文/本刊記者 王左利

IT外包：一半是海水，一半是火焰

IT外包并非洪水猛獸，更不是濟(jì)世仙丹，IT外包在帶來各種便利的同時無疑會遇到各種風(fēng)險，作為CIO，思考外包的最好視角也許是∶如何讓大學(xué)的IT部門更好地成長。

文/本刊記者 王左利

近期，《中國教育網(wǎng)絡(luò)》針對230所高校的調(diào)研數(shù)據(jù)回饋中，問及“高校信息系統(tǒng)建設(shè)的策略和未來的打算”時，有197所學(xué)校表示當(dāng)前正采用外包系統(tǒng)或與供應(yīng)商合作開發(fā)的形式建設(shè)信息系統(tǒng)，并且有199所高校表示將在未來三年內(nèi)采用外包或與供應(yīng)商合作開發(fā)的形式建設(shè)本校的信息系統(tǒng)。高校信息系統(tǒng)建設(shè)外包的現(xiàn)象正在普及與推廣。

源于經(jīng)濟(jì)壓力的選擇

國內(nèi)高校信息化各種會議和討論好像很少提到外包，說起來總有點(diǎn)欲語還休的狀態(tài)。去年，來自喬治城大學(xué)的副校長助理肖水根先生介紹美國大學(xué)的IT狀況，在報告里，他把IT外包當(dāng)作一個特別重要的內(nèi)容分享，令人思考∶IT外包對美國大學(xué)為什么這么重要？

肖水根提到，美國大學(xué)之所以如此熱衷于IT外包的主因在于“省錢”。因?yàn)槊绹髮W(xué)IT部門的人員工資很高，迫于成本壓力，IT部門不得不轉(zhuǎn)向外包。

實(shí)際上，在2009年之前，美國大學(xué)對IT外包的態(tài)度也是搖擺不定的。那時候高等院校的CIO不是很看好服務(wù)外包，還有三分之一已經(jīng)外包的院?？紤]把包出去的業(yè)務(wù)重新收回。但是，在經(jīng)濟(jì)壓力下，這一局面瞬間得到改變。

在金融危機(jī)之前，美國大學(xué)對IT的投入非?？犊?008年之后，走入了一個特別的下滑期。

當(dāng)時北卡萊羅納州戴維森學(xué)院副校長Karen L. Goldstein的認(rèn)識代表了一部分CIO們的想法，他認(rèn)為,在經(jīng)濟(jì)衰退可能長期持續(xù)的情況下,未來的高等教育IT領(lǐng)導(dǎo)者面臨的最大挑戰(zhàn)將是財(cái)務(wù)管理的問題,他們必須學(xué)會駕馭高等教育財(cái)務(wù)規(guī)劃并與各方利益相關(guān)者就此進(jìn)行協(xié)商。而且有部分CIO認(rèn)為，在高等院校普遍面臨著預(yù)算削減的時代，信息化部門不僅有必要通過自己的努力降低本部門的成本，而且有必要利用信息技術(shù)幫助學(xué)校度過難關(guān)。后來的MOOC可以看作是這一美好愿望的實(shí)踐。

金融危機(jī)使得高等院校在信息化的過程中不得不考慮到成本的因素。這一背景使得美國大學(xué)開始大幅度進(jìn)行IT外包。相比每個院校自行購置設(shè)備的方式，通過服務(wù)外包的方式，多個院?？梢怨蚕硐嗤脑O(shè)備提供的服務(wù)，通過實(shí)現(xiàn)規(guī)模經(jīng)濟(jì)來降低IT的運(yùn)行成本，這確實(shí)是一個有效的途徑。

而且，即使是在金融危機(jī)之后，對美國大學(xué)過多的花費(fèi)的不滿不絕于耳?！督?jīng)濟(jì)學(xué)人》就指出，即使在2011年底，白宮的邀請函中還在抱怨高等院校的支出翻番，教育部秘書長也在催促高等院校“好鋼用在刀刃上，花錢花在裉節(jié)上。”經(jīng)費(fèi)問題簡直成為壓在美國大學(xué)頭頂上的一座大山。

