文/廊坊職業(yè)技術(shù)學(xué)院 王文娟

一、前言

高職院校學(xué)生檔案的重要性不言而喻，它是學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)、工作、生活的真實(shí)寫照，是學(xué)生德智體美勞綜合素質(zhì)的客觀反映，同時(shí)又是學(xué)生畢業(yè)走向社會后人事檔案形成的基礎(chǔ)。在就業(yè)形勢嚴(yán)峻的今天，用人單位了解應(yīng)聘者的重要途徑之一就是檔案，可以說，高職院校學(xué)生檔案是用人單位進(jìn)行人才選拔的重要依據(jù)，在一定程度上決定了高職院校學(xué)生的發(fā)展前途。然而高職院校學(xué)生檔案管理存在周期短、節(jié)約量大、投寄單位多等特點(diǎn)，這些特點(diǎn)使得高職院校學(xué)生檔案管理工作問題百出。本文重要分析了高職院校學(xué)生檔案管理過程中存在的問題，在此基礎(chǔ)上，對如何加強(qiáng)高職院校學(xué)生檔案管理工作提出了相應(yīng)對策。

二、高職院校學(xué)生檔案管理存在的問題

（一）內(nèi)容單一，無個(gè)性特色體現(xiàn)

從目前的情況來看，我國高職院校學(xué)生檔案管理工作并沒有樹立以用戶需求為導(dǎo)向的管理原則，沒有最大程度地滿足用戶對檔案的需求。高職院校學(xué)生檔案記載的內(nèi)容并不能反映學(xué)生真正的成長軌跡，沒有結(jié)合社會對人才衡量的指標(biāo)以及關(guān)注的側(cè)重點(diǎn)，具體表現(xiàn)為檔案管理人員在收集檔案內(nèi)容時(shí)，不系統(tǒng)、不全面、不準(zhǔn)確，從而給用人單位通過檔案了解應(yīng)聘人員帶來了一定的困難，也使得高職院校畢業(yè)生在畢業(yè)后需找工作時(shí)處處碰壁。許多毫無價(jià)值的內(nèi)容被記載在檔案內(nèi)，而那些有價(jià)值的，符合時(shí)代發(fā)展需求，利于學(xué)生自身發(fā)展的內(nèi)容卻毫無記載。例如，查閱高職院校學(xué)生檔案，我們便會發(fā)現(xiàn)，涉及高職院校招生錄取材料、高職院校學(xué)生登記表、各學(xué)期學(xué)習(xí)成績、入團(tuán)申請書、入黨申請書等書面資料一樣都不少，而真正涉及高職院校學(xué)生實(shí)踐能力、創(chuàng)新能力、團(tuán)隊(duì)合作能力、表達(dá)能力、溝通交際能力、誠實(shí)守信等方面的內(nèi)容少之又少，而這些卻是用人單位希望通過檔案獲取的信息，這些信息的有無在一定程度上決定了應(yīng)聘者的去留。此外，在檔案中，許多內(nèi)容的填寫比較主觀化，許多自我鑒定或者教師評語的填寫過于客套、表面化，真實(shí)性有待考究，這也在一定程度上影響了檔案作用的發(fā)揮。

（二）學(xué)生檔案管理工作重視不夠，管理落后

近年來，高職院校擴(kuò)招規(guī)模加大，學(xué)生人數(shù)大幅度增加，學(xué)生檔案管理工作的工作量也在一定程度上加大了。然而，由于高職院校領(lǐng)導(dǎo)對學(xué)生檔案管理工作重視度不夠，使得檔案管理工作中問題百出，人員不足、設(shè)備落后、管理力度不到位，具體體現(xiàn)在以下方面。

首先，我國大部分高職院校檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)沒有引起學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，管理人員少，管理工作人員的經(jīng)驗(yàn)不足，導(dǎo)致管理工作問題多多。有的高職院校并沒有專門的檔案管理部門，一般由各班級的輔導(dǎo)員對檔案進(jìn)行暫時(shí)的管理，輔導(dǎo)員再把任務(wù)交給班干部進(jìn)行負(fù)責(zé)。經(jīng)過多個(gè)環(huán)節(jié)的轉(zhuǎn)手，加之部門輔導(dǎo)員或者班干部管理意識不強(qiáng)或者管理能力低下，很容易造成檔案的丟失或者檔案資料不全各種現(xiàn)象的出現(xiàn)。

其次，許多高職院校學(xué)生檔案管理制度非常不健全，管理方式落后，管理效率低下。大部分的高職院校由于并沒有意識到檔案的重要性，因此，管理部門并沒有制定嚴(yán)格的檔案管理規(guī)章、條例，使得檔案管理工作的進(jìn)展“無章可循，無法可依”，十分混亂。有的學(xué)校無視學(xué)校實(shí)際情況的變化，一味沿襲以往傳統(tǒng)的檔案管理方法，管理效率十分低下，狀況百出。管理人員通常只是在學(xué)生畢業(yè)突擊整理檔案，將幾項(xiàng)必須的材料裝進(jìn)檔案袋即可。在計(jì)算機(jī)技術(shù)高速發(fā)展的今天，很多學(xué)校依然是采用手工操作管理檔案，沒有建立相應(yīng)的檔案管理數(shù)據(jù)庫，使得檔案的查找，傳遞工作相當(dāng)麻煩。

