濟發(fā)展環(huán)境下，世界市場已形成，國際貿(mào)易越來越興盛，熟悉外貿(mào)函電的文體特征及寫作原則具有一定的社會意義。（作者單位：新余學院外國語學院）

本文系江西省高校人文社科課題《外貿(mào)函電中的模糊語言的應(yīng)用研究》成果之一

參考文獻：

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