邵 瑞 卿

(山西省建筑科學(xué)研究院，山西 太原 030001)

建筑企業(yè)文件檔案管理存在的問題及改革途徑

邵 瑞 卿

(山西省建筑科學(xué)研究院，山西 太原 030001)

論述了建筑企業(yè)文件檔案管理的重要性，結(jié)合文件檔案管理的經(jīng)驗(yàn)，總結(jié)了一些文件檔案管理工作的要點(diǎn)，并對電子文件檔案的管理進(jìn)行了闡述，以期使用多元化的檔案管理方式實(shí)現(xiàn)文件檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、合格化、效益化。

檔案，管理，制度，企業(yè)，電子文件

建筑企業(yè)文件檔案管理工作是每個企業(yè)行政檔案管理工作中的基礎(chǔ)工作，但它是直接關(guān)系企業(yè)管理與效益的經(jīng)濟(jì)體，是不可缺少的組成部分。隨著市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，建筑企業(yè)文件檔案管理工作中出現(xiàn)了一些新的問題。針對新問題進(jìn)行深入分析并提出一些創(chuàng)新性的改革途徑，目的是促進(jìn)企業(yè)文件檔案管理向規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、合格化和效益化發(fā)展。

1 建筑文件檔案的重要性

建筑文件檔案的管理是行政工作中一個主要部分，為行政工作的決策提供依據(jù)，為企業(yè)未來發(fā)展的方向，提供所需求的資料，為企業(yè)管理者提供正確的數(shù)據(jù)和案例，由此可見檔案管理已是企業(yè)各部門組成的重要一環(huán)。它是一項(xiàng)政策性、機(jī)密性、專業(yè)性強(qiáng)的工作，要充分認(rèn)識檔案管理的重要性，管好文件檔案，能提高企業(yè)的工作質(zhì)量和效率，維護(hù)歷史的真實(shí)面貌，用制度規(guī)范人、約束人、以制度實(shí)施文件檔案管理，認(rèn)真學(xué)習(xí)“檔案法”和國家“行政公文處理辦法”有關(guān)規(guī)定。檔案管理人員要勇于探索、不斷開拓，要求檔案管理者要面對壓力挑戰(zhàn)自我，要不斷學(xué)習(xí)，提高再學(xué)習(xí)再提高，進(jìn)一步提高對文件檔案的認(rèn)識，提高辦公效率，文件檔案工作是企業(yè)的窗口，需要掌握新的知識理論技術(shù)手段，必須通過組織業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)與技術(shù)培訓(xùn)活動。在實(shí)踐中建立健全文件檔案管理新模式，提升自身的專業(yè)素質(zhì)，提升服務(wù)水平，我們的文件檔案工作在新形勢下就會出現(xiàn)新特點(diǎn)，就能夠找出一條適合企業(yè)文件檔案管理的新模式。結(jié)合本單位健全一套服務(wù)于社會服務(wù)與企業(yè)各部門的管理模式，要與時俱進(jìn)，立足當(dāng)前服務(wù)于未來，使檔案管理在不斷發(fā)展中更加完善。

2 文件檔案的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)

企業(yè)文件檔案管理工作經(jīng)過實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，總結(jié)了一套工作流程、工作方法。如：文件立卷歸檔制度、文件檔案工作流程起點(diǎn)到完成，由文件檔案管理員立卷后交本企業(yè)檔案室保管。我國企業(yè)文件檔案單一的管理模式、以往過細(xì)的管理原則已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展要求，束縛了企業(yè)文件檔案工作的發(fā)展。僵化的文件檔案管理與靈活的管理機(jī)制相矛盾。文件檔案是與企業(yè)密切相關(guān)真實(shí)的歷史，記錄了本企業(yè)的發(fā)展歷程，平時工作感覺不重要，但讓你查找時臨渴掘井那可不行，檔案工作不是一下子能做好的，做不好是無法補(bǔ)救的。對文件檔案的管理可以說是伴隨著人類社會的發(fā)展而產(chǎn)生、發(fā)展和完善的。我國的文件管理業(yè)經(jīng)歷了一個漫長的發(fā)展過程。社會進(jìn)入了一個嶄新的發(fā)展時代，國家經(jīng)歷了翻天覆地的變化，我們的檔案事業(yè)也進(jìn)入了前所未有的新時代，并且面臨了一系列的新情況、新問題和新挑戰(zhàn)?？茖W(xué)安排大力倡導(dǎo)開拓創(chuàng)新精神，進(jìn)一步形成檔案工作氛圍，認(rèn)真總結(jié)檔案工作的好經(jīng)驗(yàn)，用新的思路解決新情況新問題，健全制度不斷把關(guān)，加強(qiáng)管理意識，要求管理人員要有高度的工作責(zé)任感，良好的職業(yè)道德，辦事細(xì)心的工作態(tài)度，樂于奉獻(xiàn)的工作精神，掌握現(xiàn)代化管理技能，利用現(xiàn)代化整理檔案。才能使經(jīng)濟(jì)效益和社會效益更加完美的結(jié)合，突出檔案資源建設(shè)和服務(wù)全局的重要性。

