文/嘉興教育學(xué)院 傅力

很多的歸檔模式都是通過(guò)長(zhǎng)期以來(lái)的經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行管理歸檔的，都是通過(guò)一系列的收集、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、利用的管理準(zhǔn)則來(lái)制定完成的?，F(xiàn)如今，伴隨著信息時(shí)代的進(jìn)步和發(fā)展，辦公自動(dòng)化也越來(lái)越普及，計(jì)算機(jī)的智能技術(shù)也在不斷的發(fā)展，為此，計(jì)算機(jī)技術(shù)也在逐漸的代替?zhèn)鹘y(tǒng)檔案工作的管理，但是，電子文件的產(chǎn)生、使用、歸檔以及傳遞、保存等管理體系都和紙質(zhì)文件的管理模式截然不同，新型管理模式的改變給傳統(tǒng)管理模式帶來(lái)了很多的不便。

檔案管理工作未來(lái)的管理趨勢(shì)將使用電子檔案管理方式與傳統(tǒng)紙質(zhì)管理相結(jié)合的方式。為了迎合現(xiàn)代化的管理形式，檔案文件的管理必須要逐漸的滿(mǎn)足時(shí)代的要求，國(guó)家檔案局在2000年底作為行業(yè)準(zhǔn)則制定實(shí)施了了《歸檔文件整理規(guī)則》(以下簡(jiǎn)稱(chēng)《規(guī)則》)，行業(yè)準(zhǔn)則的出現(xiàn)，就是為了讓傳統(tǒng)的檔案管理模式迎合時(shí)代的要求，在《規(guī)則》中制定了很多的條條框框，為電子文件檔案的管理工作帶來(lái)的幫助。通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)管理就很好的將電子文件輸入保存。如果紙質(zhì)的檔案保存如果單從按照《規(guī)則》來(lái)進(jìn)行，所謂的文檔管理改革不會(huì)很顯著，只是通過(guò)計(jì)算機(jī)輸入存檔的辦法不能保證文檔的安全性和正確性，為此，檔案管理工作必須要雙重整理才能將管理工作做到準(zhǔn)確無(wú)誤。

一、將紙質(zhì)文件和電子文件按《規(guī)則》整理、保管

在《規(guī)則》中有明確規(guī)定傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理細(xì)則，在此不做詳細(xì)說(shuō)明。對(duì)于電子檔案的分類(lèi)、編號(hào)、排列、編目、裝盒、上架等等一系列文件整理模式必須要保證和傳統(tǒng)方式的歸檔過(guò)程相同，這兩種的歸檔的檔案信息一定要相對(duì)應(yīng)。由此可見(jiàn)，整個(gè)電子歸檔的過(guò)程都是要以紙質(zhì)的歸檔程序?yàn)榛A(chǔ)。但是，電子文件的整理工作的時(shí)間性、準(zhǔn)確性都要比手動(dòng)歸檔更為優(yōu)越。

二、雙重管理紙質(zhì)、電子檔案的優(yōu)點(diǎn)

（一）加強(qiáng)了工作的效率

根據(jù)《規(guī)則》進(jìn)行文件的整理，是以計(jì)算機(jī)為核心操作的，在計(jì)算機(jī)功能中有一個(gè)檢索項(xiàng)，當(dāng)工作人員在進(jìn)行檔案的調(diào)卷的時(shí)候可以從速度效率上及時(shí)查找。在各個(gè)企業(yè)、學(xué)校等單位運(yùn)作，通過(guò)及時(shí)的查找，帶來(lái)了很便捷的服務(wù)。速度的提高，時(shí)間的提速，給企業(yè)的生產(chǎn)建設(shè)方面贏得了很珍貴的時(shí)間。為此，《規(guī)則》中最重要的優(yōu)點(diǎn)就是加強(qiáng)了工作效率。

（二）通過(guò)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)了管理

根據(jù)《規(guī)則》進(jìn)行文件的整理，將計(jì)算機(jī)管理檔案的優(yōu)勢(shì)充分的展現(xiàn)了出來(lái)。將電子文件與傳統(tǒng)文件管理方式有效的結(jié)合在一起，每一個(gè)紙質(zhì)文件背后都會(huì)有相同的電子文件，無(wú)論是企業(yè)、學(xué)校、某個(gè)部分或者是個(gè)人，如果一方向檔案室提出查閱相關(guān)檔案信息，那么檔案工作人員就可以直接的通過(guò)電子傳閱的方式發(fā)送給需求一方，這樣的借閱方式可以避免了紙質(zhì)文件的重復(fù)查閱造成的紙質(zhì)文件的損壞，確保了原件的完整性，通過(guò)也給各個(gè)部門(mén)帶來(lái)的方便，提高了利用率。雖說(shuō)檔案的管理工作可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行查閱，但是不意味著任何一方可以無(wú)所畏懼的從檔案室中隨意的查閱每個(gè)電子檔案，在這個(gè)網(wǎng)絡(luò)的系統(tǒng)中會(huì)進(jìn)行授權(quán)，每個(gè)部門(mén)都會(huì)有不一樣的權(quán)限，然而對(duì)于檔案室來(lái)說(shuō)會(huì)有一個(gè)特殊的權(quán)利，可以直接的在計(jì)算機(jī)上查到有哪個(gè)部門(mén)的檔案應(yīng)該歸檔而沒(méi)有歸檔，檔案的工作人員可以強(qiáng)行的讓一些電子文件歸檔；去報(bào)了文件的及時(shí)性。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)給予檔案工作人員一種特殊性的權(quán)限可以讓他們及時(shí)知曉各部門(mén)的檔案處理情況，并且及時(shí)督促各個(gè)部門(mén)。對(duì)于每個(gè)部門(mén)來(lái)說(shuō)不是任何人想看就能查閱的，如果他們想查閱哪個(gè)文件就必須要經(jīng)由檔案室，向檔案室提出查閱申請(qǐng)，檔案室給的權(quán)限也僅限于他本人的電腦查閱。檔案室給定的權(quán)限是單向的，極大程度上確保了借閱的安全性。

