程立

關(guān)于治淮工程建設(shè)檔案管理的思考

程立

一、治淮工程檔案管理的特點(diǎn)和難點(diǎn)

1.建設(shè)周期長

治淮工程前期審批需經(jīng)過實(shí)施方案、可行性研究、土地預(yù)審、環(huán)境影響評價(jià)、移民安置確認(rèn)、初步設(shè)計(jì)報(bào)批等諸多環(huán)節(jié)，加之投資大，受國家宏觀政策等因素影響多，前期審批工作歷時(shí)很長。以淮河入江水道整治為例，2003年淮河流域大水后，2004年啟動入江水道整治工程前期工作，2011年10月才正式開工建設(shè)，歷時(shí)近8年。同時(shí)，工程建設(shè)工期也比較長，計(jì)劃工期均超過3年。

2.涉及范圍廣

入江水道整治工程涉及淮安、揚(yáng)州兩市10縣（市、區(qū)）及安徽省天長市，洪澤湖大堤涉及淮安市的盱眙、洪澤、淮陰等3個(gè)縣區(qū)，分淮入沂整治涉及淮安市清浦、淮陰區(qū)和宿遷市泗陽、沭陽縣，跨縣、跨市甚至跨省。此外，工程戰(zhàn)線也很長。入江水道整治工程全線長157.2千米，洪澤湖大堤加固工程全線長70.63千米，分淮入沂整治工程全線長97.5千米，戰(zhàn)線總長超過300千米。

3.項(xiàng)目內(nèi)容雜

治淮工程建設(shè)內(nèi)容繁雜，包括堤防土方加固，防滲處理、護(hù)坡、防汛道路、建筑物等多項(xiàng)工作，建筑物中還包括涵閘、橋梁、泵站、水電站、船閘等多種類型。此外，永久征地、臨時(shí)占地、拆遷民房、搬遷企事業(yè)單位等工作量也很大。

4.參建單位多

從工程建設(shè)管理、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等參建單位，到省、市、縣政府、水行政主管等部門，每個(gè)項(xiàng)目參建的單位都有上百個(gè)。同時(shí)，工程檔案還涉及水利、交通、通訊、消防、市政、電力、生態(tài)環(huán)境、建設(shè)等方方面面。

5.檔案管理要求高

治淮工程建設(shè)過程中，工程檔案是質(zhì)量評定、事故原因分析、索賠與反索賠、階段驗(yàn)收和竣工驗(yàn)收，以及日常管理中不可替代的重要依據(jù)。也是在工程建成后進(jìn)行運(yùn)行、維護(hù)管理中不可缺少的重要參考資料，對于資料的準(zhǔn)確性、完整性、規(guī)范性、及時(shí)性要求都很高。

三、對策建議

治淮工程周期長、投資大，環(huán)節(jié)多，在整個(gè)工程建設(shè)中形成的檔案數(shù)量大、種類多、專業(yè)性強(qiáng)。只有參建各方做到領(lǐng)導(dǎo)重視，機(jī)構(gòu)人員落實(shí)，檔案管理制度健全，管理網(wǎng)絡(luò)順暢，過程控制和全程跟蹤有效，才能保證切實(shí)做好工程建設(shè)檔案管理工作，滿足水利建設(shè)快速發(fā)展的需求。當(dāng)前，工程參建各方對于檔案管理工作越來越重視，水利重點(diǎn)工程檔案管理水平總體提升較快。但仍存在重工程建設(shè)、輕檔案管理，規(guī)章制度執(zhí)行不到位，歸檔不及時(shí)，人員配備不足、素質(zhì)不高等問題。針對治淮工程的特點(diǎn)，提出對策建議如下：