對于IT外包來說，2008～2009年是一個時間節(jié)點(diǎn)，一方面源于金融危機(jī)導(dǎo)致的美國大學(xué)的經(jīng)費(fèi)壓力，另外一方面，云的誕生從某種程度上可以說催熟了大學(xué)的IT外包。時至今日，美國大學(xué)的IT外包存在于大部分學(xué)校。EDUCAUSE的2013 Core Data Services調(diào)查顯示，美國有一半高校采用了IT外包，其中IT外包花費(fèi)占全校IT統(tǒng)一預(yù)算的4.1%,而這一比例隨著美國高校IT外包政策的調(diào)整在不斷增長。外包的主要項(xiàng)目是信息安全、IT部門管理運(yùn)營、信息系統(tǒng)等。總之，在人員編制有限的情況下，美國大學(xué)的IT外包節(jié)節(jié)高升。

而且，成熟的市場也在催生著IT外包，比如，這幾年，微軟和谷歌就一直為爭取美國大學(xué)郵箱業(yè)務(wù)打得不可開交，他們既不收費(fèi)用，也不內(nèi)嵌廣告，僅僅是想占據(jù)高校這片廣闊的市場。

光明與黯淡

與美國大學(xué)大幅度采取IT外包相比，編制有限是國內(nèi)高校采取IT外包的最根本原因。除了類似于北京大學(xué)、清華大學(xué)這樣擁有龐大IT部門的大學(xué)，通常3～4萬人的學(xué)校中，往往只有20～40個人的IT隊(duì)伍。在信息化布滿校園每個角落的今天，這樣的IT編制無疑已無法保證服務(wù)水平了。此外，IT外包的興起還有另外一個原因∶這幾年的IT投入充足。一位老師接受本刊采訪時表示，“最近幾年IT投入較多，資金比較充足，所以一些業(yè)務(wù)的外包成為可能。”這與美國大學(xué)因?yàn)橘Y金壓力而采取外包的初衷幾乎完全不同。

對這幾年進(jìn)行梳理，發(fā)現(xiàn)國內(nèi)大學(xué)IT外包大致可分為三個時期∶第一階段∶早期高校對管理信息系統(tǒng)的外包。一直到今天，高校大多數(shù)的管理信息系統(tǒng)基本上交由廠商做，但一直存在無法擺脫的瓶頸，成長性很差。第二階段∶由一卡通和無線建設(shè)而引發(fā)的外包浪潮，大致為2007～2010年左右，學(xué)校無線網(wǎng)大批量被運(yùn)營商進(jìn)駐，高校也普遍與企業(yè)以及銀行合作建設(shè)一卡通，這一時期IT外包非常集中；第三階段∶從2010年到現(xiàn)在，有資金支持的一些高校開始把IT基礎(chǔ)設(shè)施、服務(wù)臺、郵箱、IDC等基礎(chǔ)服務(wù)進(jìn)行外包，外包方式呈現(xiàn)多樣化。

還有一個不得不提的改變∶云服務(wù)對IT外包的重新定義。最近國外的一項(xiàng)調(diào)查表明，有超過一半的高校至少有1個系統(tǒng)在云端。一個顯而易見的事情是，伴隨著云服務(wù)，一種新型的IT外包形式逐漸增多。一位北大圖書館的老師告訴本刊，他們的外包服務(wù)只有兩種，一是PC外包，另外一種就是基于云服務(wù)的外包。

廈門大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院計(jì)國君在一篇分析IT外包戰(zhàn)略的文章中指出，在過去10 多年的高校信息化建設(shè)中，外包已經(jīng)被普遍認(rèn)同，且比企業(yè)更形式多樣。高校的IT外包涉及設(shè)備的提供和維護(hù)、信息系統(tǒng)的開發(fā)和維護(hù)、通信網(wǎng)絡(luò)的管理、運(yùn)維服務(wù)、備份和災(zāi)難恢復(fù)、IT培訓(xùn)等。

