●北京動力機械研究所 凌 軍

淺析企業(yè)采購比價審計

●北京動力機械研究所 凌 軍

隨著企業(yè)市場化進程的加快和物資價格的不斷放開，為了遏制物資采購環(huán)節(jié)效益的流失，增強企業(yè)產(chǎn)品的競爭力，逐步形成一種新的更為嚴(yán)密有效的物資采購管理制度。采購比價審計是以物資采購價格及其價格構(gòu)成要素為主要對象，以比價為主要方法，以實現(xiàn)物資采購質(zhì)優(yōu)價廉為直接目標(biāo)，進而促使企業(yè)實現(xiàn)價格最大化的經(jīng)濟效益審計。

內(nèi)部審計 經(jīng)濟效益采購比價 路徑和對策 風(fēng)險和防范

一、開展采購比價審計有著重大的現(xiàn)實意義

（一）抓住了效益審計的敏感點，有利于改進管理。產(chǎn)品成本源自于生產(chǎn)要素的耗費，在確保質(zhì)量的前提下，要降低成本，提高利潤，必須降低生產(chǎn)要素采購價格。采購比價審計是采購管理制度的創(chuàng)新，對企業(yè)內(nèi)分屬于各部門管理的實際采購價格進行把關(guān)，便于尋找采購價格執(zhí)行及管理之中的問題，優(yōu)化內(nèi)部管理，促進企業(yè)以經(jīng)濟效益為先，降低成本。采購比價審計不僅強化了采購物流控制，而且涉及到對有關(guān)生產(chǎn)物流和銷售物流等的控制，這為企業(yè)推行現(xiàn)代物流管理以致將來實現(xiàn)即時生產(chǎn)，將企業(yè)物流系統(tǒng)融入全社會物流系統(tǒng)都提供了重要的內(nèi)控基礎(chǔ)。采購比價審計還制約了權(quán)錢交易的出現(xiàn)，有利于凈化市場經(jīng)濟秩序，降低市場交易成本。

（二）找準(zhǔn)了效益審計的切入點，是效益審計的深化和拓展。經(jīng)濟效益審計深受其廣泛性、復(fù)雜性以及人員業(yè)務(wù)素質(zhì)較低的束縛，難以在實際中推廣。事前審計、程序簡潔、成效顯著的采購比價審計是其有利抓手，是經(jīng)濟效益審計新的切入點，深化和拓展了我國效益審計方式，逐漸成為了一種常規(guī)化和制度化的事前效益審計方法。

（三）找到了內(nèi)部審計的激活點，鞏固和發(fā)展了內(nèi)審事業(yè)。實踐表明，采購比價審計的成效顯著，有利于強化內(nèi)審的權(quán)威和作用，提高企業(yè)經(jīng)濟利潤，改進企業(yè)管理，杜絕營私舞弊，凈化市場環(huán)境。可以預(yù)見，伴隨采購比價審計的廣泛實施，必將提升內(nèi)審機構(gòu)的地位，充實內(nèi)審人員的業(yè)務(wù)技能，促進內(nèi)審事業(yè)的更快發(fā)展。

二、采購比價審計的基本條件

（一）建立一套完整的內(nèi)部控制和審計制度

1.企業(yè)負責(zé)人廉潔奉公，敢于在企業(yè)內(nèi)部建立采購比價審計制度?，F(xiàn)實表明，采購領(lǐng)域容易發(fā)生錯弊行為，一是由于錯誤，即因經(jīng)辦人業(yè)務(wù)技能較差等因素，導(dǎo)致采購價格超出合理范圍，企業(yè)高進低出，造成經(jīng)濟損失。二是由于舞弊，即企業(yè)管理層或采購人員與服務(wù)商串通，通過不合理定價損公肥私。采購比價審計要對價格領(lǐng)域的過錯、舞弊現(xiàn)象進行揭露，必然會遭到有關(guān)方面勢力的抵制。因此，只有企業(yè)負責(zé)人廉潔奉公，認識到采購比價審計的重要作用，敢于建立采購比價審計制度，采購比價審計才有可能在企業(yè)內(nèi)部開展。從一定意義上講，是不是敢于開展采購比價審計，實質(zhì)上是對企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)是否廉潔的一次考驗。筆者所在研究所是從2001年中旬成立合同審查組，開始開展合同審查（包括比價審計）工作的。十余年來，合同審查組始終保持有兩名以上有一定理論和實際工作經(jīng)驗的比價審計人員，從而保證了研究所比價審計工作的有效開展，為所審減金額近億元。

