文/荊州市廣播電視大學 馮家富

一、檔案管理的現(xiàn)狀及存在的問題

檔案管理即檔案業(yè)務工作，是檔案室以科學的原則和方法進行檔案管理，提高檔案資料的利用效率，更好地為社會各項事業(yè)服務。檔案是對歷史真實的記錄，是具有重要憑證和法律意義的記載。檔案管理全面而真實的記錄了管理部門所從事各種活動。從某種程度上說，檔案管理最本質的內容即信息傳輸。檔案管理具有階段性、累積性、依附性和封閉性等特征。從目前檔案管理的情況來看，檔案管理還存在很多問題：

（一）檔案管理的條件落后

檔案管理部門由于經費有限，基礎設施的建設比較落后，在實際工作中產生了很多的問題，如辦公區(qū)與庫房沒能分離開來，這對檔案資料保管的完整性、封存性都產生了不利影響。再者，在檔案管理室中，沒能配備必要的滅火器、吸塵器等安全設施，對檔案管理火災風險等事故沒有進行有效預防。

（二）檔案管理人員素質不高

由于各級領導對檔案管理工作不重視，對歸檔意識和建檔意識不夠重視，管理者對檔案管理工作的重視程度不夠，在檔案管理人員的選任上也存在很多問題。管理人員專業(yè)素質不高，大多數(shù)管理人員沒有經過系統(tǒng)化、專業(yè)化培訓，專業(yè)素質較低，且兼職檔案管理人員大量存在，造成檔案管理工作的混亂。

（三）檔案資料落后，沒能及時更新

檔案管理工作是對使用部門的經營情況進行統(tǒng)計整理的過程。市場經濟的發(fā)展以及體制改革進程的加快，導致經營管理情況不斷發(fā)生變化，因此，檔案管理工作應實施更新統(tǒng)計工作。但從目前來看，由于經費的限制，檔案資料的更新情況比較差。這就導致檔案所記載的事項與現(xiàn)實情況有較大出入。同時，管理人員在檔案的管理中沒能盡到保管職責，長時間沒有對檔案資料進行整理，蟲蛀、受潮、脫落等對檔案造成損毀的現(xiàn)象頻繁發(fā)生。

（四）利用率低

目前，檔案管理工作的認識還局限在檔案資料的保管上，檔案管理的作用沒能真正發(fā)揮。檔案管理工作的內容也僅局限于資料查找的范圍內，檔案資料的利用率比較低，管理人員工作的積極性、主動性也較差，管理工作效率低下。

二、檔案管理的對策分析

（一）管理理念與管理制度的創(chuàng)新

目前，檔案管理還存在著“重管輕用”的現(xiàn)象，管理的被動型和封閉性較強，檔案管理仍然存在著“等、靠、要”的管理模式，影響了檔案管理的工作效率。隨著科學技術的發(fā)展，檔案管理工作的挑戰(zhàn)也日益嚴峻。檔案管理中的電子光盤和縮微膠片的應用也不斷增加，這些都需要改變傳統(tǒng)的檔案管理理念，以多層次、多角度的工作方法來指導檔案管理工作。同時，應不斷建立健全檔案管理機制，充分發(fā)揮人力資源的優(yōu)勢，以有效的績效考核機制來增強檔案管理工作的活力。以創(chuàng)新激勵機制來鼓勵員工的積極創(chuàng)新，營造健康向上的工作氛圍。再者，應制定一套切合實際且行之有效的檔案管理規(guī)章制度，以規(guī)范化和制度化的規(guī)章制度來約束檔案管理工作，減少檔案管理過程中的隨意性，以保證檔案管理的規(guī)范化和統(tǒng)一性。在制定檔案管理規(guī)章制度時，應根據(jù)部門發(fā)展的實際情況，并對部門未來的發(fā)展進行科學評估，以發(fā)展的眼光來指導檔案管理工作，不斷調整和修訂檔案管理的各項規(guī)章制度。在檔案管理工作中，可以簡化檔案管理的立卷制度，積極推行數(shù)字化管理的理念，統(tǒng)一電子文檔管理的標準，對檔案信息進行及時的歸納和整合，以提高檔案管理的利用效率。

