姜 艷

(中原工學(xué)院圖書館，河南鄭州 450007)

在當(dāng)前新的信息環(huán)境下，各種新技術(shù)的運(yùn)用以及利益相關(guān)者的加入，使檔案資源的文獻(xiàn)載體、服務(wù)對(duì)象、服務(wù)方式、管理模式、運(yùn)營(yíng)機(jī)制等諸多方面發(fā)生了前所未有的巨大變化。如何構(gòu)建面向公眾的、數(shù)字化的、分享互動(dòng)的檔案資源信息環(huán)境，建立檔案資源服務(wù)體系成為當(dāng)前重要的議題。筆者認(rèn)為要提高檔案事業(yè)發(fā)展的核心競(jìng)爭(zhēng)力，必須做好檔案資源的環(huán)境因素分析、用戶需求因素分析和資源服務(wù)因素分析工作等，加強(qiáng)各種檔案信息資源的組織和優(yōu)化，建立靈活的服務(wù)機(jī)制［1］，為用戶提供可信賴的資源、方便快捷的服務(wù)、合作和共享的機(jī)制等。

1 構(gòu)建檔案網(wǎng)站信息環(huán)境的意義

信息技術(shù)的發(fā)展改變了人們獲得檔案信息的方式，使之更加多樣化，這也使人們對(duì)數(shù)字檔案信息資源的開(kāi)發(fā)與利用寄予厚望。檔案網(wǎng)站將成為傳統(tǒng)檔案館的一個(gè)縮影，檔案館重要的資源和服務(wù)都能在網(wǎng)站上加以體現(xiàn)。同時(shí)，檔案網(wǎng)站也是開(kāi)展檔案服務(wù)的新平臺(tái)，從時(shí)間和空間上不斷拓展和加強(qiáng)檔案服務(wù)。其最大的作用在于，可以把過(guò)去封閉在一個(gè)館內(nèi)的資源通過(guò)各種形式激活，還可以將分散的資源和服務(wù)有機(jī)地鏈接成一個(gè)整體，進(jìn)行實(shí)時(shí)的、動(dòng)態(tài)的、無(wú)縫鏈接的知識(shí)傳遞與集成信息服務(wù)。

信息環(huán)境下，數(shù)字檔案館的建設(shè)目標(biāo)不僅是數(shù)字化資源與系統(tǒng)，更應(yīng)該是新的環(huán)境與服務(wù)。從根本上講，要能為用戶提供一個(gè)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的服務(wù)環(huán)境，具備用戶獲取、利用信息的功能。日本工業(yè)標(biāo)準(zhǔn)調(diào)査會(huì)(簡(jiǎn)稱JISC)認(rèn)為，信息環(huán)境是獨(dú)立于它所提供獲取(可能包括存儲(chǔ)、保存、處理、利用和再利用等許多支持性行動(dòng))的內(nèi)容類型的一種架構(gòu)或設(shè)施，以往主要聚焦于圖書館資源、學(xué)習(xí)對(duì)象和數(shù)據(jù)，現(xiàn)在更加關(guān)注科學(xué)研究數(shù)字化的發(fā)展和學(xué)習(xí)數(shù)字化的成熟［2］。檔案網(wǎng)站要為用戶構(gòu)建一個(gè)創(chuàng)新、分享、互動(dòng)的信息環(huán)境，支持用戶的數(shù)據(jù)挖掘與知識(shí)發(fā)現(xiàn)，強(qiáng)調(diào)基于數(shù)字知識(shí)網(wǎng)絡(luò)的學(xué)習(xí)與交流，就需要做好檔案資源服務(wù)的環(huán)境因素分析、用戶的需求因素分析和服務(wù)因素分析工作，強(qiáng)化各種檔案信息資源的組織和優(yōu)化，建立靈活的服務(wù)機(jī)制。檔案網(wǎng)站服務(wù)的信息環(huán)境構(gòu)建如圖1所示。

圖1 檔案網(wǎng)站服務(wù)的信息環(huán)境構(gòu)建

2 構(gòu)建檔案網(wǎng)站信息環(huán)境的過(guò)程

2.1 環(huán)境因素分析

管理者在設(shè)計(jì)檔案網(wǎng)站內(nèi)容和結(jié)構(gòu)時(shí)，通常都要考慮很多內(nèi)部和外部的驅(qū)動(dòng)因素。這些因素的變化是檔案資源服務(wù)變革和創(chuàng)新的驅(qū)動(dòng)力，如政策保障、經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)、法律法規(guī)、信息技術(shù)、用戶需要等。同時(shí)還要對(duì)各類要素進(jìn)行排序。其中，關(guān)鍵因素是外部環(huán)境因素，包括經(jīng)濟(jì)、政治與社會(huì)變革、新的法規(guī)政策需求、信息通訊技術(shù)的應(yīng)用以及新的利益相關(guān)者加入等［3］。