2.要建立一套真正落到實處的采購比價審計制度。第一，企業(yè)必須專設(shè)審計機構(gòu)，使之獨立行使職責(zé)，不受干擾。采購比價審計能夠顯成效，關(guān)鍵在于審計的獨立地位，即獨立于企業(yè)的直接經(jīng)營管理職能。因此，審計機構(gòu)不能與直接經(jīng)營管理部門如財務(wù)、物價等合并設(shè)置，更不能在這些經(jīng)營管理部門之下。否則，采購比價審計必將不能發(fā)揮有效作用。

第二，建立完善的采購比價審計制度及工作流程。搞好比價審計工作要從建立相關(guān)的規(guī)章制度和工作流程入手。對采購比價審計的職責(zé)、權(quán)限、范圍、內(nèi)容等作出明確的規(guī)定。研究所合同審查組開展市場調(diào)查，走訪價格主管部門和有關(guān)行業(yè)協(xié)會，搜集有關(guān)價格方面的信息，編寫了《經(jīng)濟合同審查管理辦法》暫行規(guī)定。對審查人員的職責(zé)，審查的內(nèi)容和范圍、送審合同應(yīng)具備的條件、審查的程序及接審時間都做出了規(guī)定。暫行辦法的公布，為開展比價審計工作奠定了基礎(chǔ)。幾年來，工作流程和規(guī)章制度不斷得到補充修改完善，并與《合同管理辦法》進行了整合，使比價審計工作更加規(guī)范。

第三，必須完善各部門之間的協(xié)作制度。企業(yè)內(nèi)部各部門之間，只有相互協(xié)作，才能將采購比價審計落到實處。因此，企業(yè)內(nèi)部各部門之間應(yīng)該分工明確，并形成互相配合的機制。例如，計劃部門應(yīng)負責(zé)編制企業(yè)計劃和定額；供應(yīng)部門應(yīng)負責(zé)實施采購業(yè)務(wù)，提出采購價格議案，并嚴(yán)格執(zhí)行采購的審定價格；設(shè)備部門應(yīng)負責(zé)設(shè)備、備品及備件的價格詢價和采購；質(zhì)量部門應(yīng)負責(zé)及時有效地提供科學(xué)的質(zhì)檢報告；物資管理部門應(yīng)負責(zé)綜合管控物資的數(shù)量、質(zhì)量，防止超儲積壓導(dǎo)致的資金占用；財務(wù)部門應(yīng)負責(zé)采購貨款的最終結(jié)算把關(guān)。

（二）配備相應(yīng)技能的內(nèi)部審計人員。采購比價審計使審計人員置身于反腐倡廉的前線，位于矛盾的焦點。因此，審計人員必須政治素質(zhì)過硬、道德品質(zhì)高尚，必須掌握價格、供銷、機械、工藝、法律、計算機等多方面的業(yè)務(wù)技能。這樣才能滿足采購比價審計的需要。有關(guān)部門和單位在配備內(nèi)審人員時應(yīng)充分考慮以上要求，使審計人員的素質(zhì)與審計任務(wù)的要求相適應(yīng)。在崗的內(nèi)審人員則應(yīng)進一步加強學(xué)習(xí)，盡快適應(yīng)采購比價審計的新要求。

（三）建立運行速度快、存儲量大的價格信息系統(tǒng)。采購比價審計的核心是確定科學(xué)的價格標(biāo)準(zhǔn)，使之成為衡量采購價格經(jīng)濟性和有效性的秤桿，并最終確定成交價格的實現(xiàn)。因此，建立運行速度快、存儲量大的價格信息系統(tǒng)，對于正常開展采購比價審計，提高審計水平，具有重要意義。筆者所在研究所為了及時獲取最新的價格信息，對外加入了“中華商務(wù)網(wǎng)”，依托網(wǎng)絡(luò)平臺得到大量價格信息和市場行情；訂購了“機械電子價格動態(tài)”、“價格理論與實踐”、“北京工程造價信息”、“北京市建筑工程預(yù)算定額”等刊物及軟件。對內(nèi)充分利用合同承辦單位和人員掌握的價格信息，如合同預(yù)案中幾家報價的信息。掌握了可靠的價格信息，就能做到比價審計有理有據(jù)，既提高了工作效率，也提高了比價審計的權(quán)威性。

三、采購比價審計的方法

采購比價審計方法是指審計人員審核和分析審計內(nèi)容、搜集審計證據(jù)及確定審計評價標(biāo)準(zhǔn)的各種專門技術(shù)手段的總稱。用于采購比價審計的方法主要有以下幾類：

