文/中原油田檔案管理處 杜英

檔案資源的巨大社會價值日益為公眾所認(rèn)知，對檔案工作來說，保密與利用兩者都十分重要，決不可偏頗。但在長久以來傳統(tǒng)的保密觀念影響下，檔案長期處在松進(jìn)嚴(yán)用，甚至不用的現(xiàn)象，也就是常說的“重保輕用、利用不足”的現(xiàn)象。使檔案沒能充分得到利用，沒有能夠體現(xiàn)其價值。也使得需要信息的人員和部門不能夠及時、有效、準(zhǔn)確的利用和了解。因上所述，中原油田檔案管理部門改變傳統(tǒng)觀念，在做好檔案保密工作的同時，切實(shí)完善職能，積極進(jìn)行開發(fā)利用。

一、做好檔案保管過程中的保密工作

（一）嚴(yán)格庫房管理是做好檔案保密工作的重要前提

要加強(qiáng)檔案庫房的硬件設(shè)施管理。從總體上講，檔案庫房應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定單獨(dú)興建，但是有一些不具備條件的單位，往往將庫房附設(shè)在機(jī)關(guān)辦公樓內(nèi)。從檔案保密的角度來看，不宜將庫房設(shè)在辦公樓的最底層，庫房門窗等應(yīng)專門加固，以防盜竊。盡量做到庫房和辦公室分開，庫房和閱覽室分開。檔案庫房應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)管理，制定嚴(yán)格的庫房管理制度，無關(guān)人員一律禁止入內(nèi)。為此，中原油田下發(fā)了《中原油田檔案庫房管理規(guī)范》。

（二）加強(qiáng)涉密檔案的科學(xué)管理

涉密檔案應(yīng)與非涉密檔案分別保管。要注意把涉密文件和非涉密文件分開組卷、分開保管、分開提供利用，對涉及國家秘密的檔案應(yīng)單獨(dú)保管，要設(shè)帶鎖的移動密集檔案架、帶密碼鎖的保險柜等，從保管條件上確保檔案的安全。在涉密檔案管理工作中，應(yīng)對不易保管的磁盤、光盤等存儲介質(zhì)配備專用的檔案防磁柜；對容易破損的硫酸紙圖等重要檔案配備防潮、增濕設(shè)備等。應(yīng)定期與不定期地組織安全檢查，在認(rèn)真清點(diǎn)核對檔案數(shù)目的同時，及時發(fā)現(xiàn)和消除檔案庫房的安全隱患，堵塞危及檔案安全的漏洞。

（三）做好檔案密級的調(diào)整工作

檔案在管理過程中，其密級不會是固定、一成不變的，檔案的密級會隨著時間的推移而發(fā)生變化的，其基本變化一般為升密、降密，直至解密。對涉密檔案要定期審核，應(yīng)當(dāng)自行解密的自行解密，需要延長保密期限的，要在原保密期限屆滿前重新確定保密期限。要主動接受保密部門對調(diào)整密級工作的監(jiān)督指導(dǎo)，齊心協(xié)力搞好檔案涉密文件的清查鑒定，嚴(yán)格確定密與非密的劃定原則和區(qū)分界限，要明確哪些檔案能夠開放利用，哪些檔案必須限制在一定范圍內(nèi)利用，哪些檔案不能開放提供利用，為進(jìn)一步強(qiáng)化涉密檔案建設(shè)打下扎實(shí)的基礎(chǔ)。

二、提供利用是做好檔案保密工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)

（一）正確處理好檔案保密與利用的關(guān)系

在日常工作中，中原油田檔案管理人員十分重視檔案保密。由于檔案工作普遍存在著重保輕用、利用不足的現(xiàn)象，由此產(chǎn)生大批檔案得不到充分的利用的弊端，甚至有些很有價值的檔案長期被束之高閣，變成一文不值的廢紙，造成檔案資源浪費(fèi)。為此中原油田制定了《中原油田檔案利用規(guī)范》等規(guī)定。做到了保密與利用兩者兼得，決不偏廢。

（二）嚴(yán)格按照規(guī)定手續(xù)辦理檔案借閱手續(xù)

檔案利用規(guī)章制度一般有閱覽制度、外借制度、復(fù)印制度等。根據(jù)實(shí)際情況，對不同層次的利用人員確定不同的利用范圍，規(guī)定不同的審批手續(xù)，使提供利用工作有章可循，在大力開展檔案利用工作的同時，確保不失密、不泄密及文件的完好無損。各項(xiàng)檔案利用規(guī)章制度的條文應(yīng)嚴(yán)密而簡明，便于執(zhí)行，并在實(shí)踐中認(rèn)真加以總結(jié)，不斷充實(shí)和完善。

（三）做好檔案利用中的監(jiān)督工作

檔案利用監(jiān)督是做好檔案利用過程中保密工作的一項(xiàng)重要措施，它能有效地發(fā)現(xiàn)并制止糾正檔案利用過程中不利于檔案保密的各種不良行為，從而做到既能利用檔案，又能保證檔案的完整與安全。檔案利用監(jiān)督可以從以下兩個方面實(shí)施:一是制度建設(shè)。二是監(jiān)督措施。在利用中，要了解和掌握檔案利用人的心理與思想動機(jī)，根據(jù)不同的利用對象的不同目的，加強(qiáng)重點(diǎn)監(jiān)護(hù)。在條件允許的情況下，檔案館室還應(yīng)該安裝攝像監(jiān)視器。對某些為獲取憑證而來館查閱檔案的利用者，要防止偷撕或涂改檔案，避免檔案損失。

三、強(qiáng)化管理職責(zé)是做好檔案保密工作的有力保證

（一）要不斷增強(qiáng)對檔案保密工作的責(zé)任感和使命感

檔案工作人員必須有較強(qiáng)的責(zé)任心、事業(yè)心和高度的保密意識，需要有很強(qiáng)的綜合素質(zhì)、專業(yè)知識、政治責(zé)任心、法制觀念和保密意識。要深刻了解所保管的檔案內(nèi)容；在檔案利用中，要做到手續(xù)齊全，防止頭腦中秘密在無意間的外流。檔案人員要熟悉法規(guī)，在工作中嚴(yán)格執(zhí)行國家保密法律規(guī)定，能及時處理檔案開放、利用中出現(xiàn)的新問題。

（二）要加強(qiáng)檔案管理人員的職責(zé)和素質(zhì)，切實(shí)維護(hù)檔案的完整與安全

檔案管理人員的職責(zé)，就是要維護(hù)檔案的完整與安全。檔案保管工作的具體任務(wù)就是做到不壞、不丟、不散、不亂。檔案保管人員要時刻警惕，確保檔案的安全。

總之，檔案在利用過程中很容易造成泄密，這一點(diǎn)應(yīng)引起檔案部門的領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)人員的注意。做好檔案利用過程中的保密工作，既要向社會作廣泛的宣傳，也應(yīng)加強(qiáng)檔案部門的內(nèi)部管理工作，提高管理人員的整體素質(zhì)，以做到萬無一失。

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[1]中國檔案出版社檔案人員崗位教程[M].2002.

[2]中原油田檔案利用工作規(guī)范，2012.

[3]中原油田檔案庫房管理規(guī)范，2012.