文/深圳市龍華新區(qū) 鄧小華

一、變化之一是不斷參與現(xiàn)代企業(yè)核心制度的建設(shè)和管理

我們?cè)瓉?lái)的辦公室的主要職能主要是服務(wù)。服務(wù)工作搞得好不好，能不能讓領(lǐng)導(dǎo)、基層單位和群眾滿意，是衡量辦公室工作的根本標(biāo)準(zhǔn)。而筆者認(rèn)為現(xiàn)代企業(yè)的辦公職能最顯著變化之一是不斷的參與和制定企業(yè)現(xiàn)代管理制度。

一個(gè)現(xiàn)代企業(yè)的制度適應(yīng)與不適應(yīng)，管理好與壞是決定其所在企業(yè)發(fā)展的最重要的決定因素之一。而這種現(xiàn)代企業(yè)制度又分為主要的兩個(gè)部分：第一是決定企業(yè)發(fā)展方向的外部環(huán)境制度系統(tǒng)，我們叫外部管理系統(tǒng);第二是決定企業(yè)管理規(guī)范的內(nèi)部管理制度，我們叫內(nèi)部管理系統(tǒng)。在現(xiàn)代的企業(yè)制定的管理制度中，筆者知道的很多現(xiàn)代企業(yè)單位辦公管理工作內(nèi)容里包括既參與了企業(yè)外部系統(tǒng)的制度建設(shè)，也參與了企業(yè)內(nèi)部制度的建設(shè)。如在企業(yè)外部系統(tǒng)的建設(shè)中，有的既參與了企業(yè)的企業(yè)發(fā)展規(guī)劃建設(shè)、企業(yè)對(duì)外宣傳等，在企業(yè)內(nèi)部管理系統(tǒng)建設(shè)中，也參與了多個(gè)部門的管理制度的建設(shè)。如：人事管理制度的建設(shè)與管理、安全管理制度的建設(shè)與管理等。這種內(nèi)外制度建設(shè)的參與，充分說(shuō)明了辦公工作范圍在不斷充實(shí)，同時(shí)也充分說(shuō)明了辦公工作的重工性。

參與制度的建設(shè)是企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的重要一環(huán)，而對(duì)所在的管理制度的執(zhí)行，執(zhí)行到何種程度是企業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵一壞。一個(gè)企業(yè)在制訂切實(shí)有效的各種制度后，加以嚴(yán)格的管理，狠抓落實(shí)，在組織管理上真正實(shí)行“無(wú)情的制度、嚴(yán)格的管理、有情的領(lǐng)導(dǎo)”的管理，才能在高效的運(yùn)行下，經(jīng)受住任何挑戰(zhàn)和考驗(yàn)，從而逐步發(fā)展壯大并逐步完善?，F(xiàn)代企業(yè)辦公管理參與的重要職能之一是參與這種執(zhí)行管理。這種管理已普遍貫徹到各個(gè)企業(yè)的管理中。而在這種管理中，辦公管理的主要職能是在監(jiān)督執(zhí)行這些管理制度的同時(shí)，也要善于發(fā)現(xiàn)這些管理制度的缺陷，同時(shí)要把這些缺陷及時(shí)反饋給管理機(jī)構(gòu)并及時(shí)加已改正。因?yàn)槿魏纹髽I(yè)制度的制訂都人制定的，根據(jù)不同的人不同的知識(shí)不同的經(jīng)驗(yàn)等，他們會(huì)制度出不同的管理制度，而這些管理制度往往要在執(zhí)行中才會(huì)暴露出適應(yīng)與不適絕的情況，所以，辦公管理的重要職能是綜合對(duì)這些制度進(jìn)行跟蹤落實(shí)和及時(shí)整改，從而不斷完善各種管理制度，同時(shí)也日益體現(xiàn)了辦公工作的重要性和必要性。

二、變化之二是隨著辦公自動(dòng)化程度越來(lái)越高，知識(shí)要求也越來(lái)越高

現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展已是日新月異，而所有的發(fā)展都離不開知識(shí)的積累和使用。而辦公自動(dòng)化正是在這些高速發(fā)展下孕育而生。網(wǎng)絡(luò)的飛速發(fā)展伴隨著新型辦公設(shè)備與軟件的產(chǎn)生，更著重于辦公信息的共享、傳遞、組織、交換和監(jiān)控的實(shí)現(xiàn)。協(xié)同文字、數(shù)據(jù)、聲音、圖像等多種信息為一體、公文管理、數(shù)據(jù)決策分析系統(tǒng)等各個(gè)業(yè)務(wù)為一體的統(tǒng)一的數(shù)字中樞神經(jīng)系統(tǒng)。什么是辦公自動(dòng)化呢，它其實(shí)就是將現(xiàn)代化辦公和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)功能結(jié)合起來(lái)的一種新型的辦公方式。而這種新方式帶來(lái)的結(jié)果是工作效率不斷的提高，辦事的速度是越來(lái)越快，辦事的質(zhì)量也越來(lái)越高。而為什么要說(shuō)對(duì)現(xiàn)代辦公對(duì)知識(shí)要求越來(lái)越高呢?其主要有二個(gè)方面的原因：

