文/廣州城市用電服務(wù)有限公司 張健敏

電子文件是指能被電子計(jì)算機(jī)系統(tǒng)識(shí)別、處理，并將文件信息內(nèi)容按一定格式存儲(chǔ)在磁帶或者光盤等介質(zhì)上，可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募?。它是現(xiàn)代的新型文件。而電子檔案則是經(jīng)過(guò)整理歸檔保存的電子文件?！半p套制”，在紙質(zhì)環(huán)境中指歸檔文件一式兩套，一套移交檔案館，一套由形成單位自己保存。將紙質(zhì)檔案連同其縮微品一并保存，即是不同載體的雙套歸檔。在電子文件出現(xiàn)后的“雙套制”基本上認(rèn)為是同時(shí)保存同一份文件的電子版本與紙質(zhì)版本。

從檔案的定義看，“檔案是記錄人類社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)各種信息的載體”?？梢?jiàn)，檔案具有原始記錄性、信息屬性、知識(shí)屬性、文化屬性和價(jià)值屬性，其中，原始記錄性是檔案的根本屬性。在傳統(tǒng)的“雙套制”中包括兩套檔案，一套為原始檔案，另一套則是作為備份的副本或復(fù)制件。如此看來(lái)，由于后者不具有原始性，因而嚴(yán)格上來(lái)說(shuō)，不能屬于檔案。與“雙套制”相聯(lián)系的還有“雙軌制”，它是指在運(yùn)轉(zhuǎn)電子文件處理流程的同時(shí)，仍然保留相應(yīng)的紙質(zhì)文件處理流程。它與在保存電子文件的同時(shí)，仍然保存對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)文件的“雙套制”側(cè)重點(diǎn)不同，前者強(qiáng)調(diào)文件運(yùn)行處理的流程，后者強(qiáng)調(diào)的是檔案歸檔的保存狀態(tài)。

從傳統(tǒng)意義上的“雙套制”來(lái)看，同以紙質(zhì)為載體的文件以一式兩份的形式保存，又或是在電子文件介入后，一份文件的電子版和紙質(zhì)版同時(shí)并存，無(wú)疑是具有必要性的。在信息飛速交往的現(xiàn)代，由于紙質(zhì)文件有穩(wěn)定性強(qiáng)，流動(dòng)性弱，可操作性低，以及電子文件具有較強(qiáng)的流動(dòng)性、可變性、可操作性等特點(diǎn)，兩者配套管理有利于降低信息丟失、信息失控等的發(fā)生概率，可以揚(yáng)長(zhǎng)避短，優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)?！半p套制”既提高了對(duì)檔案查閱的效率，又保障了檔案的憑證價(jià)值，從而保證二者的安全運(yùn)營(yíng)。

在目前的實(shí)際檔案管理工作中，盡管電子文件迅速普及并為大眾所認(rèn)可，紙質(zhì)文件依然占據(jù)著不可或缺的地位。比如在某項(xiàng)事務(wù)的辦理過(guò)程中，電子文件和紙質(zhì)文件都會(huì)或多或少地參與到此過(guò)程中，并且發(fā)揮著原始記錄的作用，由此電子文件和紙質(zhì)文件則成為一個(gè)檔案中的兩個(gè)部分，而彼此不再是單純的副本備份。電子文件和紙質(zhì)文件在不同的環(huán)節(jié)中分別充當(dāng)著原始資料。再比如，正本為紙質(zhì)文件而定稿為電子文件，又或是正文為紙質(zhì)文件而附件為電子文件(甚至是無(wú)法打印成紙質(zhì)文件的數(shù)據(jù)庫(kù)、音頻、視頻等電子文件)等等。不論是單純的電子文件，還是單純的紙質(zhì)文件，都難以呈現(xiàn)出由始至終的原始性。它們之間必定會(huì)在某環(huán)節(jié)中通過(guò)相互轉(zhuǎn)化，從而推動(dòng)運(yùn)行進(jìn)程。由此可以看出，“雙套制”的施行于現(xiàn)階段的檔案管理工作是十分必要的。然而，僅從傳統(tǒng)意義上把“雙套制”單純地理解為一套電子文件加上一套紙質(zhì)文件，又或是一者為另一者的備份或單純的復(fù)制品，無(wú)疑是不全面的，是狹隘的。在歸檔工作中，我們不能只注意到對(duì)電子文件及紙質(zhì)文件的備份保存，還應(yīng)注意其在運(yùn)行處理流程中的滲透作用，換言之，從理論上看，應(yīng)對(duì)“雙套制”進(jìn)行擴(kuò)充性的解釋，從檔案的完整性角度考慮，把“雙套制”理解為是嵌套在“雙軌制”中運(yùn)行并發(fā)揮作用。

