王恩賢

醫(yī)學(xué)科研物資信息分類和編碼探討

王恩賢

目的：探討醫(yī)學(xué)科研物資管理中信息分類與編碼的方法。方法：依據(jù)國(guó)家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合工作中遇到的問(wèn)題和具體實(shí)例，確定分類編碼實(shí)施方案。結(jié)果：實(shí)際應(yīng)用表明，所討論的方法是可行的，能夠較好地解決醫(yī)學(xué)科研物資分類編碼問(wèn)題。結(jié)論：科學(xué)合理的分類體系有助于提高物資供應(yīng)部門的信息化水平。

物資管理；分類；編碼；信息化

0 引言

信息分類與編碼技術(shù)是物資供應(yīng)管理信息系統(tǒng)建設(shè)和運(yùn)行中重要的支撐性技術(shù)。由于醫(yī)學(xué)科研物資品種繁雜，目前還沒(méi)有統(tǒng)一的分類標(biāo)準(zhǔn)和編碼方案可供使用。如何對(duì)醫(yī)學(xué)科研物資進(jìn)行分類和編碼，一直是我們面對(duì)的課題。本文依據(jù)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)GB/T 7027—2002《信息分類和編碼的基本原則與方法》[1-2]和其他相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合實(shí)際管理工作的需要和科研物資管理信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)，就信息化管理要求的醫(yī)學(xué)科研物資分類編碼問(wèn)題進(jìn)行了探討。

1 物資分類的原則與方法

1.1 分類原則

物資分類是進(jìn)行物資編碼的基礎(chǔ)，也是物資供應(yīng)目錄維護(hù)的關(guān)鍵[3]。醫(yī)學(xué)科研工作中所需要的物資種類比較多，包括化學(xué)試劑、醫(yī)療藥品、儀器設(shè)備、實(shí)驗(yàn)工具、醫(yī)療器械、百貨雜品、玻璃儀器等，確定分類時(shí)應(yīng)遵循科學(xué)性、系統(tǒng)性、擴(kuò)延性、兼容性和實(shí)用性的原則。具體應(yīng)把握以下幾點(diǎn)：

（1）選擇物資相對(duì)穩(wěn)定的屬性作為分類依據(jù)，藥品試劑類主要按化學(xué)性質(zhì)分類，設(shè)備器材類主要按用途分類；

（2）將相近的物資類別盡量排列在一起，先排列藥品試劑類，再排列儀器設(shè)備類；

（3）設(shè)置專項(xiàng)訂貨類，負(fù)責(zé)收容臨時(shí)計(jì)劃物資，避免打亂現(xiàn)有的分類體系；

（4）盡量與國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)所確定的分類體系保持一致；

（5）物資分類要為管理工作服務(wù)，對(duì)于不方便進(jìn)一步分類的物資可以不再細(xì)分。

1.2 分類方法

國(guó)家相關(guān)主管部門先后制訂了許多物資分類標(biāo)準(zhǔn)，但至今沒(méi)有形成統(tǒng)一的體系，基本上處于各自為政的狀態(tài)[4-5]。根據(jù)醫(yī)學(xué)科研物資的特點(diǎn)，我們將所有科研物資籠統(tǒng)分為藥品試劑類和設(shè)備器材類。其中藥品試劑類又分為9類，分別用A~I表示；設(shè)備器材類也分為9類，分別用M~U來(lái)表示，見(jiàn)表1。

為了縮短代碼的長(zhǎng)度，對(duì)于藥品試劑類和設(shè)備器材類不再設(shè)置總代碼。在確定分類代碼時(shí)盡量賦予字母一定的含義，例如：用A表示危險(xiǎn)化學(xué)品，對(duì)相關(guān)管理人員來(lái)說(shuō)可以解讀為最重要；用C表示有機(jī)化學(xué)品，利用了碳元素代號(hào)；用U表示玻璃儀器類，因?yàn)閁酷似很多玻璃儀器。各大類再根據(jù)品種多少和管理的需要細(xì)分為若干小類，國(guó)家有分類標(biāo)準(zhǔn)的要依從國(guó)家確定的分類標(biāo)準(zhǔn)，國(guó)家沒(méi)有

統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的參考相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。