我們必須致力于建立有利于數(shù)字內(nèi)容創(chuàng)造、傳播、利用、保存的政策與機(jī)制環(huán)境。如依據(jù)立法程序制定行政法規(guī)和政策，確立檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，提供必要的經(jīng)費(fèi)保障，以推動(dòng)知識(shí)資產(chǎn)的開(kāi)放存儲(chǔ)、開(kāi)放獲取和長(zhǎng)期保存。

我們也要制定檔案事業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略。確立相關(guān)發(fā)展規(guī)劃，科學(xué)設(shè)立發(fā)展目標(biāo)，對(duì)檔案館提供公共文化產(chǎn)品服務(wù)的情況進(jìn)行監(jiān)督。

在確立檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃時(shí)，還必須考慮不同民眾對(duì)不同文化的需求。盡量將反映各種社會(huì)現(xiàn)象的檔案信息資料收集齊全，使其能全面反映不同利益群體的文化表達(dá)。

另外，還要改革服務(wù)模式。分析檔案資源特性及服務(wù)現(xiàn)狀，從用戶需求出發(fā)，發(fā)掘資源特性與用戶需求之間的內(nèi)在聯(lián)系，探索新型的、更符合用戶信息行為習(xí)慣的服務(wù)模式。

2.2 用戶需求因素分析

內(nèi)容建設(shè)是網(wǎng)站建設(shè)的重心，網(wǎng)站開(kāi)發(fā)之前要進(jìn)行詳細(xì)的用戶需求分析和整體規(guī)劃。需求分析，簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)，就是分析檔案信息用戶的需求，建立用戶模型或模板。用戶建模的目的是更好地描述用戶真實(shí)信息，分析用戶行為，重點(diǎn)是數(shù)據(jù)和處理。用戶建模流程如圖2所示。

圖2 用戶建模流程圖

第一步，通過(guò)數(shù)據(jù)挖掘收集用戶需求信息。主要聚焦于前期用戶需求調(diào)研、后期用戶服務(wù)評(píng)價(jià)滿意度調(diào)研等方面。

第二步，根據(jù)用戶需求建立模型，規(guī)劃網(wǎng)站內(nèi)容。對(duì)用戶信息進(jìn)行結(jié)構(gòu)化描述，構(gòu)建反映用戶特點(diǎn)的需求模型。對(duì)實(shí)際的檔案數(shù)據(jù)、檔案用戶、檔案工作人員以及相關(guān)概念進(jìn)行細(xì)節(jié)加工，得到其共同特性，刪除其非重要細(xì)節(jié)，并把這些特點(diǎn)用各種概念加以精確描述。通過(guò)相關(guān)分析獲取基于變量關(guān)系的需求特征，通過(guò)聚類分析確立基于族群的需求特征［4］。

第三步，用戶模型和網(wǎng)站內(nèi)容的及時(shí)調(diào)整。因?yàn)橛脩粜枨笫莿?dòng)態(tài)變化的，所以在這一步需要根據(jù)用戶使用網(wǎng)站的反饋信息及時(shí)調(diào)整用戶模型和網(wǎng)站內(nèi)容。

研究表明，用戶需求受到用戶個(gè)人因素和外部環(huán)境的影響，如用戶的性別、學(xué)歷水平、網(wǎng)絡(luò)經(jīng)驗(yàn)等，網(wǎng)站的服務(wù)水平、服務(wù)質(zhì)量等。用戶服務(wù)評(píng)價(jià)滿意度主要分為用戶對(duì)信息資源的滿意度、對(duì)信息服務(wù)或信息系統(tǒng)的滿意度等。

目前，常用的用戶建模方法是向量空間模型(Vector Space Model)法。向量空間模型法主要是用n維空間中的向量表示關(guān)鍵詞來(lái)描述用戶的興趣特征，向量的每一維由1個(gè)關(guān)鍵詞及其權(quán)重組成。如果說(shuō)用戶有m個(gè)不同的興趣主題，設(shè)t為主題特征向量，W為主題權(quán)重，那么廣泛采用的權(quán)重計(jì)算公式是

其中，tf(i)表示項(xiàng)t(i)在文檔內(nèi)出現(xiàn)的頻率，idf(i)表示項(xiàng) t(i)的反文檔頻率，i=1，2，…，m。

2.3 資源服務(wù)因素分析

服務(wù)因素包括服務(wù)環(huán)境、服務(wù)戰(zhàn)略、服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)特點(diǎn)、服務(wù)手段等。從滿足檔案資源服務(wù)的內(nèi)、外環(huán)境因素出發(fā)，明確檔案資源服務(wù)的特點(diǎn)及組成要素，確定實(shí)現(xiàn)檔案資源服務(wù)所需要的重要資源及其布局，制定多元化的服務(wù)戰(zhàn)略。在充分了解用戶需求和充分挖掘檔案資源的知識(shí)價(jià)值的基礎(chǔ)上，建立基于用戶導(dǎo)向的服務(wù)模式和靈活的服務(wù)機(jī)制［5］。根據(jù)不同的服務(wù)類型及其特征，確定支持服務(wù)的技術(shù)方案。通過(guò)對(duì)不同服務(wù)對(duì)象所需求的資源和服務(wù)的挖掘、整合，為用戶提供更加專業(yè)化、多樣化的知識(shí)服務(wù)。