現(xiàn)階段，我國(guó)的檔案管理工作仍處于文件介質(zhì)由紙質(zhì)向電子過(guò)渡的階段。在此過(guò)程中，應(yīng)逐步探索、發(fā)展、并完善相應(yīng)的檔案管理制度。一方面，由于現(xiàn)代信息技術(shù)不斷地飛速發(fā)展，電子文件的種類和數(shù)量不斷激增，對(duì)各種電子文件的分類與整理成為了檔案管理的新的構(gòu)成部分；同時(shí)，由于現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)的安全性與穩(wěn)定性等尚處于不成熟的階段，在電子文件的傳輸和保存過(guò)程中發(fā)生信息缺漏或系統(tǒng)遭受病毒入侵而導(dǎo)致管理出現(xiàn)問(wèn)題以及對(duì)重要文件內(nèi)容的保密工作難以進(jìn)行的現(xiàn)象依舊存在的。另一方面，在“雙套制”的實(shí)施過(guò)程中，大量的紙質(zhì)文件會(huì)隨之而產(chǎn)生，在此過(guò)程中出現(xiàn)的制作成本高，保管風(fēng)險(xiǎn)大以及與電子文件的類型無(wú)法匹配和如何與電子文件配對(duì)保存等問(wèn)題也影響著檔案管理工作的效率。面對(duì)諸如此類的問(wèn)題，要使得歸檔工作順利高效地開(kāi)展，檔案管理工作者應(yīng)積極出臺(tái)各種相應(yīng)的措施。

首先，做好各類文件檔案的備份工作。“雙套制”與“雙軌制”相互滲透配合，充分發(fā)揮電子文件與紙質(zhì)文件的優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，針對(duì)電子文件及紙質(zhì)文件各自的特點(diǎn)而采取相應(yīng)的策略，使檔案信息的完整性與真實(shí)性得到保證。做好各類文件的配套編排歸檔工作，使各類文件準(zhǔn)確、系統(tǒng)地保存，并在使用時(shí)可以快速便捷地供使用者查閱。

其次，完善信息管理系統(tǒng)的安全防護(hù)功能。為保證檔案信息在傳送和保存的過(guò)程中不出現(xiàn)錯(cuò)漏，必須加快完善信息管理系統(tǒng)的安全性能，防止其受到病毒的入侵，使檔案得以長(zhǎng)久保存。同時(shí)，要做好各類檔案信息的安全保密工作，嚴(yán)格控制檔案管理調(diào)用的權(quán)限。周期性地進(jìn)行系統(tǒng)維護(hù)工作，保證其正常有序地工作。

再次，提高檔案工作者對(duì)文件管理的重視程度。電子文件的重要性日益顯露，甚至與紙質(zhì)文件齊平。與紙質(zhì)文件的保管相類似，對(duì)電子文件的歸檔工作同樣會(huì)涉及安全、保密、管理、利用等問(wèn)題。因此，應(yīng)通過(guò)各種渠道宣傳其重要性，定期開(kāi)展工作研討會(huì)議，發(fā)現(xiàn)并解決日常檔案管理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題，從而使檔案工作者重視其工作，在工作過(guò)程中做到認(rèn)真細(xì)致。加強(qiáng)學(xué)習(xí)交流，吸收有利于管理工作開(kāi)展的養(yǎng)分，不斷提高工作效率。

然后，逐步完成紙質(zhì)文件數(shù)字化，推進(jìn)檔案電子化。在紙質(zhì)文件和電子文件之間建立“通道”，使檔案的介質(zhì)逐漸由紙質(zhì)向電子過(guò)渡轉(zhuǎn)化。通過(guò)掃描紙質(zhì)文件實(shí)現(xiàn)全文數(shù)字化；建立局域網(wǎng)，通過(guò)網(wǎng)上發(fā)布文件信息，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上利用和檔案信息共享；通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行收集、歸檔、整理、利用一條龍管理，實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案利用轉(zhuǎn)變?yōu)橹苯油ㄟ^(guò)查閱相關(guān)電子文件內(nèi)容。

最后，加強(qiáng)相應(yīng)的法制建設(shè)，逐步形成一套健全的電子文件管理法制體系。目前，電子文件檔案大量涌現(xiàn)，然而相應(yīng)的規(guī)章制度出臺(tái)卻較之緩慢。為了推動(dòng)電子檔案安全完整歸檔工作的進(jìn)行，必須完善相關(guān)的法律制度。通過(guò)制定法律法規(guī)，形成系統(tǒng)的關(guān)于文件資料的收集、整理、傳送、歸檔、調(diào)用、管理等的制度體系；規(guī)范各類檔案管理工作者的工作程序，落實(shí)工作秩序的條理化，規(guī)范化；完善內(nèi)部行政管理監(jiān)督機(jī)制，使相應(yīng)部門切實(shí)履行監(jiān)督、管理、指導(dǎo)的職權(quán)。在此基礎(chǔ)上，針對(duì)具體工作中的實(shí)際情況，對(duì)相關(guān)的規(guī)章制度進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整，從而使檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、規(guī)范化。

綜上所述，電子文件管理“雙套制”作為文件介質(zhì)轉(zhuǎn)換過(guò)渡的必經(jīng)階段，還將在一定時(shí)期內(nèi)存續(xù)。必須正確對(duì)待由此帶來(lái)的各種機(jī)遇和挑戰(zhàn)，全面分析當(dāng)前的形勢(shì)，及時(shí)作出適當(dāng)?shù)恼{(diào)整。隨著各種技術(shù)的發(fā)展，法律制度的完善，檔案管理工作將逐步發(fā)展到一個(gè)新的階段。與之相適應(yīng)地，我們也要主動(dòng)地做好經(jīng)驗(yàn)的積累，積極地迎接下一階段的各種工作挑戰(zhàn)。

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