表1 醫(yī)學(xué)科研物資分類和代碼

1.3 依據(jù)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)分類示例

對(duì)于危險(xiǎn)化學(xué)品的分類主要依據(jù)了國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《危險(xiǎn)貨物分類和品名編號(hào)》的相關(guān)規(guī)定。該項(xiàng)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)經(jīng)過(guò)了多次修訂，最新版本是GB 6944—2012。雖然有些物資平時(shí)很少庫(kù)存，但是為了采購(gòu)、運(yùn)輸、儲(chǔ)存和使用管理方便，仍然將危險(xiǎn)化學(xué)品按標(biāo)準(zhǔn)對(duì)應(yīng)分為9類，見(jiàn)表2。其中A4類包括易燃固體、自燃物品和遇濕易燃物品，A5類包括氧化劑和有機(jī)過(guò)氧化物。

1.4 參照行業(yè)經(jīng)營(yíng)目錄分類示例

對(duì)于醫(yī)療器械、玻璃儀器的分類，主要參照有關(guān)經(jīng)營(yíng)單位目錄并結(jié)合科研工作實(shí)際需求情況確定。其中，玻璃儀器共分 為 10類，用U0、U1、……、U9表示，各類又分為若干小類。部分玻璃儀器分類代碼見(jiàn)表3。

表2 危險(xiǎn)品分類和代碼

表3 玻璃儀器分類和代碼

2 物資編碼的原則與方法

2.1 編碼原則

要在物資分類的基礎(chǔ)上，科學(xué)合理地確定各種物資的具體編碼。編碼結(jié)構(gòu)的設(shè)計(jì)是否靈活方便，直接關(guān)系到科研物資管理信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)架構(gòu)設(shè)計(jì)是否穩(wěn)定[6]。為此，確定物資編碼時(shí)應(yīng)遵循唯一、合理、簡(jiǎn)明、適用、規(guī)范和可擴(kuò)充的原則。但是，有些原則之間可能是相互沖突的。為了保證編碼的可擴(kuò)充性，就要預(yù)留足夠的備用碼，因此，要犧牲編碼的簡(jiǎn)短性；要使編碼具有更多的含義，也需要增加編碼的長(zhǎng)度，編碼的簡(jiǎn)短性也會(huì)受到影響。因此，在編碼設(shè)計(jì)時(shí)需要綜合平衡，盡量使設(shè)計(jì)的編碼體系科學(xué)實(shí)用。在實(shí)際編碼過(guò)程中需要把握以下幾點(diǎn)：

（1）每種物資只能賦予一個(gè)代碼，每個(gè)代碼只代表一種物資；

（2）物資編碼結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)要與物資分類體系設(shè)計(jì)相適應(yīng)；

（3）各類物資編碼的類型、結(jié)構(gòu)和編寫(xiě)格式應(yīng)當(dāng)保持一致；

（4）在能夠滿足編碼擴(kuò)充的前提下，物資編碼應(yīng)該盡可能簡(jiǎn)短；

（5）物資編碼應(yīng)盡量有一定的含義，以便于相關(guān)人員記憶和使用；

（6）要預(yù)留一定量的后備碼，盡量保持物資編碼體系的相對(duì)穩(wěn)定。

2.2 編碼方法

科研物資信息編碼采用了遞增順序碼和系列順序碼。

2.2.1 遞增順序碼

根據(jù)各類物資可以預(yù)見(jiàn)的變化情況規(guī)定了不同的遞增值，物資編碼按預(yù)定的數(shù)字遞增。為了節(jié)約編碼資源，對(duì)于確實(shí)不需要中間代碼值的，也可采用連續(xù)編碼。

（1）連續(xù)編碼：各種規(guī)格的膠塞，從000、00、0、1、2、……、17號(hào)，不需要中間代碼值，采取了連續(xù)編碼，編碼依次按1遞增。例如：用U0101、U0102、U0103、……分別表示各種型號(hào)的膠塞。

（2）偶數(shù)編碼：燒杯容量從5 mL到5 000 mL，庫(kù)存基本上涵蓋市場(chǎng)上的各種規(guī)格，增加規(guī)格的可能性極小，但是也有增加的可能，對(duì)于這一類物資采取了偶數(shù)編碼的方式，編碼遞增值為2。例如：用U1102、U1104、U1106……分別表示10、50、100 mL……的燒杯。