（一）標(biāo)準(zhǔn)審計法

1．市場詢價法。市場詢價法即市場調(diào)查法，指審計人員對三個（含）以上的供應(yīng)商進行市場詢價（或調(diào)查），掌握擬審計采購物資的多個價格信息，經(jīng)對比后，選定對企業(yè)有利的最優(yōu)價格作為審計標(biāo)準(zhǔn)的方法。此外，還有交叉詢價、集中詢價、利用因特網(wǎng)詢價、向咨詢公司（網(wǎng)站）詢價、向兄弟單位內(nèi)部審計機構(gòu)詢價等方法。

2.綜合比價法。綜合比價法即綜合考慮物資進價，以及裝卸、運輸?shù)荣M用，以確定采購最優(yōu)價格作為審計標(biāo)準(zhǔn)。

3.提供證據(jù)法。提供證據(jù)法，即審計人員對擬采購物品（指價值較大的機器、設(shè)備）的關(guān)鍵部件，向供貨方要求外購發(fā)票、加工制造圖紙及費用等資料，以驗證其報價是否合理的方法。

4.限價法。限價法以物品的近期成交價為基礎(chǔ)，加減市場變動因素造成的漲跌幅度，以確定最高限價，并作為該物資采購價格審計標(biāo)準(zhǔn)的方法。

5.測算法。測算法，即對構(gòu)成物品價格的各種要素（包括料、工、費、利、稅）進行分析、計算，得出該物品的公允價格，并以此作為審計標(biāo)準(zhǔn)的方法。測算法包括成本計算、系數(shù)計算、元素計算等具體方法。該法適用于無法通過市場詢價法取得審計標(biāo)準(zhǔn)的情況，也是采購比價審計中常用的方法之一。

（二）專家協(xié)助法。專家協(xié)助法，即綜合利用企業(yè)內(nèi)部的業(yè)務(wù)專家以及外聘專家，協(xié)助審計人員進行采購比價審計的方法。某些采購比價審計，涉及較多、較高深的專業(yè)知識，內(nèi)部審計人員難以完全勝任。在這種情況下，就需要發(fā)揮企業(yè)內(nèi)部各種專家的作用。審計人員根據(jù)審計任務(wù)的實際，選擇機械、化工、工程、法律等各類專業(yè)人員，經(jīng)審批后，由選定專家提供專業(yè)協(xié)助。在單位內(nèi)部專家不滿足任務(wù)需要，或增加外部專家以提高審計科學(xué)性的情況下，則應(yīng)經(jīng)審批后，聘請企業(yè)外部專家協(xié)助審計。

（三）常規(guī)審計法。常規(guī)審計法，即進行常規(guī)財務(wù)收支審計所使用的各種方法。主要有：

1.檢查。包括審閱、復(fù)核、計算、調(diào)查。

2.盤點。包括直接盤點和監(jiān)督盤點。

3.查詢。包括面詢、函詢。

4.分析性復(fù)核。包括比較分析、比率分析、趨勢分析。

5.觀察。廣泛使用于各種采購比價審計。如招標(biāo)采購中，審計人員對其操作過程的合法性進行公開、公平、公正性的審計，就需要使用觀察的方法。

四、采購比價審計的風(fēng)險和防范

（一）采購比價審計的風(fēng)險。審計風(fēng)險是一個重要的審計概念，是審計人員在審計過程中必須清醒保持的一種理念。認識采購比價審計存在的風(fēng)險，并通過適當(dāng)?shù)姆椒右钥刂疲瑢τ谔岣邔徲嬞|(zhì)量、避免審計責(zé)任有著重要的現(xiàn)實意義。采購比價審計風(fēng)險主要是指審計人員確定的審計標(biāo)準(zhǔn)及由此作出的審計意見有誤（主要指高于市場公允價），致使企業(yè)多付采購價款或造成經(jīng)辦人員從中牟利的可能性。這種可能性將會導(dǎo)致審計人員被追究相關(guān)責(zé)任。采購比價審計風(fēng)險產(chǎn)生的原因主要有以下三個方面：