最后，許多高職院校同學(xué)畢業(yè)后由于進(jìn)入私企，對自己的檔案不加重視，認(rèn)為檔案乃“身外之物”，可有可無，便放在學(xué)校置之不理。而學(xué)校檔案管理部門一看該檔案主人已經(jīng)畢業(yè)，也就不再進(jìn)行妥善的保管，造成檔案的丟失、錯(cuò)投等各種情況的出現(xiàn)，一旦將來該畢業(yè)生需要檔案，則后果比較嚴(yán)重。

三、加強(qiáng)高職院校學(xué)生檔案管理工作的對策

針對高職院校學(xué)生檔案管理工作中存在的上述問題，本文主要提出以下三點(diǎn)完善建議，即豐富檔案內(nèi)容，提高檔案質(zhì)量；建立健全檔案管理制度，提高管理人員職業(yè)素質(zhì)；引進(jìn)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案的數(shù)字化管理，以期對提高高職院校學(xué)生檔案管理工作質(zhì)量有所裨益。

（一）豐富檔案內(nèi)容，提高檔案質(zhì)量

我國高職院校主要培養(yǎng)的是技能應(yīng)用型人才，這也是高職畢業(yè)生畢業(yè)后參加工作的競爭優(yōu)勢，因此，高職院校學(xué)生檔案中不僅要記載該生在校期間的學(xué)期成績、生活情況、思想覺悟、入團(tuán)入黨等基本信息外，更要體現(xiàn)其在技術(shù)上取得的各項(xiàng)成就，各種突破、創(chuàng)新以及誠實(shí)信用等，這是用人單位對應(yīng)聘者工作能力進(jìn)行了解的重要途徑。因此，高職院校學(xué)生檔案管理人員在進(jìn)行檔案內(nèi)容的收集時(shí)，一定要注意對反應(yīng)學(xué)生綜合能力、道德品質(zhì)資料的收集。這樣一來，既能為用人單位選拔人才提供更多更有價(jià)值的依據(jù)，也能提高學(xué)校學(xué)生的就業(yè)率，充分發(fā)揮學(xué)生檔案的價(jià)值。

（二）建立健全檔案管理制度，提高管理人員職業(yè)素質(zhì)

許多高職院校并沒有專門的檔案管理部門，也沒有專職的檔案管理人員，檔案一般都是由各班輔導(dǎo)員以及班干部暫時(shí)管理，導(dǎo)致管理過程一片混亂。有的學(xué)校雖然有專門的檔案管理部門，然而，管理制度健全，管理方式落后，管理人員經(jīng)驗(yàn)有限，導(dǎo)致管理效果不盡人意。鑒于此，高職院校應(yīng)專門成立檔案管理部門，培養(yǎng)專職的檔案管理人員，建立完善的檔案管理制度，保障學(xué)生檔案管理工作的進(jìn)行“有章可依，有法可循”，有條不紊的進(jìn)行。同時(shí)，高職院校應(yīng)設(shè)立有效的激勵(lì)機(jī)制，一旦檔案管理工作中發(fā)生問題，責(zé)任應(yīng)落實(shí)到個(gè)人，只有這樣，才能保證高職院校學(xué)生檔案管理工作的順利開展。

（三）引進(jìn)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案的數(shù)字化管理

在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)高速發(fā)展的今天，很多學(xué)校依然是采用手工操作管理檔案，沒有建立相應(yīng)的檔案管理數(shù)據(jù)庫，使得檔案的查找，傳遞工作相當(dāng)麻煩。鑒于此，高職院校應(yīng)極大對學(xué)生檔案管理工作的投資，引進(jìn)先進(jìn)的計(jì)算設(shè)備，實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案的數(shù)字化管理。在學(xué)生入校之處，高職院校就應(yīng)該以學(xué)生高考檔案的信息為基礎(chǔ)，為每一個(gè)學(xué)生建立一個(gè)電子檔案，形成一個(gè)電子檔案數(shù)據(jù)庫。隨著時(shí)間的推移，學(xué)生學(xué)習(xí)、生活、工作各項(xiàng)情況的變化，不斷的對電子檔案進(jìn)行信息的更新、完善，將學(xué)生的學(xué)籍變動、在校期間的表現(xiàn)以及檔案的保管、轉(zhuǎn)遞等情況及時(shí)的輸入電腦。如此一來，一方面大大提高了學(xué)生檔案的利用率，另一方面也方面學(xué)生畢業(yè)后就業(yè)時(shí)各種資料的自動生成與信息的交流，也方便用人單位時(shí)過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)對學(xué)生進(jìn)行全面及時(shí)的了解。一般情況下，電子檔案都會有存檔，這就大大降低了紙質(zhì)檔案易丟失的風(fēng)險(xiǎn)，提高了檔案的安全指數(shù)，避免了因檔案丟失引起的各種不必要的麻煩。

四、結(jié)語

總之，高職院校應(yīng)全面認(rèn)識到學(xué)生檔案的重要性，做好學(xué)生檔案的管理工作，一方面有利于社會對于人才的選拔，大大提高了學(xué)生的就業(yè)率，另一方面也有利于高職院校自身的建設(shè)，保證學(xué)生工作的順利完成。高職院校檔案管理相關(guān)工作人員也應(yīng)從思想上重視檔案管理工作，通過學(xué)習(xí)和鉆研，不斷提升自身職業(yè)素養(yǎng)，提高管理水平，使自己更好的投身檔案管理工作，為學(xué)生們服務(wù)。

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