1.增強(qiáng)全員檔案意識

治淮工程的建設(shè)管理模式是省水利廳組建工程建管局，負(fù)責(zé)工程宏觀協(xié)調(diào)；市水利局成立項(xiàng)目建設(shè)處，作為項(xiàng)目法人；沿線縣（區(qū)）政府、水利局成立項(xiàng)目部，具體負(fù)責(zé)工程征遷補(bǔ)償，以及縣管工程的實(shí)施等。因此，在工程項(xiàng)目開始時(shí)，不僅要對施工、監(jiān)理單位人員進(jìn)行檔案法律法規(guī)的宣傳教育，同時(shí)要對省、市、縣（區(qū)）有關(guān)項(xiàng)目建設(shè)單位主要負(fù)責(zé)人進(jìn)行宣傳，增強(qiáng)他們的工程檔案意識，爭取各方面的配合與支持，提高做好工程建設(shè)檔案管理的自覺性和責(zé)任感，增強(qiáng)責(zé)任意識。

2.加強(qiáng)人員設(shè)備投入

一是要建立健全檔案管理組織機(jī)構(gòu)。工程沿線建設(shè)單位較多，因此應(yīng)要求每個(gè)工程建設(shè)處都要建立健全相應(yīng)的檔案管理責(zé)任，明確單位主要負(fù)責(zé)同志作為各自檔案管理責(zé)任人，明確檔案管理分管負(fù)責(zé)人，配備足夠的專職檔案管理人員，形成建設(shè)、施工和監(jiān)理單位相關(guān)檔案管理人員組成的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。對檔案管理工作做到有布置、有檢查、有落實(shí)，使檔案工作高效有序地開展。

二是要加強(qiáng)硬件建設(shè)。參建各方都要重視檔案管理的硬件設(shè)施建設(shè)，建設(shè)單位要購置必要的標(biāo)準(zhǔn)檔案柜、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、照像機(jī)、攝像機(jī)、刻錄機(jī)等硬件設(shè)備；要設(shè)立專門的檔案室，按要求備齊滅火、防霉、防蟲用品，落實(shí)防光、防蟲、防火、防霉、防塵、防高溫等措施，為檔案資料的長期保存創(chuàng)造條件。由于施工、監(jiān)理較多，水平不一，應(yīng)要求他們要根據(jù)檔案數(shù)量，配備必要的設(shè)施。受現(xiàn)場條件限制，不具備保存條件的，應(yīng)及時(shí)交送交建設(shè)單位代為保存。另外可以到當(dāng)?shù)貦n案局定制標(biāo)準(zhǔn)檔案盒、卷皮供參建單位歸檔使用，并制定不同規(guī)格的標(biāo)簽?zāi)０澹ＷC工程檔案整齊、統(tǒng)一、美觀。

三是加強(qiáng)人員培訓(xùn)。首先要培訓(xùn)檔案業(yè)務(wù)、工程專業(yè)基礎(chǔ)知識，使檔案人員對工程文件的形成、收集、整理、歸檔有明確的認(rèn)識，了解工程施工流程，從而更有利于歸檔工作的開展；其次對工程技術(shù)和行政管理人員進(jìn)行檔案知識培訓(xùn)，使他們掌握檔案方面的有關(guān)規(guī)定和要求，督促相關(guān)人員嚴(yán)格按標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行；第三是對項(xiàng)目建設(shè)單位的檔案專業(yè)人員進(jìn)行工程文件編制的現(xiàn)場指導(dǎo)，通過“傳、幫、帶”的形式，提高參建各方專兼職檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)技能。

3.建立完善檔案管理制度

根據(jù)國家及行業(yè)的有關(guān)法律、法規(guī)，結(jié)合工程建設(shè)情況完善制度，建立科學(xué)、合理、適用、可操作性強(qiáng)的工程建設(shè)檔案管理制度，對組織體系、職責(zé)、考核，以及文件材料的形成、收集、歸檔范圍、分類、整理、移交等流程，都應(yīng)明確規(guī)定，實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范統(tǒng)一、有章可循；制定工程建設(shè)檔案管理工作約束機(jī)制，將工程檔案管理工作納入工程建設(shè)目標(biāo)管理，并將其納入有關(guān)部門的職責(zé)范圍，明確責(zé)任指標(biāo)，嚴(yán)格考核；提高執(zhí)行力，嚴(yán)格落實(shí)檔案管理規(guī)定，實(shí)行檔案工作與工程建設(shè)“三同步”，執(zhí)行檔案人員“三參加”，落實(shí)檔案工作“四納入”，從源頭上為竣工資料的建檔打好基礎(chǔ)。此外，應(yīng)建立檔案督查制度，每半年至少組織一次檔案專項(xiàng)檢查，工程建設(shè)處每季度應(yīng)組織一次檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，要求整改。

