文/遼寧錦州義縣水利局 李艷君

將與之有關(guān)的文檔和資料一并收集和整理并保存是文書檔案管理工作的主要內(nèi)容。許多的不同類型的文檔在管理當中都會被牽扯到，一步小心，往往很容易被搞混，文書檔案的機密性要求是非常高的，因此我們一定要重視文書檔案的管理方式，要采取科學(xué)有效的方法進行管理。傳統(tǒng)的文書檔案管理方案中的一些弊端在現(xiàn)代信息化管理中得到了很好的改善，對檔案管理人員的需求量大大減少了，在效率方面也得到了很好的改善。只有很好的學(xué)習并掌握了現(xiàn)代文書檔案管理系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)組成及功能才能做好現(xiàn)代化文書檔案管理。

一、傳統(tǒng)文書檔案管理的弊端

現(xiàn)如今，傳統(tǒng)文書檔案管理方式依然應(yīng)用于一些企事業(yè)單位，這是傳統(tǒng)思想未得到解放的緣故。他們?nèi)稳皇褂萌肆νㄟ^手工來將一些文檔收集好、整理好，早借閱和歸檔方面也同樣如此。

二、傳統(tǒng)方式管理文檔的缺點

（一）人們必須親自到檔案室才可以被允許借閱文檔，而且人們對文檔的借閱時間很短且效率不高

在借閱實體文檔的時候不僅如此，而且還要花費大量的精力與時間，這就讓有些在其他城市工作的人在查閱檔案方面十分頭疼，有些比較珍貴的文檔往往量比較少，甚至有些只有一份，很有可能面臨供不應(yīng)求的局面，這就不得不讓其他人排隊等待了，這就使得文檔使用的時效性嚴重受挫。

（二）管理較為復(fù)雜

當人們借閱文檔時必須將個人的有效證件進行登記，檔案資料的來源十分復(fù)雜，任何一個部門的每個方面都有可能是這些資料的來源地，需要安排專業(yè)人員在檔案收集后對其進行分類，存放、核實以及編冊、編目等，其借閱和歸還的復(fù)雜程度可見一斑。

（三）文檔易損

紙質(zhì)是傳統(tǒng)文檔采用最多的材料，在借閱過程中被翻閱是常有的是，在管理過程中經(jīng)常被搬移，這就使得得到磨損，不利于文書檔案的保存，歷經(jīng)歲月的折磨，同一文檔資料的量越來越少。

三、文書檔案管理信息化的優(yōu)勢

（一）辦公效率大幅提高

為降低在管理過程中對人力的需求量和提高效率，如今的信息化管理方式通過計算機就可將一件一件的文書檔案整理歸檔。另外，對于其他一些在傳統(tǒng)文書管理方式中存在的問題，比如在歸檔整理后，若想要對某些文件進行修改，就不得不拆卷已整理好的文書檔案了，嚴重浪費資源和人力，而采用計算機進行文書管理的信息化管理方式將解決這些問題，而且輕而易舉，無論什么時候只需敲敲鍵盤即可修改，這就使得在管理文書檔案工作中的各個環(huán)節(jié)變得方快捷了。

（二）資源隨時可供檢索，信息充分共享

現(xiàn)代信息化管理文書檔案采用計算機進行處理，可用電子版的文獻來取代紙質(zhì)的文書檔案，再應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，檢索文書檔案不拘于時間的限制，并且在準確率方面也是相當高的，基本不會有誤，在這方面，傳統(tǒng)管理方式與現(xiàn)代信息化管理方式是無法相提并論的。在原始的管理當中，企事業(yè)單位采用手工操作，這就使得一些信息被擱置在文件柜中，不能與其他人共同分享資源，不僅使文件信息的查找變得困難，而且還浪費了大量的資源和資金。由案卷級轉(zhuǎn)變?yōu)槲募壍臋n案管理是現(xiàn)代化信息管理借助計算機技術(shù)發(fā)展的結(jié)果，不僅如此，管理體系也由單向途徑上升到體系管理的高度，以前只是停留在對檔案外部特征進行管理的地步，如今上升到內(nèi)外部特征合并管理的高度，隨著時代的進步，科技的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)越來越成熟，檔案信息與載體已經(jīng)能夠分離利用了，互補干擾，與其他信息系統(tǒng)可以實現(xiàn)互聯(lián)的關(guān)系，這就使得檔案利用工作中的效率與質(zhì)量突飛猛進。