與基礎(chǔ)服務(wù)外包的蓬勃光明場面相比，最早外包的管理信息系統(tǒng)領(lǐng)域可謂前景黯淡。

“管理信息系統(tǒng)可以說數(shù)十年如一日地處于瓶頸期，前景灰暗?！北本煼洞髮W(xué)信息網(wǎng)絡(luò)中心副主任陳金燾介紹說，大學(xué)管理信息系統(tǒng)的技術(shù)難度很大，沒有充足的人力資源和很好的技術(shù)支持幾乎不敢想象自己做。整個過程也非常復(fù)雜∶嚴(yán)格的需求調(diào)研、需求確認(rèn)、系統(tǒng)開發(fā)、上線培訓(xùn)、持續(xù)維護(hù)，功能拓展。除了像北大、清華、中大、復(fù)旦等擁有強(qiáng)大IT部門的高校自己做這件事，其他學(xué)校基本上是交給企業(yè)做。

但是，在陳金燾看來，企業(yè)目前陷入了一個“無法自拔”的艱難場景?！叭绻f最初做管理信息系統(tǒng)的時候是企業(yè)給了我們信心，到現(xiàn)在，當(dāng)有了一定經(jīng)驗(yàn)和較大資金支持，我們自己開始有了信心的時候，卻明顯感覺到企業(yè)在退縮。”

企業(yè)在這10年的發(fā)展中，從最初的雄心勃勃轉(zhuǎn)入到目前的艱難行走，令人感慨。其根源在于∶第一,高校信息化總體背景和自身特點(diǎn)。我國高校信息化建設(shè)中各個學(xué)校的差異很大，這使得企業(yè)在做管理系統(tǒng)的時候，對于每一所接觸的高校幾乎都要從頭開發(fā)，重新做需求，寫代碼、最后測試。無法形成統(tǒng)一的可復(fù)制和參照的模式，導(dǎo)致企業(yè)的開發(fā)成本很高，后續(xù)維護(hù)成本也很高。其二，信息化最怕變化，效率最高的信息化一定是流程、業(yè)務(wù)處理的方式相對固化，但國內(nèi)高校這些年超常規(guī)發(fā)展，教學(xué)科研模式變革，管理功能不斷放大， 業(yè)務(wù)流程變數(shù)很大?！傲鞒套兓瘞缀跬２幌聛怼９芾硪蛔兓?，信息化就得發(fā)生改變，舊的系統(tǒng)就不適應(yīng)當(dāng)前情況，系統(tǒng)的使用周期非常短暫?！狈N種原因?qū)е抡麄€行業(yè)的成長性很差。并進(jìn)而形成惡性循環(huán)，公司也不能很好地成長與盈利，整個行業(yè)不能順利發(fā)展。

而相比較而言，國外大學(xué)ERP行業(yè)活得非常好，源于國外大學(xué)的運(yùn)作模式、服務(wù)規(guī)范相當(dāng)固定，業(yè)務(wù)流程相對標(biāo)準(zhǔn)化和固化，管理的延續(xù)性很強(qiáng)。由此，企業(yè)可以輕易形成產(chǎn)品化。

面對國內(nèi)高校千變?nèi)f化的獨(dú)特需求，企業(yè)的盈利與良性成長幾乎遙不可及?！拔覔?dān)心，有一天拿著錢都不知道找誰做管理信息系統(tǒng)。”對于大學(xué)管理信息系統(tǒng)的未來市場，陳金燾很是憂慮。

CIO與IT外包

在學(xué)校是否該IT外包這一問題上，存在截然不同的觀念，積極者與保守者同在。積極者如人民大學(xué)財(cái)務(wù)處處長顧濤，在這之前他做過多年的信息網(wǎng)絡(luò)中心主任，他曾對本刊表示，“只要領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)可，專業(yè)的事就應(yīng)當(dāng)讓專業(yè)的人去做。重要的是觀念要改變。” 而保守者認(rèn)為，外包公司的責(zé)任心根本無法跟部門員工相提并論。如蘭州大學(xué)設(shè)備處處長陳文波，同樣的，他之前也一直在網(wǎng)絡(luò)中心，在經(jīng)歷外包之后又把外包收回，理由是“外包公司的員工只把師生當(dāng)客戶，很難融入學(xué)校的氛圍中?！笨傮w來看，一些學(xué)校已大幅度進(jìn)行外包，如中國農(nóng)業(yè)大學(xué)，目前，外包項(xiàng)目占信息化建設(shè)項(xiàng)目的80%以上，從來沒有過外包的學(xué)校同樣存在，而且，也存在不少嘗試過外包但又想收回的學(xué)校，這足以可見IT外包確實(shí)復(fù)雜多樣。

