摘要：文書檔案管理工作影響著檔案資料的質(zhì)量和完整性，對(duì)企業(yè)的長(zhǎng)久發(fā)展有著重要作用。本文分析了我國(guó)文書檔案管理的存在的一些問(wèn)題，從而提出可行的解決策略，并對(duì)未來(lái)的發(fā)展趨勢(shì)進(jìn)行簡(jiǎn)單的說(shuō)明。

關(guān)鍵詞：文書檔案管理；問(wèn)題；策略

目前，文書檔案管理工作在企業(yè)中發(fā)揮越來(lái)越重要的作用，它是企業(yè)單位基礎(chǔ)性工作。然而，目前我國(guó)部分單位依舊不夠重視文書檔案的管理工作，仍存在著各種各樣的問(wèn)題，不利于企業(yè)自身的長(zhǎng)期發(fā)展，這就需要對(duì)其進(jìn)行更深層次的探討其中的問(wèn)題所在，并提出可行的管理方法以及未來(lái)的發(fā)展方向。

一、當(dāng)前文書檔案管理工作存在的問(wèn)題

（一）觀念認(rèn)識(shí)不足，對(duì)文書檔案管理工作不夠重視

當(dāng)前的文書檔案管理工作并不能給企業(yè)帶來(lái)直觀的經(jīng)濟(jì)效益，這就導(dǎo)致了很多企業(yè)對(duì)文書檔案管理工作不夠重視。一方面是上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)不重視，不少領(lǐng)導(dǎo)追求利益最大化和運(yùn)轉(zhuǎn)快速化，對(duì)文書檔案的管理工作沒(méi)有足夠的關(guān)注，認(rèn)為該工作可有可無(wú)，只需要保存好相應(yīng)的文件就可以了，公司也沒(méi)有針對(duì)該工作制定正規(guī)的管理及改進(jìn)計(jì)劃。另一方面是員工不重視，認(rèn)為文書檔案管理工作沒(méi)有什么技術(shù)含量，是一個(gè)“冷門部門”，對(duì)工作也打不起精神，只是簡(jiǎn)單的敷衍了事，最終會(huì)導(dǎo)致文書檔案工作人員的工作效率和工作質(zhì)量降低，不利于企業(yè)發(fā)展。

（二）文書和檔案工作銜接存在問(wèn)題

文書檔案管理中的文書工作和管理工作是兩個(gè)不同的過(guò)程，兩個(gè)相互聯(lián)系成一體，而又存在著區(qū)別。文書工作是檔案工作的前提，沒(méi)有前面的文書工作，檔案工作也就無(wú)從談起。正因?yàn)槿绱?，兩個(gè)工作的銜接能否順利進(jìn)行有著重要的意義。然而，目前大多數(shù)企業(yè)的文書工作和檔案工作之間難以出現(xiàn)有效的銜接。文書工作的不規(guī)范容易導(dǎo)致檔案工作的混亂，從而降低了文書檔案管理的效率和質(zhì)量。

（三）員工綜合能力不足

由于檔案管理工作在我國(guó)普遍存在重視程度不高的問(wèn)題，所以很多單位的檔案管理工作人員缺乏相關(guān)的專業(yè)知識(shí)，也沒(méi)有接受相關(guān)的工作培訓(xùn)，對(duì)檔案分類、立卷等基本工作掌握不夠熟練，個(gè)人能力缺乏，工作效率和工作質(zhì)量較低。特別是現(xiàn)在隨著社會(huì)的信息化大發(fā)展，文書檔案管理的信息化也成為了將來(lái)的發(fā)展趨勢(shì)，這就要求員工不僅應(yīng)掌握必須的文書檔案管理能力，還需具備相應(yīng)的計(jì)算機(jī)技術(shù)。

（四）各部門不協(xié)調(diào)，阻礙文書檔案管理工作

文書檔案工作需要企業(yè)的各個(gè)部門的配合，比如歸檔工作需要從各個(gè)部門收集重要的文件資料進(jìn)行統(tǒng)一整理保管。而一些部門為了自己工作的便利或以要事在身為推脫，不愿意或不積極將需要?dú)w檔的文件資料交給檔案員統(tǒng)一保管。如此下去，文書檔案管理工作的效率低下是一方面，重要文件的丟失那就是更重要的后果了。各部門對(duì)檔案工作的配合不夠，必定會(huì)制約檔案管理水平的提高。

二、文書檔案管理工作的幾點(diǎn)改進(jìn)和發(fā)展趨勢(shì)

面對(duì)文書檔案管理工作中存在的上述問(wèn)題，企業(yè)和員工應(yīng)當(dāng)積極去分析問(wèn)題，順應(yīng)時(shí)代潮流，從以下幾個(gè)方面進(jìn)行改進(jìn).