（三）電子文件保存的穩(wěn)定性

電子檔案的使用年限比紙質(zhì)檔案要長久的多，只要電腦不對其刪除，一般可以永久的保存下來。紙質(zhì)的文檔一般受環(huán)境因素的影響比較大，容易受損，在溫度較高和溫度較濕的環(huán)境里容易發(fā)生水解，在酸性、氧化劑和酶的環(huán)境里很容易被氧化，一不小心，很有可能將給檔案工作帶來巨大的損失。電子文件就不存在這方面的問題了，隨著科技的發(fā)展，電子技術(shù)日益成熟，一些用來讀取和存儲的設(shè)備技術(shù)含量越來越高，如U盤、移動硬盤、光碟等，有許多可供我們選擇的電子載體，我們可以根據(jù)自身的實際需求進行選擇。這些載體易于傳遞，且存儲時間長，存讀方便快捷，不容易遭到環(huán)境因素的破壞，穩(wěn)定性非常高。

（四）提高了文件傳遞的速度和安全性

辦理公文的過程中，有些辦理人員會對文件進行私存，在傳遞文件過程中由于某些意外可能會丟失部分文件，這種難免發(fā)生的情況都會對文檔管理工作帶來麻煩，文件的傳遞是通過郵政進行傳遞，這種傳遞方式在速度和安全性方面的系數(shù)都不高，時間往往容易被距離所牽制，有時會被一些客觀因數(shù)而耽誤傳遞的時間甚至會將文件弄丟，這些情況也都將會給管理工作者在檢索和歸檔方面帶來麻煩。而如今的信息化管理方式通過高科技的計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進行遠距離的網(wǎng)絡(luò)傳遞，這不僅提高了傳遞效率，同時文件的安全性系數(shù)也是相當高的。

四、文書檔案管理信息化系統(tǒng)的構(gòu)成及功能

文書檔案管理系統(tǒng)由多個程序組成，各自扮演各自的角色，各有各自的功能，數(shù)據(jù)庫、文檔管理程序、以及打印系統(tǒng)是其必不可少的程序，其中文書檔案管理程序可以說是這個系統(tǒng)的主要程序，在系統(tǒng)中扮演的角色十分重要，他的功能主要是負責對數(shù)據(jù)庫進行建立、修改、查閱以及歸檔等操，除此之外，還負責提供用戶界面給擁有權(quán)限的人，讓數(shù)據(jù)庫與用戶直接交流。數(shù)據(jù)庫給文書檔案提供了一個廣大而充裕的存儲空間，存儲及輸出都可通過這個實現(xiàn)，檔案數(shù)據(jù)庫是這個管理系統(tǒng)的核心。用戶登錄、查詢、下載可通過不同的板塊進行操作，若用戶互需要在文檔上面添加文字或者圖片亦或者是對文檔的格式進行變更，可以通過打印系統(tǒng)來完成，并實現(xiàn)打印和預(yù)覽。以下將對文檔管理信息系統(tǒng)的功能進行闡述，具體如下：

（一）權(quán)限管理

管理員和用戶是文檔信息的基本成員，一般用戶若想要閱讀或下載一些有權(quán)限的文檔只需要登入后便可完成，管理員擁有對系統(tǒng)進行維護和修改等權(quán)限。文檔管理員分為一般管理員和系統(tǒng)管理員，一般管理員只進行日常系統(tǒng)操作，而系統(tǒng)管理員擁有后臺維護的權(quán)限。

（二）分類查詢

文檔信息的優(yōu)點在于它十分的靈活，按照文檔的不同種類管理人員可將其進行定義，與此同時，通過借助數(shù)據(jù)的功能，建立分類代碼表和檔案信息表，將它們相關(guān)聯(lián)。用戶在查尋想要得文檔時，可按照文檔的一些基本屬性進行查找，這就解決了一些在查詢過程中由于檔案繁多而帶來不便的問題。

（三）模糊查詢

有些時候，用戶并不記得文書檔案的基本屬性，只記得某些詞時，就可通過模糊查詢來查找與之有關(guān)的文檔，并從中篩選出自己需要的，這就很好的解決了在傳統(tǒng)管理系統(tǒng)中對文檔按份逐一進行查找的繁瑣問題。

（四）檔案增添

在管理過程中，新增文檔時常有的事，文檔信息化管理系統(tǒng)也充分考慮這方面的問題，檔案唯一的識別碼會通過系統(tǒng)的名稱、日期和頁數(shù)等屬性自動生成，并讓這些新增的文檔和以前的建立映射關(guān)系。

五、結(jié)語

科技隨著時代的進步越來越成熟，傳統(tǒng)文書檔案逐漸在這個時代淘汰，因為它已經(jīng)無法滿足人們的需求了，電子技術(shù)已經(jīng)深入到各個行業(yè)，在檔案管理工作中亦是如此，管理形式要求越來越自動化，信息化管理取代傳統(tǒng)方式是科技進步的必然結(jié)果，管理文書檔案的工作人員必須要意識到這點，樹立正確的觀念，學(xué)習并掌握好信息化操作，只有這樣才能適應(yīng)時代，滿足人們的需求。