我們應(yīng)突破目前文獻(xiàn)數(shù)字化及其網(wǎng)絡(luò)化檢索傳遞的局限，利用知識(shí)組織體系把信息對(duì)象有機(jī)組織起來(lái)，積極開(kāi)發(fā)知識(shí)挖掘與分析工具，建立專業(yè)的情報(bào)分析與知識(shí)挖掘服務(wù)能力體系［6］。只有有效挖掘、組織、整合數(shù)字資源并提供網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)，才能與迅速發(fā)展的數(shù)字信息環(huán)境和不斷增長(zhǎng)的新興用戶群實(shí)現(xiàn)有效結(jié)合，才能充分利用數(shù)字技術(shù)提升用戶獲取信息的能力。

2.4 檔案資源的知識(shí)組織和優(yōu)化

目前，我國(guó)檔案部門擁有的網(wǎng)站數(shù)量眾多，但質(zhì)量普遍不高，內(nèi)容和服務(wù)跟不上時(shí)代要求，難以受到公眾的青睞。要使檔案網(wǎng)站服務(wù)功能得以充分實(shí)現(xiàn)，需要將新技術(shù)與檔案網(wǎng)站建設(shè)結(jié)合起來(lái)，不斷更新、優(yōu)化網(wǎng)站內(nèi)容，并對(duì)網(wǎng)站界面進(jìn)行合理設(shè)計(jì)，建立檔案資源知識(shí)服務(wù)系統(tǒng)，提供一站式的信息服務(wù)檢索界面，提供各種檔案信息資源的使用方法，提供網(wǎng)絡(luò)導(dǎo)航等［7］。

在內(nèi)容方面，首先，要挖掘和開(kāi)發(fā)本館特色館藏資源。在廣度上，實(shí)現(xiàn)館藏來(lái)源的多樣化。在深度上，多關(guān)注一些具有地方特色的資源，重視檔案背景的挖掘，如歷史事件、人物的背景信息等。其次，要以技術(shù)為支撐，組織和整合檔案網(wǎng)站，實(shí)現(xiàn)資源共建、共享。

檔案資源的知識(shí)組織系統(tǒng)應(yīng)實(shí)現(xiàn)知識(shí)標(biāo)引、分類瀏覽、主題檢索、知識(shí)發(fā)現(xiàn)等功能。要按照一定的標(biāo)準(zhǔn)，通過(guò)元數(shù)據(jù)對(duì)檔案文檔的內(nèi)容特征進(jìn)行描述和標(biāo)引。目前標(biāo)引的關(guān)鍵詞還停留在檔案標(biāo)題名稱層次，需要按照不同的屬性進(jìn)行有序化組織、索引、鏈接、建庫(kù)、存儲(chǔ)等［8］，這個(gè)過(guò)程是資源組織的最主要的過(guò)程。

3 結(jié)束語(yǔ)

信息環(huán)境和信息技術(shù)的飛速變化為檔案事業(yè)的發(fā)展帶來(lái)了很好的機(jī)遇。主要表現(xiàn)在，促進(jìn)了檔案資源的傳播和利用，為檔案工作面向公眾服務(wù)并進(jìn)一步融入公眾提供了渠道和方式。我們應(yīng)當(dāng)跟蹤這些變化并評(píng)估其對(duì)檔案工作的影響，這是制定檔案工作發(fā)展戰(zhàn)略的前提條件。檔案工作發(fā)展的主要戰(zhàn)略是完成印刷型館藏向電子型館藏的轉(zhuǎn)變。豐富的館藏資源是我國(guó)數(shù)字檔案館建設(shè)的關(guān)鍵，其中，特色化館藏，二次、三次檔案信息資源應(yīng)該成為數(shù)字資源建設(shè)的重點(diǎn)。同時(shí)，也要保證新型載體檔案的真實(shí)性與完整性，做好開(kāi)放與保密工作。這就需要構(gòu)建檔案資源建設(shè)體系、服務(wù)體系和安全保障體系。為增強(qiáng)檔案資源服務(wù)的核心競(jìng)爭(zhēng)力，還需要將資源信息與服務(wù)方便、快捷、有效地推送到用戶的桌面。這又需要培養(yǎng)和提高檔案工作者的信息技術(shù)能力?？傊?，檔案事業(yè)發(fā)展任重道遠(yuǎn)，需要我們大家共同努力。

［1］魯波.基于Lotus Domino/Notes平臺(tái)的企業(yè)內(nèi)部個(gè)性化信息環(huán)境構(gòu)建［D］.武漢:華中師范大學(xué)信息管理系，2009:5.

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