文/義烏市科技創(chuàng)新服務(wù)中心 呂園芳

隨著電子信息技術(shù)的快速發(fā)展，絕大多數(shù)日常工作都通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)操作，作為日常管理工作的一個(gè)子系統(tǒng)，傳統(tǒng)的工作模式已無法滿足當(dāng)今社會(huì)的要求，轉(zhuǎn)變檔案管理的理念，改善運(yùn)行機(jī)制，建立新的檔案管理范式，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化已經(jīng)成為當(dāng)務(wù)之急。

一、信息化檔案管理工作的優(yōu)勢(shì)與方法

檔案信息化管理在當(dāng)今社會(huì)電子信息技術(shù)飛速發(fā)展的背景下應(yīng)運(yùn)而生，具備了傳統(tǒng)檔案管理工作難以比擬的優(yōu)勢(shì)，我們可以從以下幾個(gè)方面探討：

（一）占用空間小，資源分享便捷

傳統(tǒng)的檔案管理方式一般是對(duì)紙質(zhì)資料進(jìn)行分類、整理、篩選、歸檔，數(shù)量比較龐大，占用空間大，需要專用檔案室進(jìn)行存放，要查閱資源手續(xù)繁瑣、程序復(fù)雜，查找方式人工化。而檔案信息化則主要借助硬盤、光盤等一系列體積小、容量大的存儲(chǔ)介質(zhì)實(shí)現(xiàn)檔案的存放，這些存儲(chǔ)介質(zhì)不但占用空間小，并且還能借助電腦等設(shè)備進(jìn)行分類、整理、篩選、歸檔等工作，只要擁有查閱的權(quán)限，資源利用者就可以隨時(shí)隨地調(diào)出所需的檔案信息，管理方式更為科學(xué)。

（二）占用時(shí)間短，工作效率提高

在傳統(tǒng)的檔案管理模式當(dāng)中，每一年都需要將人員集中，在規(guī)定的時(shí)間對(duì)上年度的紙質(zhì)資料進(jìn)行分類、整理、篩選、歸檔，檔案管理的人工化決定了這樣的整理工作延時(shí)較長(zhǎng)，甚至達(dá)半年之久，占用時(shí)間之長(zhǎng)、勞動(dòng)強(qiáng)度之大可想而知。而檔案信息化管理則只需要在相關(guān)工作結(jié)束之后，利用半天、一天或者是一周的時(shí)間由文件形成部門通過網(wǎng)絡(luò)傳送給相關(guān)檔案部門，再由檔案部門接收，并做好登記，為便于用戶查找利用資源，檔案部門按事由和原則設(shè)定檔案分類號(hào)以及相應(yīng)的訪問限制級(jí)別，這種管理方式既快速便捷，減輕了工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高了工作效率，另一方面，也保證了檔案管理的安全性，避免文件的遺失。

（三）浪費(fèi)資源少，信息損壞的可能性小

隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，環(huán)境污染、生態(tài)破壞的情況層出不窮，保護(hù)環(huán)境、愛護(hù)我們的共同家園成為全世界人民的共同心聲，傳統(tǒng)的檔案管理方式需要運(yùn)用紙質(zhì)的介質(zhì)，這就必然要砍伐樹木進(jìn)行加工，除此之外，紙質(zhì)的文件也容易破損。而電子信息技術(shù)的發(fā)展，促進(jìn)了辦公自動(dòng)化和無紙化等新生事物的出現(xiàn)，檔案的生成方式發(fā)生了根本性的變化，滿足了人們?cè)诃h(huán)境保護(hù)這一點(diǎn)上的要求。而在管理方式上，文件的起草和傳送以及歸檔等工作都在通訊線路當(dāng)中進(jìn)行，產(chǎn)生的電子文檔體積小，使用便捷，損壞的可能性小，傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件難以與之比擬。

二、傳統(tǒng)檔案管理的問題與解決對(duì)策

盡管檔案的信息化管理具備了許多優(yōu)勢(shì)，并在電子信息技術(shù)的支持下得到許多發(fā)展機(jī)遇，但我們必須清醒地認(rèn)識(shí)到，為了加快檔案的信息化管理步伐，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作又好又快發(fā)展，我們需要有針對(duì)性地在多方面想出對(duì)策及解決辦法。

（一）提供全面、完善的技術(shù)支撐

檔案的重要性，決定了檔案管理的信息化建設(shè)需要嚴(yán)格的技術(shù)作為保證和支撐。如果不加強(qiáng)技術(shù)服務(wù)，提供全面、完善的安全保障，那么實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理將達(dá)不到檔案管理的目的，無法實(shí)現(xiàn)相關(guān)權(quán)限基礎(chǔ)之上的資源分享和利用，甚至適得其反。

針對(duì)這一點(diǎn)，首先，我們要在源頭上減少資料的毀損程度，要配備質(zhì)量可靠的硬件設(shè)備，防止電磁干擾等不良影響，在存儲(chǔ)這一環(huán)節(jié)保證檔案資料的安全。其次，要開發(fā)出普及、通用的軟件，使得檔案管理和辦公自動(dòng)化能夠互相適配、融通，在運(yùn)行這一環(huán)節(jié)保障檔案管理工作順利進(jìn)行。第三，在安全性方面，要采取有效措施例如開發(fā)安全性高的軟件，防止檔案資料的流失、泄露，保證軟、硬件安全運(yùn)行。

（二）建立規(guī)范、完善的制度體系

在檔案信息化管理的規(guī)范化方面，檔案信息化活動(dòng)是一項(xiàng)具體的工作，適用于檔案信息化建設(shè)的法律法規(guī)尚未確立，除此之外，作為檔案信息化建設(shè)的主要形式，電子文件的法律地位也還未正式確立，因此電子文件的原始性、真實(shí)性也難以認(rèn)定。在檔案信息化管理的制度建設(shè)上，部分單位沒有專門針對(duì)檔案管理工作的內(nèi)部措施、安全意識(shí)薄弱，可能給網(wǎng)絡(luò)犯罪分子可乘之機(jī)。

因此，為了實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的規(guī)范化，我們需要制定統(tǒng)一的、標(biāo)準(zhǔn)的、規(guī)范的體系，將檔案管理的模式統(tǒng)一，將檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化落到實(shí)處，而要這幾項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)落到實(shí)處，最終都要靠人來執(zhí)行，所以加強(qiáng)人的安全意識(shí)，是第一道保護(hù)屏障，我們要提高檔案管理人員的警惕性，并采用防火墻、數(shù)據(jù)備份等防護(hù)措施，鏟除黑客對(duì)信息系統(tǒng)的威脅，確保檔案管理的安全。

（三）注重檔案管理方面人才的培養(yǎng)，建立高素質(zhì)的檔案管理團(tuán)隊(duì)

檔案信息化管理只是檔案管理工作在工作方式上的轉(zhuǎn)變，盡管引進(jìn)新設(shè)備、采用新技術(shù)為檔案管理工作的信息化提供了支持和條件，但歸根結(jié)底，檔案管理工作的執(zhí)行者還是人，在今天的信息化社會(huì)，要做好檔案管理工作，檔案工作者必須具備相應(yīng)的檔案管理知識(shí)和電子文件處理知識(shí)，在這一基礎(chǔ)上，要具備檔案管理工作者的基本素質(zhì)，要不斷更新觀念,不斷學(xué)習(xí)新知識(shí)，不斷學(xué)習(xí)新技能，做到與時(shí)俱進(jìn)，保證檔案管理工作與當(dāng)下知識(shí)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展相協(xié)調(diào)。

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[1]王珊淺談信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下如何實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化[J]，2011(9)

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