隨著我國經濟發(fā)展進入到一個新的階段，我國的企業(yè)也開始面臨著來自內外部的雙重挑戰(zhàn)，在這種情況下，建立科學的企業(yè)管理體制，優(yōu)化企業(yè)管理效率，對于提高企業(yè)效益，在競爭中獲得勝利尤為關鍵。而在這之中，企業(yè)檔案管理便是其中重要的一部分。

一、煤炭企業(yè)文書檔案管理流程優(yōu)化的必要性

1.是提高企業(yè)效益的一個重要途徑

企業(yè)文書檔案的管理屬于企業(yè)內部管理的一個重要組成部分。其本身對企業(yè)的眾多信息，發(fā)展過程有著詳盡的記錄，對于企業(yè)各個方面也有著細致的了解。因此，文書檔案對于企業(yè)內部人員對企業(yè)的了解，企業(yè)領導者根據企業(yè)發(fā)展史做出正確的決策都有著重要的意義。

文書檔案管理本身是一項極其紛繁復雜的工作，其中涵蓋了大量的數據、文獻。若是缺乏良好的管理手段以及正確的管理方法，很容易造成文獻的流失，企業(yè)信息的殘缺，使得企業(yè)本身的內部呈現一種缺失的狀態(tài)。而依據馬克思主義哲學“內因決定事物的發(fā)展變化”的原理來看，若是一個企業(yè)在內部信息的管理上呈現一種混亂的話，很容易使得企業(yè)在外部競爭中受挫。

因此，文書檔案管理對于保證企業(yè)效益是有著極其重要的作用的。

2.是完善企業(yè)精神，豐富企業(yè)內涵的重要方法

隨著社會經濟的迅速發(fā)展，企業(yè)發(fā)展模式也早已脫離了以消耗資源為手段的粗放型發(fā)展?，F今的企業(yè)競爭，多是依靠良好的企業(yè)形象與內涵。而對于煤炭企業(yè)，同樣如此，正規(guī)、健康、科學的企業(yè)形象無疑會使其在國際國內競爭中占據優(yōu)勢。

而文書檔案管理工作，涵蓋了對企業(yè)種種發(fā)展階段、企業(yè)活動、企業(yè)內涵的全方面的整理與歸納。這種活動，對于企業(yè)本身樹立形象、豐富自身精神有著重要作用。

二、煤炭企業(yè)文書檔案管理工作中的不足

1.企業(yè)本身沒能引起足夠的重視

不僅在煤炭企業(yè)，在當今很多的國內企業(yè)都存在著這種現象。這從根本上反映了企業(yè)本身對于檔案管理并未引起足夠的重視，在企業(yè)制度日益科學化的同時，文書檔案管理依然是一種傳統(tǒng)、老套的制度。甚至在很多企業(yè)，文書管理被視為一種賦閑職業(yè)，管理人員僅僅保持著一種收取文件，存放文件，看護文件的工作，而對于文件的分類，歸納，整理卻常常忽視。

2.文書檔案管理制度不夠健全

企業(yè)文書檔案的作用，在于企業(yè)內部人員隨時可以方便調取，查閱企業(yè)發(fā)展信息。然而文書檔案本身紛繁復雜，且頗為眾多，而很多煤炭企業(yè)的檔案管理制度都不夠健全，依然采用傳統(tǒng)的檔案管理手段，不能夠做到定期檢查、監(jiān)督，并且修補缺失文獻，致使對企業(yè)內部信息流通造成了不便。

3.管理技術落后

在煤炭企業(yè)發(fā)展過程中，有眾多視頻資料、音頻資料、電子文檔、實物資料等，對于這些資料的保存，若是仍然依照舊的管理辦法，必然會造成信息的大量流失，也會給信息的再次查閱造成極大的不便。

4.管理人員素質較低

現階段，就整體來看，存在著文書檔案管理人才嚴重缺失的現象，而大部分在職的檔案管理人員，大多人員老化，對于電子技術了解較少，對于文書檔案的管理方法也缺乏正確的認識，給文書檔案管理工作造成了極大的不便，檔案制度的創(chuàng)新也造成了阻礙。

三、優(yōu)化文書檔案管理工作的幾個方法

1.加強宣傳，提高認識

提高文書檔案管理工作的首要措施是企業(yè)內部加強宣傳，提高對檔案管理重要性的認識。只有從心里提高了對其重要性的認識，才可能從根本上改善這種狀態(tài)。如企業(yè)內部可以定期舉行一些學習、辯論活動，學習一些檔案管理促進企業(yè)發(fā)展的實例或者介紹一些國外的文書檔案管理的工作，使企業(yè)本身能夠重新對檔案管理工作形成新的認識，提高重視程度。

2.完善檔案管理制度

煤炭企業(yè)在使用科學的企業(yè)管理制度改造自身的同時，也應完善文書檔案的管理制度。如定期進行檢查，保證管理人員對于檔案的定期整理，建立監(jiān)察督促制度，避免一些重要文件因為種種原因沒能及時歸檔，造成流失。

3.積極引進新技術

積極采用各種新的管理技術。如將文檔收錄電腦，進行編輯整理，刻盤收藏，同時，建立網絡數據資源庫，將文檔進行編輯，歸納，分類，使得企業(yè)內部人員可以隨是憑借賬號身份對文檔進行查閱，另一方面，完善企業(yè)內部網絡，實現電子文檔在線傳遞，提高效率。

4.提高管理人員素質

對于管理人員，可以積極吸納檔案管理專業(yè)的高校大學生，為企業(yè)檔案管理注入新鮮的血液。另一方面，要加強對文檔管理人員的素質培訓，定期舉行學習培訓班，使之能夠熟悉檔案管理新技術，新思想，新方法，從而使檔案管理工作能夠與時俱進。

結語

企業(yè)文書檔案管理對于企業(yè)發(fā)展進步來說，是一項極其重要且不可或缺的工作，雖然在我國現階段的企業(yè)當中，還沒有引起足夠的重視，存在著不少的弊病，但是，隨著經濟的發(fā)展，必將會成為企業(yè)內部管理的一個重要課題，并且日漸規(guī)范完善，最終促進我國煤炭企業(yè)健康和諧的發(fā)展。

（作者單位：山西省霍州煤電集團公司檔案館）