（一）擺正觀念認(rèn)識(shí)，重視文檔管理工作

要想提高文檔管理工作效率，首先要做到的便是要擺正觀念認(rèn)識(shí)，重視文檔管理工作。作為員工，事無(wú)巨細(xì)，要有勤苦敬業(yè)精神，無(wú)論哪個(gè)崗位，都要積極主動(dòng)完成工作任務(wù)；作為企業(yè)管理者，在重視文檔管理工作上更具有舉足輕重的意義，所以管理者要有長(zhǎng)遠(yuǎn)目光，能夠看到文檔管理工作所具有的重要作用。

（二）完善文書和檔案工作的銜接

在文書檔案管理中，文件質(zhì)量的好壞決定著檔案質(zhì)量的高低。文書部分規(guī)范化處理文件是文書檔案管理水平的高低的基礎(chǔ)，這就要求工作人員做好文書工作和檔案工作的規(guī)范銜接，協(xié)調(diào)文書和檔案工作，并最終實(shí)現(xiàn)文書、檔案工作一體化。此外，文書工作人員要重視文件材料的質(zhì)量，比如文字的格式、紙張的大小，修改和批閱文件材料所用的筆及顏色等，都需制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，并嚴(yán)格按照這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)來(lái)實(shí)行。對(duì)于收發(fā)的文件材料，需詳細(xì)登記，一旦發(fā)現(xiàn)文件缺少，要及時(shí)查找補(bǔ)充，保證文件材料的完整性，從而提高文書檔案管理的效率。

（三）順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，提高員工素質(zhì)

企業(yè)應(yīng)對(duì)員工進(jìn)行統(tǒng)一的專業(yè)培訓(xùn)，為員工的交流和學(xué)習(xí)提供一個(gè)平臺(tái)。此外，企業(yè)可以將考國(guó)外有效的管理經(jīng)驗(yàn)和公司自身的實(shí)際情況結(jié)合起來(lái)，挖掘出員工的最大潛力。而作為員工，必須好好把握企業(yè)提供的平臺(tái)，努力的充實(shí)提升和完善自己。特別是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，文檔管理工作也勢(shì)必會(huì)向信息化方向發(fā)展，不論是索引查找還是檔案的載體都可能會(huì)發(fā)生翻天覆地的變化。這就要求員工必須掌握計(jì)算機(jī)進(jìn)行文書檔案管理的能力，才能夠適應(yīng)時(shí)代潮流，提高文書檔案管理工作。

（四）加強(qiáng)各部門的協(xié)調(diào)工作，做好文檔收集工作

文書檔案中的許多利用價(jià)值較高的檔案往往來(lái)源于各部門。為此，積極主動(dòng)與各部門處理好關(guān)系，是檔案員工的一項(xiàng)重要工作。檔案員工要經(jīng)常主動(dòng)到各部門走動(dòng)，積極主動(dòng)熱心的與工作人員交流，了解各部門工作內(nèi)容和進(jìn)展，以獲取有效信息。還要常常根據(jù)本單位的工作實(shí)際，思考檔案如何圍繞單位的中心工作，如何做好文檔收集工作。而企業(yè)也要加強(qiáng)與各部門的協(xié)調(diào)與溝通，保證檔案收集信息渠道的通暢。

總之，面對(duì)文書檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題，企業(yè)和員工要足夠重視。企業(yè)要強(qiáng)化文檔管理水平，加強(qiáng)各部門的交流合作，做好文檔管理工作。要緊跟信息時(shí)代的潮流，利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行新的管理模式，實(shí)現(xiàn)文書檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。

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（作者單位：哈爾濱地鐵集團(tuán)有限公司運(yùn)營(yíng)分公司綜合部）