摘 要：高校基本建設(shè)檔案是高校進(jìn)行整體規(guī)劃和管理的重要組成部分，更是保證學(xué)校的正常運轉(zhuǎn)和日后的改建、擴建工作的重要憑證和依據(jù)。而高?；n案的收集牽扯單位多、歸檔范圍廣。學(xué)校要重視檔案管理人才隊伍建設(shè)，以提高基建檔案管理水平，為學(xué)校未來的發(fā)展提供可靠依據(jù)。

關(guān)鍵詞：檔案管理人才；基建檔案；歸檔范圍；學(xué)校發(fā)展

人才是根本。要想提高高?；n案管理水平，就要重視檔案管理人才隊伍建設(shè)。高?；n案，全稱是高?；窘ㄔO(shè)檔案，指各項目參建單位在基本建設(shè)項目立項、審批、招投標(biāo)、勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理及竣工驗收全過程中形成并歸檔的科學(xué)技術(shù)文件材料。一個具體項目的基建檔案是指從整個建設(shè)項目的醞釀、決策到竣工驗收合格、交付使用的全過程中，形成的具有保存價值、應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文件材料。

完整齊全的高校基建檔案是有效利用的前提，是學(xué)校未來的發(fā)展的可靠依據(jù)。及時、真實、完整地收集高?；n案，是基建檔案管理工作的基礎(chǔ)，配備基建檔案管理人才是做好高?；n案工作的必要條件，建立健全高校基建檔案工作崗位責(zé)任制是做好高?；n案工作的保證。因此，本文根據(jù)有關(guān)文件和檔案管理實踐經(jīng)驗，對高?；n案的歸檔范圍、基建檔案管理存在的問題與對策，談幾點看法。

一、歸檔范圍

高?；n案的收集、歸檔牽扯的單位較多，有建設(shè)單位（高校）、設(shè)計單位、監(jiān)理單位、施工單位。不同的單位，收集、歸檔的范圍有所不同，建設(shè)單位（高校）收集、歸檔的基建檔案詳細(xì)內(nèi)容如下。

（1）高校直接負(fù)責(zé)綜合管理和基建項目檔案的收集工作。具體歸檔范圍如下：①綜合管理。上級關(guān)于基建工作的文件，學(xué)校關(guān)于基建問題的請示、報告及上級批復(fù)，基建工作規(guī)章制度，學(xué)校基建工作計劃、總結(jié)、簡報，基建工作總體規(guī)劃，基建工作統(tǒng)計報表，學(xué)?；ㄘ攧?wù)預(yù)算、決算及上級批復(fù)，綜合性征地、換地、讓地文件材料，地下管線、隱蔽工程、地形、地質(zhì)及水源（學(xué)校總體規(guī)劃、設(shè)計總平面圖，學(xué)校綜合性供水、排水管線分布圖，學(xué)校綜合性電管、纜線分布圖，學(xué)校綜合性煤氣管線分布圖，學(xué)校綜合性通訊設(shè)施管線、電纜線分布圖，學(xué)校綜合性隱蔽工程分布圖及有關(guān)材料，學(xué)校綜合性地質(zhì)、水源勘探、地形測量形成的文件材料，學(xué)校校園計算機網(wǎng)絡(luò)、有線電視設(shè)施管線分布及有關(guān)材料），學(xué)?；椖康木C合性合同、協(xié)議及有關(guān)材料。其他有關(guān)基建工作的文件材料。②基建項目（按單項工程設(shè)置類目）。在工程準(zhǔn)備階段文件，高校應(yīng)收集、歸檔的資料如下：立項文件，建設(shè)用地、征地、拆遷文件，勘察、測繪、設(shè)計文件，招投標(biāo)文件，開工審批文件，財務(wù)文件。

（2）設(shè)計單位負(fù)責(zé)設(shè)計文件材料的收集。具體歸檔范圍如下：申報的規(guī)劃設(shè)計條件和規(guī)劃設(shè)計條件通知書，初步設(shè)計圖紙和說明，技術(shù)設(shè)計圖紙和說明，審定設(shè)計方案通知書及審查意見，有關(guān)行政主管部門（人防、環(huán)保、消防、交通、園林、市政、文物、通訊、保密、河湖、教育、白蟻防治、衛(wèi)生等）批準(zhǔn)文件或取得的有關(guān)協(xié)議，施工圖及其說明，設(shè)計計算書，政府有關(guān)部門對施工圖設(shè)計文件的審批意見。

（3）監(jiān)理單位負(fù)責(zé)監(jiān)理檔案的收集。具體歸檔范圍如下：監(jiān)理規(guī)劃，監(jiān)理月報中的有關(guān)質(zhì)量問題，監(jiān)理會議紀(jì)要中的有關(guān)質(zhì)量問題，關(guān)于進(jìn)度控制、質(zhì)量控制、造價控制的資料，監(jiān)理通知，合同與其他事項管理，監(jiān)理工作總結(jié)。