1.客觀原因。第一，審計對象的復(fù)雜與否。審計對象的復(fù)雜性是指送審報價建議個性特征，無法或難以通過詢價的方法確定其市場公允價格，需要采取測算或?qū)＜易稍兊确椒右源_定。較復(fù)雜的審計對象，確定的價格標(biāo)準(zhǔn)的準(zhǔn)確度就低，相應(yīng)的審計風(fēng)險就大。第二，審計任務(wù)的輕重緩急。審計任務(wù)繁重，往往與審計時間緊迫、審計人員不足等緊密相關(guān)。通常在審計部門處理突擊性審計任務(wù)時，如限期完成成百上千種物資價格的審計，此時因時間、力量的制約，審計程序難以按規(guī)定實施到位，所確定的價格標(biāo)準(zhǔn)的準(zhǔn)確度就要打折扣，相應(yīng)的審計風(fēng)險也就越大。第三，審計人員業(yè)務(wù)水平的高低。所謂審計人員業(yè)務(wù)水平高低，指其熟悉物資價格行情，掌握采購比價審計程序和方法的水平。顯然，對于采購比價審計的新手，其審計風(fēng)險較大，而已審計多年的老手，審計風(fēng)險就小。

2.管理原因。管理原因主要是指企業(yè)采購管理水平狀況。企業(yè)采購管理科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)，參與采購的部門和人員行為就較為規(guī)范，相互間的牽制機制健全，則在采購作價環(huán)節(jié)弄虛作假、串通舞弊、內(nèi)外勾結(jié)的現(xiàn)象就少，采購比價審計的風(fēng)險也小。反之，企業(yè)采購管理控制薄弱，弄虛作假、串通舞弊、內(nèi)外勾結(jié)的現(xiàn)象盛行，則采購比價審計風(fēng)險就大。

3.環(huán)境原因。審計責(zé)任環(huán)境是形成審計風(fēng)險的直接原因，主要指企業(yè)內(nèi)部的管理制度及其明確的審計責(zé)任。在采購比價審計初期，企業(yè)管理控制的重點是盡快建立采購比價審計制度，對審計人員審計出錯（主要指確定的價格標(biāo)準(zhǔn)有誤）的責(zé)任追究事宜一般還考慮不到，或考慮這一責(zé)任的重要性尚未顯露。但是隨著這一工作的不斷深化，追究審計人員責(zé)任一事必然會逐步擺上議事日程，以借此促進采購比價審計的健康發(fā)展。審計人員因?qū)徲嫵鲥e而使審計職業(yè)聲譽（包括個人聲譽）遭受損失的風(fēng)險始終是存在的，因此，內(nèi)部審計機構(gòu)應(yīng)從采購比價審計初期起，就確立起防范審計風(fēng)險的觀念，努力把審計出錯的可能性降至最小。

（二）防范審計風(fēng)險的主要措施

1．提高審計人員的業(yè)務(wù)水平。審計人員業(yè)務(wù)水平高，尤其是具備豐富的商品知識和價格測算技能且熟悉各類物資的價格行情，其確定的價格標(biāo)準(zhǔn)的準(zhǔn)確度就高，審計出錯的可能性就小。因此，凡實行采購比價審計的，審計人員都應(yīng)加快提高自身業(yè)務(wù)水平，使自己盡快適應(yīng)該項審計的業(yè)務(wù)需要。

2．制定合理的審計策略。根據(jù)不同的情況，采取不同的審計方法，在事前審計力量不濟的情況下，通過事后審計加以補救，力爭把出錯的損失降至最小。

3．建立價格信息系統(tǒng)。采購比價審計的關(guān)鍵在于確定正確的價格審計標(biāo)準(zhǔn)。確定價格審計標(biāo)準(zhǔn)的關(guān)鍵又在于審計人員能否及時獲取各種物資價格的實時行情。企業(yè)若能建立一個合理高效的價格信息系統(tǒng)，就能極大地方便審計人員的檢索利用，從而大大減少出錯的可能性。

4．建立必要的質(zhì)量控制制度。對審計事項應(yīng)有審計記錄，最少應(yīng)有一人加以復(fù)核，避免一人一貫制審計到底的現(xiàn)象。對重大審計事項，應(yīng)實行多級復(fù)核，必要時要通過論證或集體討論的方式確定審計意見。

5．協(xié)調(diào)好與采購部門的關(guān)系。作為企業(yè)的職能機構(gòu)，審計部門和采購部門的目標(biāo)是一致的，尤其在實施采購比價審計以后，在強有力的審計監(jiān)督制約下，采購人員的機會主義傾向已得到了遏制，采購行為逐步規(guī)范。許多敬業(yè)的采購人員也在廣泛搜集物資價格信息，爭取采購到價廉物美的物資。盡管審計人員可通過努力占領(lǐng)企業(yè)價格信息制高點，但有時信息沒有采購人員靈敏的情況始終是存在的。協(xié)調(diào)與采購部門的關(guān)系，實現(xiàn)信息資源共享，不僅對企業(yè)價格最大化目標(biāo)有利，也有助于防止審計風(fēng)險?！?/p>

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