（一）與辦公工作關(guān)聯(lián)的物要求高

所謂物，主要是指在辦公室中采用各種新技術(shù)、新機(jī)器、新設(shè)備從事辦公業(yè)務(wù)都屬于辦公自動(dòng)化的領(lǐng)域。但它們對(duì)操作人員的要求非常高。如現(xiàn)在經(jīng)常使用的圖像軟件、多媒體交換軟件、大型媒介設(shè)備設(shè)施、多人網(wǎng)絡(luò)共享布網(wǎng)使用等。筆者曾就對(duì)多臺(tái)多功能打印、復(fù)印一體機(jī)與各部室電腦共享布局上花費(fèi)了10的時(shí)間與同事一起才完成。而完成此項(xiàng)任務(wù)所涉及的專業(yè)知識(shí)包括：網(wǎng)絡(luò)布局、個(gè)人電腦網(wǎng)絡(luò)使用、多功能打印、復(fù)印一體機(jī)共享連接與操作等多個(gè)專業(yè)知識(shí)，一般的辦公室人員已無(wú)法完成此項(xiàng)工作。再如，筆者所在單位使用的一款OA軟件在操作使用上曾專門舉辦過(guò)3期專業(yè)的培訓(xùn)班來(lái)培訓(xùn)從事這項(xiàng)工作的辦事人員。這個(gè)培訓(xùn)是花了1個(gè)半月時(shí)間，但我所知道的到現(xiàn)在有一些人員都不能完全能夠操作這款軟件。這充分說(shuō)明現(xiàn)代辦公對(duì)所從事的人員的知識(shí)面要求越來(lái)越高。辦公人員不僅要掌握電腦、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)等現(xiàn)代辦公手段 還要掌握計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù) 熟練使用辦公軟件 如微軟Office系列、金山WPS系列、永中Office系列、紅旗2000RedOffice、致力協(xié)同OA系列等網(wǎng)絡(luò)軟件等，才能適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)對(duì)辦公人員的新要求，才能充分發(fā)揮辦事人員的職能，提高辦事人員的工作效率。

（二）與從事辦公的工作難度要求高

在以前的辦公工作中，往往是利用筆、紙、普通復(fù)印機(jī)等簡(jiǎn)單設(shè)備進(jìn)行工作，如果出現(xiàn)一項(xiàng)需要多人協(xié)作完成的工作，往往要花上很多時(shí)間和精力和人力來(lái)完成，而且完成的質(zhì)量不一定是較好的，而現(xiàn)代企業(yè)辦公工作利用科學(xué)技術(shù)來(lái)完成這項(xiàng)工作越來(lái)越簡(jiǎn)單。而筆者說(shuō)為什么現(xiàn)在辦公室工作反而越來(lái)越難呢，那是因?yàn)樵诂F(xiàn)代企業(yè)管理中，辦公室工作的職能發(fā)生變化，承擔(dān)了更多的企業(yè)管理職能，特別是企業(yè)管理中樞紐帶職能體現(xiàn)得越來(lái)越明顯。而要很好完成這種職能，不但需要人、物、事等很好配合才能完成。如現(xiàn)在大型現(xiàn)代企業(yè)的企業(yè)理念宣傳與貫徹、企業(yè)大型的新產(chǎn)品展示會(huì)、包括世界級(jí)的廣告投放等活動(dòng)都是難度相對(duì)較大的管理工作。這類工作都有一些相同的特點(diǎn)，是多人同時(shí)不同地分階段協(xié)作完成，它們已超出原來(lái)個(gè)人在一個(gè)地點(diǎn)單獨(dú)完成一項(xiàng)工作的范圍，從而不難看出，現(xiàn)代辦公工作因工作范圍、工作時(shí)間、工作地點(diǎn)等出現(xiàn)了工作難度不斷加大的局面。

企業(yè)現(xiàn)代化管理是一個(gè)長(zhǎng)期的逐步提高、日漸完善的過(guò)程，現(xiàn)代辦公管理也是緊跟時(shí)代節(jié)奏來(lái)斷改善其管理職能，不斷體現(xiàn)辦公工作的日益的重要性。所以，現(xiàn)代化辦公人員在工作上要充分認(rèn)識(shí)到在其工作操作難度越來(lái)越高，而且其工作范圍和難度也越來(lái)越大；因此，現(xiàn)代化辦公人員必須盡快轉(zhuǎn)變思想觀念，跟上形勢(shì)和時(shí)代的發(fā)展步伐 要改變過(guò)去不合時(shí)宜的舊觀念，在新的形勢(shì)下更新觀念。要清楚認(rèn)識(shí)自己的工作性質(zhì)，嚴(yán)格要求自己，要時(shí)刻清醒認(rèn)識(shí)到不斷的加強(qiáng)專業(yè)操作能力的培訓(xùn)和提升是長(zhǎng)期工作；要讓自己成為了一個(gè)有思想、有技能、有能力的人；要與時(shí)俱進(jìn)，具備較好的現(xiàn)代辦公軟件操作等能力，較好的為領(lǐng)導(dǎo)處理事物及決策的能力；從而不斷提升辦公工作的重要性和顯著性，為辦公工作作出相應(yīng)的貢獻(xiàn)。