文/深圳市德瑞克科技有限公司 蘇杰明

檔案信息化，建立并逐步完善檔案信息管理系統(tǒng)，密切配合生產、經營、管理等環(huán)節(jié)，對檔案信息資源進行深度開發(fā)，可以為提高企業(yè)競爭力和經濟效益服務。開發(fā)檔案信息資源應貼近本單位的中心工作、貼近本單位檔案工作的實際情況、貼近本單位庫藏檔案資源的實際情況。

一、多元化的服務

隨著員工利用檔案意思的增強，企業(yè)檔案開放粒度的加大。同時，檔案管理不再是簡單的實體保管，而是信息資源的集合體。為了更好地滿足員工對檔案信息的需求，實現(xiàn)檔案的社會功能，企業(yè)檔案利用模式有待創(chuàng)新和變革。

（一）優(yōu)化傳統(tǒng)檔案服務方式

傳統(tǒng)的檔案提供利用是提供檔案的一份份原件，或者是專題匯編，而對文件的深加工作的很少，新的服務方式就是要開展檔案信息資源的深加工。這樣，提供的檔案信息資源就比以往廣泛的多。

（二）利用信息化手段發(fā)揮新的服務方式

利用網(wǎng)絡信息技術，電子檔案通過計算機既可全面放大，又可局部放大，可以連接到打印機，刻錄機等外部設備上進行出圖，并能很好地保存原圖。實現(xiàn)了高效、快捷的服務。

（三）企業(yè)檔案開發(fā)利用的重要手段

檔案宣傳成為檔案工作開放的手段，增強全員檔案意識，爭取公司領導的認可和支持，能夠有力地推動檔案事業(yè)的發(fā)展。

二、檔案管理功能服務模式創(chuàng)新

（一）檔案信息資源開發(fā)利用的途徑

1.源頭管理。在強調檔案信息資源開發(fā)的同時必須重視檔案信息資源建設。既要抓好檔案信息資源儲備，又要從源頭上嚴密監(jiān)控檔案信息資源的質量，保證信息資源開發(fā)的價值。從檔案的源頭收集到檔案的科學整理與保管，從檔案信息資源的綜合開發(fā)利用到更科學、更合理地收集檔案，始終保持檔案工作的良性循環(huán)，確保及時、準確、完整地提供檔案利用。

2.抓重點、求突破。多元化檔案利用服務機制是檔案信息資源開發(fā)工作的主體內容。我們不能停留在原始的傳統(tǒng)的服務方式上，而是應針對各種情況，抓重點、求突破。如抓住開發(fā)檔案信息資源為生產經營管理、提高經濟效益服務這個中心任務。從信息化建設入手，保障信息資源的快速流動，在簡化手續(xù)、立卷改革、網(wǎng)絡建設等各個環(huán)節(jié)求得突破，取得效益。

3.由點到面層層鋪開。在開發(fā)檔案信息資源過程中，要用全面的、聯(lián)系的觀點看問題，使開發(fā)檔案信息資源形成科學、完備的理論體系。點到面層層鋪開，最終為檔案事業(yè)的全面發(fā)展、為檔案信息資源發(fā)揮應有的作用打基礎。

4.強有力的物質、技術保障。檔案信息資源開發(fā)利用沒有物質技術保障是不可能順利完成的，所以優(yōu)化檔案信息資源開發(fā)利用工作的保障環(huán)境也是非常重要的一個環(huán)節(jié)。應用現(xiàn)代化技術手段，人力資源保障，盡可能兼顧實用和通用以及長期有效性。

三、建立和完善企業(yè)信息開放利用中心

收集保管和開放利用是各級綜合檔案館工作人員的歷史責任和崗位職責，對歷史以及各類事件的整理和記錄起著承前啟后的作用。通過保管、收集、整理和編研，為了便于開放利用才是最終目的。檔案開放利用工作迄今為止已有了積極的推進，但檔案的開放利用工作和滿足社會和百姓對檔案信息需求日益增長的需要還有著差距，還需進一步解放思想、轉變觀念、創(chuàng)新理念、務實奮進，切實地加快檔案館館藏檔案的開放工作。

