(沂沭泗水利管理局防汛機(jī)動(dòng)搶險(xiǎn)隊(duì)， 江蘇 徐州 221018)

水利工程檔案管理淺析

王穎

(沂沭泗水利管理局防汛機(jī)動(dòng)搶險(xiǎn)隊(duì)， 江蘇 徐州 221018)

工程施工檔案在水利工程建設(shè)與管理過(guò)程中具有重要作用。本文分析了水利工程施工檔案管理存在的主要問(wèn)題，并提出了改進(jìn)措施，希望能使水利工程檔案發(fā)揮更大的社會(huì)效益。

水利工程檔案； 存在問(wèn)題； 管理； 措施

水利工程在施工前準(zhǔn)備階段、開(kāi)工階段、施工階段及竣工驗(yàn)收階段都會(huì)產(chǎn)生較多的工程資料，這些資料記錄了水利工程建設(shè)痕跡及過(guò)程，包括了建設(shè)方、施工方、監(jiān)理方的各項(xiàng)工作活動(dòng)及施工過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題、解決的方式、施工經(jīng)驗(yàn)等。水利工程資料是伴隨工程施工過(guò)程逐步產(chǎn)生的，全面、系統(tǒng)記錄了水利工程建設(shè)各環(huán)節(jié)，對(duì)工程竣工后的建設(shè)管理、日常維護(hù)及可能的改建、擴(kuò)建等，具有不可替代的指導(dǎo)作用，因此，科學(xué)管理水利工程資料已成為水利工程建設(shè)中的重要組成部分。水利工程資料形式豐富，種類繁多，包括各種文件報(bào)告、記錄表格、財(cái)務(wù)憑證、圖片影音等，這些資料的收集整理形成了水利工程檔案，科學(xué)管理水利施工檔案，將對(duì)工程建設(shè)產(chǎn)生深遠(yuǎn)影響。

1 水利工程檔案管理中存在的主要問(wèn)題

由于水利工程施工周期長(zhǎng)，水文、地質(zhì)情況復(fù)雜，需處理的各種信息資料繁雜，給施工檔案管理工作帶來(lái)了很多困難。

1.1 工程資料收集不全面

水利工程施工過(guò)程中，部分參建單位不重視工程資料的收集整理工作，為了應(yīng)付工程驗(yàn)收，在竣工前突擊進(jìn)行工程資料搶收，倉(cāng)促進(jìn)行工程資料的整理，施工過(guò)程中產(chǎn)生的檔案資料因時(shí)過(guò)境遷而無(wú)法彌補(bǔ)，使得工程資料管理質(zhì)量無(wú)法得到保障，造成工程資料的全面性、完整性不佳。

1.2 檔案管理認(rèn)識(shí)不高

工程參建單位沒(méi)有深刻認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，在工程建設(shè)過(guò)程中只重視工程質(zhì)量，不重視工程建設(shè)資料的收集整理，缺少檔案管理質(zhì)量要求，工程檔案整編的隨意性較大，甚至為應(yīng)付檢查和驗(yàn)收而倉(cāng)促編制，對(duì)工程檔案系統(tǒng)性管理影響很大。

1.3 檔案管理設(shè)施落后

檔案長(zhǎng)期存放對(duì)環(huán)境的溫、濕度條件要求較高，施工單位的檔案存放地點(diǎn)往往無(wú)法滿足要求，其工程檔案存放環(huán)境較差，管理設(shè)施簡(jiǎn)陋。同時(shí)，缺少適合工程資料收集、分類、管理的系統(tǒng)軟件，使得檔案管理工作效率低，檔案管理現(xiàn)代化程度不高，無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)代工程建設(shè)的發(fā)展需要。

1.4 檔案管理專業(yè)人員缺乏

許多施工單位為節(jié)約人力資源，在檔案管理人員配置上由其他工程技術(shù)人員代替專業(yè)的檔案管理人員進(jìn)行檔案管理工作。工程技術(shù)人員多未經(jīng)檔案管理專業(yè)培訓(xùn)，往往不具備相關(guān)的專業(yè)知識(shí)，技能素質(zhì)有限，不熟悉檔案管理方法和程序，使得檔案整理工作的質(zhì)量和效率無(wú)法得到保證。

2 相應(yīng)管理方法和改進(jìn)措施

2.1 制定完整的檔案管理制度

根據(jù)不同項(xiàng)目的實(shí)際情況和項(xiàng)目管理特點(diǎn)，制訂檔案管理制度，并以此指導(dǎo)項(xiàng)目檔案的各項(xiàng)管理工作，使檔案管理制度化貫穿整個(gè)檔案管理過(guò)程，包括工程開(kāi)工、實(shí)施、竣工、投入使用等各個(gè)階段及對(duì)工程資料信息的收集、整理、建檔、分類、安全使用等環(huán)節(jié)。工程驗(yàn)收與檔案驗(yàn)收同步進(jìn)行，除此之外，還應(yīng)針對(duì)各階段、各環(huán)節(jié)的檔案整理工作對(duì)照制度檢查執(zhí)行、落實(shí)情況，對(duì)重點(diǎn)檔案進(jìn)行必要的核查，使水利工程建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理工作規(guī)范化、科學(xué)化。