（3）按10遞增編碼：由于化學(xué)試劑類品種規(guī)格較多、庫(kù)存品種相對(duì)有限，經(jīng)常需要使用中間代碼值，其首次物資編碼就采取了按10遞增編碼的方式。

2.2.2 系列順序碼

對(duì)于需要在基本分類的基礎(chǔ)上進(jìn)一步細(xì)分的物資，當(dāng)每類品種數(shù)在10~99之間時(shí)，可以采取系列順序編碼的方法。例如：U14**表示玻璃儀器的多口燒瓶，而多口燒瓶又可以細(xì)分為二口、三口、四口燒瓶3類，每類均超過(guò)了10個(gè)規(guī)格。對(duì)于后面的2位編碼就采用了系列順序碼：用01~29表示“二口燒瓶”，用30~59表示“三口燒瓶”，用60~89表示“四口燒瓶”，90~99備用。

2.3 編碼格式

針對(duì)醫(yī)學(xué)科研物資的特點(diǎn)，科研物資編碼采用了字母、數(shù)字混合格式編碼，由物資分類代碼和品名編碼組成。這種編碼格式兼具字母型編碼和數(shù)字型編碼的優(yōu)點(diǎn)，結(jié)構(gòu)嚴(yán)密、直觀性好，符合使用習(xí)慣。為了保持編碼體系的穩(wěn)定，對(duì)常規(guī)庫(kù)存物資和臨時(shí)計(jì)劃物資分別采取了不同的編碼格式。

常規(guī)庫(kù)存物資編碼長(zhǎng)度為5位，編碼格式：X9999，由1位字母和4位數(shù)字組成，包含了分類代碼和品名順序碼等信息。以編碼A3230為例：A代表危險(xiǎn)品，A3代表易燃液體，A3230代表無(wú)水乙醇。

專項(xiàng)訂購(gòu)物資編碼長(zhǎng)度為7位，編碼格式：XX99999，由2位字母和5位數(shù)字組成，包含了分類代碼、采購(gòu)代碼、年度和計(jì)劃序號(hào)等信息。以編碼GM12001為例：G代表專項(xiàng)訂購(gòu)物資，M是采購(gòu)代碼，GM12001代表2012年度第001號(hào)專項(xiàng)訂購(gòu)計(jì)劃。

2.4 賦值要求

在給物資編碼賦值時(shí)，應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：

（1）編碼長(zhǎng)度應(yīng)符合規(guī)定的位數(shù)，不足位數(shù)必須用0填滿；

（2）編碼格式應(yīng)按規(guī)定格式排列，不能將字母、數(shù)字隨機(jī)排列；

（3）字母碼要使用單一的形式，不要大小寫(xiě)字母混合使用；

（4）數(shù)字碼不要兩頭封死，如“：0000”或“9999”；

（5）禁止使用特殊字符編碼，如：運(yùn)算符、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)等；

（6）不要隨意調(diào)整編碼，已經(jīng)停用的編碼一般不再使用。

3 新增物資編碼的日常管理

物資編碼工作不是以生成文本文件作為完成的標(biāo)志，大量的工作是日后對(duì)編碼系統(tǒng)的維護(hù)[7]。在實(shí)際工作中，必須明確編碼責(zé)任人、編碼流程和應(yīng)注意的事項(xiàng)。

3.1 編碼責(zé)任人

為了保證物資編碼體系的完整，保證統(tǒng)計(jì)匯總和統(tǒng)計(jì)分析工作的順利進(jìn)行，物資分類代碼的設(shè)置一般由統(tǒng)計(jì)部門負(fù)責(zé)。對(duì)于具體的編碼工作分2種情況：（1）常規(guī)庫(kù)存物資的編碼通常由供應(yīng)部門負(fù)責(zé)，各倉(cāng)庫(kù)負(fù)責(zé)人為新增物資編碼工作的第一責(zé)任人；（2）專項(xiàng)訂貨計(jì)劃物資可由相關(guān)采購(gòu)人員預(yù)先進(jìn)行編碼，而后由倉(cāng)庫(kù)負(fù)責(zé)接收數(shù)據(jù)并負(fù)責(zé)類別代碼審核。