（一）實現(xiàn)檔案開放

目前《檔案法》規(guī)定的檔案開放，主要是在各級檔案館館藏檔案的基礎上確保安全保密的前提下，盡可能地向社會開放提供利用。在當今信息化社會里，檔案館的檔案信息明顯存在滯后現(xiàn)象，現(xiàn)行檔案文件服務中心的出現(xiàn)和政府公開信息查閱的推行，都在擴大檔案開放范圍的同時，也為各級檔案館從開放檔案向檔案開放轉變。

1.立足館藏檔案編研工作。檔案館的編研工作，必須立足館藏，在編研工作基礎上，挖掘潛力，開發(fā)和整理那些尚未被利用的檔案，把對現(xiàn)實工作中有直接或間接參考價值和指導意義的每一份檔案，變?yōu)榛钚畔?，以滿足歷史研究、編史修志，使其產生社會效益和經濟效益，這是檔案館編研工作主要職責。同時，由于檔案館編研工作力量單薄，對社會需求量大，牽涉部門多、參考資料多，只靠三、五個人編研難以完成，可以采取聯(lián)合編研的辦法，通過合編共同完成編研材料，盡可能建立檔案館與檔案室之間的編研網(wǎng)絡。檔案館可以對那些屬于本館接收范圍但尚未進館的檔案加以開發(fā)、編研和利用，這是檔案館編研工作的延伸。

2.有序制定檔案編研工作計劃。檔案具有參考價值和憑證價值，需要編纂成冊的東西很多，但限于人力、物力等客觀因素，在年初制定出檔案編研工作計劃，區(qū)分輕重緩急，按計劃有序地進行。即上級下發(fā)的指導性文件，按照慣例年年編，持續(xù)不斷；大型資料，抽調相對固定的有經驗的人員專門編；對重大活動在活動開始之前，即把需要的相關資料編纂好，在活動過程中及時記錄，活動后及時整理，為以后提供及時利用。同時要注意編研材料選材要寬嚴適度，凡涉及大政方針的資料，要盡量做到全面、精當、簡潔、凝練；凡涉及事件具體運作過程的資料，則要求細致、完整、準確、有序，使利用者一目了然。

3.現(xiàn)行開放利用的方式。目前現(xiàn)行開放利用方式，主要是依托于檔案館設立的現(xiàn)行文件利用中心來進行實施。這種方式有其優(yōu)越之處，如將具有社會普遍性需求的現(xiàn)行文件相對集中在一處，充分利用檔案館現(xiàn)有的硬件設施，并配富有工作經驗的人員對其進行管理、整理、編研，并提供咨詢服務，但也有不足之處，如提供利用受工作班時的制約，對外地或本地用戶來說，因種種原因無法直接按時來中心的利用者無法得到良好的服務等等。因此，還應輔之其他的查閱種方式，例如：同時提供網(wǎng)上查詢，使服務窗口以及效能得到有效延伸。當前主要以通過網(wǎng)站建設、網(wǎng)絡發(fā)布、數(shù)據(jù)庫在線檢索、Email傳遞等方式提供利用服務的數(shù)字化檔案信息的發(fā)展越來越注重過程，體現(xiàn)“以人為本”的服務理念，無論是網(wǎng)站設計的友好界面、信息構建和信息發(fā)布內容的選擇，都在技術人員的考慮和實施中得到體現(xiàn)。

四、總結語

本文對檔案創(chuàng)新和服務研究只做了一些最基本的工作，在新階段檔案事業(yè)的發(fā)展面臨著新的形勢和任務，也面臨著新的艱巨挑戰(zhàn)和重要機遇。還有些問題有待于進一步深入研究，明確其有效性含義和評價有效性也將是非常有意義的工作。

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