（三）給檔案的統(tǒng)計(jì)以及專(zhuān)題帶來(lái)了便攜

檔案的統(tǒng)計(jì)以及專(zhuān)題工作是檔案管理中最重要的環(huán)節(jié)。干部職務(wù)任免、機(jī)構(gòu)設(shè)置、職稱(chēng)認(rèn)定、重大決定事項(xiàng)等都屬于檔案專(zhuān)題，會(huì)計(jì)檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬、文書(shū)檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬、檔案利用情況統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬、科技檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，這就需要工作人員通過(guò)責(zé)任心和大量的時(shí)間來(lái)完成的。在計(jì)算機(jī)功能中有一個(gè)檢索項(xiàng)，當(dāng)工作人員在進(jìn)行檔案的調(diào)卷的時(shí)候可以從速度效率上及時(shí)查找，不同類(lèi)型的檔案的存儲(chǔ)情況都通過(guò)計(jì)算機(jī)自動(dòng)的統(tǒng)計(jì)，這樣一來(lái)，檔案工作者曾經(jīng)用幾年或者是幾十年的經(jīng)歷來(lái)統(tǒng)計(jì)的資料，通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)在很短的時(shí)間內(nèi)就可以解決實(shí)現(xiàn)了。

（四）在工作的環(huán)節(jié)上，簡(jiǎn)單化了

按《規(guī)則》整理檔案的程序是以件為單位的文件裝訂、分類(lèi)、排列、編號(hào)、編目、裝盒、上架。，在傳統(tǒng)的檔案整理中是是：分類(lèi)、組卷、卷內(nèi)文件排列、裝訂檔案、擬定案卷標(biāo)題、編文件頁(yè)號(hào)、抄寫(xiě)卷內(nèi)目錄、填寫(xiě)案卷封面、上檔號(hào)、案卷號(hào)、抄寫(xiě)案卷目錄。為此，電子檔案整理方法省去了很多的程序。

（五）有利于封存

過(guò)去的管理是按照“卷”為單位進(jìn)行管理的，現(xiàn)如今檔案室按照“件”來(lái)整理封存的，便于保存。新型管理辦法，在文件的右上角蓋上序列號(hào)，這些號(hào)碼的內(nèi)容要根據(jù)室編著件號(hào)、年度、全宗號(hào)、館編件號(hào)、保管期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）來(lái)編著，這些都是必須要填寫(xiě)完整的，因?yàn)檫@些數(shù)據(jù)直接體現(xiàn)了檔案在檔案室中的什么地方，起著關(guān)鍵的作用，如果一個(gè)文件被借走，我們便會(huì)通過(guò)該檔案的號(hào)章找到之前存放的地方。這種電子管理辦法要比傳統(tǒng)管理更為保密。如果一方很需要查閱原始的檔案資料，就需要采用“卷”來(lái)進(jìn)行保存，給對(duì)方以“卷”原始材料，這些文件就含有借用者所需的材料，只是文件中的一小部分，大部分資料還是不需要的。這樣一來(lái)，導(dǎo)致了將很多的資料被借出，雖然只查閱其中的一少部分，但是保密性不強(qiáng)。以“件”為單位的管理辦法，就可以將文件單獨(dú)進(jìn)行封存，如果使用者要借用哪份文件，檔案室的工作人員就可以單獨(dú)進(jìn)行所需檔案的對(duì)調(diào)，從根本上解決了這個(gè)問(wèn)題。如果，借用者需要的是復(fù)印件，以“件”單位進(jìn)行保管也比傳統(tǒng)的以“卷”為單位進(jìn)行保管復(fù)印起來(lái)方便得多。

三、小結(jié)

《規(guī)則》的出臺(tái)，為檔案管理工作帶來(lái)了一次很重要的變革，用新的創(chuàng)新模式代替了傳統(tǒng)的管理模式，是以計(jì)算機(jī)為核心操作，帶來(lái)了很便捷的服務(wù)，速度的提高，時(shí)間的提速，給企業(yè)的生產(chǎn)建設(shè)方面贏得了很珍貴的時(shí)間。

現(xiàn)如今檔案室按照“件”來(lái)整理封存的，便于企業(yè)單位管理和保存。通過(guò)現(xiàn)代化的管理方式，也增強(qiáng)了管理工作者的管理意識(shí)。時(shí)代的不斷發(fā)展，這些工作者從工作態(tài)度上都在盡心盡責(zé)，無(wú)私的奉獻(xiàn)，準(zhǔn)確認(rèn)真的將檔案事業(yè)做戲做好，工作能力上能大能小，能大就是指的工作人員可以通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)熟練的管理檔案，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)現(xiàn)代化對(duì)各個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)提供快捷優(yōu)質(zhì)的服務(wù)；能小就是雖說(shuō)沒(méi)有檔案都標(biāo)注了流水號(hào)，也能從容的對(duì)待工作，做細(xì)做好，完成本職工作！

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