3.2 編碼流程

各部門和相關(guān)人員必須根據(jù)物資類別和《庫(kù)存物資目錄》中確定的編碼規(guī)則和規(guī)律，認(rèn)真編制新增物資編碼，要避免一物多碼和重碼。在動(dòng)態(tài)維護(hù)物資編碼時(shí)，必須先從現(xiàn)有的物資編碼信息庫(kù)中查找。如果編碼庫(kù)中確實(shí)沒(méi)有，才能依照事先確定的規(guī)則編寫(xiě)一個(gè)新的物資代碼[5]。

3.3 注意事項(xiàng)

為了保證物資編碼的準(zhǔn)確，在編碼之前還要注意對(duì)編碼對(duì)象的描述進(jìn)行核對(duì)。

（1）物資名稱要規(guī)范。物資名稱的多樣性是客觀存在的，也是不可能改變的[8]。由于醫(yī)學(xué)科研物資的名稱較多，因此，要注意區(qū)分物資的學(xué)名、俗名和別名，盡量將習(xí)慣名稱調(diào)整為統(tǒng)一規(guī)范的名稱。名稱太長(zhǎng)需要簡(jiǎn)化或使用縮寫(xiě)時(shí)應(yīng)注意是否具有唯一性。對(duì)于進(jìn)口物資的譯名必須符合一定的規(guī)范，盡量使用通用的中文名稱。

（2）型號(hào)規(guī)格要齊全。在規(guī)格型號(hào)不清楚時(shí)，應(yīng)該現(xiàn)場(chǎng)查看實(shí)物標(biāo)簽或裝箱單。對(duì)于進(jìn)口物資，可以填寫(xiě)具有唯一性的商品編碼，以便于科研人員查閱文獻(xiàn)和了解該物資的詳細(xì)技術(shù)指標(biāo)。

（3）計(jì)量單位要統(tǒng)一?？蒲形镔Y通常用量較小，為方便供應(yīng)工作，盡量使用較小的計(jì)量單位。計(jì)量單位確定后，不要隨意進(jìn)行調(diào)整。確需進(jìn)行調(diào)整的，應(yīng)結(jié)合物資包裝變化和科研人員領(lǐng)用情況確定。計(jì)量單位名稱應(yīng)統(tǒng)一規(guī)范，避免出現(xiàn)中文和字母混用的情況。

4 結(jié)語(yǔ)

物資分類與編碼是否合理是信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)成功的關(guān)鍵，是推進(jìn)醫(yī)學(xué)科研物資管理信息化建設(shè)必須要做好的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。只有科學(xué)設(shè)計(jì)編碼體系、制定編碼規(guī)則、規(guī)范編碼流程，才能保證物資供應(yīng)管理信息系統(tǒng)的正常運(yùn)行，才能為信息傳遞、信息共享和統(tǒng)計(jì)分析提供方便，才能為管理決策提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)[9-10]。實(shí)際應(yīng)用情況表明，科學(xué)合理的分類和編碼體系對(duì)提高醫(yī)學(xué)科研物資管理水平和供應(yīng)工作的效率是有益的。

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（收稿：2013-03-04 修回：2013-05-13）

Classification and Encoding of Medical Research Materials

WANG En-xian
(Department of Science and Technology,Academy of Military Medical Sciences,Beijing 100850,China)

Objective To study the method for information classification and encoding in research materials management.>Methods A solution for the classification and encodingwas prepared based on the practice and related standards ofnationaland>industrial.Results Trials proved that the solution was feasible.Conclusion Rational classification system contributes to the in->formatization ofmaterialssupply department.[Chinese Medical Equipment Journal，2014，35（3）：136-138]

material management;classification;encoding;informatization

R318；R197.324

A

1003-8868（2014）03-0136-03

10.7687/J.ISSN1003-8868.2014.03.136

王恩賢（1963—），男，高級(jí)實(shí)驗(yàn)師，主要從事科研物資管理信息化研究和科研物資統(tǒng)計(jì)方面的工作。

100850北京，軍事醫(yī)學(xué)科學(xué)院科技部（王恩賢）