（二）做好檔案管理中的文書處理

文書處理工作是檔案管理工作的重要內容。在加強檔案管理制度建設的過程中，應做好文檔歸檔處理。公文文書的撰寫，應采用規(guī)格統(tǒng)一的紙張，一律采用左側裝訂。再者，在歸檔處理時，管理人員應檢查公文發(fā)文機構簽發(fā)手續(xù)是否完備，主送單位、抄送單位等是否明確，落款和蓋章是否符合公文的要求。在公文字跡方面，應做到清晰、鮮明，且能長時間保存。

（三）檔案管理人員應樹立創(chuàng)新意識，不斷提高管理人員的綜合素質

檔案管理人員的綜合素質對檔案管理工作的質量和效率都有重要影響。目前，檔案管理人員專業(yè)性不強，專職檔案管理人員數(shù)量有限，管理人員對檔案管理工作并不熟悉。管理人員素質參差不齊，在業(yè)務水平、理論水平、文化程度等方面也有很大差異，加之管理人員知識結構不合理、現(xiàn)代科學技術知識貧乏、專業(yè)知識老化，檔案管理工作不能適應當前形勢的變化。因此，在檔案管理工作中，應重視檔案管理人員的綜合素質，加強管理人員的培訓和教育，提高管理人員的專業(yè)水平。檔案管理工作是一項專業(yè)性的業(yè)務工作和管理工作，需要綜合素質高的管理人員才能勝任。隨著科學技術的快速發(fā)展，檔案管理信息化不斷增強，檔案管理人員應改變過去的工作方法和工作理念，學習現(xiàn)代科學技術，拓寬工作思路，積極創(chuàng)新，以適應我國經濟發(fā)展的需要。在知識經濟時代，信息共享成為全球經濟發(fā)展的新形勢和新特點，社會經濟發(fā)展對復合型人才的需求不斷增加，檔案管理工作的服務范圍和服務水平也有了新的拓展，檔案管理人員不僅應具備較高的業(yè)務素質，還應該不斷充電，拓展自己的視野，把握社會變化的現(xiàn)狀和未來的發(fā)展情況，充分利用檔案學科的新理論和新技術來創(chuàng)新檔案管理工作，提高檔案管理工作的利用效率。

（四）加快檔案管理的信息化建設

科學技術的發(fā)展和互聯(lián)網(wǎng)的普及，對檔案管理工作的信息化建設提出了新的要求。檔案管理工作中的信息交流也越來越頻繁。在檔案管理中，管理人員要在對現(xiàn)有檔案進行妥善保管的基礎上，加強對電子檔案的未來發(fā)展趨勢的認識。在檔案管理的網(wǎng)絡環(huán)境下，管理人員要對社會的需求進行分析，做好檔案管理工作，在電子檔案的錄入中，要加強安全性和保密性設置，防止部門機密資料的泄漏和病毒入侵。同時，要根據(jù)實際的變化情況，對檔案管理工作中所歸檔的資料進行實時更新，以保證其準確性和現(xiàn)有的利用價值。

總之，隨著計算機技術和網(wǎng)絡技術的發(fā)展，檔案管理發(fā)生了很大的變化。檔案管理全面而真實的記載了不同歷史時期的發(fā)展情況和重大事件，對管理者制定發(fā)展戰(zhàn)略提供決策的依據(jù)。從我國檔案管理的現(xiàn)狀來看，雖然取得了較好的成績，但也存在很多問題，主要是因為檔案管理意識不強，檔案管理的信息化水平較低，影響了檔案的利用率。因此，應改革檔案管理的模式，以新的工作思路和方法來指導檔案管理工作，提高檔案管理人員的素質，加快檔案管理的信息化建設，才能促進檔案管理水平的提高，適應新時期檔案管理工作的要求。

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