2.2 明確施工單位各個(gè)部門(mén)的職責(zé)范圍

水利工程項(xiàng)目的圓滿完成需要各參建單位的協(xié)調(diào)配合和共同努力，工程項(xiàng)目的檔案管理也同樣需要各部門(mén)的積極參與。根據(jù)工程項(xiàng)目參建單位的結(jié)構(gòu)關(guān)系及所屬關(guān)系，以及工程檔案形成的環(huán)節(jié)，包括信息收集、整理、鑒別、歸檔等，將工程檔案的管理工作細(xì)化到各個(gè)參建單位，甚至細(xì)化至項(xiàng)目經(jīng)理、技術(shù)負(fù)責(zé)、財(cái)務(wù)管理、技術(shù)管理、質(zhì)量管理、工程資料管理等各部門(mén)負(fù)責(zé)人的工作范圍。建立完善的工程檔案管理責(zé)任機(jī)制，把工程檔案管理工作與工程項(xiàng)目的質(zhì)量效益聯(lián)系起來(lái)，從機(jī)制上提高檔案管理工作的水平，確保工程檔案的管理質(zhì)量。

2.3 保證檔案管理的及時(shí)性

工程檔案是在水利工程的建設(shè)過(guò)程中產(chǎn)生的，由于水利工程具有周期長(zhǎng)、時(shí)間跨度大等特點(diǎn)，且其地質(zhì)，水文等條件具有很大的不確定性，大量的工程建設(shè)信息隨著水利工程的施工進(jìn)度不斷變化，因此，水利工程檔案的及時(shí)性、真實(shí)性顯得尤為重要。

為了及時(shí)全面收集工程信息，需要嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)程序及措施，主要有以下幾方面：一是在施工準(zhǔn)備階段，制定相應(yīng)工程檔案收集整理制度，按照規(guī)范要求對(duì)各類型工程技術(shù)信息的收集制定工作計(jì)劃，將工程檔案管理納入項(xiàng)目管理進(jìn)度計(jì)劃之中。項(xiàng)目建設(shè)單位應(yīng)將各類工程檔案的整理工作，包括工程資料的產(chǎn)生、建檔、保存等要求寫(xiě)入施工合同條款或者協(xié)議中。二是在施工階段，對(duì)施工資料形成過(guò)程進(jìn)行定期檢查，按照施工進(jìn)度對(duì)相應(yīng)的施工數(shù)據(jù)、需要形成施工檔案的技術(shù)資料及時(shí)進(jìn)行專項(xiàng)檢查，保障檔案形成的及時(shí)性、合理性。三是在竣工及投入使用階段，采取相應(yīng)措施對(duì)工程檔案進(jìn)行核查，落實(shí)好水利工程檔案管理歸納工作，將工程資料按不同保存要求進(jìn)行歸類、整理，保障各類信息的完整性和真實(shí)性。

2.4 引進(jìn)信息化管理技術(shù)

隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，計(jì)算機(jī)信息管理系統(tǒng)逐漸應(yīng)用到項(xiàng)目管理的各個(gè)方面，信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用也為工程檔案管理水平的提高創(chuàng)造了技術(shù)條件，利用新型的信息技術(shù)管理各種檔案資料，更加有利于檔案資料的使用和存儲(chǔ)，使檔案資料的功能得到充分發(fā)揮。檔案管理部門(mén)應(yīng)引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理技術(shù)和設(shè)備(如：性能優(yōu)越的計(jì)算機(jī))，研究開(kāi)發(fā)先進(jìn)的檔案管理軟件等，在保存紙質(zhì)檔案的同時(shí)，推行電子檔案管理形式，逐步提高工程檔案管理的信息化程度，并通過(guò)信息技術(shù)平臺(tái)整合檔案的收集、整理及分類等工作，提高檔案的準(zhǔn)確性和全面性。

2.5 提高檔案管理人員的管理技能

掌握先進(jìn)的信息技術(shù)和管理方法，不斷提高檔案管理質(zhì)量和管理效率，是每位檔案管理人員必須具備的管理技能。檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)針對(duì)不同的檔案管理系統(tǒng)定期對(duì)管理人員進(jìn)行技術(shù)培訓(xùn)。培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)涵蓋工程管理的基本理論、計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)的操作技巧、檔案管理系統(tǒng)的升級(jí)維護(hù)等相關(guān)知識(shí)，擴(kuò)寬管理人員的知識(shí)面并完善知識(shí)結(jié)構(gòu)，不斷提高其技術(shù)能力。

3 結(jié) 語(yǔ)

隨著我國(guó)現(xiàn)代化建設(shè)的發(fā)展，水利工程建設(shè)規(guī)模在逐年增加，水利工程檔案作為工程投產(chǎn)使用、運(yùn)行管理、日常維護(hù)等活動(dòng)的重要參考依據(jù)，對(duì)于工程質(zhì)量及安全等方面具有重要價(jià)值，因此，必須對(duì)工程檔案進(jìn)行科學(xué)的管理，實(shí)現(xiàn)水利工程經(jīng)濟(jì)及社會(huì)效益★

[1] 李立.淺析在建水利工程檔案管理[J].東北水電水利,2008(9).

[2] 張艷鈴.淺析水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理[J].科技情報(bào)開(kāi)發(fā)與經(jīng)濟(jì),2011，21(10).

OnWaterConservancyProjectArchivesManagement

WANG Ying

(Yishusi Water Resources Authority Flood Control Motorized Rescuing Team, Xuzhou 221018, China)

The engineering construction archives play an important role in water conservancy projects’s construction and management. In the paper, main problems in water conservancy construction archives management are analyzed and improvement measures are proposed. It is expected that water conservancy project archives can exert larger social benefits.

water conservancy engineering archives; existing problems management; measures

G271

B

1005-4774(2014)09-0083-02