文/廣東粵電靖海發(fā)電有限公司 劉映蘭

項目檔案管理工作是工程管理的一部分，是提高項目工程質(zhì)量和工作效率的必要條件。將工程項目檔案管理與工程管理、質(zhì)量管理掛鉤，對建設(shè)單位各部門和設(shè)計、施工、監(jiān)理等參建單位進行有效的監(jiān)督、指導(dǎo)，確保項目檔案管理工作與項目建設(shè)同步進行，是做好項目檔案管理的關(guān)鍵。筆者想就電廠項目檔案管理工作談幾點看法：

一、組織建設(shè)

成立檔案管理機構(gòu)，建立由主管領(lǐng)導(dǎo)直至各參建單位文件中心檔案管理網(wǎng)絡(luò)，即組建由施工單位檔案主管、監(jiān)理公司檔案主管對建設(shè)單位檔案管理員負責，建設(shè)單位檔案管理員對檔案主管負責，檔案主管對主管領(lǐng)導(dǎo)負責的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，有效充實檔案管理人員隊伍，使檔案管理工作在組織上有了強有力的保證，落實檔案工作領(lǐng)導(dǎo)責任制。

二、目標管理

工程文件歸檔工作，目標管理是關(guān)鍵。工程伊始，檔案管理面臨新人、新廠，現(xiàn)場施工單位多，檔案管理水平參差不齊，且存在一個單位工程多個標段等問題，在這種形勢下，檔案管理人員應(yīng)迎困難而上，針對現(xiàn)場實際情況，對目標進行分解，確定施工技術(shù)文件歸檔工作目標。根據(jù)現(xiàn)有人員情況，建立檔案工作分工表，將檔案管理工作逐項落實至人，通過分工，進一步明確相關(guān)工作內(nèi)容，做到分工明確、責任落實。

三、超前控制是確保目標實現(xiàn)的必經(jīng)之路

工作中，檔案管理人員應(yīng)充分認識到工程檔案的制度化、規(guī)范化管理已迫在眉睫。檔案室針對目標制定相應(yīng)措施，將責任落實到人，做到工作有目標、有計劃，事事有人抓、有人管。

（一）制度落實

檔案管理工作是工程建設(shè)的最后一道工序，檔案工作人員必須嚴格執(zhí)行各項檔案管理制度，堅持按國家檔案規(guī)定及程序辦事，確保各類檔案準確、可靠，齊全完整，規(guī)范。因此，根據(jù)檔案管理工作的需要檔案室應(yīng)制定檔案管理的各項規(guī)章制度，確定竣工文件的歸檔范圍、整理及裝訂原則，建立具體、詳細的保證措施，并建立相應(yīng)臺帳，監(jiān)督檢查考核及時，使工程檔案的過程控制得到保證，檔案管理逐步走上制度化、規(guī)范化。

（二）教育培訓(xùn)

隨著現(xiàn)場工程推進，檔案管理人員認識到要實現(xiàn)預(yù)期目標，必須提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。組織檔案管理人員到同等機組電廠開展調(diào)研學(xué)習(xí)，及時發(fā)現(xiàn)自身不足整改。

（三）統(tǒng)一思想、技術(shù)依靠

溝通與各參加建設(shè)單位的關(guān)系，依靠各專業(yè)專工及監(jiān)理工程師技術(shù)支持，爭取施工單位的積極配合，是做好施工技術(shù)文件歸檔工作的必備條件。加強參建單位的檔案意識，促使參建單位的檔案管理工作圍繞制定的目標而共同努力；對工作中的難點、疑點展開討論，促進溝通、統(tǒng)一認識。并將工程檔案管理與工程管理、質(zhì)量管理掛鉤，與考核、項目責任制以及工程竣工驗收管理掛鉤，將工程檔案的過程管理列入工程管理制度、質(zhì)量管理制度，明確各專業(yè)專工對施工技術(shù)文件的完整準確負責，檔案室對案卷質(zhì)量負責，以確保歸檔工程檔案齊全完整、數(shù)據(jù)準確，案卷質(zhì)量合格。要求各專業(yè)專工、檔案管理人員將達標創(chuàng)優(yōu)工作融入工程建設(shè)的過程當中，嚴格按《火電機組達標投產(chǎn)考核標準》監(jiān)督、檢查和驗收施工技術(shù)文件，從施工文件產(chǎn)生伊始——組卷——驗收，全程介入跟蹤，實現(xiàn)了過程控制的目的，以確保檔案的符合性。

（四）過程參與

檔案管理人員應(yīng)經(jīng)常深入現(xiàn)場，檢查并指導(dǎo)施工技術(shù)文件的收集整理，并積極參與單位工程竣工文件驗收工作，有效的提高了施工技術(shù)文件的整體質(zhì)量。確保每個節(jié)點完成后，資料準確無誤。

四、制訂合理的接收辦法，是做好工程檔案歸檔工作的有效措施

思想重視，認識統(tǒng)一，業(yè)務(wù)提高，技術(shù)依靠，過程控制，為歸檔工作打下了良好的基礎(chǔ)，但這并不意味著檔案已驗收移交，如何收回檔案，還必須制訂科學(xué)的驗收移交方法。

根據(jù)基建施工技術(shù)文件產(chǎn)生的特點：工程規(guī)模宏大，工期長，施工技術(shù)文件數(shù)量多，如果等到工程全部完工后再接收，其工作量是相當大的，而且由于時間過長，使得原先已形成的技術(shù)文件得不到及時的保護，甚至還可能遺失，不利于施工技術(shù)文件的管理，經(jīng)過與監(jiān)理單位、施工單位協(xié)商，檔案管理人員制訂了與單位工程驗收同步的檔案驗收方法，即單位工程竣工驗收的同時，施工單位對該單位工程產(chǎn)生的施工技術(shù)文件按要求的單位工程驗收簽證進行自檢——交監(jiān)理進行檢查——交業(yè)主工程師進行審核——交檔案室進行驗收，簽證完畢可移交檔案室。按單位工程驗收移交歸檔的方法，遵循了工程分階段性的客觀規(guī)律，這不僅使施工技術(shù)文件得到及時的管理，同時又使得每次工作量不很大，使過程控制落到實處。

檔案管理與工程同步，是做好檔案管理的關(guān)鍵。勤于思考，是做好檔案管理的有效措施。任何工作都不是一成不變的，在工作中，不僅應(yīng)勤于思考，敢于挑戰(zhàn)權(quán)威；而且要不斷提高檔案管理人員素質(zhì)，嚴把質(zhì)量關(guān)，注重前期指導(dǎo)與過程控制，做到工程信息及時收集，文件材料甑別準確，歸檔文件規(guī)范整理，才能確保工程檔案的系統(tǒng)、完整、準確；確保項目檔案管理更上一層樓。

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[1]國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范（DA/T 28-2002-2002）.

[2]科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成一般要求（GB/T11 822-2000）.