3 電子文件檔案的管理

隨著信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展以及全球性的網(wǎng)絡(luò)的日益成熟，在計(jì)算機(jī)中，各行各業(yè)迅速發(fā)展，按照文件分類先后順序劃分歸檔。企業(yè)文件檔案系統(tǒng)工作效率高，更多的信息實(shí)現(xiàn)了共享，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、規(guī)范，使企業(yè)工作更加適應(yīng)時代的需要，市場的需要，在互聯(lián)網(wǎng)時代真實(shí)記錄不會因?yàn)闄n案管理人員疏忽遭受損失，為迎接網(wǎng)絡(luò)的挑戰(zhàn)，應(yīng)認(rèn)真研究、扎實(shí)學(xué)習(xí)每一個程序，使企業(yè)歷史記錄在網(wǎng)絡(luò)時代得以延續(xù)，可以保證查全率和查準(zhǔn)率，通過網(wǎng)絡(luò)服務(wù)這個平臺，全面的了解文件的重點(diǎn)和最新、最快的檔案管理信息。結(jié)合計(jì)算機(jī)文件的特點(diǎn)，采用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立電子文件歸檔專用系統(tǒng)。高效、快捷的電子檔案信息管理模式，發(fā)展文件檔案的技術(shù)優(yōu)勢，為文件檔案提供優(yōu)質(zhì)、安全存儲空間，為企業(yè)提供準(zhǔn)確的文件檔案信息服務(wù)。文件檔案對電子文件產(chǎn)生原始性的原則進(jìn)行管理，為信息存儲提供查詢功能，以確保文件的檔案完整與安全，防止文件檔案的流失和病毒的破壞，文件檔案管理人員在積極參與電子文件檔案化管理的同時，增強(qiáng)文件檔案管理、注重完善自我、熱愛本職工作、加強(qiáng)檔案法制意識，共同推進(jìn)電子文件的網(wǎng)絡(luò)化管理，加強(qiáng)電子文件的檔案管理工作，以確保電子文件檔案管理工作順利開展，實(shí)現(xiàn)信息資源共享。盡快提高學(xué)習(xí)電子文件歸檔管理的基本知識、實(shí)踐技能的掌握與應(yīng)用能力，正確地處理各種信息，努力使自己成為綜合型文件檔案管理人才，盡早擔(dān)起電子文件檔案管理工作的重任，做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

社會在發(fā)展，經(jīng)濟(jì)在騰飛，文件檔案步入了新的時代，檔案工作重新走上了依法管理的軌道?，F(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度不同于以往的檔案管理制度，它既是一種管理理念，又是一種運(yùn)行機(jī)制，其目的是多元、靈活、高效的檔案管理體制要維護(hù)檔案的完整與安全，科學(xué)有序的保管是檔案的前提和保證。檔案管理體制因企業(yè)而定，不要千企一面；企業(yè)文件檔案是為社會物質(zhì)財(cái)富創(chuàng)造的重要力量，其文件檔案不僅推動了企業(yè)文件管理制度的發(fā)展，而且符合現(xiàn)代社會的要求，也是現(xiàn)代檔案工作者義不容辭的責(zé)任。充分發(fā)揮企業(yè)的競爭優(yōu)勢，整體功能，學(xué)習(xí)信息技術(shù)現(xiàn)代化管理相關(guān)知識，掌握和提高新型技術(shù)工具的能力水平，努力成為出色的管理人員，技術(shù)先進(jìn)人才，以便為企業(yè)文件檔案提供方便、快捷、高效的服務(wù)，并邁向新的高峰，更好地為本單位的發(fā)展服務(wù)。

Building enterprises files management problems and reform methods

SHAO Rui-qing

(ShanxiAcademyofBuildingScience,Taiyuan030001,China)

The paper discusses the importance of building enterprises files management. Combining with files management experience, it summarizes some files management points, and describes e-mail files management, with a view to make the diversified files management method standard, qualified and efficient as well.

files, management, system, enterprise, e-mail

1009-6825(2014)34-0279-02

2014-09-27

邵瑞卿(1964- )，女，館員

TU725

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