4.強(qiáng)化過程控制

根據(jù)治淮工程的特點(diǎn)，為保證歸檔及時(shí)和案卷的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性，要做到事前介入、事中控制、事后把關(guān)，使其滲透于工程建設(shè)各階段、各環(huán)節(jié)。在啟動工程時(shí)就應(yīng)預(yù)先謀劃，建立健全檔案管理體系，制定明確的目標(biāo)和計(jì)劃；在工程開工準(zhǔn)備階段統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，明確各方的職責(zé)，并將有關(guān)檔案管理制度標(biāo)準(zhǔn)和要求傳達(dá)到到各參建方；在工程施工階段實(shí)時(shí)監(jiān)控，在檢查工程項(xiàng)目質(zhì)量、進(jìn)度時(shí)，同步檢查檔案資料的形成、管理情況，重點(diǎn)檢查和指導(dǎo)各參建單位項(xiàng)目檔案人員如何立卷，檢查案卷質(zhì)量是否符合要求，對于容易疏忽的問題和容易出錯(cuò)的案卷材料重點(diǎn)檢查；在工程竣工驗(yàn)收階段，重點(diǎn)加強(qiáng)案卷整理，做好缺陷工程和未完工程及暫時(shí)未歸檔的文件材料的跟蹤、檢查。

5.加強(qiáng)電子文件管理

目前，計(jì)算機(jī)應(yīng)用較為廣泛，有條件利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案輔助管理。工程建管局應(yīng)牽頭購買網(wǎng)絡(luò)版的檔案管理軟件，建立網(wǎng)上管理網(wǎng)絡(luò)。檔案管理軟件的選擇上，既要能迅速完成目錄輸入、修改、打印，又能準(zhǔn)確、快速地進(jìn)行數(shù)據(jù)審核、轉(zhuǎn)儲、查詢、統(tǒng)計(jì)等操作。加快紙質(zhì)檔案信息的錄入速度，推進(jìn)檔案信息資源共享，建立檔案目錄系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫；加強(qiáng)電子檔案的管理，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案的同步管理，開發(fā)重要檔案全息數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)重要檔案的全息機(jī)檢，真正實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，為工程建設(shè)管理服務(wù)。

6.重視竣工圖的編制

工程竣工圖是完建工程的最終真實(shí)反映，也是以后工程決算和財(cái)務(wù)審計(jì)的重要依據(jù)，竣工圖編制質(zhì)量好壞直接影響工程運(yùn)行管理及今后的維修、加固，是資料整編工作的重中之重。但根據(jù)以往檔案驗(yàn)收經(jīng)驗(yàn)來看，施工單位對于竣工圖編制的重要性認(rèn)識不夠。因此，建設(shè)單位在開工之初就應(yīng)明確有關(guān)要求，施工單位應(yīng)根據(jù)施工過程中產(chǎn)生的設(shè)計(jì)變更內(nèi)容如實(shí)編制竣工圖，確?？⒐D圖面整潔、美觀。竣工圖編制初步完成后，由施工單位技術(shù)負(fù)責(zé)人復(fù)核，最后經(jīng)監(jiān)理工程師審核，逐一加蓋竣工圖章。形成的竣工圖要圖面清晰、準(zhǔn)確，折疊規(guī)范，履行完備的簽字手續(xù)，確保反映工程實(shí)際情況。同時(shí)，竣工圖要保存電子版本，為以后的網(wǎng)上檢索提供條件■

（作者單位：江蘇省水文水資源勘測局南京分局 210000）

（專欄編輯：周 權(quán)）