對比來看，在IT外包方面，南方高校比北方高校邁的步伐大許多。華南地區(qū)是國內(nèi)IT外包實(shí)踐最多的地區(qū)之一，華南理工大學(xué)信息網(wǎng)絡(luò)工程研究中心主任陸以勤在介紹華南地區(qū)外包情況時提到，許多網(wǎng)絡(luò)中心主任甚至在考慮外包之后的人才結(jié)構(gòu)問題。他們認(rèn)為，未來在云的環(huán)境下，大部分IT業(yè)務(wù)將被外包，學(xué)校信息化部門的人員結(jié)構(gòu)也要發(fā)生一定的遷移，必須有一些類似于項(xiàng)目經(jīng)理的崗位隨之誕生。

那么，外包，做還是不做？顧濤曾經(jīng)用自己的理論闡述過大學(xué)IT的選擇，放在這里也似乎非常合適。顧濤說，信息化本質(zhì)上是干還是不干的選擇。做的話要考慮時機(jī)、次序、策略、條件。他認(rèn)為，時機(jī)極重要，“永遠(yuǎn)等肯定不是一個好想法。但是在時機(jī)不成熟的情況下，突圍而上也是不行的?！钡诙?，次序。如同下圍棋，次序的不同可能導(dǎo)致完全不同的結(jié)果?！跋冉ㄊ裁春蠼ㄊ裁?，要布局謀劃?！钡谌呗?，與次序有異曲同工之處，但范疇更大。最后，他提到人才?！叭瞬攀欠窬邆?？如果自己的人沒有能力，想跟開發(fā)商共同成長的話，還是要慢一點(diǎn)，要慎重一些?！?/p>

最近幾年IT投入較多，資金比較充足，所以一些業(yè)務(wù)的外包成為可能。

可以說，IT部門的領(lǐng)導(dǎo)者對外包的態(tài)度很大程度上決定著一所學(xué)校IT外包的走向。作為信息化的策略之一，IT外包必然引發(fā)一系列的管理變化。外包關(guān)系一旦建立也就意味著一個跨組織的利益聯(lián)盟的建立。

大學(xué)的IT領(lǐng)導(dǎo)者也許要花時間思考一些問題∶第一，云服務(wù)越來越成為一種普遍，云計(jì)算使傳統(tǒng)的外包和內(nèi)部運(yùn)作之間的界限變得模糊起來,它將檢驗(yàn)IT的管理和控制策略。隨著云計(jì)算以及外包市場的成熟，大學(xué)將如何對待IT外包，是仍然保持遠(yuǎn)離還是順應(yīng)接受；第二，無論希望與否，外包會引發(fā)一種新的管理組織體系的變化，如何從容面對這種改變，讓外包與組織的成長相互協(xié)調(diào)；第三，一旦采用外包，毋庸置疑會帶來一些以前不曾涉及的風(fēng)險，如何有效管理外包關(guān)系以及應(yīng)對這種風(fēng)險；第四，當(dāng)一些被認(rèn)為是可以外包的工作外包出去，那么，信息化部門可以專注于什么？信息化部門必須找到安身立命之所，也就是核心價值所在。第五，CIO們要認(rèn)識到，不僅要考慮當(dāng)下物力人力資金的比例，還要考慮大學(xué)的補(bǔ)給和持續(xù)發(fā)展。

在觀望與實(shí)踐中，這幾年的研究與探索逐漸增多,這幾年學(xué)術(shù)論文中都有不同視角探討這件事。人們意識到，IT外包并非洪水猛獸，更不是濟(jì)世仙丹，IT外包在帶來各種便利的同時無疑會遇到各種風(fēng)險，所以應(yīng)當(dāng)以一種更廣闊的視角分析它、面對它、管理它。外包關(guān)系是一種合作關(guān)系，外包合作方的首要任務(wù)通常是堅(jiān)守其商業(yè)底線——而大學(xué)的IT領(lǐng)導(dǎo)者也得專注于自己的底線。如果沒有一支核心技術(shù)隊(duì)伍能為已提交的技術(shù)方案提供完備的檢查，就是在將學(xué)校IT置于失敗的險境。作為CIO，思考外包的最好視角也許是∶如何讓大學(xué)的IT部門更好地成長。