（4）施工單位負(fù)責(zé)施工文件的收集。具體歸檔范圍如下：①施工準(zhǔn)備工作文件。包括：工程施工承包合同，協(xié)議書及施工執(zhí)照，施工組織設(shè)計或施工方案，工程開工報告，圖紙會審記錄及施工預(yù)算書等。②施工文件。包括：建筑工程測量定位記錄，建筑材料試驗報告及預(yù)制構(gòu)件出廠證明書，隱蔽工程施工記錄，工程沉降，位移觀測及變形觀測記錄，設(shè)計變更及工程聯(lián)系單，材料代用審核文件，施工日志和大事記等。③施工驗收、總結(jié)文件。包括：基礎(chǔ)工程和隱蔽工程檢查驗收記錄，工程質(zhì)量檢驗評定及缺陷處理文件、單機試車、無負(fù)荷聯(lián)動試車記錄，交工驗收證明，施工技術(shù)總結(jié)和竣工驗收報告。④基本建設(shè)竣工文件。包括：工程項目竣工驗收證明書和竣工報告，全套竣工圖，工程決算書和竣工驗收會議紀(jì)要等。

二、主要問題

在高校基建檔案管理中存在許多問題，但歸納起來存在的主要問題有以下四個。①檔案管理人員缺乏基建專業(yè)知識。目前大多數(shù)高校都在進(jìn)行新校區(qū)建設(shè)，基建部門和檔案管理部門的人員較少，既熟悉基建業(yè)務(wù)又熟悉檔案管理知識的人員，更是少之又少。②管理制度有待進(jìn)一步健全。國家要求實施“高等學(xué)校檔案實體分類法”和“高等學(xué)校檔案工作規(guī)范”，但由于基建檔案歸檔范圍廣、牽扯單位多等原因，這方面有待完善。③檔案資料收集不齊全。由于高校基建檔案涉及學(xué)校、招標(biāo)代理單位、設(shè)計單位、監(jiān)理單位、施工單位等多個單位，歸檔范圍廣、收集資料扯皮多、難度大、時間長，導(dǎo)致了基建檔案資料收集不齊全。④檔案資料使用手段落后。傳統(tǒng)的基建檔案主要以紙質(zhì)、實物為載體，易損壞也不便于管理和使用。查找效率低、節(jié)約容易損毀和丟失。因此，傳統(tǒng)的基建檔案使用手段無法滿足使用者的要求。

三、思考對策

（1）配備基建檔案管理人員。高校應(yīng)配備專兼職基建檔案管理人員，加強檔案管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提升專業(yè)化管理水平?；n案管理人員不但要掌握檔案管理的專業(yè)知識，也要了解基建專業(yè)基礎(chǔ)知識，了解工程項目建設(shè)流程，知道基建檔案中四大部分資料即工程準(zhǔn)備階段資料、監(jiān)理資料、施工階段資料和工程竣工階段資料是如何收集和整理的。在日常工作中，要求基建檔案管理人員提升四種能力：公關(guān)能力、分析能力、動手能力和創(chuàng)新能力。

（2）建立健全基建檔案管理規(guī)章制度。高校基建檔案管理需要建立健全歸檔制度、保管制度、借閱制度和銷毀制度。做到有章可依、有章必依、違章必究。

（3）收集基建檔案資料要及時溝通、齊抓共管。由于基建檔案牽扯單位較多，常涉及政府部門、施工單位、監(jiān)理部門、質(zhì)檢部門等，因此需多方密切合作。要求學(xué)校財務(wù)部門配合基建檔案管理人員，在支付有關(guān)費用，特別是支付設(shè)計費、監(jiān)理費、工程款時，未提交檔案資料則拒付有關(guān)款項。

（4）加大基建檔案管理的信息化建設(shè)力度。文檔信息化給基建檔案管理工作帶來了新的變化。由于計算機網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)的迅速發(fā)展與普及，文檔信息的存儲、加工、傳播及利用也發(fā)生了前所未有的變化，給基建檔案管理信息化創(chuàng)造了條件。

做好高校基建檔案管理工作，要嚴(yán)格按照高?；n案的歸檔范圍，及時、真實、準(zhǔn)確地進(jìn)行收集歸檔。要提高基建檔案管理人才的綜合素質(zhì)，建立健全有關(guān)內(nèi)控制度，齊抓共管，并且要加大基建檔案管理的信息化建設(shè)力度?？傊瑢W(xué)校要重視檔案管理人才隊伍建設(shè)，以提高基建檔案管理水平，為學(xué)校未來的發(fā)展提供可靠依據(jù)。

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